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1、 武汉多维浩装饰工程有限公司行政部管理制度汇编二OO九年十二月目 录第一章 职位阐明书 第3页行政部经理 第4页行政部文员 第7页行政部采购 第8页行政部司机 第9页第二章 管理规定 第10页考勤管理制度第11页会议管理制度第14页办公室规范管理制度第17页印章管理制度第19页合同管理制度第20页书籍管理办法第23页电话及传真管理制度第24页物资采购管理制度第25页物资入库及库存管理制度第27页物品领用管理制度第28页司机行车及工作管理制度第30页车辆肇事管理办法第32页清洁卫生管理制度第34页奖惩制度第35页档案保密制度第28页行政部管理制度汇编 第一章 职位阐明书第一章 职位阐明书行政部经
2、理一、基本资料职位名称行政部经理- 定员人数1人直属上司总经理直接下属行政部员工二、工作概要解决公司行政事务和对外联系事务，充分发挥行政部协调、服务和管理功能。协调公司内部各部门、办公室各职能主管之间以及公司外部与政府关于部门、社区关于方面之间关系；负责公司行政部寻常工作；贯彻执行上级批示决策，检查督促各部门工作贯彻状况；做好后勤服务工作。三、岗位职责1 全面领导行政部工作并详细主持行政事务工作，制定本部门每年、每月和每周工作筹划。2 管理行政部人员编制。3 负责制定公司行政规章，经总经理签发后督促各部门贯彻执行，并注意收集执行状况，从公司实际出发，不断完善公司规章制度。4 负责联系公司各部门
3、工作进展状况，注意收集各方面意见、建议、先进事例和存在问题，并向总经理报告。5 负责协调公司各部门之间关系，努力发挥公司整体组织优势。6 负责安排、督导办公室各职能主管工作，保证办公室各项功能有效发挥。7 负责审批各部门采购筹划，组织安排人中同按筹划实行物资采购。8 依照总经理批示，负责安排公司各类会议，做好会议记录，安排并做好会务工作，组织编写会议纪要或关于决策，检查会议精神贯彻贯彻状况，并及时编写公司大事记。9 负责起草、修改以公司名义送发各类公文函件、请示、报告等。10 指引和督导办公室关于人员做好公司文献及重要档案资料编号、打印、收发、整顿、登记、归档和保管工作。11 按照总经理批示搞
4、好专项调查研究，拟写调查报告，为总经理提供决策根据。12 负责拟写公司阶段性工作总结和工作规划，编制行政开支预算。13 严格管理和使用印章、简介信，需经签字批准并进行登记后方可用印。14 组织做好函电收发、书籍报刊征订与保管工作。15 负责对外合同审核盖章及对外事务协调，审查公司内部文献、记录及内刊。16 管理公司车辆，合理调度使用，安排人员进行年审，办理车辆保险事务。17 组织与安排公司活动。办理经批准公司员工暂住证、保险福利。 18 管理公司员工及住房，管理环境卫生，负责公司防火、防盗及交通等安全管理工作。19 安排外宾客客住宿。20 组织贯彻公司关于创立文明单位和文明班组筹划和布置，抓好
5、公司两个文明建设。21 负责联系政府关于部门和社区关于方面关系，搞好对外合伙，并依照总经理规定参加关于社会活动。22认真完毕总经理交办其他工作。四、职权规定1 有权向公司各部门索取必要资料和询问各部门工作状况。2 有权检查督促对总经理批示贯彻执行状况。3 有权催促各部门按规定完毕公司下达工作任务。4 有权催促各部门及时做好文献与资料立卷、归档工作。5 有权按总经理批示，协调各部门之间工作关系。6 有权安排、调度公车使用。7 对各部门以总经理办公室名义起草文献有审核和校正权。8 对不符合规定，或质量不高、效果不大文献、资料，有权回绝打印发放。9 对规定各部门主管参加会议，有综合平衡或精简压缩权力
6、。10.有权依照总经理批示，对办公用品、用品原则化进行检查、督促。五、职责规定1 对得知公司浮现重大异常状况后未及时向总经理反映，以致导致重大损失负责。2 对总经理办公室行文差错，收集与整顿资料失实而导致后果负责。3 对机密文献和文书档案管理不严，发生失密、泄密或丢失、损失负责。4 对公文、函件、报刊传递不及时，或发生误传现象，影响工作负责。5 对印章、简介信管理不严或使用不当而导致不良后果负责。6 对下属工作质量导致不良影响负责。7对未及时依照公司方针目的关于规定，编制好本室方针目的或未及时检查和贯彻负责。六、注意事项1 要认真学习政府关于建筑装饰、房地产管理政策法规，理解公司法基本内容，掌
7、握关于业务基本知识和专业管理知识。2 在对外关系中要处处注意维护公司名誉和形象，在涉外活动中要严格遵守涉外纪律，维护国家尊严。3不断提高自己思维判断、组织协调、语言文字和应变解决等方面能力。行政部文员一、基本资料职位名称行政部文员定员人数1人直属上司行政部经理直接下属二、工作概要依照行政部经理批示，负责收集信息，整顿各类文献资料，做好资料、书籍保管及文书打印工作，完毕办公室寻常事务工作。三、岗位职责1、 负责前台接待、登记、引见、接送来访宾客。2、 负责接转电话，做好电话记录。3、 负责公司书籍、电子文献、报刊整顿、收集、分类、编号、保管工作。规定收集齐全，装订规范、存储有序。负责书籍、刊物资
8、料借阅登记，及时督催促归还。4、 负责文献、资料打印、复印、登记、发放、装订，做到规范、精确、及时。5、 负责请假及加班申报单保管、汇总、造表。6、 熟悉各类物品品种、性能、规格、物价，掌握库存物品使用状况。7、 负责办公用品、电脑耗材等物品库存保管工作，熟悉各类物品品种、性能、规格、物价，各种用品、零配件分类清晰，排列整洁，存取以便。履行领用签字登记手续。8、 保管、登记和按规定发放公司办公文具与器材。9、 负责传真收发与登记。10、 管理饮水，登记、发放水票。11、 负责维护电脑、打印机、复印机、传真机等文印设备，保管保修卡、驱动程序等资料，发现故障，及时告知维修人员或供货商修复，保证设备
9、正常使用。12、 负责监督打卡和汇总考勤。13、 每月对公司物品、书籍刊盘进行一次盘点，将盘存状况以书面形式上报。14、 完毕领导交办其她工作，做好其他部门协助工作。六、注意事项1 在工作中要谦虚谨慎，勤备踏实。要坚持原则，秉公办事，遵守纪律，严守公司机密。行政部采购一、基本资料职位名称司机定员人数1人直属上司行政部经理直接下属二、工作概要 负责各类办公用品、劳动保护用品和工程部备品备件寻常采购。三、岗位职责1 汇总各部门主管和仓库保管员填制采购筹划清单，经上报领导审批后及时进行采购。2 严格执行货品验收入库制度，保证货品品种、规格、质量、数量与请购规定相符，与发票内容相符。3 严格执行财务报
10、销制度。采购后及时办理结帐手续，做到单据清、帐款清、手续清。4 认真做好采购记录，对筹划表上采购不到物资要及时向需用部门、仓库保管员阐明状况，提出解决办法。5 广泛收集与我司关于各类产品信息（涉及收集各类材料供应商、办公用品、电脑耗材厂商价格表等），及时提供应工程部、设计部及关于使用部门参照。6 坚持“货比三家”和“质优价廉”原则，既保证质量又节约支出。7 经常积极理解库存状况，及时做好各类物品补缺，避免供应中断。8对于管理上急需物品，即需即购，保证供应，但采购手续要完备。9完毕领导交办其他暂时性工作。六、注意事项1 工作要认真细致，要有为各部门服务、做好后勤保障精神。2 以公司利益为重，不运
11、用职务之便谋取私利。3要熟悉商品市场，通过比较选取信誉好供应商，建立良好合伙关系。行政部司机一、基本资料职位名称司机定员人数1人直属上司行政部经理直接下属二、工作概要保证公车正常、合理使用与出行安全。三、岗位职责1、 保证公司业务部门用车及时出行与安全。2、 按规定用车，用车人在出行前认真填写派车记录单，涉及行程、用车因素、预测时间、返还时间等项。经行政部经理批准后，司机方能出行（暂时、紧急状况除外）。3、 车辆返回或出车前半小时，司机人员需认真检查车辆安全状况（油、水、电），以保证车辆正常运营。4、 对自己所开车辆各种证件有效性应经常检查，出车时一定保证证件齐全。5、 外出行车时，如不能及时
12、返回，行车司机需及时告知公司行政部，以利调度。6、 认真填写每日行车日记，经使用者签认实际使用时间及里程后，于次日交行政部审核，行车日记作为油费、路桥费、餐费报销根据，否则费用不予报销。7、 保证公司用车及时及宾客接送用车。8、 负责使用车辆保管及寻常清洗、维护、保养工作。9、 具全办理车辆年检、年审、保险、维修并与管理部门联系。六、注意事项1 司机人员接送宾客及人员，应具备基本礼貌礼仪，以将客人、宾客送至目地大门口为原则，不得将车辆未驶进目地即让客人下车步行。2 车内不准吸烟。我司员工在车内吸烟时，应有礼貌地制止；公司外客户在车内吸烟时，应婉转告知我司陪伴人，但不能直接制止。3 不准酒后驾车
13、。4 遵守交通规则，凡违章罚款由行车司机本人自理。5 保证通讯联系设施畅通，以以便公司领导随时调遣。6 妥善保管车辆资料。工程部管理制度汇编 第二章 管理规定第二章 管理制度考勤管理制度第一条 我司除各分部、各社区项目组外，别的部门均实行每天8小时、每周40小时，周六周日休息工作制。作息时间： 夏季：星期一至星期五8:3017:30，午休12:0013:30冬季：星期一至星期五9:0018:00，午休12:0013:00分部与社区项目组：每周工作六天，由分部经理安排休息时间（周六、周日必要上班）设于装饰市场中设计分部上下班时间应与所在装饰市场营业时间一致。人力资源部不固定地抽查某个分部员工在岗状况。午餐时间：11:4512:45。精品
