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1、精选文档物质采买及出入库管理制度说明：本制度主要适用于企业内部生产物质以及非生产物质的采购管理以及出入库管理。其目的是为了规范企业的物质采买，降低物资采买成本，保证企业各项物质供应，增强企业物质采买以及物质出入库的督查与管理。相关管理制度：生产物料管理制度、办公用品管理规定等。制度中涉及到的附件内容，比方采买计划单、请购单、领料单、入库单、出库单等，详见物料采买管理也许项目采买管理中相关管理工具。1、总则1.1为了规范企业的物质采买，降低物质采买成本，保证企业各项物质供应，增强企业物质采买的督查管理，特拟定本制度。1.2本制度是企业物质采买管理的基本规范，适用于企业物质的采买以及出入库管理。1
2、.3采买部应当依据市场信息做到比质、比价采买，同时，在付（ 款方式上，做到货到付款，或分期付款，减少采买风险。2、采买部职责以及工作原则2.1采买部岗位职责1）负责物质采买管理制度和内部各岗位职责的拟定；2）负责物质采买员、计划员及档案管理员的督查与管理；3）负责物质采买计划的拟定，采买合同的签订及保留；4）负责物质采买的询价、议价、比质、比价；.精选文档5）负责本部门准时、保质、保量地达成所需各项物质的采买工作；6）负责管辖范围内的卫生、安全工作。7）负责做好各项档案的管理工作，如采买合同、各种审批文件及企业下发的各种文件；8）负责建立采买物质台帐、借款明细帐及企业对付帐款，按期与财务部对帐
3、并协助实行物质盘点。2.2物质采买原则1）未经审批的物质一律不得采买；2）库房内的库存物质应优先使用；3）建立合格供应商名录时，采买远近搭配的原则；4）采买物质时，应尽量经过银行结算，减少现金结算；5）在比价过程中，严格履行同类产品比质量，相同质量比价格，相同价格比服务的原则，择优确立采买单位；6）对于先试用的物质，一定由使用部门出具试验报告，并由审批后，方可采买。7）尽量防备当天使用，当天采买，必定要做到提前采买。3、物质采买管理3.1物质采买一般规定3.1.1为节约采买成本，企业实行按月上报采买计划。采买部编制采买计划时，要从实质工作出发，防备盲目提报物质采买计划，避免物质积压损失。3.1
4、.2企业各部门要按程序报物质采买计划，在每个月的日前向采买部报下月的采买计划，而后由采买部汇总后一致上交企业经.精选文档理办公室。3.1.3各部门供应的需采买物质的规格型号一定完好，如不完好所造成的损失由原资料清单提报人负责%的经济损失，所在部门担当%；同时，采买部有权拒绝采买型号不完好的物质。3.1.4物质采买时一定严格依照采买原则、采买计划进行采买，做到不错订、不漏订，及时正确地做好物质货源的落实工作。签订物质采买合同时，要严格履行合同法和企业合同管理制度，合同中要明确数目、规格型号、价格、质量标准、交货期、交货地点、结算方式、运费担当、包装、运输、查收方式、经办人经济责任以及其余需要明确
5、的事项。一般状况下，依照企业标准合同文本签订合同，若有特别状况，与企业律师顾问联系后，再签订合同。3.1.5物质采买时，如使用单位出具的原资料出现欠缺现象，采买部应征采使用单位建议，在使用单位赞同，并签字确认后方可采买使用单位愿意接受的代用品，不然，出现结果由采买部负直接责任。3.1.6采买部未能及时达成的采买任务，应提前报主管生产副总经理说明原由，拟定挽救措施。3.1.7生产物质采买计划单、非生产物质采买计划单一式联，各部门审察签批齐全后，一定交到每联上的指定部门，以便统计核对。3.2物质请购3.2.1生产物质的请购：由采买部采买人员针对需采买的物质，依企业存量管理基准、用料估量、参酌库存状
6、况，进行市场摸价、货比三家后，照实逐项填写“生产物质采买计划单”，并按“计划单”下方所设会签部门挨次审察签批后，将“计划单”分交给相关部门统.精选文档计备查。详尽流程以下：部门采买员编制生产物质采买计划单部门负责人财务科总经理部门采买员交财务科和办公室统计采买。3.2.2非生产物质的领用及请购：非生产物质的领用由各部门依照本部门的实质需求，每个月初预告，填写非生产物质申领计划单，经相关部门挨次审察签批后，交由采买部门进行汇总采买后，凭审察签批手续齐全的非生产物质申领计划单向物质管理部门领用。非生产物质的申领与采买流程以下：部门人员编制非生产物质申领计划单部门负责人财务科总经理办公室统计采买部按
7、汇总好的申领计划，编制非生产物质采买计划单财务科总经理交办公室统计采买。3.2.3紧急请购：对于紧缺、急用物质，应最少提前2日、拥相关部门及总经理核批后的“物质采买申请单”与采买人员获得联系，以便及时备货、保证使用。如遇总经理出门，由请购部门电话请示总经理赞同后，照实逐项填写“物质采买计划单”，并在备注栏注明原由，方可采买，凡紧急请购的物质，一定在1-2天内补办审批手续。详尽流程以下：部门采买员编制生产物质采买计划单部门负责人电话请示总经理赞同后部门采买员1-2天内按“物质采买计划单签批流程”补批手续。3.3采买程序3.3.1采买员在采买时对同一种商品应最少比价三家以上。3.3.2采买员经过电
8、话、传真“询价单”、Email、实地观察等方式进行寻价、比价、议价。.精选文档3.3.3采买员要照实、认真、工整、逐项填写“物质采买计划单”中的各项目，不得虚填，不得空项，没法填写的应在“备注”栏内注明。3.3.4总经理比较价项进行核查、审察达成后在非、生产物质采买计划单上的“总经理审批建议”栏确认适合供应商，并在下方“总经理”处署名。(此条仅对重要原资料或是数目金额较大的订单)4、物质查收入库管理4.1物质查收入库一般规定4.1.1采买人员办理完采买手续后要及时追踪物质的入库状况。物质入库时，采买人员要共同保留人员与交货人、使用部门主管或质量管理部门办理查罢手续，核对盘点物质名称、规格、质量
9、、数目是否与计划、合同及购货凭证吻合，检查包装封印能否完满，计量物质按净重查收，保留人员和采买人员应按查收单上的要求签字，以履行其职责。4.1.2库房保留人员在查收过程中发现的问题，要及时通知物质使用部门和物质采买人员，并同时做出记录存案，分清责任，责任不清时禁止查收入库。4.1.3查收中的不合格物质，禁止接受，如出现工作失误或故意查收，保留人员负所有经济责任。4.1.4采买人员对款已付而货未到，或货到发票未到，应及时通知对方经办人，赶忙查真相况。4.2物质查收入库程序库管员对物质的数目、品种、规格、供货方等对应非、生产物资采买计划单进行查收，核实无误后开具入库单并在入库单上.精选文档签字作为
10、入库及查收合格依照。对于急用生产物质，库管员须到现场进行入库查收，并依照物质出入库规定流程办理出入库手续。详尽流程：采买员或供应商送货到库库管员与非、生产物质采买计划单核对查收无误后开具入库单部门负责人核实入库单签字库管员入账。4.3采买物质的发票入账流程发票库管员将入库单附在发票后部门负责人在发票上签字财务部总经理财务入账。5、物质出库管理（本部分也可以单独列出，企业依据实质需求拟定）5.1物质出库一般规定5.1.1物质的领用、发放，需按“先进先出，计划供应，节约用料”的总原则进行发料，发货时要坚持一核对、二签字、三记帐、四盘点的程序，对违反发料原则造成物质无效、霉变、大料小用、优材劣用以及
11、差错等损失，保留人员担当所有经济责任。5.1.2各部门领用资料时，一定填制“领料单”，由经办人和部门负责人签字，库房保留员按签字后的领料单开出库单进行发货，并将领料单附在出库单的后边，填写出库单时一定按出库单规定的格式填写完好。5.1.3保留人员应严格遵守先办理领料手续后出货的原则，禁止先出货后补办手续和白条发货。5.1.4各部门领用资料时，应严格依照部门领料单规定的内容和要求填写，禁止在领料单上作任何改动，如填写错误一定重写。5.1.5各种物质资料的转让和外售时，需经企业分管领导和总经.精选文档理审批，（经办人按购入物质成本，（含运费，采买花费等）另加管理费，进行对外报价），库房保留人员凭财
12、务部收款凭证，方可办理出库手续。5.1.6办公用品的领用：各部门在领用办公用品时，一律凭部门月尾填写的办公用品申请表中明细，由办公室主任审批，办理领用登记手续。5.1.7生产用原料、劳动工具、保护资料（包含设备配件等）的领用：领用部门负责人审批，领用后做登记管理，工具一致采纳“交旧领新”制。5.1.8物质出库后库房保留员要及时登记账簿，库房保留员按月要与成本会计核对账目，保证货物数目正确无误，成本会计按月向财务部填报物质进、销、存月报表，财务部相关人员要共同保留员和成本会计每个月对货物进行实地盘点，做到账账吻合，账物吻合，账卡相符，卡物吻合。5.1.9所有发料凭证、原始单据应由保留人员妥当保留
13、，按月装订，发料凭证、原始单要按财务制度的保留时间和销毁程序办理，不可扔掉，不然，应担当所有经济责任。5.1.10退库的资料范围包含生产任务达成或完工剩余物质；借领、借发物质；车间小库剩余物质。退库时，物质一定完满，物质退库单与原领料单内容要相同，物质退库时保留员要认真进行查收，因物质质量不合格退库，一定进行技术判断，出示有充分数据的检查证明方能退库，以便与生产厂家交涉退货。5.1.11对超储物质应踊跃调剂，正常储存物质一般不予调剂，凡对外调剂的物质一定由物质采买人员申请，分管领导或总经理审批，其余任何人无权办理。.精选文档5.1.12禁止将物质借给外单位（个人）使用，违者罚款元，同时追回外借物质，追回物质磨损、损坏的，由责任人按价赔偿。5.2物质出库程序5.2.1领用部门一定拥有吻合规定、吻合制度、签字齐全的领料单前去库房领用。5.2.2库房保留员严格履行凭领料单发货，领料单上所列领用各项（货物名称、数目等），一定与非生产物质申领计划单、生产物质采买计划单上所列各项完好一致，核实无误后方可发货。领用流程以下：使用部门填制领料单部门负责人签字库管员核实开出库单发货台账登记。6、附则6.1本制度解说权归属本企业，由部门详尽负责解说与订正。6.2本制度自动列入企业规章制度序列中。6.3本制度自总经理签字后即奏效。签发人：日期：.
