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1、文件资料管理程序1.0 目 的 规定公司的文件在受控状态下运行，确保质量管理体系文件在使用及流转过程中的有效性。保证各使用场所获得适当且为最新版本文件，避免误用失效和作废的文件。2.0 范 围 适用于本公司质量管理体系文件，包括适用外来技术和质量文件、电子文件的管理。3.0 职 责部门（个人）职 责总经理1、负责质量手册的批准管理者代表1、 负责质量手册的审核2、 负责程序文件和管理类文件的批准品质部1、 负责编制、会审、修订管理手册和程序文件2、 负责管理手册、程序文件和管理类受控文件资料的发放、管理和协调作业3、 编制和及时更新质量体系受控文件清单技术部1、 负责技术类受控文件的编制、审核
2、、批准2、 负责技术类文件的发放、管制与协调作业3、 负责外来技术文件的登记、发放。各部门1、 负责本部门质量体系三、四级文件及记录表格的编制、审核2、 所有已生效的文件在本部门得以贯彻执行，并管理本部门的文件3、 编制并及时更新本部门受控文件清单4.0 程 序4.1公司受控文件结构规定4.1.1第一级：质量手册（包含质量目标、过程绩效指标、质量方针）。将公司质量管理目标与质量保证体系整合，说明做哪些工作来确保质量运行符合TS16949 要求，用字母“A”表示类别。4.1.2第二级：详述如何进行及完成质量手册内所表达的各类程序文件，用字母“B”表示类别。4.1.3第三级：各类管理制度，规范等，
3、用字母加数字“C1”表示类别，加工图、工程图纸、作业指导书、质量检验标准、包装作业指导书、QC工程表、工程变更通知书等各类作业文件、标准，用字母“C2”表示类别。4.1.4第四级：表单、记录。为验证质量体系有效运作，而对各个事项持续不断加以记录，用字母“QR”表示。4.1.5受控文件：分发、修订或更换均须按书面规定程序进行控制的文件，以保证文件始终反映现行要求。4.1.6非受控文件：分发须按文件控制程序进行，但不保证其完全反映现行要求的文件。4.1.7废弃文件：已作废的任何文件。4.1.8文本内容应有文件名称、文件编号、制定日期、修改版本、页码。4.1.9程序文本格式内容如下：1.0 目的、
4、2.0范围、 3.0职责、 4.0程序、5.0流程图(可选)、6.0记录/登记表、7.0 参考文件4.2 文件编码规则4.2.1一般文件编码规则：HLLGXXXX-XX流水号 文件类别部门缩写代码企业缩写代码 企业缩写代码 企业缩写代码为：HLLG。 部门缩写代码部门代码部门代码部门代码公司GS总经理ZJL财务部CW销售部XS综管办ZH技术部JS生产部SC品质部PB采购部CG装备部ZB 文件类别编号详见4.1中4.11-4.14所示。 流水号 各级文件流水号为0199。 例： 注：记录编码详见质量记录管理程序。4.2.2图纸编码规则（1）产品图纸编码规则针对XX产品HLX-XXX-AB-K-X
5、XX 产品图序号产品规格产品规格序号产品系列号企业缩写代码 企业缩写代码有限公司企业缩写代码：HL。 产品系列号各类产品系列号： 1微通道扁管，2大扁管， 3铝型材。 产品规格序号产品规格序号，为流水号，从1开始。 产品规格产品规格：宽度（A）厚度（B）-孔数（K）。 产品图序号产品图序号，为流水号，从1开始例：HL1-2-161.3-16-1 表示XX产品：规格为宽16、厚1.3、16孔，断面图序号为2的第一张成品图。（2）挤压图纸编码规则 挤压图纸编码规则仅针对于微通道扁管产品，编码规则如下：HL1-XXX-AB-KHL1-XXX-AB-K与产品图纸图号对应。例：HL1-2-161.3-1
6、6表示：规格为宽16、厚1.3、16孔，断面图序号为2的挤压图。4.2.3版本号最初的文件版本号为“A/0”；第一次修订后的文件版本号为“A/1”，依次类推。文件修订5次或发生较大改动则需要换版，版本号为“B/0”,依次类推。4.2.4文件发放代码：收文部门代码收文部门01总经理02管理者代表03销售部04技术部05生产部06综管办07品质部08装备部09财务部 注：图纸发放采用PDF电子版和纸质版两种形式，PDF电子版图纸发放给办公室人员，纸质版图纸发放给模具、生产、检验等相关人员，PDF电子版图纸无分发号，纸质图纸分发号如下表所示：分发号收文岗位01模具工段长02生产工段长03切割班长04
7、质检员4.3外来文件编号规则4.3.1外来文件的编号规则应利于识别、管控，可直接采用其编码（如国际、国家标准、客户的环保要求等）。4.3.2工程图纸编号：客户代号图纸号序号。4.4文件编制、审核、批准4.4.1公司运行受控文件必须经过审查及核准。（表格除外） 各文件的编制、审核、批准如下表：文件编制审核批准管理手册品质部品质部负责人总经理程序文件品质部品质部负责人管代技术类文件技术部技术部门负责人技术部主管领导管理制度各部门部门负责人管代4.5文件发放4.5.1受控文件完成编制、审核、批准的签署，由品质部在正本上盖上“受控”章，受控发行。发文部门，填写文件发放、回收记录表。 4.5.2外来文件
8、（含国际/国家、标准和客户标准等）经相关部门接受后，需到技术部进行登记，填写外来图纸及文件登记记录表作为受控文件保存。需发行时，再由技术部受控发行。各受理部门及技术部须确保在十个工作日之内完成审查、分发及执行，并保存记载每次生产变更的生效日期的记录，维护工作现场为最新版本。4.5.3受控文件如需用作其它用途，如供应商报价用、顾客要求。则需在该受控文件副本上盖“非受控”章，不具备受控文件的效力，且必须经管理者代表批准，才能发放至第二方。4.5.4临时文件：公司在特定的情况下，由于生产应急所需，可在审核过的图面或文件复印件上加盖“试生产”章，予以发行，但必须在上面标识清楚，于生效日期内收回，并发放
9、正式的受控图面及作业指引类文件。4.5.5电子文件发放前，需转换成PDF文档，保留纸质的审核、批准原件，发文部门通过OA平台发布至各相关部门及人员，并上传至文档管理平台，便于相关人员查阅。发文部门需填写文件发放、回收记录表。注：电子文档通过OA发布后，发放部门必须查看文件接收人的查阅情况，及时以短信、电话、口头等多种形式通知。4.6 文件的评审 文件需定期评审，每年至少一次，由发文部门组织文件的使用、管理部门对文件的适用性进行评审，评审结果为“适用”时，文件继续使用，评审结果为“不适用”时，按4.7对文件进行修订或作废处理。4.7 文件修订、作废4.7.1公司任何人都有权对受控文件提出修订申请
10、，申请人需填写文件修改废止申请单交部门负责人确认，可进行相应的修改、审核、批准。更改后的新文件应及时报品质部受控。4.7.2质量手册、作业指导书经运行后发现不再适用，或由于客户的要求，文件及资料需要变更时，新版文件发行，旧版文件应予以及时回收，签字确认，并盖上“作废”章以确保现场使用的文件为有效版本。填写文件发放、回收记录表。4.8 文件保管及使用4.8.1受控文件不可私自复印、涂改。4.8.2受控文件须存在适当的地点，避免遗失，损坏。4.8.3受控电子文件须上传至文档管理平台，便于使用与保存。4.8.4受控文件应展示在有需要的工作场所。4.8.5受控文件具有规范作业的效力。4.9文件保存期限4.9.1所有的受控文件须存档保存并记录。4.9.2质量手册、作业指导书、变更后，记录作废，副本统一销毁，正本保存，由技术品质部保存两年。4.9.3文件作废，正本保存，副本统一销毁。作废的工程图面保存两年后销毁。5.0 记录/登记表5.1. HLLG-QR423-01文件发放、回收记录表5.2. HLLG-QR423-02外来图纸及文件登记记录表5.3. HLLG-QR423-03文件修改废止申请单5.4. HLLG-QR423-04受控文件清单6.0 参 考 文 件无
