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1、有限公司系统文件管理规定系统文件管理规定文号：DD-002版序：B文件改正简历表：最新版序改正页码条款改正原由改正内容简述改正人审察人奏效日期A全文新建文件流程审批B全文订正新增编码原则等冯丽珍流程审批2011-1-20文件目录：条款内容页码一、目的二、范围三、权责四、名词解说五、系统文件管理与保护1 编码原则2 文件格式要求3 文件的成立和改正4 文件分类管理要求5 系统文件督导六、违反系统文件标准的办理P1P2P3一、目的：为了控制公司文件发放的适合范围、作废文件的实时回收，保证各部门、车间所使用的公司文件的有效性，特拟订本规定二、范围：合用于公司全部文件档案、DV、录音、图片等多媒体资料
2、。1、文件的发放：（ 1）财务部、生产部、营销部办公室以本部门名义形成且在本部门管辖范围内发放的文件，各自安排发放和回收。需要在公司各横向关系部门之间发放实行的文件，由办公室安排专人一致发放和回收。（ 2）各部门需办公室安排发放文件时，一定将文件打印并复印好，由部经理书面写明发放范围、发放时间并署名后送综合管理部，由办公室主任安排文件发放人予以发放。1（ 3）任何文件，发放人须成立“文件发放回收登记表”。发放到各部门的全部文件，由部门负责人署名接收。如部门负责人不在，由部门在场人员署名代收。代收人一定负责实时将文件转给部门负责人。需个人接收的文件由部门内部成立“文件发放回收登记表”，并由个人亲
3、身署名接收。（ 4）需发放到正科长以下管理、协助人员和员工的文件（包含学习资料等），发放人只要发放到有关正科长级管理人员，再由正科长级管理人员安排发放到有关个人。2、文件的改正：（1）任何原由造成文件的个别字句需要改正，且改正后不影响整个文件版面的整齐雅观，由原编制形成的部门负责人书面写明改正地点和怎样改正（数据性或原则性的须报直属部经理署名认同），连同编制形成部门负责人的私章送原发放人，由原发放人依据原发放范围及存档予以改正。（ 2）文件发放人依据改正字数多少和繁简状况，可到现场为原件人改正，也能够回收后予以改正，再返还给原收件人。但在改正时一定用双线划掉原字句，在划掉的字句对应上方行距空间
4、写上新字句，并在改正处盖上原编制形成部门负责人的私章。3、文件的换页：（1）任何原由造成文件单页大面积改正，需换页的，由原编制形成将需改正页面进行改正并打印、复印好，由其部门负责人书面写明换页状况（属数据性、原则性改正须部经理署名认同）送原文件发放人，由原文件发放人依据原发放范围予以换页。（2）全部需换页的文件，由文件发放人一致换页并注明履行时间，将原页销毁。4、文件的回收、作废：（ 1）因公司制度汇总、部门调整、规划变化等原由，造成原文件内容与新文件内容重复、矛盾而无效的，由汇总部门或新文件编制形成部门负责人，安排原发放人予以回收。（ 2）文件发放人在回收文件时，一定持“文件发放回收登记表”
5、由原接收人在登记表有关栏内署名后回交。2（ 3）每年12月下旬，由办公室通知各部门，对今年度平常未一致回收的文件、报表等无效资料清理回收一次。（ 4）全部回收的文件均于回收当天送办公室，由办公室主任一致安排销毁。5、其余规定：（ 1）任何部门以公司名义形成的文件议论稿或正式稿，一定发放到董事长兼总经理、财务部经理、生产部经理、营销部经理、公司各职能部门负责人及其余有关系人员，以便认识公司政策方向，依据公司各方面状况系统地进行改正，保证接口部门的互相配合。（ 2）不论部门或公司发放的文件在发放前都一定在档案室存档存案。（ 3）任何文件有关部门负责人接收后一定领学或传达应履行的员工，以为有必需复印
6、下发到有关员工时，须向原发放部门提出申请，由原发放部门复印按发放程序予以发放。不得擅自复印下发，防止文件使用范围失控，造成有效和无效版本的混杂。（4）全部换页或作废文件属存档的或有关部门需保存备查证明的，发放人只要盖上作废章即可，不予回收，但档案管理员一定在“作废文件”档案栏目登记注明，妥当保留，以便备查。（ 5）发放文件属议论稿的，议论人组织议论结束后须准时交文件编制形成部门。（ 6）文件发放人一定将已使用的“文件发放回收登记表”按季度装订成册，妥当保留，以便备查或回收时使用。保留限期为三年。6、任何人未经总经理赞同，不得将公司文件擅自供应给公司之外人员。则除担当50元罚款外，对由此造成的全
7、部结果负责。7、本规定各条款若有违反，对责任人每次罚款50元，由其直接领导开通用罚款单收缴。31) 公司理念和公司文化2) 行政中心管理工作标准（后勤、证照、考勤、仓储、人事等）3) 财务中心管理工作标准（报销、估算、帐务管理等）4) 运营中心管理工作标准（市场拓展和开发、美容分店管理等）5) 培训学院管理标准（产品、疗程、技术管理标准）6) 健身项目管理标准7) 学校管理标准8) 美发项目管理标准9) 其余指导和限制工作流程和方法的管理文件以上范围内的各种文件和指导标准，连续有效时间在3个月以上的，原则上均纳入公司系统文件，由督导小组监察和规范文件的成立、改正和检查保护。三、权责：1) 各职
8、能部门的程序言件、工作文件、记录表格由各归口部门组织人员编制，部门负责人确认，总经理赞同；总裁审批；2) 外来文件由有关部门采集，行政部存档，行政管理中心总经理赞同发放至有关部门；3) 行政部：负责文件资料的平常管理（归档、保留、复制、发放、改正、回收和办理），并对使用之文件的有效版本进行监察。4) 督导小组：共同各部门负责人会审订立本规定，并督导实行该规定中所列标准的有效实行和不停完美四、名词解说系统文件定义：波及到公司各项工作流程和管理方法标准化的全部文件（标准、制度、管理规范等）均称为系统文件五、系统文件管理与保护1. 编码原则：系统文件一定按以下编码原则一致编号，编号原则由督导小组审察
9、编定，部门编号代码以下：部门文件编码表单编号运营中心YYXXXYYXXXXX建设保障部GCXXXGCXXXXX财务CWXXXCWXXXXX培训学院RDXXXRDXXXXX品牌部SCXXXSCXXXXX人力资源部HRXXXHRXXXXX行政部XZXXXXZXXXXX4学校事业部健身事业部督导XXXXXXXXXXXXJSXXXJSXXXXXDDXXXDDXXXXX2. 文件格式要求1）全部系统文件均须采纳一致的文件格式,段落起行须空两格.详细要求以下:字体：文件大标题/黑体二号字；正文/宋体小四号字；小标题/四号字加粗排版:间距/固定值18;左侧2厘米;右侧1.6厘米;上下各2厘米2）版序：系统文
10、件每改正一次，版序就改正一次，版序字母取代ABCDEF在文件标题处标明最新版序。3）简历：系统文件中一定有文件的改正简历，记录文件的成立和任何一次改正状况。4）目录：文件目录中列明文件中主要标题和所在页数，方便查找。5）表单：系统文件须注明所要用到的表单，并对表单进行编号,附上表单样版。比如:XZ00101（部门代码-文件编号-流水号）3.文件的成立和改正1)系统文件新成即刻，由文件所波及工作的主导部门依据现实工作的实质流程成立，经各相关履行部门议论赞同、督导小组审察经过，文件方可成立宣布。2) 系统文件的任何改正均一定依公司审批流程进行审批和通告，并同时将系统文件中的相应内容改正与之相完整一
11、致。3) 系统文件一旦成立，各有关部门均须按文件中所列的标准进行实行，督导小组对系统文件进行按期审察。4. 文件分类管理要求1）督导小组整理公司全部系统文件，并将文件归类、制成文件索引目录。全部列管的系统文件和目录在OA中共享，共享地址：本文件可在OA路径：“文档管理”“公函档案”“总裁办”2）共享文件的增补、改正均督导小组负责，督导小组对系统文件的改正都一定有依照：OA流程审批、通告、总裁指示等。3）督导小组按各种文件属性开放查阅权限给各有关人员。5. 系统文件督导1) 每年初督导小组拟订督导年度计划，保证公司全部系统文件在今年度内均获得督导和检查；2) 督导员进行现场检查前，须提早12天发
12、出督导检查通知，提示被检查部门供应必需的人员支持和配合。通知内容包含：检查人/时间/检查波及的标准文件名称/需要配合的人/需供应的资料和记录53) 督导员现场检查发现违反系统文件标准的，须做好检查记录。记录格式以下：督导标准检查记录表NO：督导员检查日期督导要点事发地址责任人责任人签核违规事件描绘：（时间/地址/人物/事件）违规事件追踪办理结果：了案确认：督导主管确认：督导负责人确认：4) 经当事人确认的督导检查记录表，由督导员交督导小组整理汇总。5) 督导负责人综合各位督导员的检查计划，安排对督导检查记录表中的有关问题作必需的追踪。六违反系统文件标准的办理2) 拟订和保护标准，是各部门负责人的职责和能力的表现！3) 因当前各项标准还没有成立和完美，故暂不建立处分标准。4) 督导小组每个月汇总报告各部门标准成立和督导检查状况，以督导各部门渐渐形成连续的恪守标准、保护标准的工作气氛。5) 本规定合用于公司全部部门，需共同恪守。本文件可在OA路径：“文档管理”“公函档案”“总裁办”中查阅最新版本文件解说人：冯丽珍分机：81186内容总结（1）系统文件管理规定文号：DD-002版序：B文件改正简历表：最新版序改正页码条款改正原由改正内容简述改正人审察人奏效日期A全文新建文件流程审批B全文订正新增编码原则等冯丽珍流程审批2011-1-20文件目录：条款内容页码
