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1、天心阁文学社管理运作体系1.0 江浩 2014年3月 绪论本人自一年前开始处理文学社事务以来，深感社团大小事务的繁杂及问题的层出不穷，为方便后人的接手，故将这一年来本人及他人思考的成果付诸于文字，一方面，不想让我们几代成员摸索出的众多好想法、好点子随着人员的更替而付诸东流，让一代又一代的后人又重新摸索，这之间付出的代价有可能会让文学社原地踏步甚至是就此毁灭，前人的经验总是利大于弊的。另一方面，也深感规章制度对于一个社团的重要性，没有规矩不能成方圆，必要的制度只会有益于文学社的生存，而不会约束。同时需要说明的是，这些论述基于一个原则：最糟糕的状况，最理想的状态！这是写给文学社的后人看的，所以把所
2、有的情况都要想到。一方面是为了预防最差的情况，将我能想到的社团将会出现的问题都进行了论述；另一方面，我也希望在条件许可的情况下，文学社能够努力达到一种理想化的状态，文学社可发展的空间还有很大，我想的也会有局限性，这些也仅供大家参考，切勿照搬，更好地做法还需要大家去努力探索。鉴于此，我的叙述会很详细甚至是繁琐，请耐心思考！一、 所有干部职责 1.团队精神：首先，你们应该明确的一个理念：从现在起，你们接触更多的、更应该重视的，应该是管理、协调，然后才是具体工作，而不仅仅是纯文学。否则，这个社团将难以运作下去。因此，在你们是部门或社团负责人之前，你们首先应该是一个团结的小团队，对内，要领导整个社团这
3、个大团队运作、发展；对外，要体现出这个社团是一个和睦、紧密团结的团体，而不是一盘散沙。因此，每个成员都必须有一颗包容的心，能够容忍相互间的性格，切不可产生矛盾、心生嫌隙，最好是都能成为好朋友，私人关系的和睦是这个团队具备凝聚力的基础。在这个团队中，每个人的地位都是平等的，只有职务上的上下级，没有地位的上下级之分，职责的分工不同而已（每一对搭档的工作范围可以重叠，但必须要有各自的工作重心）。因此在讨论决定社团事务是只有以理服人，切不可以职务压人；同时，社团事务必须由你们所有人一起商量决定，决不允许一个人或几个人武断专行，当然，有打酱油的另当别论。 2. 团结社员： 社员是这个社团发展的极其重要的
4、力量，也是你们工作的主体部分，更是决定你们工作是否成功的重要标准，要在这方面合格，首先取得社团内部的认可。这个认可就是要文学社上上下下觉得你是称职的，让他们感受到你的个人魅力。因此，处理好与社员的关系至关重要，平时工作上及非工作上的沟通是必不可少的，作为一个部门的负责人必须要对本部门的每个成员都有一定了解，发现并发掘出他们的长处，才能更有利于各种工作的开展；对于社员特别是同一届的要以一个平等的心态去对待，而不是很严格的上级与下属关系，要知道，别人愿不愿意配合你的工作，不一定会看你是什么干部，更多的是对于你个人的感观，当然，也会有对社团的责任感；对于下一届的则切记不要摆架子，做好自己的工作，不偏
5、不倚，让别人没话说，自然就会慢慢的建立起威信；并且，对于他们工作以外的困难能关心的也可以尽力去关心，让他们感受到这个大家庭的温暖。除了要取得大家的认可外，同样还要让社员有存在感，这一点很容易被忽视，作为一个负责人，通常会觉得自己做的已经很多了，够忙的了，但对于绝大多数社员来说，要做的事情却很少，特别是有那么一些人，和大家的关系一般，但对待工作却很认真，要是一直没事做的话自然会觉得自己在这里无足轻重，或离开、或打酱油。倒不是说负责人一定要费尽心血照顾到每个人的感受，而是要在工作中给每个人一个定位，让每个人能够有事可做，存在这里有意义。不愿意做的就另当别论了。 3.个人形象：作为文学社的负责人，在
6、一定程度上就代表了这个社团的形象，不管是在对外还是在社内都要时刻注意维护文学社的形象，不要做出让人反感的事。对于情感问题，文学社历来鼓励大家能在社内找到自己的另一半（很多学长学姐也给我们做出了榜样）。但爱情同样意味着责任，希望大家能认真、专一对待，不要处处留情，在社团内弄得满城风雨，造成很不好的影响。对于这一点干部们要尤为注意！二、 副社长职责 1.与各部门负责人和骨干的沟通协调，能够建立起良好的工作乃至私人关系，有效地协调好各部门的工作以及社员工作的积极性。2.能够与工院内的上级组织、平行组织，以及校外社团、文化组织打交道。文学社要举办大型活动或一些日常事务都少不了与团委老师及院社联的沟通协
7、调，此点至关重要。 3.大局观念。在处理文学社大小事务时能够有正确坚定的原则，这些原则立足于文学社、社员、学校的利益及社会影响，要综合考虑各方面的影响，做出最正确的决断。因此，必须要明白文学社运作发展的众多理念，慢慢养成高屋建瓴的视角，从全社、全院、全社会的角度去看问题，能够把握人员关系的处理、内部事务的协调、社团的发展方向，在大小事务中不会犯浑。三、 社团发展重心1. 温馨的“家”： 文学社是一个社团，与学生会、院团委那样的学生组织最大的不同就是没有那么严密的组织架构与条条框框，从社员的角度出发，这应该是我们的一个优势，要比他们更有人情味。文学社的前人已提出要将文学社建设为一个温馨的“家”，
8、我们也是如此做的。什么是一个“家”？就是在这么一个以爱好文学而聚集起来的团体里面没有那么多的利益牵扯，没有那么多的条条框框（所有的规矩都是为了维护这个家），大家只是聚在一起玩而已，分享快乐、分享泪水，不为其他，只为了这里是一个温馨的家，能让人离开了之后还能怀念，脱离了这里的一切后大家还是好朋友，仅此，足够了！而要建设好这个“家”，就需要每一届成员用心去营造，除了之前说的干部对待社员的态度之外，还应该尽量多的组织小活动，其作用是很大的，不仅能促进内部成员之间的了解以及关系的融洽，更能提高这个大团队的凝聚力，当然，这也能考验负责人的组织能力。这些小活动除了平时出去游玩之外，还有就是内部的讨论会、知
9、识抢答什么的。比如说QQ群，作为文学社的一个交流平台，不应该每天只去聊些生活琐事，还要营造一些人文气氛，而且在群里与讨论话题很方便、自由、不受时空的限制。像这样的小活动可以有很多，只要能筹划组织得好。这里需要注意两点：要提高尽量多成员的积极性，不一定一次要很多人参加，但要在多次活动中让更多的人参与到；还有就是气氛的营造，有了气氛，别人才会参与进来，觉得有意义。2. 宣传： 这应该作为今后工作的重中之重，文学社要想发展壮大，就必须要在工院乃至长沙市有一定的影响力，有了强大的影响力才能更好的拉到赞助，才能让学校更支持我们举办大型活动，反过来促进文学社的发展。要知道，在大学，一个社团的生命力是非常脆
10、弱的，要是没有学校的支持，社团的发展将举步维艰，连生存都是个问题。因此，要想更好地进行宣传，首先要明白宣传的本质。从具体行为上来说，宣传无非两个方面，一个是对外的自我展示，还有就是对外的联络。个人总结了一句话：宣传是外联的核心，外联是宣传的一种方式。虽不准确，却在一定程度上反映了两者的关系，弄懂了这个关系后才好确立两个部门的具体工作及发展方向。但宣传不仅仅是这两个部门的事，应该是整个社团工作的一个理念，贯彻于文学社工作的每根经脉。而宣传是要有内容的，我们的杂志就应该成为宣传的主体。这本为了杂志，一方面给社员提供一个展示才华的平台，更重要的是展现我们文学社的精神文化内涵，让更多人了解，以此来扩大
11、文学社的影响力。因此，这本杂志从设计编排到发放都应贯彻这个核心。杂志的内容必须有关于学校或校领导的宣传，要让学校觉得拨给我们印杂志的钱没有白花，以后才会更支持文学社的工作。有了杂志后，发放也是很重要的。在校内，把杂志发到每位老师手上是必不可少的，这些校领导、教师的影响力有时会给我们带来很大助益。除了教师外，对于其他的社团及学生组织也可以进行宣传。在校外，外出参加其他文学社的活动时带上一批杂志去发放，其影响力也不小，但要掌握好时机，尽量让为了杂志遍布长沙市各大高校，这样在拉赞助时也更有底气与实力！ 3.剧团：文学社曾经是工院最大、最有文化底蕴的学生社团，也很受学校重视，但现在发展得最好的是起点乐
12、队、街舞社、轮滑社这样的表演类社团，为什么？因为学校在各种晚会、活动中需要他们，他们去校外参加文艺汇演什么的也能给学校挣面子，所以能得到学校的支持。而文学社最辉煌的时候也很重视这一块，有一个专门的剧团部，集结了很多人才，可以参加工院的各种晚会，甚至可以专门为写作大赛的颁奖搞一个晚会。因此，这一块可以作为文学社今后的一个发展方向，不一定要专门组建一个部门，但却要重视起来。如果把握得好，将会是一个发展的契机！四、 管理制度 1.换届： 组织架构模式：每一种组织模式都有各自的优缺点，没有哪种是万能的，只能根据实际情况来处理。从现在的情况看，现有的这种模式可沿用：时间应在第一学期末大三成员离校前完成换
13、届，各部的正副部长和两位副社长全部更换，由大一的接任；社长则在大二的两位副社长中产生，鉴于文学社内社长与主编地位相当的传统，主编应在编辑部正副部长中选出，其他工作特别卓越的离任干部可授予荣誉社长称号，而社长、主编及荣誉社长的具体人员由上届所有成员讨论决定；原来的各部负责人虽已不再担任职务，但依然以上届负责人的身份指导下届的工作。负责人的选择：对于新一届干部的选拔，除了大一的投票竞选外，上两届的负责人的意见也非常重要，他们处理了那么久的社团事务，自然对文学社的运作方式和理念很了解，也明白文学社需要的是什么样的负责人才能将社团更好的传承下去。对于负责人选择的原则以下几点是主要的：责任心，这直接关系
14、到今后对于工作的态度及完成质量；其次是性格包容，必须要能包容其他干部的性格（包括缺点），融入到这个团队中去；再就是个人对于职位有没有想法，有这个热情是很好的，没有想法不能强求。当然，一个合格的社团负责人还应该具备很多优秀品质，也是考量的要点，这里就不一一论述了。负责人的培养：再选出新一届干部之后，首先就是要磨合，通过组织小活动及处理一些事务磨合他们的性格及办事风格，尽快成为一个有凝聚力的团队。具体的办事能力倒在其次。换届后的第一个学期主要是对这个团队的历练，在上届负责人的指导下慢慢提高处理事务的能力。要及时发现并协调他们内部产生的各种矛盾与冲突。在此要特别注意的是：不管他们出了什么问题，都不要
15、当面发脾气指责，心平气和的静下心来谈，没有什么解决不了的问题。 2.会议制度： 全社例会，一般刚开始事情多，可一周一次例会，往后事情少了之后可改为两周一次或三周一次；开会内容要充实，尽量让大家有所收获，而不是为了开会而开会；例会的考勤本届由副社长雷丽负责，各部负责人在每次通知发完后到开会前将请假名单报由雷丽统计，若有两次无故缺席则警告一次，三次则视为自动退社。部门会议：其形式应尽量灵活，有任务布置或事情商讨才召开。负责人会议：每个干部都应该准备一个工作记录本，用于记录工作安排及分配的任务，并要将开会的每项成果实施下去，具体到人，并拟定完成时间，到期要检查工作完成情况，坚决杜绝开会讨论好了却没人
16、去做的现象！ 3.入社退社机制： 对于在正式招新后想加入文学社的人，只要态度端正、品行良好，都可以收纳。在他们完成笔试卷子之后，社团负责人必须要向他们介绍文学社的情况及人员职务，决不能有排挤等行为，要让他们尽快融入这个大家庭。 作为一个社团，有人退社是很正常的，这里给不了大家什么物质利益，别人要是感觉待着没意思自然会离开，这没什么，但干部要做的是：知道别人为什么要离开，是对这里失望？没有存在感？还是讨厌这里的人？等等，了解到这些才好反思自己的工作，哪里没做到位，应该怎么改进。 4.办公室管理： 作为文学社最主要的活动基地，也是一个对外的形象，所以大家都务必要注意，不要在里面打牌、做饭等一些影响办公室形象的事
