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1、 社区基金会档案管理办法 目录第一章总则2第二章管理部门2第三章档案范围2第四章档案形成3第五章档案归档4第六章档案保存4第七章档案使用4第八章档案销毁4第九章附则4附件文件编号中英对照表5第一章总则第一条 为规范xx市xx新区xx社区公益基金会（以下简称基金会）的档案管理工作，保障基金会的工作的专业性与高效性，特制订本办法。第二条 本办法依据中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案法实施办法、基金会管理条例和xx市xx新区xx社区公益基金会章程的相关规定，并结合基金会的实际工作实际需要制定。第三条 档案管理是基金会日常工作的重要组成部分。良好的档案管理是反映基金会践行使命的有效凭证，也是实现
2、基金会高速发展的专业基础。第四条 档案管理工作应当遵循统一管理、分级负责、规范完整、灵活高效四大原则。第二章管理部门第五条 档案管理部门为基金会行政部。目前基金会行政部尚未组建，由执行秘书长及筹资主管组成行政工作小组代为行事。第六条 档案管理部门负责基金会各类档案的归档、保存和销毁工作，并对档案的形成与使用进行统一管理。第七条 档案管理部门需熟悉掌握档案管理办法中的各项规定，按照规范进行档案管理工作。第八条 档案管理部门有义务对相关部门进行相关培训，并对其在档案管理中遇到的问题给予及时反馈与解答。第九条 基金会各部门按照本办法中的各项规定进行档案管理工作，对档案管理部门的工作予以配合。第三章档
3、案范围第十条 本章所规定的档案范围以列举法说明，作为实际工作的指引。第十一条 档案管理部门有权利根据实际工作需要，对本章所规定的范围进行调整和增补。力求档案范围准确全面，保障基金会工作的专业性与高效性。第十二条 档案范围包括规范类文件、证件类文件、合同类文件、行政管理类文件、项目管理类文件、人力资源类文件、信息披露类文件、传播管理类文件、财务管理类文件、知识管理类文件十大类。具体内容如下：（一） 规范类文件，包括但不限于相关管理部门颁布实施的各种法律法规、理事会通过的章程、管理制度等。（二） 证件类文件，包括但不限于法人登记证、税务登记证、银行开户许可证、社会保险登记证、以及基金会获得的各类荣
4、誉证书、等级证书和认证资质等。（三） 合同类文件，包括但不限于志愿者协议、员工劳动合同、捐赠合同、项目合同等与之相关的各类文件材料。（四） 行政管理类文件，包括但不限于理事会通过的各类决议、理事会会议记录、各部门的工作计划、总结等；包括但不限于执行团队各类会议记录、员工考勤、固定资产登记、印章使用、内部活动影音资料等相关文件。（五） 项目管理类文件，包括但不限于项目启动、计划、监控、执行、收尾过程中形成的各类成果性文件。（六） 人力资源类文件，包括但不限于求职者简历、员工手册、岗位描述文件、绩效考核文件、薪酬体系、人员发展计划、离职手续等相关文件。（七） 信息披露类文件，包括但不限于项目成果、
5、年报、审计报告、捐赠报告等相关文件。（八） 传播管理类文件，包括但不限于基金会标识、机构简介、项目简介、基金简介、大事记、新闻报道以及整套VI等相关文件。（九） 财务管理类文件，包括但不限于各类财务审批、相关票据、财务报表等相关文件。（十） 知识管理类文件，包括各类知识地图、研发成果等相关文件。第四章档案形成第十三条 档案形成需要依据责任到人原则。档案形成责任人需保证档案命名规范性与内容的完整性。第十四条 档案形成时文件编号规则为：机构名/文件类型-部门和文件号-年份-版本号。第十五条 纸质版档案形成后需入册编号，并编写电子版目录。无法获取的纸质版的档案需有电子版扫描件。第十六条 项目管理中档
6、案形成的文件命名规则为：版本号-文件名-编辑日期-作者。项目管理中其他档案形成规定参照xx社区基金会项目管理办法。第十七条 其他各项工作中有针对档案形成进行详细规定的，依照其执行。第五章 档案归档第十八条 档案归档依据平时归卷原则，对处理完毕的档案在日常工作中进行收集整理和归档工作。档案归档工作原则上不应超过档案形成日期3个工作日。第十九条 基金会各部门需制定本部门档案目录，并做好本部门档案归档工作。档案归档后需及时更新档案目录。第二十条 档案管理部门每季度对各项档案进行统一整理归档，并对归档的相关文件进行复核。第六章 档案保存第二十一条 归档的电子版档案由管理部门在工作电脑进行保存管理，并在
7、网盘及移动硬盘等工具上进行备份。第二十二条 归档的纸质版档案由档案管理部门需存放档案柜，因需要进行检查复核。第七章 档案使用第二十三条 档案使用依照xx社区基金会版权保护管理办法执行，没有进行规定的依照基金会使命践行原则判断执行。第八章 档案销毁第二十四条 基金会档案主体为电子化档案，由档案管理部门管理的档案原则上不进行档案销毁。有其他特殊规定的依据规定执行。第二十五条 基金会工作人员离职时，原则上应将电子版档案移交档案管理部门后将个人备份销毁删除。第九章 附则第二十六条 本办法由xx社区基金会责解释。第二十七条 本办法自xx社区基金会一届理事会一次会议审议通过后起施行。附件 文件编号中英对照
8、表类别英文中文编号部门Board of Director理事会BDExecutive Team执行团队ETHuman Resource人事部HRFinance Department财务部FDMarketing Department传播部MDAdministration Department行政部ADWay Department劝募部WD文件类型Management System管理制度MSProject File项目文档PFKnowledge Map知识地图KMVolunteer Contract志愿者协议VCLabor Contract劳动合同LCProject Contract项目合同PCVisual Identity视觉识别系统VIAnnual Report年报ANRAudit Report审计报告AURDonate Contract捐赠协议DCFinancial Information财务档案FI审议意见理事签名2015年10月26日5 / 7
