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1、企业内部控制应用指引第3号人力资源第一节 总则一、人力资源应用指引的目的及依据为了引导企业加强对人力资源的管理，优化企业内部控制环境，根据中华人民共和国会计法、中华人民共和国劳动法等法律法规和企业内部控制规范基本规范，制定本应用指引。二、人力资源应用指引的基本目标本应用指引所称的人力资源包括岗位职责和人力资源计划、招聘、培训、离职、考核、薪酬等一系列有关人事的活动和程序。企业至少应当关注涉及人力资源的下列风险： （1）人力资源政策违反国家法律法规，可能遭受外部处罚、经济损失和信誉损失。（2）人力资源需求计划不合理，岗位职责安排不科学，可能导致企业无法获得经营管理所需员工。（3）员工业务能力或者
2、道德素养无法满足所属岗位要求，可能导致企业目标无法实现或者发生欺诈、舞弊等损害企业利益的行为。（4）人力资源考核政策和薪酬制度不合理，可能导致企业员工流失或者业绩低下。三、人力资源内部控制的关键环节企业在建立并实施人力资源政策控制过程中，至少应当强化对以下关键方面或者关键环节的风险控制，并采取相应的控制措施：（1）岗位职责和任职要求应当明确规范，人力资源需求计划应当科学合理。（2）招聘及离职程序应当规范，人员聘用应当引入竞争机制，培训工作应当能够提高员工道德素养和专业胜任能力。（3）人力资源考核制度应当科学合理，应当能够引导员工实现企业目标。（4）薪酬制度应当能保持和吸引优秀人才，并符合国家有
3、关法律法规的要求，薪酬发放标准和程序应当规范。第二节 人力资源的引进与开发一、岗位职责（一）人力资源管理的组织结构在企业中，常见的人力资源管理组织结构是按职能分工设计的。一般以招聘、培训、薪酬、绩效、劳资关系等职能为基础，构造人力资源管理部门内部的结构，每一个职能领域有一个主管对人力资源经理汇报工作，人力资源经理向负责行政和人事的副总裁汇报工作。1.人力资源部经理职责（1）制定公司人力资源的战略规划。根据公司发展战略，组织制定人力资源战略规划，参与公司重大人事决策，定期组织收集有关人事、招聘、培训、考核、薪酬等方面的信息，为公司重大人事决策提供信息支持，定期组织收集员工想法和建议。（2）督促公
4、司人力资源战略的执行。根据公司的情况，组织制定公司招聘制度、培训制度、薪酬考核制度、人事档案管理制度、员工手册等规章制度、实施细则和工作程序，并组织实施。负责工作分析、岗位说明书与定岗定编工作，提出机构设置和岗位职责设计方案，对公司组织结构设计提出改进意见。（3）负责建立畅通的沟通渠道和有效的激励机制。负责建立公司、子公司内部畅通的沟通渠道，及时了解员工意见和想法。积极听取和采纳员工合理化建议，并反馈给相关部门。受理员工投诉，调查后一一落实解决。负责建立有效的激励机制，充分发挥员工的积极性和创造性。（4）全面负责人力资源部门的工作。组织制定公司年度人力资源需求计划。组织人员招聘过程，通过多种渠
5、道为公司寻求合适的人才。组织制定公司培训计划，组织人员参加培训，评估培训效果。负责组织公司员工的考核，处理员工针对考核结果的申诉。依据公司工资总额，编制公司年度薪资调整方案，审核公司员工每月的薪酬。负责处理各种与劳动合同相关的事宜。（5）负责对公司部门工作的考核。负责对公司部门工作的考核；负责公司人力资源信息的上传下达工作；代表公司与政府及其他单位对口部门沟通、协调。（6）内部组织管理。负责将部门工作计划分解到个人，并监督计划完成情况。评价考核下属员工工作完成状况。控制部门预算的使用情况。2.招聘与录用岗位职责（1）对所讨论的工作职责范围做出说明，为工作分析人员提供帮助；（2）提出未来的人员需
6、求以及需要雇佣的人员类型；（3）说明工作对人员的要求，为人力资源部门的选聘测试提供依据；（4）面试应聘人员并做出录用决策。3.培训与发展岗位职责（1）根据公司及工作要求安排员工，对新员工进行指导和培训；（2）为新业务的开展评估、推荐管理人员；（3）进行领导和授权，建立高效的工作团队；（4）运用公司的绩效评估表格对员工进行绩效评估；（5）对下属的进步给予评价并就其职业发展提出建议。案例背景：某公司是位于西安的一定计算机销售公司，过去一年里由于市场需求旺盛，公司运作得当，业务量蒸蒸日上，但是在人员的招聘方面的内部控制存在较大问题。 1999年8月，该公司业务员T与代理商XF公司签定了一笔货款为10
7、0万的供货合同，货物发出后迟迟不见货款返还，年底公司派人上门催款，发现XF公司人去楼空。公司感觉不妙，报告北京总公司，总公司向法院提起诉讼，请求法院判决对方支付货款。法官和律师几次到西安调查取证，由于XF公司已经逃遁，无功而返。鉴于缺乏被告主，民事诉讼难以进行下去，LX公司又赔上一笔诉讼费用。由于T是经手人，其工作失误为公司造成巨额损失，2000年初LX公司将其辞退。后来公司律师在工商局查阅代理商XF公司的注册资料时发现，业务员T原来是XF公司的第一大股东。此时，公司意识到这是一起有预谋的诈骗案，一场普通的经济纠纷演变为情节恶劣的刑事案件，LX公司遂向公安局报案。经立案侦察，将T和作案同伙抓获
8、，追回了部分货款。案件终结后，人们纷纷指责人力资源部引狼入室，人力资源部经理压力很大。偏偏祸不单行，2000年又发生几起假文凭案，人力资源部在整理档案地发现几名员工的文凭可疑，经核实，他们的文凭果然为假，公司领导层决定予以辞退。但公司为他们已经花了不少培训费用，且他们对公司的许多商业秘密已经掌握，以后可能会给公司带来经营方面的其他损失。案例点评：这些作假的信息和违法记录为什么没有在上岗前得到 否则，就可以避免他们上岗，也就不会有许多遗憾了。现在来看，LX公司的招聘流程中还缺少一个环节背景调查。和大多数企业一样，LX公司的招聘流程是:信息发布资料筛选面试笔试体验五个环节，人力资源部把背景调查这最
9、后一关忽略了。尽管在核查文凭时有所收获，开除了作假员工，但毕竟是亡羊补牢为时已晚了。4.薪酬管理岗位职责（1）向人力资源部门提供各项工作性质及其相对价值方面的信息，作为薪酬决策的基础；（2）决定给下属奖励的方式和数量；（3）决定公司提供给员工的福利和服务。5.劳资管理岗位职责（1）营造相互尊重、相互信任的氛围，维持健康的劳资关系；（2）坚持贯彻劳资协议的各项条款；（3）确保公司的员工申诉程序按劳资协议执行，申诉的最终裁决在对上述情况进行调查后做出；（4）与人力资源部门一起参与劳资谈判。（二）岗位分析与岗位设置企业应当建立岗位责任制，明确岗位职责及其分工情况，确保不相容岗位相互分离、制约和监督。
10、企业应当建立岗位说明制度，明确所有岗位的主要职责、资历、经验要求等，并定期组织内部各单位、各部门对工作岗位进行分析，确保各岗位配备胜任的人员，避免因人设岗。1.不相容职务所谓不相容职务是指那些如果由一个人担任，既可能发生错误和舞弊行为，又可能掩盖其错误和弊端行为的职务。不相容职务分离的核心是“内部牵制”，它要求每项经济业务都要经过两个或两个以上的部门或人员处理，使得单个人或部门的工作必须与其他人或部门的工作相一致或相联系，并受其监督和制约。概括而言，在单位内部应加以分离的主要不相容职务有： （1）授权进行某项经济业务和执行该项业务的职务要分离，如有权决定或审批材料采购的人员不能同时兼任采购员职
11、务。 （2）执行某些经济业务和审核这些经济业务的职务要分离，如填写销货发票的人员不能兼任审核人员。 （3）执行某项经济业务和记录该项业务的职务要分离，如销货人员不能同时兼任会计记账工作。 （4）保管某些财产物资和对其进行记录的职务要分离，如会计部门的出纳员与记账员要分离，不能兼任。 （5）保管某些财产物资和核对实存数与账存数的职务要分离。 （6）记录明细账和记录总账的职务要分离。 （7）登记日记账和登记总账的职务要分离。案例背景：2000年7月，原北京某区教委出纳员周某三次挪用、贪污公款达211万元，被法院以挪用公款罪和贪污罪两罪并罚判处其有期徒刑20年，但200万元的教育资金却难收回。15年
12、前，周到北京某区教育局财务科做出纳，15年的工作经历，周对教育局的财务状况了如指掌，其中的漏洞也心中有数。周说：“我可决定提取现金的数量，支票也由我处理，可随时加盖支票印鉴。在每月同会计对账时，我同他们只对总额，而不进行明细账核对。另外，我挪用公款，银行账上有反映，但我们的银行对账单由我保管，单位也不易发觉。”案例点评： 本案例是典型的不相容职务不分离导致犯罪分子有机可乘的案例，主要体现在以下几个方面：首先，支票管理、记录和支票印鉴管理的职务分离制度，内部控制制度要求保管支票的职员不能担任印鉴的保管工作，因为如果两种职务由同一个人担任，那么该职员就可以在没有任何人批准的情况下随意填写支票，加盖
13、印鉴，从银行用支票提取现金。因此，对于该教育局来讲，正是由于支票管理和印鉴管理全部由周一个人承担，才导致周可以自由提取现金而不经过领导批准。其次，职务分离制度还要求银行对账单的保管人和负责现金支出的职员两者分离。现金的提取在银行账户上是有反映的，只有两者分离的情况下，如果负责现金支出的职员在支出业务中有任何差错或者舞弊行为的话，就可以通过银行对账单清楚的揭露出来，如果两者没有分离，那么负责现金支出的人就可以通过篡改银行对账单来掩盖舞弊和犯罪行为。2.岗位分析以及岗位分析步骤岗位分析包括：岗位名称分析，定员变动分析，工作规范分析，工作人员的必备条件分析等工作内容。一般岗位分析的步骤为：（1） 确
14、定工作岗位。岗位分析首先要收集和研究有关工作机构的一般情况，确定每一工作岗位在其组织机构中的位置。为此，分析人员通常从组织结构或可能的组织工作程序图入手调查，工作程序图可以帮助分析人员了解工作过程。 （2）工作岗位情况的搜集。在首先确定工作岗位之后，应开始研究每一工作岗位的情况，并将其本质内容记录下来。这种表格不一定重新设计，可根据确定的工作岗位测评计划，对原来有关企业各种情况的规范表格进行修改后使用。工作岗位的特征通常包括工作人员做什么，怎样做和为什么做，工作条件如何，资格条件的要求是什么等几个基本内容。（3）编制岗位说明书。将调查所得的信息加以筛选，由工作岗位说明书给予准确、清楚和完整的记
15、录。工作岗位说明书必须包括有关工作岗位全部重要的因素，如基本任务、责任、所要求的资格条件、本工作岗位和其他工作岗位之间的职能联系等。 3.岗位说明书的内容岗位说明书是对岗位分析工作所作的书面记录，其核心内容是岗位职责描述和任职资格要求两部分。岗位职责描述部分解决的是本岗位人员必须做哪些事情；任职资格要求部分解决的是从事本岗位工作的人员必须具备的条件。但是，岗位说明书并没有固定的格式和内容。其格式可用表格，也可用文字描述；内容除了两大核心部分之外，还可辅之以其他信息。说明书的内容一般可分为五部分：（1）基本资料部分。包括岗位名称、岗位性质（如管理类岗位）、所属部门、所属科室、岗位编号等，还可增加工资等级、工资水平、定员人数等，视具体情况而定。（2）上下左右关系部分。包括直接上级、直接下级和平行协调关系三方面。有的企业把这部分也归入基本资料部分。为直观明了起见，以分开为好。（3）岗位职责部分。即逐项列出任职者的工作内容，本部分是岗位说明书的重点。有的还增加一栏，说明本岗位在本企业中的责任相对重要程度及其失误的影响，并予以量化。（4）考核办法部分。包括考核的指标及其权重、晋升和转换的岗位等。有的企业由于出台了具体的考核办法，就将本部分省略。为了让员工在明确工作职责的同时，清楚自己努力的目标，应尽量在此加以说明。（5）资格条件部分。可细分为三个方面：一是任职者的思
