房地产公司档案管理制度汇编

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1、.wd 珠海华发房地产公司档案管理制度目 录第一章宝迪系统安装3第二章宝迪系统简易操作5第三章档案整理方法19第四章档案资料移交23第五章档案资料的借阅25第一章 宝迪系统安装1. 根据公司领导有关要求与指示，为提高我司工程档案管理效能，标准工程档案与工程资料电子文件的收集、整理、运用，保证电子文件及电子档案真实性、可靠性、平安性，实现数字化办公，我司指定数字化档案系统：BD2006数字化档案管理系统以下简称：宝迪系统；2. 双击安装程序；3. 进入安装界面，按提示点击“下一步及“确定；4. 在电脑桌面找到档案管理系统并双击；5. 当出现登录信息时， 请按效劳器名：172.16.9.2/登录名

2、：SA/口令：空白6. 用户信息验证，如果使用用户有使用的用户名及密码可直接输入，假设无，可用房地产公司公共查询用户名DC口令：123456 7. 点击窗口功能中的将网络版设置成即已完成整个宝迪的安装及宝迪内网的设置。第二章 宝迪系统简易操作一、 界面导览图2.1.11. 主菜单栏：宝迪系统共有5个主菜单栏，分别是“系统、“编辑、“工具、“年报、“窗口、“帮助，每个主菜单栏包括多个子菜单或菜单项。每个菜单项就是一个“特殊交互式的功能命令。2. 工具栏：是由一组常用功能命令按钮组成，有些功能按钮带有下拉按钮。按钮功能和主菜单栏中的菜单项的功能一样。3. 档案类型区：显示档案分类情况，包括一级分类

3、、二级分类.,如：“文书档案 为一级分类，“归档文件目录、“案卷目录、“卷内文件目录那么是文书档案类的三个子类，即并列的三个二级分类。4. 档案数据编辑区：主要编辑选中的档案类型，档案数据的输入、查询、修改、删除详细信息都在该区域显示。5. 窗口功能按钮栏：主要显示“窗口主菜单的内容，由于这些功能经常使用，而且功能项多，单独在窗口功能按钮栏显示，以便用户快速调用。6. 窗口功能区：显示窗口功能按钮栏中的某一个按钮的功能操作项。二、 数据输入数据输入是一个系统的根本的功能之一，宝迪系统可以设置个性化的输入方式。其操作参考 “数据设计。1、操作步骤：1) 在档案类型区用鼠标点击“资料室前面的+或者

4、直接双击“资料室，再点击“XX部前面的+或者直接双击“XX部，再用鼠标单击“资料目录；2) 点击“编辑主菜单的“输入数据菜单项，弹出数据输入窗口；3) 输入档案数据，输入内容：如“序号、“日期、“来文单位、“工程名称、“文件类型、“文件编号、“主体概要、“收文单位“经办人.。4) 单击工具栏中的“保存按钮将数据存入系统；2、电子文件管理因为电子文件的文件格式和产生具有多样性，所以在电子文件管理方面，系统提供了两种管理方式，即通过窗口功能按钮栏的“图像和“文件；图像 支持*.jpg,*.jpeg,*.bmp,*.ico,*.emf,*.wmf,*.tif，图片格式，通过下面三种方式将图片格式的档

5、案入库； 纸质档案，通过直接联机扫描仪，将其扫描成电子文件，并“压缩入库； 对于已有的电子文件，通过“拷贝、“粘贴功能，复制到系统中，再“压缩入库； 通过“翻开文件，直接从系统外引入图片文件，再“压缩入库；文件 支持所有格式的电子文件，但是没有直接连接扫描仪的功能； 在系统中选中要引入的电子文件，按鼠标右键选复制功能，再通过文件中的“粘贴功能，将电子文件复制到档案系统中，最后选择“存入当前记录； 通过“翻开文件，直接从系统外引入文件，“存入新增记录；说明：1. 输入内容可以根据用户的具体情况而定；2. 电子文件的录入可以在数据输入或数据修改两种状态下输入；3. 输入数据有两种输入方法，一种下拉

6、式弹出菜单，即用鼠标选中“资料目录，再点鼠标右键，弹出下拉式菜单，选中“数据输入菜单项；另一种“快速引导法，用鼠标点击窗口功能按钮栏中的“开场按钮，再依次双击“数据输入“定制档案“房地产公司“资料室“XX部“资料目录，最后弹出输入窗口；4. 数据输入界面可以通过系统再设定，生成个性化的界面。三、 数据修改宝迪系统有两种方法能满足用户修改数据的要求，分别是在输入数据状态和数据修改状态下修改。1、数据输入状态 在输入数据时，如果发现文件输入有误，用鼠标点击工具栏“前一个记录，“后一个记录按钮来选择数据，修改后点击工具栏的“保存按钮保存修改后的数据；2、数据修改状态 系统提供了专门的数据修改功能，必

7、须将档案数据查出后才能修改；3、操作步骤：1 在档案类型区选中“资料目录，再用鼠标点击主菜单栏中的“编辑菜单，再选择“修改数据菜单项；2点击工具栏中的“查询记录按钮，弹出“条件表达式窗口，输入查询数据条件后点击该窗口的“查询按钮；3选中要修改的文件，在点击工具栏中的“切换数据输入形式按钮，开场修改数据，最后按工具栏中“保存按钮；说明：1 修改数据还有两种输入方法，一种称之为下拉式弹出菜单，即用鼠标选中“归档文件管理，再点鼠标右键，弹出下拉式菜单，选择“数据修改菜单项；另一种称之为“快速引导法，用鼠标点击窗口功能按钮栏中的“开场按钮，再依次双击“数据修改“定制档案“房地产公司“资料室“XX部“资

8、料目录，最后弹出输入窗口；2 注意工具栏中“切换数据输入形式按钮的切换方法，用鼠标点击即可；3 输入查询条件比拟简单，但是要学会灵活运用，用户在实际操作过程中一定要多操作。四、 数据删除宝迪系统有两种方法能满足用户删除数据的需求，分别是在输入数据状态和数据删除状态下删除。1、数据输入状态 输入数据时，如果发现文件输入有误，用鼠标点击工具栏“切换数据输入形式 至浏览状态，用鼠标选中要删除的数据，然后点击工具栏的“删除按钮即可；2、数据删除状态 系统提供了专门的数据删除功能，必须将档案数据查出后才能删除；3、操作步骤：1 在档案类型区选中“资料目录，再用鼠标点击主菜单栏中的“编辑菜单，再选择“删除

9、数据菜单项；2点击工具栏中的“查询记录按钮，弹出“条件表达式窗口，输入查询数据条件后点击该窗口的“查询按钮；3点击工具栏中的“切换数据输入形式按钮使之为浏览状态，再选中要删除的文件，最后按工具栏中“删除按钮；说明：删除数据还有两种删除方法，一种为下拉式弹出菜单，即用鼠标选中“归档文件管理，再点鼠标右键，弹出下拉式菜单，选择“数据删除菜单项；另一种为“快速引导法，用鼠标点击窗口功能按钮栏中的“开场按钮，再依次双击“数据删除“定制档案“房地产公司“资料室“XX部“资料目录，最后弹出输入窗口。五、 数据查询宝迪系统提供了非常强大的数据检索查询功能， 如“直接查询、“组合查询、“定制检索、“系统条件等

10、。简述如下：1、直接查询1 在档案类型区选中“归档文件目录，再用鼠标点击主菜单栏中的“编辑菜单，再选择“查询数据菜单项；2点击工具栏中的“查询记录按钮，弹出“条件表达式窗口，输入查询数据条件后点击该窗口的“查询按钮；3详细看文件，点击工具栏中的“切换数据输入方式按钮，使之为卡片式来浏览数据；直接查询进入方法：选择数据工作区中的 选择直接查询属性页如图2.4.1。图2.5.12、其他查询1) 确定查询字段：在列表中，列出了数据表中的所有字段，对于字段较多，被隐含了，可通过滑动条进展选择。2) 在下拉框内选择比拟关系。其中包括：包含、等于、模式匹配、大于、小于、大于等于、小于等于、范围。3) 在输

11、入框中输入比拟值。(为了查询方便、系统将以前用户定义的查询表达式存储起来，当需用以前的检索条件再次查询时，只要选择一下，不必再定义，可通过 图标查找以前的表达式)4) 选择 图标，符合条件的记录就会在数据工作区中列出。3、详细说明：包含：当前字段中是否包含某个词，如文件标题包含“国家这两个词。字段名选择正题名，比拟方式选择包含，比拟值输入“国家。等于：例如：查询文件页数为3的文件。字段选择文件页数，比拟方式选择等于，比拟值输入3。范围：例如：查询文件日期在1964到1999年的文件。字段名选择文件年代，比拟方式选择范围，比拟值输入19641999。大于：例如：查询年龄大于24岁的人。字段名选择

12、年龄，比拟方式选择大于，比拟值输入24。等于：例如：查询年龄等于24岁的人。字段名选择年龄，比拟方式选择等于，比拟值输入24。小于：例如：查询年龄小于24岁的人，字段名选择年龄，比拟方式选择小于，比拟值输入24。系统还提供了直接查询数据表中的前10条、前100条、全部数据的快捷方式。数据表前十条数据的查询，方法：确定查询范围 选择 图标(查询全部) 或 图标，系统会将数据表中的前十条数据列出。数据表前一百条数据的查询，方法：确定查询范围 选择 图标 (查询全部)或 图标 ，系统会将数据表中的前一百条数据列出。查询数据全部记录，方法：确定查询范围 (全部记录)，选择 图标(查询全部)或 图标 ，

13、系统会将数据表全部记录列出。说明：查询数据还有两种查询方法，一种为下拉式弹出菜单，即用鼠标选中“归档文件管理，再点击鼠标右键，弹出下拉式菜单，选择“数据查询菜单项；另一种为“快速引导法，用鼠标点击窗口功能按钮栏中的“开场按钮，再依次双击“数据查询“定制档案“房地产公司“资料室“XX部“资料目录，最后弹出查询窗口。六、 数据打印在档案管理实际操作过程中，经常要将输入系统的档案数据以各种形式的表格打印出来，宝迪系统具有非常强大的报表设计和打印功能，关于报表设计功能将会在专门的章节详细表达，本节只讲将数据如何打印出来。数据打印，本系统称之“打印编目，根本原理是先查询后打印，即将数据先查询出来，再进展

14、打印。1、操作步骤：1 在档案类型区选中“资料目录，再用鼠标点击主菜单栏中的“编辑菜单，再选择“查询数据菜单项；2点击工具栏中的“查询记录按钮，弹出“条件表达式窗口，输入查询数据条件后点击该窗口的“查询按钮；3点击工具栏“数据分析及打印下拉按钮三角形，弹出下拉按钮菜单，再选择“打印编目下拉菜单项；4在窗口功能区左边选择要打印的报表名称，如“资料目录，然后点击功能窗口区的工具栏中的“打印按钮预览；如图2.5.15点击报表预览窗口中“打印开场打印；如图2.6.1报表名称列表打印按钮打印按钮图2.6.1图2.6.2七、 设置输入方式档案著录工作是一个相当繁重的工作，设置输入方式可以减轻著录的工作量。档案著录项信息有一定的规律性，著录项经常重复、固定的几个值或固定的一个值，有些前二个字符一样，如都为“关于，这时我们可通过给字段设置输入方式来减轻档案信息录入的工作量，从而提高数据输入效率，它包括以下内容：初值：对于相对固定的著录项，可以通过赋值一个初值，在著录时，自动将赋值的初值著录上去，来提高著录速度。例如：将编制单位初值设置为“广州市审计局，编制部门设置“档案室；1、操作步骤1选中审计档案的案卷目录；2依次点击“编辑主菜单 “数据设计 “设置输入方式；