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1、材料物资管理流程为规范公司材料物资管理工作，推行材料物资工作“标准化、规范化、程序化”，统筹材料物资工作，提高工作效率，特编制本流程。本流程适用于公司所有在建工程项目，包括公司新建、扩建、改建等工程项目的整个材料物资管理系统。第一章 材料物资请购流程第一条、为了避免因材料物资请购程序的不规范而造成材料物资不能及时准确到位，避免因材料物资请购计划统计不准确而造成的成本增加及材料物资浪费的现象，特制订本流程。第二条、常规材料物资的请购。工程建设常规材料物资包括：基建类材料、装饰类材料、水电安装类材料、设备类等，具体按A、B、C类的形式进行划分。（一）、A、B、C类材料物资的划分如下：（二）、项目部
2、根据实际材料物资的需求，按照A、B、C类材料物资的划分，提交请购计划给对应的部门进行采购。A类物资由建筑事业部采购处负责采购；B类物资由各建设公司采购科负责进行区域采购（B类物资采购区域规划详见附件）；C类物资由各项目采购员及项目部有关人员进行采购。 （三）、项目部需根据项目的实际进度合理排出A、B、C类物资具体的到场时间，再根据采购各种材料需要的合同谈判、评审、签订周期及供货周期（各种材料的供货周期详见附件），计算出A、B、C材料需提交请购计划的时间。（四）、请购计划表的填写、审核施工单位提前提交材料计划给发包方（甲方）项目部（计划表格式见附件），甲方项目部专业工程师审核材料计划（审核时间需
3、在3天以内），如审核不通过需及时让施工单位重新提交。如审核通过，项目部对施工方提交的材料请购计划单进行登记并存档，并将此计划单内容转换成“甲方的材料请购单”格式，填写项目材料（设备）请购计划表（由项目部申报，表格式见附件），并由专业工程师、预结算工程师、项目经理和分管总经理审核签字后提交。 （五）、请购计划表的内容（1）项目部需在请购计划表中准确填写所要请购物资的名称、规格型号、单位、数量、计划到货时间等。（2）对于请购物资必须符合XXX标准的须在请购单上注明完整，必要时可附有说明、图纸等，以做为采购和验收时的标准。（3）请购单上的文字、数字、字母等需填写清晰，特别是易混淆的字母（如C、O）、
4、数字（如1、7）等， 要保证他人可以辨认清楚。（4）项目负责人在请购单上签字后应注意在空余部分是否已注明“以下空白”或打斜杠。（5）请购单上填写的日期需与提交时的日期一致。（6）请购单一经建设公司总经理签字后，则不得涂改或加入新的内容。（7）对于有样品的，供应商须将样品提交到相应的采购人员手中，收样人应确认“已收到样品”。（8）对于特殊紧急情况，请购部门可直接填写请购单，经建设公司总经理签字后，交付相关人员执行采购。（9）请购单上的到货期限需符合材料采购周期。（10）请购部门不得指定请购物资的品牌、厂家（特殊情况除外）。（11）请购部门须适当注明请购物资的用途及使用部位（具有保密性质的除外）。
5、（12）请购物资不能是不可分割性物资的一部分。（13）不能出现重复请购，原则上在同一采购周期内不能出现同一物资出现两次或两次以上的请购。 第三条、固定资产类物资的请购。项目部要提供有集团相关领导审批同意的文字材料（如申请报告等）。电脑及其配置类物资的请购：各部门在请购电脑及其相关软、硬件配置时，在按一般类物资请购程序办理同时，还须同时提交经IT部主管核准、公司相关领导审批同意的文字材料（如申请报告等）。第四条、请购计划的变更 （一）若请购部门变更计划时，对于物资已采购到位的，则需与供应商协商退货；若无法退货的，则请购部门要承担所造成的损失。 （二）若请购部门变更计划时，若物资还未采购到位的：
6、1、但已签订合同的，须经建设公司总经理批准后方可以书面形式更改计划。 2、对于没签订合同的，项目部需以书面形式更改计划，采购期限顺延。第二章 采购合同谈判、编辑、评审流程 第一条 合同谈判（一） 在和客户谈判之前，主谈人员必须做好详尽谈判计划，使用规范的表格做成洽谈备忘录，及时记录洽谈的内容；（二） 所谈物资含有较强的专业性、技术性时，必须邀请相关技术人员参与谈判，并对相关技术参数签字确认；（三） 大型安装项目合同，除商务谈判外，还必须连同总经办、采购管理中心、采购信息中心人员一起到供应商处实地考察，以全面了解其实力、资质和以往的工程业绩等；（四） 无论何种物资，原则上杜绝独家投标，必须找至三
7、家以上的客户进行投标、洽谈，特殊情况需报批。集团战略客户不需货比三家。（五） 所谈供应商为新客户时，则应要求其必须提供相关的证件（营业执照、税务登记证、生产许可证、法人代表签字的委托书），合同金额较大的需将以上有关供应商的证件报给采购信息中心审核、备案；（六） 我方合同谈判人员须向对方认真讲解我公司合同文本的相关条款；（七）集团总部已签订的战略协议，项目部如有需要的可以向采购管理处索要，作为合同签订的参考依据，但项目部需做好保密工作。 第二条 合同起草（一） 采购合同应清楚的说明采购产品的名称、产地品牌、型号规格、技术要求、价格、交货时间、交货地点、交货方式、付款、检验与违约索赔条件等内容，并
8、规定采购的产品不合格时，供货方应承担的义务；（二） 所用合同文本必须是我司法务人员颁布的标准版本，不得随意更改；（三） 买卖双方单位名称要做到“四一致”（乙方单位全称、落尾、图章与营业执照）；（四） 若因技术、质量约定条款较多无法在主合同上表述清楚时，要单独以合同附件的形式签订；（五） 合同上所有栏目都必须认真填写，若有些栏目不需填写时可用“/”代替；（六） “合同产品清单”中单位栏的填写应符合现行国家计量标准，不能以“捆、扎、堆、斤”等模糊或不规范词语填写，合计金额栏应用规范的大写文字填写；（七） 所谈对方是个体户时，乙方名称中必须填写对方身份证号码，并附有身份证复印件和家庭住址；（八）除合
9、同外，还须和供应商签订单独的承诺书，作为合同附件一起评审、存档。第三条 合同预审、软件上编辑发起、评审（一）材料采购合同金额在2000元以内的建设公司内部评审，大于2000元的报集团评审，但不能有意分拆合同。（二）项目完成合同谈判后，需按要求将预审资料先提交建设公司采购科预审后再报建筑事业部采购处对接负责人预审，提交的合同预审资料必须齐全，包括：1、合同电子版2、三家单位详细比价表（合同金额较大的需提供三家单位盖章后的报价单、营业执照、资质证书等相关法律文件）；3、合同签字、盖章页（需明确日期）；4、有各采购科负责人、项目经理、各建设公司总经理签字的合同评审表扫描件（合同评审表上的信息须认真填
10、写完整，真实有效。如：中标和竞标单位名称、联系人和联系方式、中标原因等，其中联系方式必须有固定电话和手机号码，缺一不可，评审表中甲方谈判人需明确）；5、特殊情况必须提供项目第一责任人签字的情况说明（合同金额较大的需建设公司总经理签字）。 （三）、建筑事业部采购处合同评审对接负责人预审时间不得超过2个工作日，超过2个工作日须向建筑事业部采购处分管总经理备案，超过3个工作日须向建筑事业部考核处备案；预审完毕后，由项目部按预审后的资料在软件中发起，并及时跟催合同评审人员评签。（四）、合同编辑、发起评审：1、合同编号为进一步加强合同管理的规范性，方便后期查询，结合建厂项目的实际情况，现对合同编号进行统
11、一，合同编号采用四级编号方法，如下：（公司简称HT+项目简称XXXX）-（分类XX）-（年份20XX）-（流水号XXXX）例如：山西鑫大华房地产开发有限公司瓷砖采购合同，该合同为项目2010年签订的第1份合同，则合同编号为：SXXDH-CG-2010-0001；2、避免低级错误的出现，如电话号码写错，金额大小写不符，万元和元分不清，合同中留有“”等；3、在合同模板中需把规格型号、数量、厂家品牌、材质要求、技术参数等须填写完整；4、合同签约地点原则上：首选太原市，其次为项目所在市、县；5、合同在软件平台上发起时需正确选择合同模板并按要求认真填写，不得将做好的合同全部直接复制、粘贴到软件模板上。如
12、软件上没有需要的模板，请联系建筑事业部采购处合同评审对接人加载标准模板。送审合同版本必须为标准版本，特殊没有标准版本的，需要说明，并须送达集团财务部、法务部审核。（五）、评审人员选择：如评审人员有变动，工程管理中心相关负责人会及时将新的对接评审人员发给各项目部，项目部如收到此类的通知要及时告知项目经理和相关采购人员，并及时保存，更新。（六）、每个部门的评审人员都须认真审核合同的各项条款，并在软件平台上签字，如评审时需拒绝的必需明确拒绝的原因、理由。（七）、如合同评审人员评审时发现合同中的问题，须及时反馈给合同谈判人，以保证大家口径一致，共同谈判，提高工作效率，降低采购成本。（八）、关于评审被拒
13、绝后如何再发起1.评审程序被拒绝：请在原送审合同上按评审人员意见编辑修改合同，重新“发起评审”，（原则上不超过1个工作日），严禁重新新建合同。2.会签程序被拒绝，请按会签人员意见编辑修改合同，重新“发起会签”（原则上不超过0.5个工作日）。（九）建筑事业部采购处评审对接负责人需配合项目部协调各评审部门的评签工作，所有采购类合同评签不超过4个工作日，采购安装类不超过5个工作日。（总经理、分管总裁会签时间不计入）。（十）、建筑事业部采购处采购员为各项目部谈判、签订的合同，原则上由采购处各对接负责人直接从平台发起并负责跟催到底，项目部资料员不要重复进行编辑、发起评审等相关操作。（十一）、项目部及采购
14、处采购员发起的合同，项目部应由专人及时跟踪评审、会签情况，催促各评审部门的评审、会签人员及时评签，避免相关评审人员忘记评审、会签，从而耽搁时间。项目部会签时间不得超过0.5个工作日。（十二）、项目部需加强合同谈判工作，采购科和片区公司总经理加强审核，建筑事业部采购处每月对合同预审中发现的问题进行通报，对核减额进行统计，并最终落实到月度、年度目标责任书考核中（核减额超过5%将进行通报处罚）。第四条 合同签订、登记、存档（一）、合同评审完成后，由工程管理中心合同管理专员审核并将合同文本转换成PDF版本格式后发给项目部，项目合同管理员在接收到合同时，应对评审表、合同内的相关内容、以及客户的相关证件进
15、行审核，并进行登记、存档（电子版）。（二）、项目部相关负责人应及时联系供货方签订合同，双方盖章（需盖骑缝章），并交项目部合同管理员登记、存档（双方盖章的纸质版）。合同登记台账见附件：（三） 、合同条款中原则上不允许出现笔误或删改，特殊情况出现笔误或删改，应由双方当事人签字认可，并在笔误或删改处加盖双方的公章。（不准在合同文本上涂改任何文字）；（四）、合同原件至少一式四份，一份档案室存档，一份财务部保存，一份项目部留存，一份供应商；（五）、当别的部门因工作需要查阅相关合同时，一定要其项目部第一负责人签字认可后，方可查阅；（六）、未经许可，任何人不得私自复印合同。第五条 合同执行（一） 、甲乙双方盖章后的合同即表示合同正式成立，具有法律效力；（二） 、合同开始执行，材料进场或供应商工人进驻工地时，合同执行的直接负责人要积极协调各项事宜，妥善处理好供应商和工地人员之间的关系，在处理好前后台管理的同时，保证项目的顺利进展；（三） 、对于战略协议物资，建筑事业部采购处每月与供货方核对应付货款，每月底进行汇总并及时通知各项目部，并跟催项目部及时按合同付款，项目部应积极配合，避免因拖欠货款导致战略协议单位暂停供货。第六条 材料采购及评审流程图
