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1、广东省外贸开发公司 编号:QP/MA01程 序 文 件版号:A 标题: 质量策划控制程序页码:1/31.0 目的 规定质量策划活动的方法、内容及执行情况，以保证产品质量满足规定的要求。2.0 适用范围 适用于服务项目的正式实施前、已推行的服务项目的修改或改进的初试行阶段以及有特殊质量要求服务项目的实施阶段的质量保证和质量控制。3.0 职责3.1 办公室：负责编制质量计划及监督质量计划的实施。3.2 有关部门：参与策划评议会。3.3 管理者代表：负责组织进行质量策划并批准质量计划。3.4 行政部：发放质量计划。4.0 工作程序4.1 当出现下列情况时应考虑进行质量策划服务项目的正式实施前；本公司
2、已制定的服务项目修改或改进的初试行阶段；有特殊质量要求的服务项目的实施阶段。4.2 质量策划由管理者代表组织相关部门以策划评议会的形式进行，这些部门可以是办公室、人事部、财务部、办公室、业务部、相关分（子）公司等。4.3 质量策划应包括以下各方面：4.3.1确定是否需要编制质量计划以及涉及的过程及内容。4.3.2确定过程控制的环节，如： a. 质量管理体系过程及方法； b. 资源要求如：人员的资格要求或技能要求。 c. 质量体系进行的改进。4.3.3 确定和准备各过程中相应的记录及对应的记录表格。编号:QP/MA01程 序 文 件版号:A 标题: 质量策划控制程序页码:2/34.3.4 确定策
3、划过程中所能引用的原质量体系文件的部分并明确需特别拟定的书面化程序及编写、控制的职责。4.4 策划评议会结束后，由办公室经理填写质量策划评议表，参与评议会的人员在其上签名。4.5 质量计划的编制4.5.1 质量计划由办公室负责编制。4.5.2 质量计划应主要包括：封面页和内容页，封面上注明质量计划的编号、版号、产品名称、编制、审核、批准人及日期、内容页包括： a. 应达到的质量目标； b. 各阶段责任和权限的分配； c. 服务的质量体系过程； d. 采用特定程序、方法和作业指导书； e. 为达到质量目标所必须采取的其他措施。4.6 质量计划的审批和发放4.6.1 质量计划由办公室经理审核，管理
4、者代表批准。4.6.2 质量计划由办公室复印后加盖红色“受控”印章后，发至相关部门，发放时填写文件发放登记表，文件持有人在文件发放登记表上签名并注明日期，质量计划的原件由办公室保存。4.7 质量计划的修改 质量计划在执行过程中若需修改，由修改提出人填写文件修改申请表，经管理者代表批准后由相关部门按要求执行，更改按4.6.2项受控发放，并收回“作废”文件，没经修改的质量计划的版本为A，每修改一次，版本由B、C按英文字母顺字逐一增加。4.8 质量计划的实施及跟踪评审 质量计划由执行部门实施，由办公室监督和协调实施过程。编号:QP/MA01程 序 文 件版号:A 标题: 质量策划控制程序页码:3/3
5、5.0 相关文件及记录 QR-24-01/A 质量策划评议表 QR-21-04A 文件修改申请表 QR-21-01/A 文件发放登记表编号:QP/MS03 程 序 文 件版号:A 标题: 资金风险控制程序页码:1/21.0目的 通过对资金收付的控制，使公司有限的资金发挥更大的效用，提高营运资金周转速度，减低资金风险。20适用范围 本程序适用于所有涉及资金收付的控制。30职责31业务人员：负责为所支付的资金及时提供有效的报帐单证，对应收的资金及时安全的回收。32主管会计：检查资金安全情况，审查资金收付的有效性。33各部门负责人：制定纠正措施并组织实施。40工作程序41本程序分资金支付和资金回收、
6、逾期处理三部分。42资金支付421业务人员提出支付申请，填写付款通知书，并提供交单、报帐时间。422主管会计就该申请的支付风险出具意见。423业务人员依据资金管理控制规范把相关文件记录及付款通知书送相应的授权人审批。424主管会计依据资金管理规范对业务人员提供的相关文件记录及付款通知单审核无误后通知出纳员付款。425主管会计以业务员提供的交单、报帐时间为业务编号作帐，并检查跟踪。426业务人员应在规定的时间内提供有效的原始凭证。427主管会计依据有效的原始凭证用同一业务编号销帐。43资金回收431业务人员把有效的原始凭证交主管会计，并提供该笔资金的回收时间。编号:QP/MS03 程 序 文 件
7、版号:A 标题: 资金风险控制程序页码:2/2432主管会计以该笔资金最后的回收时间作为业务编号作帐，并检查跟踪。433资金按期收到后，主管会计通知业务人员确认，用同一业务编号销帐。44对于到期未提供有效单证或回收资金的处理。441主管会计应随时检查付款后销帐情况及资金回收情况，一旦发现有逾期销帐或资金逾期回收情况，立即通知相关业务人员，并查找原因，填写逾期资金检查表报送相关部门负责人及财务总经理。442收到逾期资金检查表的部门负责人应在规定时间内制定纠正措施方案，组织实施，并在限期前把逾期资金检查表传回至主管会计及财务部总经理。443财务部总经理依据资金管理控制规范把逾期资金检查表呈送相关人
8、员，安排相关人员跟踪、验证。50相关文件及记录资金管理控制规范逾期资金检查表付款通知单编号:QP/MA02程 序 文 件版号:A 标题: 内部沟通程序页码:1/31.0 目的 确保质量管理体系在公司不同的层次和职能之间有效地运作。2.0 适用范围 本程序适用于涉及质量管理的有关事宜，包括公司的发展规划、经营方针、年度计划、日常各项经营管理工作中的重大事项、质量体系过程及有效性、质量体系出现不符合、客户的重大投拆、生产经营管理事故等需要沟通的事项。3.0 职责3.1 各部门或员工：根据质量管理工作的需要，提出内部沟通的要求，接受内部沟通的信息，组织或协助实施内部沟通，保存沟通记录，评估沟通的有效
9、性。32 办公室：负责组织实施行政事务和综合方面的沟通。34 人事部：负责组织实施人事、劳资、组织、思想教育、文化方面的问题。35 财务部：负责组织实施财务、统计、审计方面的沟通。40 工作程序41 沟通渠道与方式411 下行沟通：指自上而下的信息传递和沟通，利于领导把组织的路线、方针、政策以及意图传递给下属，领导把工作中存在的问题、要求传达给下属，协调组织中各层次的活动，增进各层次、各职能部门之间的联系和了解。412 上行沟通：指组织中的成员、群体通过一定形式的渠道与决策层进行的信息交流，如下级向上级定期或不定期的工作汇报，情况问题的反映，意见的征求等。413 平行沟通：指在组织系统中处于相
10、同层次的人、群体、职能部门之间进行的信息传递和交流，利于提高办事效率，增加相互了解和协调，清除编号:QP/MA02程 序 文 件版号:A 标题: 内部沟通程序页码:2/3相互之间的冲突、扯皮，增进团体之间和组织成员之间的相互合作与协调。414 书面沟通：指以书面文字为媒介进行的信息传递与交流，如通知、文件、请示、报告、网络、内部刊物、会议纪要等。415 口头沟通：指以口头语言为媒介进行的信息传递和交流，如会议、讨论、座谈、电话联系等。42 比较固定的沟通方式总经理办公会议：每月一次，主要内容是副总经理汇报工作，研究企业重大工作。中层干部例会：两月一次，主要内容是传达上级和集团有关文件精神，各部
11、门汇报工作。年中工作总结会：每年一次，主要内容是总结上半年工作，布置下半年工作。年终工作总结会：每年一次，主要内容是总结年度工作，布置下一年工作。公司领导民主生活会：每半年一次，主要内容是领导班子开展批评和自我批评，加强领导班子沟通和建设。内部审核会议：每年一次，主要是审核内部管理是否按规定进行。管理评审会议：每年一次，主要内容是评审质量管理体系的运作及其效绩。内部刊物：每季一期，主要反映企业的经营决策、经营状况以及企业文化建设等方面的内容。43 必须进行沟通的情况编号:QP/MA02程 序 文 件版号:A 标题: 内部沟通程序页码:3/3客户的重大投拆、生产经营管理事故、质量管理体系出现不符
12、合、日常运作不符合控制程序。44 内部沟通的有效性评估是否达到沟通的目的，沟通是否有效，如沟通无效，需重新组织实施沟通。45 结果跟踪沟通实施后，组织实施部门应将沟通结果反馈给相关部门和员工。46沟通记录 须由组织实施部门做好相应记录。50 相关文件记录 沟通记录广东省外贸开发公司编号:QP/MA03 程 序 文 件版号:A 标题: 质量手册和程序文件控制程序页码:1/31.0目的 确保质量手册和程序文件的系统性、协调性、有效性和适用性。2.0 适用范围 本程序适用于公司的质量手册及程序文件控制。3.0 职责3.1 相关部门：负责编写有关质量手册和程序文件。3.2 管理者代表：负责质量手册和程
13、序文件的审核。3.3 董事长或总经理：负责质量手册和程序文件的批准。3.4 办公室：负责质量手册和程序文件的发放和管理。4.0 工作程序4.1 编写 质量手册和程序文件由管理者代表按照ISO9001-2000标准中各要素的要求主持编写。4.2 格式 质量手册和程序文件采用活页装订形式，以便修改。4.3 审核 质量手册和程序文件由管理者代表审核。4.4 批准 质量手册和程序文件由董事长或总经理批准。4.5 标识 质量手册和程序文件需注明文件名称版本号、修改状态、页码及文件编号，并登入受控文件清单中，受控文件在批准修改页上加盖“受控文件”红色印章，受控文件为公司的有效版本。 编号:QP/MA03 程 序 文 件版号:A 标题: 质量手册和程序文件控制程序页码:2/3 程序文件编号规则： QP/XX YY MA管理职责 序号 RS
