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1、1、目的对质量管理体系的所有文件进行有效控制，确保质量管理体系运行的各个场所使用有效文件，并处于受控状态，以及质量管理体系的持续有效进行，保证记录完整，实现质量追溯性。2、范围适用于本集团公司及所属子公司质量管理体系所有文件和记录。3、定义受控文件：指最新有效文件，加盖“受控”印章的文件。3.1 非受控文件：未加盖“受控”或加盖“作废”的文件。3.2 质量体系文件：质量手册、程序文件、作业文件、质量记录、表格等。3.3 记录：为完成的活动或到达的结果提供客观证据的文件。3.4 外来文件：非本公司发布的，与质量体系有关的标准、规范、手册，与产品有关的法律法规，顾客提供 的标准等文件。3.5 技术
2、性文件：设计图样、工艺文件、作业指导书、检验规程等；“技术通知”行政文件：除公司技术性文件、质量体系文件以外的行政管理性文件；4、职责集团总经理：负责质量手册的批准。4.1 集团管理者代表：负责集团公司质量手册审核、程序文件的批准。4.2 集团质量管理部门：负责质量手册的编制、组织程序文件的编写、修改、校对与报批。4.3 各部门主任、子公司分管领导：负责本部门所需的三、四层次文件的批准。4.4 各部门、子公司各职能部门：负责本部门第三、四层次文件文件的编制、报批。4.5 集团质量部门：负责组织和主持质量管理体系文件编制、修改、评审、发布、更新、作废、处置的监督 管理。4.6 集团技术部门：识别
3、和编制所需的技术、工艺等文件，并负责该文件的归档管理，（含顾客图纸、样件等）。4.7 人力行政部门：编制公司行政管理文件并负责公司行政文件归档管理，（含人事任命、培训、基础建设 等）。4.8 各部门：负责识别所需的各种内部管理性文件。5、文件控制流程图6过程要点描述过程要点描述责任单位使用记录编制6.1.1 依据本程序4职责，各部门编写相应文件。6.1.2 文件编写完成后，交质量部门对文件统一进行编号， 并校对文件。6.1.3 文件编制要求及记录编码规那么见本程序8附件说明。各部门文件初稿审批文件审核、批准权限依据附表及控制矩阵表。各部门管理者代表总经理文件编制、更改审批/通知单发放6.3.1
4、 归口管理部门负责相应文件的发放并按规定进行记录、存档。6.3.2 质量手册、程序文件、三层文件、技术文件、质量类 文件发放时均须盖“受控”章。各部门文件发放回收记录表培训新制定或更新的文件由人力资源部或归口管理部门 组织相关人员进行培训，并保存相关记录。人力资源部、归口部门培训计划培训记录表储存和使用6.5.1 各部门指定专人对文件进行分类并建台帐；6.5.2 质量部门负责清理本公司质量类文件的归口管理，并 建立有效文件清单。各部门文件发放回收记录表质量体系6.5.3 使用过程中，允许以电子版、纸制版等保存6.5.4 质量文件定期清理或更换后，作废文件原稿原那么上 需保存1年，但需标识“作废
5、”章，并隔离存放。6.5.6 质量部门根据质量体系文件受控清单中文件的受 控状态，对文件进行管理，适时（每年至少1次）检查评 审文件的有效性，发现问题须及时处理。6.5.7 临时借阅质量体系文件时，内部借阅，由归口部门负 责人签字后方可借阅。原那么上不允许外部借阅。受控文件清单更改与修订6.6.1 填写文件编制、更改审批/通知单，按本程序附 表一进行审批，对修改进行登记。（注：技术文件用技 术文件更改通知单）6.6.2 技术文件的更改与修订，按变更管理程序执行。各部门文件编制、 更改审批/通 知单回收及处置6.7.1 发放新文件时，应回收旧版本文件，并做记录。6.7.2 对于失效的旧版文件，由
6、归口管理部门加盖作废，章。作废文件每年集中统一销毁，电子档同时集中删除。各部门文件发放回收记录表外来文件管理6.8.1 外来文件由归口管理部门进行接收、识别，并建立外 来文件清单。6.8.2 由归口管理部门组织相关部门对外来文件进行评估， 报公司领导是否采纳并运用。如被批准，归口管理部门将 负责对外来文件的推广与运用。6.8.3 外来文件的由归口管理部门保存。归口部门外来文件清单归口管理部门格式编制填写、修改输出：记录单7、记录管理流程图8 .过程要点简述过程要点描述责任单位输出记录编制、填写、修改8.1.1 记录格式按本程序附表一权限进行审批，报送集团质 量部门备案后使用。8.1.2 记录格
7、式如需要修改，需填写文件编制、更改审批 /通知单。8.1.3 各子公司可根据实际情况对程序文件的表单在现有 基础上做相应完善，表单编号不变，修改后的表单报批后， 报集团质量部门备案。各部门记录表单审核记录审核人员应确认记录是否正确，规范，不符合那么给予指导修正或重写；发现不符合者组织培训各部门及其负责人整理归档各部门每月底对各项记录进行编目、分类装订、保管， 以便于检索。各部门质量记录清单记录的储存保护8.4.1 根据记录的重要性，对每一种记录制定其保存期限， 见本程序11记录。8.4.2 需保存在清洁、干燥、防火、防盗的适宜环境，以防 损坏、变质和丧失。各部门记录的检索8.5.1 质量记录的
8、查阅，原那么上须由归口管理部门负责人批阅后，在规定的场所进行。原始记录不得外借。8.5.2 公司外部的查阅，须经公司领导批准。各部门过期记录的处置8.6.1 保存到期的资料，由归口部门提出销毁明细表申 请，报公司领导批准后执行。8.6.2 销毁时可用粉碎或烧毁的方式进行。各部门销毁明细表9附加说明文件编制、审核、批准矩阵表见附件一9.1 文件及记录的编码规那么9.1.1 质量体系文件编号规那么为：XX YZ QXXXXXXXX作业文件序列号：001-999程序文件号（上层文件号）质量体系文件类别号：手册：M；程序：P；记录：R；子公司代号（XX-XX, XX-XX, XX-XX）公司代号（海通）程序文件编码规那么为：XX / QP0803海通程序文件号（0803为变更管理程序）9.1.3 三层次文件编码规那么为：XXXX /QPXXXXXXX海通各子公司标识/程序文件代号程序文件号三层次文件序列号9.1.4 记录表单文件编码规那么：XXXX /QPRXXXX - XXX海通各子公司名称标识/质量记录代号程序文件号 记录表单号9J.5质量手册文件号为“XXQM”
