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1、渤海财产保险股份有限公司合同管理规定目 录第一章 总则第二章 合同管理职能部门及主要职责第三章 合同的订立第四章 合同的履行第五章 合同的变更和解除第六章 合同纠纷的处理第七章 合同档案管理第八章 罚责第九章 附则第一章 总则第一条 为加强依法治司，提高渤海财产保险股份有限公司（以下称“公司”）经营管理效益，规范合同管理工作，防范与控制合同风险，预防和减少合同纠纷，根据中华人民共和国合同法及相关法律法规，结合公司实际，制定本规定。第二条 本规定所称合同是指总公司及各分支机构在经营管理活动中，以公司名义与平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的的协议，包括具有合同性
2、质的意向书、协议书等。合同类型包括但不限于房屋租赁合同、装修合同、采购合同、服务合同等，保险合同和劳动合同除外。本规定所称合同管理是指公司依法合规地进行合同订立、履行、变更、解除、转让、终止以及审查、监督、控制等一系列行为的总称。合同管理是全过程的、系统性的、动态性的。 第三条 公司合同管理遵循依法合规、切实维护公司合法权益的原则。第四条 本规定适用于总公司及各级分支机构。各分公司应根据本规定，结合分公司实际，制订分公司合同管理办法，报总公司合规部/风险管理部（以下简称“合规部”）备案。第二章 合同管理职能部门及主要职责第五条 公司合同管理实行合同经办单位、业务主管部门、合同合法合规性审查单位
3、、财务监督部门分工协作、各负其责、相互监督、有效控制的的管理原则。第六条 合同经办单位是指在公司授权权限范围内为履行经营管理职能而需订立合同并发起合同评审流程的总公司各部门及各分公司。其主要职责为： （一）负责本单位职责范围内合同谈判、拟定合同条款；（二）通过OA 系统提交合同评审、签订、履行及送交合同档案存档手续；（三）负责全面正确履行合同并督促合同对方全面履约，建立合同台账，做好合同履行情况记录，解决合同履行中出现的各类问题，及时反映合同履行中出现的法律问题；（四）及时妥善办理合同的变更和解除事宜，并按本条（二）款规定履行报批等程序；（五）参与处理本单位合同纠纷的协商、调解、仲裁或诉讼，提
4、供相关情况及资料；（六）安排专人负责本单位合同档案管理，及时做好本单位合同副本及合同履行过程中有关文件、资料的归档工作，及时将合同档案移交合同档案归集部门。总公司合同档案归集部门为合规部，各分支机构的合同档案归集部门为分公司综合管理部。第七条 业务主管部门指对合同约定事项负有管理职能的总公司各业务条线管理部门。其主要职责为：（一）审核合同业务性条款的全面性、业务术语的准确性；（二）审核合同业务性条款的的可行性、经济性及合规性；（三）审核按照管理职责应审核的其他内容。第八条 合同合法合规性审查单位指总公司合规部及分公司合规管理部门或合规管理岗位。其主要职责为：（一）制定、修订公司的合同管理制度，
5、并组织实施；（二）制订、修订公司的示范合同文本；（三）对合同管理工作进行培训和提供咨询服务；（四）对合同的合法合规性和严谨性等进行审核；（五）总结推广公司合同管理经验、通报合同管理中出现的问题；（六）参与公司重大合同的资信调查、谈判、签订及公证事宜；（七）与公司法律顾问沟通，代表公司对外处理重大合同纠纷；（八）对公司合同管理情况进行监督、检查；（九）有关合同管理的其他事项。第九条 财务监督部门指总公司计划财务部门及分公司财务部。其主要职责为：（一）负责从财务角度审核和监督合同的订立和履行，注重在价款、结算方式、票据、税金约定等方面进行审核；（二）负责发票的审核、签收签发，负责按照合同结算条款收
6、、付款。审查发票与合同内容、金额的一致性及合同程序审批的完备性，不一致及不完备的不予付款；（三）合同约定是否符合国家相关财务管理规定及公司财务预算管理。第三章 合同的订立 第十条 公司订立合同，均须采用书面形式。严禁口头协议和非正式书面协议。书面形式是指合同（协议）书、信件及数据电文（传真、电子邮件或电子数据交换）等可以有形地表现所载内容的形式。第十一条 合同的签订严格按照审批流程进行。严禁先履行、后报审、后签订合同；严禁在空白的合同文本上盖章。对于不能在同一地签订的合同，应由对方先签字盖章或各自签署后互换合同文本。第十二条 公司合同审批权限原则如下：根据公司章程规定，公司法定代表人授权公司总
7、裁有权签署包含在当年预算内的合同。超出预算的，按照公司预算相关规定办理。合同标的额为30万元人民币以上（含30万元）的合同上报至公司总裁（或其授权人）批准后方可签订。合同标的额30万元人民币以下（不含30万元）的合同上报至公司财务总监（或其授权人）批准后方可签订。第十三条 总公司所签各类合同，均应以总公司名义（不得以部门名义）签订。由合同经办部门通过OA系统合同评审流程审批同意归档后，由合规部加盖总公司合同专用章予以订立。第十四条 各级分支机构需签订的各类合同，均应以分公司名义签订，分公司不得将合同的签订权限对三、四级机构进行授权。除下列情形外，均应由分公司合规管理部门或合规岗位人员按照本规定
8、通过OA系统合同评审流程审批同意归档后，由分公司综合管理部加盖分公司公章予以订立：（一）以公司示范合同文本签订的业务类合同，如保险代理合同、保险经纪合作合同及其他专项业务类合同等，经总公司业务主管部门审批同意后即可签订合同，无须经OA评审流程。但总公司业务主管部门认为有必要的，可以通过主送-抄送流程请合规部就相关条款的合法合规性进行审核；（二）各分支机构与移动、联通等公司签定的合同总额在1万元（含）以内的电信类协议以及预定酒店、租赁花草等综合类合同无须通过合同评审流程报批，可直接签订。第十五条 总公司OA系统合同评审流程为：合同经办人经办部门负责人会签部门（由经办部门负责人视合同性质进行选择）
9、合规部法务管理岗合规部负责人财务负责人综合管理部负责人总裁室领导分公司OA系统合同评审流程为：分公司合规管理岗位分公司财务负责人分公司负责人总公司业务主管部门负责人（由分公司负责人视合同性质进行选择）总公司合规部法务管理岗总公司合规部负责人总公司财务负责人总公司综合管理部负责人总裁室领导以上流程至总公司综合管理部节点后，由综合管理部负责人视合同性质、金额等情况选择报送总裁室领导最后审定。第十六条 合同经办部门在议定合同前，应当审查对方的资信状况和履约能力，主要包括以下方面：（一） 社会信誉（近三年是否有重大违约、是否涉及重大经济纠纷或经济犯罪案件等）及履约能力（如：生产能力、运输能力、支付能力
10、等）；（二） 营业执照是否真实有效；（三） 对方资产（资金）证明；（四） 对方是否具备履行合同必需的相应资质证书；（五） 根据合同性质需要审查的其他内容。第十七条 提交至OA系统合同评审流程的合同应符合下列要求：（一）主体合格、标的明确、手续完备；（二）合同条款齐全、实体内容完整且意思表示真实；（三）文字清晰、语言规范；（四）无矛盾条款、无空白条款。第十八条 合同审查的要点主要为：（一）合同的合法性。主要包括：当事人有无签订、履行该合同的权利能力和行为能力；合同内容是否符合国家法律、政策和公司规章制度规定等。（二）合同的严密性。主要包括：合同应具备的条款是否齐全；当事人双方的权利、义务是否具体
11、、明确；文字表述是否确切无误等。（三）合同的可行性。主要包括：当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力、条件；预计取得的经济效益和可能承担的风险；合同非正常履行时可能受到的经济损失等。第十九条 采用合同书形式订立合同的，自合同双方签字并盖章之日起生效。合同评审完毕无异议后，方可加盖公章或合同专用章。合同的签署必须有单位负责人或其授权人的签（章）字，并填写合同签订时间。合同如多页或有合同附件，应加盖骑缝章。第二十条 补充合同、解除合同的签订适用本章规定。第四章 合同的履行第二十一条 合同生效前，不得实际履行。合同生效后，合同经办部门负责合同的履行。合同经办部门应按照合同的约定全面、及时地行使权
12、利、履行义务，并及时全面地跟踪了解合同相对方的履约情况，督促合同相对方严格履行合同。第二十二条 合同经办部门应妥善保存合同履行过程中的往来函件及合同相对人、利害关系人的签收文件原件等，负责搜集、整理证明公司履行事实的证据资料。第二十三条 合同履行过程中，因国家法律法规或监管规定要求导致合同相关条款不能履行而需修订的，合同经办部门应与合同相对方进行协商做相应条款变更。第二十四条 合同履行过程中，合同相对方未严格履行合同，出现或可能出现违约情形的，合同经办部门应及时调查了解合同相对方不能履行合同的原因和有关情况，并及时向合规管理部门报告，同时采取有效措施予以制止或要求继续履行，并按照合同约定向其主
13、张违约责任。第二十五条 合同的具体经办人变动时，合同经办部门应及时指定新的经办人并及时办理交接手续，新的经办人及部门负责人要尽快了解和熟悉合同订立、履行情况，保证合同的继续履行。因合同不能履行或不能完全履行而造成公司损失的，按公司相关规定追究有关人员的责任。第二十六条 合同履行完毕的标准，应以合同条款或法律规定为准。合同经办部门负责人、合同经办人应随时了解、掌握合同的履行情况，发现问题及时处理。第二十七条 合同经办部门、经办人及审核人在合同订立和履行过程中知悉的对方商业秘密，无论合同是否成立，均不得泄露或者不正当地使用。第五章 合同的变更和解除第二十八条 在合同履行过程中，碰到困难的，首先应尽
14、一切努力克服困难，尽力保障合同的履行。如实际履行确有人力不可克服的困难而需变更、解除合同时，应在法律规定或合理期限内与对方当事人进行协商。第二十九条 合同对方提出变更、解除合同的，应从维护公司合法权益出发，从严控制。第三十条 变更或解除合同的通知或双方的协议应当采用书面形式，并按本规定评审程序和权限执行。第三十一条 合同经办部门在收到对方要求变更或解除合同的正式文件、信函后，应立即向公司分管领导汇报。合同经办部门应视具体情况在合理期限内书面答复对方，避免造成不利法律后果。第三十二条 变更、解除合同的协议在未达成或未批准之前，原合同仍有效，仍应履行。变更或解除合同的文本作为原合同的组成部分与原合
15、同具有同等法律效力，依照本规定进行管理。第六章 合同纠纷的处理第三十三条 合同履行过程中发生纠纷的，合同经办部门应及时向合规管理部门报告，同时应积极采取措施予以解决。首先争取与合同相对方共同协商处理。协商不成，需进入诉讼、仲裁程序的，应按照国家法律法规和公司规章制度及合同约定进行处理。第三十四条 处理合同纠纷时，合同经办部门负责搜集、整理与纠纷相关的各项证据资料，包括履约或违约事实、争议原因、协商过程等各类事实情况，并对证据资料的真实性负责。合规管理部门负责提供法律支持和指导。第三十五条 合同纠纷处理遵循下列原则：（一）坚持以事实为依据、以法律为准绳。法律没有明确规定的，以国家政策或合同约定为准。（二）以双方协商解决为基本办法。纠纷发生后，应及时与合同相对方友好协商，在既维护公司合法权益，又不侵犯对方合法权益的基础上，互谅互让，达成协议，解决纠纷。（三）因对方责任引起的纠纷，应坚持原则，保证公司合法权益不受侵犯；因我方责任引起的纠纷，应尽量采取补救措施，减少我方损失；因双方责任引起的纠纷，应实事求是，分清主次，合情合理解决。第七章 合同档案管理第三十六条 总分公司合同档案管理依照渤海财产
