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1、吉祥航空股份有限公司采购管理程序文件编号： JXPC-ZK002-2011 （第版）编制：采购部审核：批准：本程序为了保证产品质量和生产能力,充分体现“公正、公平、公开”原则，以合理价格购入优质产品，逐步建立稳定的供货网络，确保正常生产。本程序适用于生产所需的各种食品原料、各类物资的采购过程，包括供方评定和监督，实施订货作业及原料、物资入库验证。1、新产品的选择与确认 新产品指未在机上使用过或曾经使用但停用6个月以上的产品。1.1此类产品采购前，标准制定人员要将推出新产品的需求数量、何时要求到货，何时调拨到位及何时开始配发等相关信息通知采购与物资调拨管理员。1.2采购与物资调拨管理员应要求采购
2、人员提供3家供应商提供不同品牌的同类产品备选，在对产品的特性进行初步了解后由配餐部同客舱部对产品进行试用，并将具体的试用意见由填写在机上供应品使用情况征询意见表中（见附录A），作为产品选择的参考依据，对产品进行分析后对选择品种进行确认，按照“采购经理配餐部总经理及公司分管领导”的顺序进行报批，确认最终选择的产品。1.3在产品品种确认以后，各制定标准人员应结合使用标准和预计的航班数量，测算计划采购产品的数量（原则上新产品的订购数量不超过3个月的使用量，其他产品的采购量应控制在12个月以内），将信息报采购与调拨管理专员，由其统一安排采购与调拨；1.4在完成采购数量测算后，由采购与物资调拨管理员负责
3、上报机供品采购立项审批表，在明确的填写采购品种的品名、品牌、规格、最高限价后，按“采购经理配餐部总经理及公司分管领导计划财务部”的顺序进行报批。2职责2.1采购处负责组织供方评定，编制采购计划，原料、物资入库验证和保管及对外质量投诉的处理。2.2生产处负责编制所需原料的品质、规格要求及准确的需用计划。2.3质量控制处负责编制所需培养基、药品的品质、规格要求及准确的需用计划。2.4维修工程组负责制定部门各种设备采购计划，并按计划开展申购。2.5综合事务组负责编制电脑、通讯设备、办公用品的品质规格要求及准确的需用计划，并按计划开展申购。2.6航机保障处负责车辆及零配件、油耗的品质、规格要求以及准确
4、的需用计划。2.7财务管理部门负责按合同的执行情况进行付款。3 程序3.1供方选择与评价3.1.1食品原料供方的选择和评价A采购处根据公司生产所需食品原料、用具及其他有关信息，会同相关处室，经综合研究分析后，确定三家以上管理好、产品质量稳定、售后服务佳、有良好信誉、具有竞争价格的供货商作为候选供方，并编制物资采购货比三家表（见附录B）。B 向候选供方发出原料采购标准、质量要求，并请候选供方提供样品、报价、企业“工商营业执照、食品卫生许可证、税务登记证”等有关资料。同时要求候选的供方到机场出入境检验检疫局注册备案；C 所有熟食制品、小包装食品等样品需交餐食制作部厨师长进行测试；餐食制作部厨师长对
5、样品进行初步鉴定，出具样品测试报告（见附录C），并将测试结果反馈至采购处；D 根据样品测试报告（见附录C）等生产处反馈的结论，选择合适的供方；E 组织质量控制处、生产处等有关人员对熟食制品、无需加工直接使用的原料以及长期提供原料的供方进行现场调查，了解供方的企业管理、生产能力、技术水平、卫生状况、产品质量、设备情况、企业信誉、供货及服务水准等，并共同填写供方评定调查表（见附录D），以优中选优的原则，确定合格的供方；3.1.2 配件、用具用品等供方选择采购处根据有关配件的技术要求向有关供方询价，一般配件和用具用品由采购供应部门负责采购。3.1.3 设备的供方选择A维修工程部门对所有设备的技术资料
6、、性能价格比等因素进行审核，据此编写供方的分析评价报告，编制设备采购货比三家表（见附录E）报公司领导审批；B 根据公司领导批示，确定合格的供方，开展采购工作。3.1.4 合格供方的质量监督A采购处建立合格供方档案，以安全质量监控处的进货检验记录和现场评估记录为依据，积累归档；B 每年定期组织对供方的现场检查，对供方进行评估，并填写供方评定调查表（见附录D）；C 对供货质量不稳定的供方发出整改通知，要求限期整改。必要时要进行现场审核，填写供方评定调查表（见附录D）；D 对产品质量的下滑、到期限无明显改进的供方，取消其合格供方资格；E 每年根据汇总的所有资料进行质量分析，作为选择供方的依据。3.1
7、.5 阶段性、临时性供方评价A采购处因航空公司配餐要求实施阶段性采购时，采购供应部门通知供方提供样品或从市场选购样品，由生产处进行测试，根据测试结论组织采购；B 根据供方的信誉、供货渠道等因素选择临时性或零星采购的合格供方。3.2 采购需求计划3.2.1 生产处、保障处、机供品需求计划A 根据航班计划和菜谱要求，编制各种原料、供应品需求计划，注明品种、规格、数量及到货日期，并由相关处室经理审核批准；采购处B 根据批准的计划在定点合格供方处进行采购，合格供方无法供给且生产急需时，需按本程序4.1.1C条规定，选择临时供方。3.2.2 采购处仓库采购计划A生产处根据航空公司配餐的特定要求编制“原料
8、订货月计划”，注明品种、规格、月度用量等，经处室审批后交采购处；B采购处仓库根据需求计划，核实仓库库存量，综合考虑保障供给能力、各类原料物质保鲜度和保质期等因素，由仓库主管分批生成“采购申请”，处室领导批准后执行。3.2.3 零星采购（专机、试餐和日常采购）A 因生产急需的少量原料、物质、须经使用处室领导审核，方可实施采购。B 因品种、规格、质量或市场供给波动等原因造成零星原料不能符合要求时，采购处应及时提出原料短缺更换申请，经使用处室领导确认后，报部门领导确认；C配件的采购各需求处室根据备件库存和需求情况，需求处填写购物申请单，并注明技术要求，由需求处室领导核准后实施。若单件配件金额超过20
9、00元，由需求处室负责填写固定资产添置申请表，经部门领导审批后实施；维修工程部门根据本程序4.1步骤选定合格供方。3.2.5 质控处实验室培养基、药品需求计划根据培养基、药品的库存和使用情况，填写采购计划单，并注明药品的名称、规格、数量等，由处室领导审批后，交采购处实施。3.2.6 采购合同的签订A采购处负责拟定合同责任条款和合同其他有关事项，并与供货方进行洽谈；B 合同须规定相应的处罚条款，例如质量不合格，第三方投诉赔偿和到货不及时等事宜；C 最终合同必须相关部门签订合同意见书后，方能由委托人签字生效；合同的管理详见公司采购合同管理规定。3.2.7 采购合同的执行A采购处督促供应商按照已签署
10、合同的具体条款按时提供货物；B 及时将供应商有关合同的执行情况提供给财务管理部门；C 对于不履行合同条款的供应商，应严格按照合同中明确的有关处罚条款与供应商协商解决；双方不能协商解决的，可交相关的仲裁机构裁决；D财务管理部门按照采购供应部门提供的有关合同执行情况付款。3.3 设备、备件的验证3.3.1工程部门协同采购处对设备供方产品进行验收，必要时到供方现场验收。3.3.2 对数量大的外包制品，以样品确认的方式对外包制品进行验证。3.3.3 设备拆箱后，由维修工程部门负责点检、查验产品说明书，使用手册，维修手册等各种随机技术资料。3.3.4 安排供应方进行设备安装调试，安毕后办理正式验收手续，
11、并按固定资产管理程序规定填写设备验收调试报告。3.4 市场调查3.4.1采购处根据原料使用情况，对新鲜蔬菜、水果、鲜活水产品等，进行定期（每周一次）或不定期的市场调查，了解货源、价格等信息。3.4.2. 对市场调查情况进行整理、分析、比较，及时与供应商进行洽谈，重新调整价格，填写市场行情调查表（见附录F），编制市场行情调查报告，并报部门领导。3.5 进口业务管理3.5.1生产处负责提供进口原料的月度需求计划。3.5.2采购处参与库存实际情况，按照生产需求制定进口原料订单。3.5.3 根据订货数量和进口许可范围，将确认的订单传真给海外供应商。3.5.4 审核确认海外供应商提供的反馈价格后，以书面
12、形式通知海外供应商实施采购。3.5.5 海外供应商负责货物托运，货到后由报关员负责清关提货，并交质量控制部门验收。3.6 采购文件和设备技术资料的保管3.6.1采购处负责保存合同文件及采购过程的有关记录。3.6.2财务管理部门负责建立并保存固定资产登记表、设备技术资料。3.7 机上供应品采购与入库具体要求3.7.1产品的选择与确认：采购经理负责机上产品的选型与设计工作，在产品的选择上按照采购用品的使用情况可分为续签产品和新开发产品两种情况：1） 续签产品的选择与确认：续签产品指已在机上使用，因合同到期需重新立项采购的产品。此类产品采购前，采购协议专员与机供品配餐管理专员需制定机上供应品使用情况
13、征询意见表，报客舱部乘务大队征询对该产品的意见，如无异议视为可用产品；有疑义的参照新产品的选择程序进行重新选择。2） 新产品的选择与确认：新产品指未在机上使用过或曾经使用但停用6个月以上的产品。此类产品采购前，采购人员需提供2-3家供应商提供不同品牌的同类产品备选，在对产品的特性进行初步了解后会同乘务大队对产品进行试用，并将具体的试用意见填写在机上供应品使用情况征询意见表中，作为产品选择的参考依据，对产品进行分析后对选择品种进行确认，按照“标准处高级经理配餐部总经理/副总经理”的顺序进行报批，确认最终选择的产品。3.7.2采购立项报批（数量确认）在产品品种确认以后，应结合使用标准和预计的航班数
14、量，测算计划采购产品的数量（原则上新产品的订购数量不超过3个月的使用量，其他产品的采购量应控制在12个月以内）；在完成采购数量测算后，采购经理与标准经理负责上报机供品采购计划审批表，在明确的填写采购品种的品名、品牌、规格、最高限价后，按“标准处高级经理配餐部总经理/副总经理财务部”的顺序进行报批，由财务部门确定最终的采购数量与价格。3.7.3价格的确认与合同签订：在财务部门确认订量与最高限价后，由配餐部进行采购合同的谈判工作，采购经理与采购协议专员应及时催办并监控合同的签订进程，在合同签订完成以后，采购协议专员应及时索取采购合同和样品，并交机供品库房作为入库检查的依据进行保存。3.7.4.产品采购的实施：在采购合同确认后，采购经理根据月机供品采购计划通知采购协议专员采购并将相关信息通知库房管理专员。5 附录5.1 附录A机上供应品使用情况征询意见表5.2 附录B物资采购货比三家表5.3 附录C样品测试报告5.4 附录D供方评定调查表5.5附录E设备采购货比三家表5.6 附录F市场行情调查表机上供应品使用情况征询意见表2009-06-06情况意见汇总序号机供品名称建议优化措施备注可行性评价部门(或单位)主管领导意见附录A物资采购货比三家表物品名称现用品牌规格现执行价市场考察价供应商甲名称：供应商乙名称：供应商丙名称：全年用量拟定价格所报品牌规格报价所报品牌规格报价所报品牌规格报价
