安全生产文件和记录管理标准

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1、Q/XXX-XXX xxxxxxxxx有限公司xxxxxxxxx厂企业标准Q/XXX-XXX 2008-2017 平安生产文件和记录管理标准2017-06-30 发布 2017-07-01 实施 xxxxxxxxx有限公司xxxxxxxxx厂 发 布目 次前 言II1范围12规范性引用文件13术语和定义14职责25 管理活动的内容和方法26 检查与考核6附录A (规范性附录） 平安文件记录清单7附录B (规范性附录） 平安文件（记录）发放表登记表14前 言本标准是为规范xxxxxxxxx厂平安生产文件和记录管理而制定的。制定本标准的目的是规范xxxxxxxxx厂平安生产文件和记录的管理，确保平

2、安生产文件系统有效运行，各项平安生产工作有据可查。本标准由xxxxxxxxx厂提出。本标准由xxxxxxxxx厂xxxx部起草。本标准主要起草人：xxx。本标准审核人：xxx。本标准批准人：xxx。 本标准由xxx归口并负责说明。平安生产文件和记录管理标准1范围本标准规定了xxxxxxxxx厂平安生产文件和记录管理的职责和权限、管理内容和方法、检查与考核、报告和记录等要求。本标准适用于xxxxxxxxx厂。2规范性引用文件下列文件对于本标准的应用是必不行少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括全部的修改单）适用于本标准。中华人民共和国主

3、席令第13号 中华人民共和国平安生产法中华人民共和国主席令第71号 中华人民共和国档案法中华人民共和国国务院令第493号 生产平安事故报告和调查处理条例中华人民共和国国务院令第599号 电力平安事故应急处置和调查处理条例国家档案局令第5号 中华人民共和国档案法实施法3术语和定义下列术语和定义适用于本标准。3.1平安报告报表事故事务报表、平安隐患排查报表、重大危急源报表、平安投入报表、平安培训报表、应急管理报表、平安管理机构报表、职业卫生工作报表等。3.2平安生产文档平安简报、组织机构任命及调整、会议纪要、规章制度、工作安排和总结、专项工作（方案、规划、总结等）、评价考核、平安检查、事故隐患排查

4、治理、重大危急源管理、应急管理、事故事务管理、建设项目平安管理、职业健康管理、特种设备平安管理、其他事项等。3.3平安生产记录班组日志、平安日活动记录、平安交底记录、平安教化培训记录、反违章管理记录、评价考核记录、平安事务报告及调查处理记录、平安奖惩记录、平安投入记录、平安检查及隐患排查闭环处理记录、职业危害因素监测记录、特种设备检测记录、其它平安记录等。3.4外来文件国家、行业和地方的法律、法规、标准和文件，国投集团、国投电力等上级单位和业务相关单位的要求等。3.5内部文件企业内部生成的文件，如企业标准，包括技术标准、管理标准、工作标准等；技术文件，包括技术方案、招投标文件和技术图纸；各类报

5、告、报表、文档和记录等。4职责4.1 xxx 负责xx厂平安文件和记录的归档管理。 负责xx厂安健环法律法规的归口管理。 负责指导和监督各部门建立健全各类平安文件和记录。 负责安健环文件和记录管理的监督检查。4.2 其他部门 负责建立健全本部门各类平安文件和记录。 负责按要求向xxx报送各类平安文件和记录。 负责本部门平安文件和记录的归档管理。5 管理活动的内容和方法5.1 文件和记录的编号和标识 文件和记录应依据标准建设管理标准或相应标准的编号规则进行编号，并依据相应要求编制流水号，保障文件和记录的有效性和适用性。 文件和记录采纳电子文件形式时，存入计算机或服务器硬盘的以文件夹、文件的名称进

6、行标识，对记录的硬拷贝封面进行标识，标识内容包括记录名称、日期、编号等。5.1.3各部门内部文件和记录参照标准建设管理标准制定编号规则，并按规则进行编号。5.1.4各部门应依据档案管理标准向档案室刚好提交档案，档案室档案依据档案管理标准编号原则进行编号存放。5.2 文件和记录的编写 文件应采纳统一编制的规范表格或模板，并按表格或模板要求编写。 依据详细文件相应管理要求，可采纳打印、手写、复印、传真或电子文件等。 依据详细文件签字的相应管理要求，可采纳手写签字或电子签章等方式。 手写记录要用碳素笔或钢笔填写，应字迹清晰、格式规范、内容真实、签署完整、标识明确，不得随意涂改、贴改或刮改。 当出现笔

7、误或打印错误时，应用删除线划掉，并在旁边写上正确的数据或文字，关键数据及文字的更改应在旁边注上本人签名及更改日期。5.3 文件和记录的发放和接收 管理标准类等厂级综合管理类文件由xxx办公室负责登记、发放。 法律法规等厂级平安类文件由xxx负责登记、发放。 技术规程、图册等厂级技术类文件由xxxx部负责登记、发放。 部门级文件由责任部门负责登记、发放。 发放书面文件时，应确保文件可用性和完整性，并确保文件版本的有效性。 发放书面文件时，发放人应填写“文件（记录）发放表”，领取人须在记录上签收，发放表在发放部门保存。 在公司OA系统或资料灾备系统中发布文件时，责任部门应以有效版本传送。 有秘级的

8、文件按机要文件管理要求发放和接收。5.4文件和记录的修改和审批 当外部条件或环境发生改变时，依据对应文件管理标准规定的要求进行修改。 详细文件修改应按对应文件管理标准要求执行，并做好修改记录。 详细文件修改应按对应文件管理标准履行审批手续。 各部门应刚好更新办公室、现场等场合运用的文件，保持文件版本的有效性。5.5文件和记录的宣讲和培训 厂级管理标准发布后，由xxx办公室组织开展宣讲和培训。 部门级管理标准或细则发布后，由适用部门或班组开展宣讲和培训。 平安文件发布后，利用NOSA讲堂和平安活动开展宣贯和培训。 技术文件发布后，由适用部门或班组开展宣讲和培训。 xxx结合月度检查对平安类文件的

9、宣贯和培训状况开展监督检查。 xxx办公室结合培训检查对年度培训安排执行状况开展监督检查。5.6 文件和记录的作废和销毁 纸质的作废或过期文件，由责任部门组织按管理范围从运用现场刚好撤出，并在封面加盖“作废”章进行标识。 纸质文件部分内容作废或过期时，在文件的正文部分对作废或过期部分加盖“作废”章进行标识。 作废和过期纸质定值的管理要求依据定值管理标准执行。 网络上发布的作废或过期文件，由责任部门进行删除或标明作废标识，详细标识方法：文件夹名称或文明名称+（作废），文件夹标识作废则文件夹内全部文件均作废，如2012年电气设备定值单（作废）、设备归档定值（作废）。 作废或过期的纸质文件回收和销毁

10、，依据废旧文件资料管理细则执行。 依据文件的类别选择销毁的方法，销毁的方法要符合环保的要求，又要确保储存介质上的任何敏感信息和注册软件被彻底删除。 接着保留的作废或过期文件，由保管部门在指定位置单独分类存放。 xx厂档案室档案文件的销毁依据档案鉴定销毁管理要求执行。5.7 文件和记录日常管理 xxx办公室应建立并保持有效公文、厂级管理标准清单，并对文件的限制效果开展监督检查。 xxx建立并保持有效法律法规清单，并对文件的限制效果开展监督检查。 xxxx部建立并保持有效厂级技术文件清单，并对文件的限制效果开展监督检查。 各部门建立部门级有效文件清单，并对文件的限制效果开展监督检查。 文件持有者应

11、妥当保管好文件，防止文件遗失或损坏。 文件持有者调离、转岗和辞职等缘由离开其原来岗位时，按员工所属部门工作及物品移交表对文件进行移交。 xx厂档案室档案文件的借阅依据档案利用管理要求执行。 各部门按职责分工组织对文件和记录的限制进行定期或不定期的检查。5.8 平安生产文件和记录的分类 平安生产法律法规、标准规范及上级文件。 xx厂平安生产管理制度及操作规程。 平安报告报表。 平安生产文档。 平安生产记录。 平安生产音像资料，包括：照片、录音、录像等。5.9 平安生产文件和记录的建立 平安生产文件和记录实行分级建立、分级保管。 xxx应组织建立xx厂主要平安生产过程、事务、活动、检查的文件和记录

12、，并加强对平安文件和记录的有效管理。 xxx应建立xx厂平安生产管理文件、档案和平安活动记录，详细内容参与附录A。 各部门应建立本部门职能范围内的平安生产文件、档案和平安活动记录，详细内容参与附录B。 班组应建立本班组职能范围内平安生产文件、平安生产台账及平安活动记录，详细内容参与附录C。5.10 平安生产文件和记录的管理 xxx应建立xx厂各类平安生产文件和记录书目，明确保存地点及保管的有效期，监督各部门执行。 xx厂及各部门平安生产文件和记录应指定专人负责，文件和记录管理应整齐、规范、便于查阅。 每年xxx应在xx厂归档要求时限前提交需档案室归档管理的文件。 xxx各平安专工、相关部门负责

13、人应每年在公司归档要求时限前整理、归档需部门归档管理的文件。 平安报告报表、文件资料应按5.8中的分类归档。 文件和记录管理宜设置特地的文件柜，并具有良好的卫生环境和防盗、防火、防潮、防小动物的平安措施。全部文件、图件应编写书目或清单，以便于查阅。采纳电子媒体形式的记录，应满意相应文件保管的要求，以防止文件或数据丢失。 xx厂利用公司平安管理信息平台和xx厂资料灾备系统，实现平安生产文件和记录的信息共享。 电子版平安生产文件和记录应指定专人分类保存，建立书目，并定期做好备份。 班组各类平安生产活动记录，应进行分类归档保存。 平安生产档案的保管、借阅、销毁应执行公司档案管理相关要求。 平安生产文

14、件和记录保存年限如下：a） 下列平安生产文件和记录应永久保管：1） 伤亡事故档案。2） 建设项目平安设施、职业卫生“三同时”档案、平安评价档案。3） 平安教化培训档案。4） 职业卫生档案。5） 特种设备平安管理档案。6） 重大危急源管理档案。7） 平安技术管理档案。8） 平安防护设备设施台账。9） 平安工器具台账。10） 其他需永久保管的平安生产文件资料。b） 下列平安文件和记录应定期保管，详细保管期限参见附录A、附录B、附录C。1） 平安生产检查台账。2） 隐患排查治理台账。3） “两措”管理台账。4） 违章记录及平安奖惩记录台账。5） 月度平安生产简报。6） 平安会议纪要。7） 各类平安总结及报告报表。8） 政府监督机构及上级单位下发的各类通知、平安文档。9） 其他需定期保管的平安文件资料。c） 平安生产法律法规、规章及标准，公司平安生产管理标准、操作规程、应急预案等资料应保存有效版本，过期应刚好清理。d） 平安防护设备设施、特种设备、平安工器具等台账资料应从设备的安装及配备起起先建立，直至报废。e） 可短期保存的平安文件和记录包括：月