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1、2023年电子文件管理制度(4篇) 书目 第1篇电子文件管理制度范本 第2篇电子文件管理制度规范 第3篇x电子文件归档、电子档案管理方法 第4篇电子文件管理制度(范本) 电子文件管理制度范本 电子文件管理制度 1.目的和适用范围 为保证我公司计算机网络平安顺当运行,提高工作效率特制定本方法。 本方法规定计算机电子文件的编制、批准、传递、反馈、归档、作废等要求。 本方法的规定适用于我公司局域网电子文件的管理。 2.术语 电子文件:相对于纸质文件而言,凡将储存、编辑、运用于计算机媒体的信息,如文件、表单、记录等,均称为电子文件。 3.职责 3.1人事行政部负责局域网的建立和系统运行的维护管理,以及
2、各部门计算机的维护管理。 3.2各部门按本规定执行。 4.管理内容和要求 4.1局域网操作系统和应用软件的建立 4.1.1操作系统的应用 a)服务器安装windowsnt4.0 b)客户机安装windows98其次版,须要时可安装windows2000/*p/me等。 4.1.2基本应用软件 a)office2000/*p办公自动化软件 b)autocad2000计算机协助设计软件 4.1.3操作系统和应用软件的安装必需由人事行政部微机维护技术员同意或在其指导下方可进行安装和卸载。 4.2网络软件的建立和应用 4.2.1我公司局域网电子文件的传输采纳microsoftmail电子邮局进行管理,
3、该软件安装在windows98启动组程序中,随系统自行启动,各部门必需保证邮件箱在工作时间内开放,任何单位不得自行改动。 4.3网上邻居的管理 4.3.1网上用户的设置详细见附表1计算机局域网编号及用户名称对称表 4.3.2网上邻居中各部门在服务器中设专用文件夹,各部门把有关文件分类归档。 4.3.3设定访问权限分类限制。 4.4电子文件的管理 4.4.1电子文件的管理不能违反质量体系文件、技术文件和资料、质量记录等限制程序的规定,编制必需以扩展名为.txt、.doc、.*ls、.eml、.dwg文件方式进行编写。 4.4.2电子文件的发放采纳局域网邮件进行发放,审核、审批处加盖受权为专用电子
4、印章或电子签名后方可有效。详细流程见附件。 4.4.3各部门收到电子文件后,必需进行文件回复以确保你部门正常收到电子文件。 4.4.4作好电子文件收发登记工作,发放文件有专用文件夹,接收文件有专用文件夹,作废文件由运用者按时删除。 4.4.5电子文件不允许自行进行更改,必需由编制单位提请文件更改申请单报品质管理小组审核、管理者代表批准后,由品质管理小组进行整体更改。 4.4.6电子文件有效性由文件发放部门对文件的有效性进行检查,并添写电子文件有效性检查记录。 4.4.7由发文部门负责把回复存到专用文件夹中,做为收发文登记。 4.4.8上级部门邮件的处理方式,当收到上级部门发来的邮件时由人事行政
5、部网关计算机负责转发给相关部门,相关部门要对文件的有效性进行反馈,最终按文件要求发回上级部门。 4.4.9对于标准、顾客图样和技术条件等外来文件和资料必需在5个工作日内进行评审和转化,并填写外来文件和资料评审表。 4.5局域网质量体系文件的限制 4.5.1电子文件不违反质量体系文件和资料限制程序、质量记录限制程序要求,以“电子文件为主、纸质文件为辅”的原则。 4.5.2质量体系文件和资料、质量记录样式均以质量检验科计算机中网上邻居-正式版qms文件为有效受控版本,其他部门和单位计算机中复制的文件和记录表样均为非受控版本,不得在体系运行中运用。如须要,必需经综合办确认同意,管理者代表批准,印制纸
6、质文件,并加盖受控印章后下发到运用部门和人员。 4.5.3计算机中与质量管理体系相关的全部文件夹和文件名称的命名应采纳实名、全称或简称的方式,避开采纳数字、字母代号和特性化的名称;以防止文件和资料的混乱、丢失和无意中删除。 4.5.4对于保密和未经授权不得阅读的文件和资料,必需进行文档加密和标识。 4.5.5对于重要文件和资料必需设置为“只读”属性,以避开无意中被修改。 4.6计算机网络平安 4.6.1每台计算机必需安装瑞星2023、金山毒霸、kv3000等正版杀毒软件;并定期进行查毒和杀毒,须要时,由人事行政部微机维护技术员进行。 4.6.2对一些保密的电子文件要进行加密处理,可运用offi
7、ce2000文件加密工具或者其他windows98操作系统下的文件加密工具。 4.7电子文件的备份 4.7.1客户机要每季度对电子文件进行备份,其备份方式可视状况自行确定。 4.7.2服务器中归档后的重要文件要在半年内或服务器储存空间接近临界容量时,要刻录光盘备份,并进行分类保管。 5.相关文件和记录 电子文件有效性检查记录 电子文件管理制度规范 一、 总则 1、 技术文件是本公司的核心隐私,是本公司能够持续发展并在市场上保持强势竞争力的有力保障,公司的技术文件属于公司全部。 2、 为规范本公司技术文件的管理,确保文件编制的正确性、完整性,明确技术文件的编制、签署、更改、保存等相关的内容,确保
8、技术文件的正确性及实施有效的管理,特制订本制度。 3、 适用范围:适用于本厂的技术文件的管理。 二、 技术文件的编制 1、 技术文件包括:技术文件是指公司的产品设计图纸、技术标准、技术档案和技术资料。 详细包括: 1) 开发安排阶段:方案设计、质量保障大纲、设计开发安排书、检验要求。 2) 开发设计阶段:原理图、印制版图、产品编程手册、机械结构图、编程器件烧写文件、可编程器件源码、硬件编程手册、软件安装包、驱动程序、设计评审记录表。 3) 产品调试阶段:产品调试手册、产品焊装明细表、产品调试记录、产品验证记录。 4) 产品维护阶段:设计开发总结、软件运用手册、产品运用手册。 2、 技术文件的技
9、术要求和数据等必需符合国家相关标准和规定要求。 3、 技术文件由技术开发部等相对应部门编制,各部门应对技术文件的精确性、合理性负责。 三、 技术文件的提交 1、 在产品开发的整个周期中,设计人员必需根据技术文件规范仔细进行各项文件的编写工作,以保证技术文件的完整性。 2、 在产品开发的各个阶段,设计人员都必需按时提交设计文件,并保存在公司的服务器中。每当设计文件发生重大更改后,设计人员都必需重新提交文件,以便更新服务器中的文件,保证开发工作的牢靠性。 3、 设计文件的提交以starteam为准,设计人员须根据提交的文件类别提交到starteam相应的书目。 4、 对于已提交的文件,任何人员不得
10、有意在服务器上进行删除。 四、 技术文件的归档 1、 各相关负责人负责技术文件的审核和批准;技术文件的编制必需严格执行编制、校对、审核三级把关制度;明确各级的责、权、利。 2、 技术文件应保证标题栏中的编号、名称、日期,设计、校对、审核、批准等栏中签署齐全,签署不齐全的技术文件不得用于归档。 3、 文件签署分为纸质文件签署、电子文件签署和光盘签署。其中,纸质文件签署须在纸质文件上手写签署,电子文件签署则在starteam上以备注的方式进行签署,光盘签署则在光盘封面的标签上进行总体签署。 4、 各类归档文件经确认无误并且签署完毕后,方可进行归档工作。归档文件要求一式两套:一套存放在公司服务器上,
11、供查阅运用;一套刻录成光盘,做封存保管。 5、 用来存储归档文件的光盘或其包装盒上应贴有标签,标签上须注明光盘的大致信息,如名称、编号、签署信息等。 6、 归档文件时,须填写设计项目归档资料清单,并对归档文件进行真实有效型和完整规范性检验,检验合格后方可赐予存档。 五、 技术文件的借阅 1、 任何员工之间不得私自传阅技术文件,不得非法保持不具权限的文件。 2、 若因工作须要,须借阅技术文件,则需报相关领导批准,并填写借阅登记表,然后方可通过获得的授权从公司服务器上下载相应的文件进行查阅。 x电子文件归档、电子档案管理方法 电子文件归档、电子档案管理方法 1.总则 1.1 对电子文件的形成、积累
12、、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理,应当由主管部门统一协调,指定特地机构或人员负责,保证管理工作的连续性。 1.2 电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作,档案部门要进行指导与监督。 1.3 电子文件的管理由档案部门负责,电子文件形成部门要供应帮助和支持。 1.4 应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等,以保证电子档案的质量。 1.5 为保证电子档案的可利用性,从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施,确保其信息的真实性、平安性和完整性。 1.6 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时,则应在内容、相
13、关说明及描述上保持一样。 1.7 具有保存价值的电子文件,必需适时生成纸质文件等硬拷贝。进行归档时,必需将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。 2.电子文件的收集与积累 2.1 收集范围。电子文件的收集范围,按国家关于文件归档的现行有关规定执行。 2.2 收集积累要求 2.2.1 记录了重要文件的主要修改过程,有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时,假如保管部门已起先进行向计算机全文处理的转换工作,则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留,否则可依据实际条件或须要,确定是否保留。 2.2.2 保存与纸质等文件内容相同的电子文件时,要与纸质等文件之间,相互建立精确、牢靠的
14、标识关系。 2.2.3 在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件,应实行更严格的平安措施,保证电子文件不被非正常改动。同时必需随时备份,存储于能够脱机保存的载体上,井对有档案价值的电子文件制作纸质或缩微胶片拷贝件保留。 2.2.4 用文字处理技术形成的电子文件,收集时应注明文件存储格式和属性。 2.2.5 用扫描仪等设备获得的图象电子文件,假如采纳非标准压缩算法,则应将相关软件一并收集。 2.2.6 用计算机协助设计或绘图等获得的图形电子文件,收集时应留意其对设备的依靠性,以及易修改性等问题,不行遗漏相关软件和各种数据。 2.2.7 用视频设备获得的动态图象文件,收集时应留意收集其压缩算法和软件。 2.2.8 用音频设备获得的文件,收集时应留意收集其属性标识和相关软件。 2.2.9 由计算机多媒体技术制作的文件,其中包含前面所示的两种以上的信息形式,收集时应留意参数精确、数据完整。 2.2.1
