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1、房地产标杆企业采购管理专注 专业 致力于房地产卓越管理房地产标杆企业采购管理赛普与您同行第六期 房地产标杆企业的采购管理 赛普管理咨询公司 李老师 房地产行业是一个综合性的产业，同时是一个资源整合的行业，从项目前期的产品规划、项目策划、设计、勘察、施工、材料、设备到广告宣传、园林绿化、装饰等均需要采购。因而采购活动在地产企业占据了重要的位置，对采购活动管理的成熟度，直接影响到产品的品质和成本，企业因采购环节管理不到位，造成迟迟不能交房的不乏其例，因此地产行业采购管理是非常重要的环节，是每一个希望成长的地产企业必须认真关注和用心研究的课题。在这里结合我们在咨询过程中总结积累的经验和与优秀企业的对
2、比分析，对工程、材料、设备采购活动的管理进行一些探讨。一、 房地产企业采购管理系统的组织结构在我们接触的房地产企业中，往往在采购管理职能的界定方面存在一些这样或那样的问题，归结起来主要有：集团与项目公司的授权不足，不适应公司的战略发展要求，如对项目要求周期很紧，但在招标采购方面的集团参与和审批环节过多，影响到效率的提升；采购管理的监督职能缺失，一个部门说了算，或个别人说了算，缺乏采购工作的公正性，也容易滋生采购过程中的违法、违规行为；采购管理的职能设计不完整，缺乏对供应商评价管理和信息资料库的收集和更新职能。1、房地产企业采购职能设置的原则房地产企业采购部门的设置因企业规模、企业文化、专业水平
3、和企业管控模式的不同，而各有千秋。首先要解决的是采购职能的划分和权限的划分，另一个方面是监督职能的完善。一般在集团公司里，集团层面侧重于策划和监督职能，而项目公司是执行主体，或按一定的权限划分集团与项目的采购权限，使职权和责任明确界定。而在非集团规模的房地产公司，则在不同的部门之间或与项目部之间进行划分，但执行和监督职能应由不同的主体来完成，以达到提升采购效率、降低采购成本，并且形成内部公开、公正、公平和廉洁的采购环境及氛围。二、 房地产企业采购部门的职能划分在遵循以上原则的基础上，采购管理主体的划分应该有两个层面：一个层面上更多的倾向于对采购系统的整体策划和监督，制定采购系统的管理流程、采购
4、规范、标准采购合同、招标文件范本等流程和流程精细化方面的工作，监督采购活动的实施，同时建立统一的采购信息系统，达到采购资源的共享，并且从公司层面与供应商建立战略合作伙伴关系，建立公司战略采购流程，以期在采购产品时获得优惠的价格和优良的品质，从而降低采购成本，提高企业盈利能力，以应对今后地产行业整体利润空间下降的趋势，形成公司的竞争优势。另一个层面是指采购活动的执行主体，具体实施采购活动，编制采购计划、组织工程、材料和设备的采购活动，组织对供应商的评估和对现场材料、设备的管理、数量核定等，其中项目工程的管理部门，如项目部、工程部等监督材料的验收和现场材料、设备的管理。两个层面上职能的划分也不是固
5、定的，可以根据企业的规模等因素进行调整，建立完整、系统的采购管理体系，但一般来讲，实施和监督的职能应该分离，以避免因缺乏监督造成的采购管理的失控，避免给企业造成额外的损失。三、 采购流程的关键绩效衡量指标和关键点的确定采购活动的目标就是要保证项目整体进度、质量和成本控制指标的达成，由此我们根据房地产项目目标对采购流程的关键绩效指标进行分析，整理出如下的关键指标作为对采购过程的控制目标的参考。在制定相关部门的绩效指标时可以参考制定。1采购流程的关键绩效衡量指标类别指标名称定义A（数量）采购计划的准确率实际使用数量与计划采购数量的比值采购计划完成率采购项目及时完成的数量与计划数量的比值Q（质量）采
6、购产品批次合格率采购产品验收合格的批次与实际采购批次的比率新材料、新技术采用计划完成率新材料、新技术采用项目数与计划采用项目数的比率C（成本）采购成本目标达成率采购产品成本与目标成本的比值单方工程造价中采购材料、设备成本所占的比率单方工程造价中材料设备金额与单方造价目标成本的比值T（时效）招标计划及时完成率按照流程时限要求按时完成的招标项目所占比重R（风险）材料、设备采购延误造成的工程延期天数根据工程实际发生的待料天数统计根据以上指标可以针对不同部门在采购活动中承担的职责，分解制定相应的采购部门、或相关部门及岗位的绩效指标，如对设计部门选样定板计划完成的考核、招标文件技术部分编制质量的考核等。
7、2采购流程的关键点、主要输入输出和控制方法采购管理活动的内容很多，如何抓住采购活动的关键环节，明确控制要求和方法，以达到控制的目标要求呢？根据以上制定的采购流程的关键绩效指标，通过分析明确重点应控制的采购流程关键点、活动的主要输入输出和控制方法：采购流程的关键点输入输出主要控制方法采购方式的确定项目总体实施计划、工程进度计划、材料设备需求、外包项目需求、相关技术要求和成本目标要求等明确的采购方式确定原则和采购方式的确定结果根据采购产品的类别、对项目进度影响的密切程度、采购产品质量的稳定性等确定材料、设备的采购方式和明确采购主体；通过工程采购总包合同，界定工程总包和分包项目及分包项目的采购主体战
8、略采购产品配置清单、采购计划、产品技术要求等。战略采购物资清单、战略采购协议。明确界定战略采购物资的清单，确定不同产品战略合作伙伴的选择方式，制定战略采购协议并监督实施情况。采购供应商信息库的建立和维护应掌握的供应商信息，合格供应商入选条件录入的供应商信息，合格供应商名单和所提供产品的技术资料和产品价格水平。利用信息系统建立供应商信息库。建立表单，明确不同产品供应商信息的内容要求，建立合格供应商的准入标准，实现供应商信息资料的共享并不断更新。招标采购项目招标采购计划、招标采购要点、产品技术要求、合格供应商名单等招标文件，包括评标方法等；投标书、中标通知书和合同、协议草案等明确规定招标的技术要求
9、、供应商资格条件、评标方法等，招标过程要做到公正、公平和公开，招标文件通过评审或审核，确保完整准确。供方资格管理工程、材料、设备供应商信息资料、供应商以往供货业绩、供应商资质等制定的供应商准入标准、供应商考察记录、对供应商评价的记录、初选和更新的合格供应商名单对供应商资格的审核、供应商准入的标准、履约过程评价的标准和合格供应商评定的标准以及评定结果的公开发布，建立公开、透明的供应商管理信息系统。合同管理合同编写所需的技术文件和资料、招标资料等标准格式合同、合同审核批准的记录、签订的各类合同及其所附的技术和质量要求文件编制标准合同文本并审核、合同技术要求、商务条款的拟定以及合同审核过程的充分和及
10、时性。四、 采购方式的选择确定很多房地产企业对采购方式的选择还存在着很大的随意性，有的主要是老板一句话决定；有的仅仅依靠对个别员工的信任，由个别员工承担了决大多数的产品采购任务，有的虽然采用了招标采购的方法，但却对决大多数的采购活动都采取同样一种招标的方法，招标过程烦琐，周期长，导致对工程进度的影响，因此如何选择采购的方式？我们认为应该在流程设计时给出明确的确定方法。1、采购方式划分的类别房地产行业的工程、材料和设备采购方式主要有战略采购、招标采购、议标采购和直接委托等方式，也有的企业还采用集中各项目采购产品，统一向供应商进行集中采购，以增大的采购量，争取获得优惠的价格。根据采购工程、材料、设
11、备的种类和与工程进度的密切关系、产品品质的稳定性、产品成本控制的难易程度等，采购主体也有不同的选择方式。在材料采购方面划分为甲购材料、甲定乙购材料、甲指乙购、乙定乙购四类。在工程方面分为总包和分包工程。采购主体的划分一般按以下原则进行，通常会在与总承包商签订合同时确定。1）甲购材料（设备）：对金额较大，质量要求较高、对楼盘的质量影响较大、施工进度配合要求不高，可以相对独立施工的设备（安装）及成品材料可以采取甲购方式。2）甲定乙购材料：设计阶段无法定板、且该材料品牌差异（质量、价格）较大，对楼盘的品质及效果影响很大、甲方要重点控制，且与施工单位工期配合较密切；信息价相差很大的材料（或信息价上没有
12、的）适合采用甲定乙购方式。3）甲方指定品牌范围、乙方采购材料：工程中常见，对楼盘效果及品质影响不大，且有三家及以上价格、质量相近；与信息价接近，与施工进度及配合较密切的材料。4）乙定乙购的材料：市场上的所有同类材料价格都接近、对楼盘效果及品质基本没影响，与信息价很接近的材料。2采购方式的确定采购方式的确定主要针对甲供材料(设备)和甲定乙购材料(设备)及总包和甲方分包的采购项目。1）战略采购战略采购：是指公司出于提高质量、降低成本、增加效率等目的，与若干家供方直接签署协议的采购行为。战略采购方式主要在多项目运作的房地产集团公司采用，一般由集团公司总部统一与供应商进行洽谈，通过招标方式确定战略合作
13、伙伴，并签署战略合作协议。目前房地产公司实施战略采购的材料设备主要有：电梯设备、机房设备、空调机组、涂料、瓷砖、电工产品、门禁系统和建筑装饰材料等。如建材超市百安居已经和深圳市万科房地产有限公司、广州市合生创展、珠江投资、上海腹地集团等房地产开发商签订了合作协议。2）招标采购招标采购包括供应商资质预审、招标文件编写、发标、回标、开标、评标、定标、谈判和中标通知发放等过程。招标采购又分公开招标和邀请招标方式。确定招标采购方式一般根据采购的规模和采购权限划分确定，由于招标过程环节多，耗时长，因此在确定哪些产品招标时，应重点关注一些批量大、价值高的产品。而对一般的采购产品采取直接市场比价、议价的方式
14、采购或邀标的方式进行。具体可通过明确需招标采购的产品种类和划分采购项目金额的方式确定招标材料、设备采购的范围。3）工程类采购活动，在总包确定前，个别分项工程必须提前开工的由公司直接发包；对总包工程中一些专业性较强、行业竞争较激烈、市场水平与定额水平有一定差异性的工程也可作为总包工程的甲方指定分包工程，通过招标方式选择供应商。对零星工程在限定金额范围内的，可采取项目管理部门直接比价采购的方式，其他的均采用招标方式选择。五、 供应商管理系统的建立供应商管理系统的建立对规范房地产企业的采购行为，形成内部公开、透明的采购管理系统和建立良好的供应商合作伙伴关系非常重要。通过与供应商建立长期、稳定的合作关
15、系，共同努力来降低成本，提高性价比，并通过与知名供应商的合作给企业带来市场宣传与推广方面好处，同时与供应商增进相互信任，在充分沟通上有效的提高性价比，从而达到互惠双赢的良好结果。目前在供应商管理系统的建立方面，很多房地产企业的重视度还不够，因此对供应商的管理力度还非常薄弱。1供应商评估与激励体系的建立和材料信息库的建立1）采购部门应收集供应商信息，建立供应商信息库，积累供应商相关信息及产品信息，为选择和确定采购产品提供充分和准确的信息。2）制定明确的合格供应商入围标准，对供应商进行初步的筛选、考察和判断，对符合要求的纳入合格供应商名单，不符合要求的也要建立内部不合格供应商（黑名单）的记录，为今后的选择提供信息和依据。3）建立对供应商的奖励、惩罚和扶持政策，调动供应商的积极性和处罚违规行为，形成公开、透明和内部充分共享的供应商管理系统。2供应商履约评估1）采购部门组织接受供应商产品和服务的部门，对供应商的产品质量、服务质量、内部管理、资源保障和配合情况等进行评价并打分。对产品好、合作配合好、服务好的供应商根据采购价格及后续实施情况给出评价。同时总结
