档案管理工作手册.docx

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1、档案管理工作手册XX公司行政部档案管理工作手册目录一、档案管理网 3二、档案管理 4三、 合管理部 能5四、档案管理工作 71 ）文件资料的采集管理 72）公司 （兼）档案管理 工作 8五、档案 档范 81）内部 料 82）行政管理 93）党群工作 94） 管理 、 器 . .95）生 技 管理 、基本建 . 106）会 档案 . 117）平 卷 . 11六、立卷（模卷 量及要求）.12七、档案室管理 .15XX公司档案管理组织机构图档案主管领导：总经理档案负责人：部门负责人档案室管理：兼职档案员财市园综物经信客场区合流营息户计化务拓管管管划建服展理理理发设务展组部部部部部部部人人人人人人人人

2、员员员员员员员员名名名名名名名名字字字字字字字字总则第一条 依据国家档案局国档发（ 1991）20 号文对于印发 的通知，联合 DA/T42-2009公司档案工作规范要求，为增强本公司文书立卷工作，特拟订本制度。第二条 归档的文件资料一定按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各样有保留价值的文件资料，都要依据本制度的规定，分别立卷归档。第三条 公函包办部门或包办人员应保证经办文件的系统完好 ( 公函上的各样附件一律禁止抽存 ) 。了案后实时交专 ( 兼) 职文书人员归档。工作改动或因故辞职时应将经办的文件资料向接手人员交接清楚，不得私自带走或销毁。行政部职能一、行政文秘工作1、组织并安排

3、公司内外的各种会议，并做好有关会议纪要。2、完美和订正公司的各项规章制度并敦促各部门严格依照执行。3、负责草拟、审查、公布公司有关文件，并达成公司各种重要文档的收发登记和归档工作。4、负责公司各种邮件书报的收发和传达，以及公司内部各种业务凭据的印刷。5、协调各部门关系，若发现问题，做到实时反应，实时解决，促使公司各项工作顺畅展开。二、后勤总务工作1、负责公司平常所需办公用品、低值易耗品和固定财产的采买，做到货比三家，质量上乘，价钱合理。2、达成办公用品、低值易耗品和固定财产的建账、保留、发放及有关登记工作；3、公司车辆和驾驶员的管理工作。4、严格恪守工作保密制度，诚实守信，不泄漏工作中的机密。

4、5、达成公司领导暂时交办的其余工作任务。三、档案管理工作1、组织员工学习宣传贯彻落实档案法、档案法实行方法、四川省 实行方法等档案法律法例，严格执行档案工作有关标准、规范。2 、成立、完美并严格依照各项档案管理制度，保证公司档案的齐备完好、规范、有效利用。3、对公司和各部门档案工作进行监察、指导，详细负责公司各样门类和载体的文件归档前的监察、指导工作以及归档检查查收和归档后的一致编目工作，促使档案的采集、整理、判定、统计、编目与检索、编写与研究、保留以及供给利用等项业务建设。4 、对档案室做好防火、防盗、防尘、防光、防潮、防高温、防有害虫生物、防污染等“八防”工作。5、在科学的发展观指导下，组

5、织档案管理员认真学习和掌握档案业务知识和专业技术，不停更新观点，踊跃应用档案管理新技术、新方法，不停提高档案管理水平。档案管理工作职责( 一) 文件资料的采集管理第一条坚持部门采集、 管理文件资料制度。 各部门均应指定专 ( 兼) 职文书人员，负责管理本部门的文件资料，并保持相对稳固。人员改动应实时通知档案室。第二条 凡本公司缮印发出的公函 ( 含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件 ) 一律由办公室一致采集管理。第三条 一项工作由几个部门参加办理，在工作活动中形成的文件资料，由主办部门采集归卷。会议文件由会议主办部门采集归卷。1 、公司工作人员出门学习、观察、检查研究

6、、参加上司机关召开的会议等公事活动的有关人员核报差旅费时， 一定将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室署名认同后财务部门才赐予核报差旅费。2 、本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议资料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室署名认同后财务部门才赐予报会议花费。（二）公司专 ( 兼 ) 职档案管理员的职责：1、认真贯彻执行中华人民共和国档案实行方法等有关档案工作政策、法例，依据公司发展的需求提出档案室的发展规划。2、认识本部门的工作业务，做好公司、部门行政文件的收发、分类登记、编号、传阅及催办等工作，掌握本部门文件资料的归档范围，采集管理本部门的文件资料，并将已经办理结束的文件

7、资料实时归档。3 、对公司各部门的应归档档案资料进行判定，同时赐予科学分类组卷和正确地区分保留限期。4 、认真执行平常归档制度，对本部门包办的文件资料实时采集归卷，每季度最后一月月底前应将归档文件资料归档完成；指导公司各部门搞好档案的归档、立卷和统计工作，敦促其将应归档的档案资料依据模卷质量标准整理完成，移交公司档案室一致保留，并向档案室办妥交接签罢手续。5 、每季度接收档案后，实时进行人库登记、上架，做好保留和统计工作。严格依据有关规定执行保密职责，保证档案安全，依据上司规定，对已无保留价值的卷宗实时、依据程序规定进行销毁。6 、踊跃参加上司组织的有关档案工作的会讲和培训，不停提高自己业务水

8、平易专业素质。同时组织公司专兼职档案人员的业务培训和档案编研工作。7、包办人员借用文件资料时，应踊跃地供给利用，做好服务工作，并办理暂时借用文件资料登记手续。档案归档范围（一）内部资料类第一条 上司机关发来的与本公司有关的决定、决策、指示、命令、条例、规定、计划等文件资料。第二条 重要的文书资料与有关单位来往的文书，包含通知、报告、决策、申请、留底文件、接收文件及交接文件等。第三条本公司的请示与上司机关的批复。第四条本公司反应主要职能活动的报告、总结。第五条 本公司的各样工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。第六条以上全部文件内部资料保留限期均为10 年。（二）行政管理类

9、第七条本公司对外的正式发文及重要文书资料，包含通知、报告、状况说明等。第八条本公司有关人员任免的文件资料以及对于员工奖赏、处罚的文件资料。第九条本公司员工劳动、薪资、福利方面的文件资料。第十条以上文件资料保留限期均为10 年。（三）党群工作类第十一条 上司机关对于党务工作的文件，针对本公司重要问题的指示、批改文件；对公司一般性、普刊行的文件、各项规章制度、管理方法与条例等。第十二条党员代表大会、党委（党支部）会议及其余有关会议。第十三条 会议通知、报告决策、通告、纪要、简报及党员学习教育等形成的文件。第十四条党群机构设置、调整、人员编制等方面的决定及通知。第十五条团员及团组织管理方面的决定、通

10、知、批复及有关工作统计报表等。第十六条以上文件资料保留限期均为10 年。（四）经营管理类、设施仪器类第十七条 本公司与有关单位签署的合同、协议书等文件资料，包含公司与外单位的租借合同、仓储合同及运输合同样有关文件。第十八条公司综合设施管理条例、方法、方案、规定等。第十九条公司单台（套）设施购买申请表、批复文件、购买合同、协议等；第二十条 公司设施仪器养护、维修、重要事故剖析出理报告、仪器报废判定资料、申请、批复及办理结果等有关资料。第二十一条以上有关文件资料保留限期均为30 年。（五）生产技术管理类、基本建设类第二十二条 公司内部有关生产调动、质量管理、产品检验、能源、设施管理等有关工作形成的

11、文件及管理文件。第二十三条 公司内部安全生产，包含安全生产技术管理规定、事故报告、检查剖析、办理资料、安全教育活动的资料、安全生产、校方方面的资料等。第二十四条 公司内部统计报表，包含职业健康安全系统管理、运转、内外审查等文件按资料，特别工作岗位技术查核、颁证、管理等资料。第二十五条公司整体工程设施保护资料等有关文件资料。第二十六条以上有关文件资料保留限期均为30 年。（六）会计档案类第二十七条公司会计凭据类：原始凭据、记账凭据、汇总凭据。第二十八条 公司会计账簿类：总账、明细表、日志账、固定财产卡片、协助账簿、银行账。第二十九条公司财务报告类，包含月、季度财务报告及年度财务报告。第三十条以上财务有关资料保留限期为15 年。( 七) 平常归卷第三十一条 各部门都要成立健全平常归卷制度。 对办理完成或批存的文件资料，由专 ( 兼) 职