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1、二五年九月福建龙洲运输股份有限公司办公自动化（OA）系统解决方案一. 前言1.1 系统简介福建龙洲运输股份有限公司OA系统是一套基于运输公司管理体系开发的办公自动化系统，集成于微软.net技术开发而成。产品的目标是实现办公自动化，提高办公的效率，减轻工作人员的工作负担，节约办公经费，使各项工作均处在有效的管理和监控之下，从而实现办公自动化、操作无纸化、资源信息化、决策科学化。并对各种知识信息进行积累，为各级领导的决策提供有效的支持。由于是基于运输公司订制，所以产品的针对性强，比起其他通用型OA更能适应运输公司的工作需要。系统主要解决：l 传统办公事务工作的繁琐、重复劳动、统计和检索的不便;l
2、规范办公事务操作的标准化和程序化，使公司的办公流程变得规范、有序，提高办事效率;l 信息流转不畅通造成的高沟通成本，低响应速度;l 任务分配的不明确，缺泛协作和反馈;l 员工的经验和知识缺乏积累和共享使企业不能迅速提升;l 人员流动对企业造成的损失;l 缺乏依据造成领导层的决策困难;1.4 系统特点l 完全基于浏览器界面，客户端只需安装IE浏览器，操作简单、方便，只要懂上网便能很快学会使用该软件l 系统基于B/S结构，客户端零管理，避免了C/S系统维护的烦琐，降低维护成本 l 采用了电子签章和数字签名技术及远程视屏技术。l 构件于B/S上的实时提醒系统，能及时提醒用户需要处理的工作。l 细分的
3、权限管理，可满足用户不同的权限管理要求l 灵活的配置，可方便自定义的工作表单、工作环节和工作流程l 系统将身份认证、权限分配及USB硬件加密认证有机结合起来，保证系统运行的安全性、良好的系统开放性和可扩展性，为企业轻松架构Internet应用l 基于学习的各种模板和知识库。二系统功能2.1 功能模块图系统设置：角色、职务、单位、部门、流程、表单、2.2 功能介绍2.2.1 信息中心1. 公司公告公司公告是用来发布和查看公司信息的，分：公共信息公司信息部门信息工作组信息个人信息。通知公告短消息管理（以上信息管理按权限分信息浏览、信息提交、信息审核、信息删除、信息栏目管理）2. 通讯录 常用通讯录
4、公司通讯录部门客户通讯录个人通讯录。3、. 调查问卷提供各种问卷调查 （最新问卷、问卷列表、问卷管理）4、短消息网关功能。 和公司数据库结合按需发送短消息。5、内部论坛。电子论坛、最新帖子、论坛管理。2.2.2 公文流转1. 我的公文公文流转采用电子印章和数字签名技术，包括拟稿，核稿，会稿，查看等用于公文处理相关的功能。2. 收文管理管理公司收文记录。3. 发文管理对已经过领导同意的公文进行确认发送及抄送，关键字记录。 4、公文参数设置公文模板、流程模板管理及相关参数设置。 5、文件管理：包括知识地图、基础设置、文件柜管理、印章档案管理、印章借用管理、电子签名管理、文件模板管理、文件范本管理、
5、工作流管理八个模块，其中文件柜管理和知识地图管理是重点。 6、档案管理：档案分类、档案处理、档案借阅、档案移交、档案销毁、参数设置（文件类型设置、密级设置、保管期设置、库位设置、主题词设置案、案卷类型设置）【主要功能】1）、档案处理过程严格根据国家档案管理标准和行业标准进行，包括整理（立卷）、归档等一系列工作。 适用于企事业单位档案管理。2）、用户可自定义档案分类层次树以便直观显示档案类别。可为每个类别的档案设置许可借阅用户名单。3）、档案文件来源于知识库中的文件，故文件归档直接在电脑上进行，若归档有误，可将所选档案拆散，重新归档。4）、根据档案许可用户名单借阅档案。档案借阅后能自动更改档案状
6、态、数量并进行借阅跟踪。档案借阅申请工作流程可通过“工作流开发”自行设计。5）、可定期将档案移交至档案馆等档案保管部门，进行集中保管。在已联网的情况下，归档电子文件的移交和接收工作可在网络上进行，但仍需履行相应的手续。6）、归档电子文件的鉴定销毁，参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行，可在办理审批手续后实施。档案销毁工作流程可通过“工作流开发”自行设计。2.2.3 人事档案1. 员工管理主要是员工档案记录，方便提交，并处理岗位调动，员工离职等事务，每个员工记录对应一个OA登陆帐号，无人数限制。人力资源管理系统由8大子系统60多个功能模块组成，全面构造企业人力资源管理平台，其关系图如下：一、基
7、础管理【系统简介】实施人力资源系统从设置企业组织结构和职务体系开始，这是企业人力资源管理基础工作。本系统支持集团级组织结构，并能按“行政纬度”或“业务纬度”构建组织结构图。通过岗位分析，可得出各岗位定员、工作职责和人员配置要求；通过岗位评价，可得出岗位重要程度及特征。本模块还可确定各岗位任职资格、职业计划、培训计划、考核计划等，并可生成内容详尽的职务说明书，为人力资源招聘、考核、薪酬管理、培训与开发等提供基础资料。本系统包括基础设置、组织设计、评价指标管理、考核指标管理、职务管理五个模块。 【主要功能】1）、基础设置可设置企业人事资料审批权限、考勤规则、保险法规、个人所得税税法等基础资料。2）
8、、系统提供灵活的组织模型设计与管理方案。能够根据需要提供多纬度组织结构图，可按“行政纬度”或“业务纬度”构建组织结构图，对结构图可设定生成范围。可对机构进行合并、拆分；可灵活查看部门编制人数、现有人数及尚欠人数；可在一个界面查看部门岗位分布、人员分布及部门调整情况等。3）、随系统提供了一套标准的岗位评价指标、调查问卷和企业岗位考核常用定性指标，用户可直接修改使用，可大大提高岗位评价的效率和绩效考核效率。4）、系统提供直观的岗位评价的功能，轻松点击即可评价，评价结果可由系统自动汇总。5）、系统记录职位的基本信息、工作内容、任职要求、职位性质、权限与责任、职位特征情况、职级、职责范围、工作设备与工
9、具、工作环境、素质模型、培训计划、考核计划等信息，可生成内容详尽的职务说明书。6）、职务职能管理模块为定额管理系统、招聘系统、考核系统、薪酬管理系统、培训与开发系统提供数据支持，和这些系统实现无缝连接。7）、可按职位结构图或从组织结构图按部门查询职位。自动计算每个职位定编人数、到岗人数、尚欠人数；可查看各职位历界任职人员名单。二、人事资料管理系统【系统简介】人事主档收集了员工个人各方面资料，主要包括：基本信息 、档案附件、个人简历、社会关系、惩罚记录、奖励记录、异动信息、保险档案、健康档案、工伤档案、劳动合同、资源配置、职业管理档案、出勤档案、薪资档案、培训档案、考核档案等近30多项资料（用户
10、可自由添加其他人事资料到此界面上），用户可在一个界面上查询当前员工在公司期间所有人事资料。用户可随意查询、统计，并得出各类报表。本系统包括人事主档、奖励档案管理、处罚档案管理、劳动合同管理、资源配置管理、人事异动管理、离职管理七个模块。【主要功能】1）、在人事主档界面可查询涉及该员工的所有人事资料，用户可随时添加其他人事资料到人事主档界面上或从此界面上移开。2）、可运用多种方法快速方便地从众多数据中定位某一员工，支持模糊查询、按拼音查询及自定义查询条件等多种查询统计方式。能进行各种人事资料统计分析，并可用统计图或列表方式输出结果，用户可自由设计或修改报表样式。3）、可按岗位定额合理配置员工劳动
11、资源（如办公用品、劳动工具等）。4）、人事档案项目可自行定义，甚至可自定义一个新表。（其实所有模块均有此功能）5）、档案附件可以是任何文件格式（如图片、WORD、EXCEL等），并可在浏览时双击打开查看。这些文档均保存在服务器数据库中，确保文档安全及查找的灵活性，同时保管、备份、移动及管理均十分方便。6）、可定义不同类型的劳动合同及每种合同中的特殊项目；记录合同的签订、生效、失效日期等信息；合同到期前一个月（可修改此时间）系统自动预警；提供合同维护功能；可进行合同续签、变动处理和违约及其它协议处理等。7）、提供工作流提醒供能，系统自动提示员工生日、试用期满、合同期满等项目。提醒逻辑可自行定义，
12、而且还可添加其他提醒项目。8）、提供离职、转岗员工详细的资源使用清单、财务处理清单、工作交接清单以及培训情况清单，用户可自定义员工离职、转岗工作流。9）、离职员工个人档案信息可转入企业后备人才库，并对离职员工进行跟踪记录，以求在适当时候反聘回来。10）、员工异动（调整岗位或调整部门）后，自动更新人事主档、岗位人数、部门人数等。三、考勤管理系统【系统简介】考勤管理系统对员工出勤资料进行登记并处理，使之成为薪资计算的依据。本模块支持所有将数据导出成文本文件的考勤机（如感应卡机、条形码机、指纹机等），同时也支持手工考勤。系统充分考虑到多班别、请假、出差、排休、违纪出勤等多种特殊考勤情况，能根据用户定
13、义的考勤规则和考勤公式进行数据处理并形成报表输出，同时可将相关资料导入薪酬管理系统，参与工资计算。通过自助系统，员工还可进行在线请假、出差申请（提交出差计划及费用预算）。考勤管理系统主要模块包括：考勤档案管理、排班管理、出勤记录管理、休假计划管理、休假管理、出差管理、加班管理、临时外出管理、违纪出勤管理、出勤资料汇总与管理十个模块。 【主要功能】1）、可为每个员设置不同考勤作息时间，员工每日可设置多个时段的工作时间，满足企业轮班、轮岗的考勤需要，支持批量排班，支持隔夜班。2）、本系统支持IC卡考勤、手工考勤和纸卡考勤等多种考勤方式。支持市场上几乎所有多数考勤机（如条码机、射频机、指纹机等）。可
14、设置时间间隔自动读取考勤机数据。3）、可根据本公司实际情况灵活设置考勤规则（可以对每个部门或每位员工设置不同的考勤规则），进行考勤汇总（自动判断是否迟到、早退或旷工，自动导入休假、出差、临时外出、加班等出勤资料生成员工出勤纪录）。能灵活处理多班别及加班、停工待料、出差、请假等近20多种特殊考勤，实现考勤数字化。5）、可设置参数进行批量数据录入，如加班申请可一次录入一个部门所有员工的加班申请。6）、可利用本系统基础平台之“工作流开发模块”自定义请假申请、出差申请、加班申请、临时外出申请工作流，进行自动化管理。7）、提供休假、出差到期预警与注销功能。预警逻辑可自定义。8）、可为员工制定休假计划，并
15、对休假情况进行记录；可自动计算和累计员工的假期，生成各类假期的积存余额记录。9）、临时外出可根据情况设置为扣时或不扣时，扣时之临时外出记录将在考勤汇总时扣除。10）、可统计每位员工的月出勤结果并提供给薪资系统进行计算，并且能被绩效管理模块调用；可以通过图形直观地列出设定时间范围内个人/部门/公司的出勤数据，并进行各种比较和分析。四、薪酬福利管理【系统简介】薪酬管理系统将工资项目、工资结构及工资计算公式的决定权交给用户，用户可根据自己的实际情况，确定工资项目、结构及其计算公式，并可随时进行更改。本系统支持多套工资方案，支持按日、按周、按月发放工资，可同时处理计件工资和计时工资，工资计算所需的基础数据如出勤资料、计件资料、住宿费用等由系统从其他模块中自动抓取。本系统可自动计算个人所得税、社会保险及工资尾数，所有工资数据可进行综合分析，生成常用工资报表（如工资明细表、工资汇总表、工资条等）。本系统主要模块包括：工资调整档案、保险福利管理、个人所得税管理、计件单价管理、计件工资管理、工资尾数管理、工资资料汇总与管理七个模块。 【主要功能】1）、工资项目、结构及计算方式由用户自行定义，并可随时调整。支持多套工资方案，
