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1、货代公司出口操作流程操作部工作流程客户服务一、订舱1 客户向我司订舱的2 客户发来的订舱单需显示以下信息，但不限于此：1）托运人 /发货人 2）船公司 /船名/航次或船期 3）起运港 4）目的港 /中转港 5）货名 6）柜型、 柜量 7 ）运价 8 ）托运人的签字、盖章3 客服人员收到订舱单后， 须与 SALES 核对运价是否正确， 并由 SALES 在订舱单上签字确认， 然后再向相应船公司订舱（特殊情况可先口头与 SALES确认，待SALES返回公司再补签字确认） 向订舱时，需先在各船公司专用台帐上自编 S/O 号。4 订舱单发出后，客服人员应主动向船公 司确认舱位，并将船公司传回的订舱确认
2、单第一时间传给客户，订舱确认上面的订舱号与船名、 航次要清晰、准确，以免造成混淆。5 订舱完毕后，客服人员应及时将资料输入电脑，具体步骤如下：1 ）新建委托-输入托运人、货名、船公司、船名、航次、开航日期、装港、目的港、箱型箱量。2 ） 工作号，并按各业务员创建业务编号，比如 “客户服务 ”以 KF 开头。3 ） 输入费用明细 - 主要是应收费用。4）订舱确认-输入订舱号。输入电脑时，应确保准确，并特别注意以下信息：船公司名称、船名、航次（一律采用V。 XXX的格式）、开船日期。6 操作台帐应该认真、完整地填写，应注意以下几点：1 ） 托运人应与订舱单上的托运人一致，并写清电话、传真、及联系人
3、；2）费用明细应仔细填写， “应收 ”为向客户收取费用； “应付”为由我公司支付的费用；运费到付的需填写在 “到付 ”栏，各种费用应分项列明；向客户收取的费用为ALL IN 时，须注明包含哪些费用；免文件、电放费用的需由公司领导在台帐上签字确认；3） 需由我司目的港代理代收运费的，须在台帐上注明使用哪家代理。SALES 在选用代理之前须与操作部经理或公司领导确认，不可使用公司公布名单之外的代理（特殊情况如用其他代理 ， 必须公司领导确认 ）；4） 客户需倒签、顺签、预借提单的，须由 SALES 在台帐上特殊事项一栏注明申请，由操作部经理或公司主管领导签字确认；5 ) 订舱号、订舱日期、船名、开
4、船日期要完整填写；6 ) 客服人员应在台帐上相应位置签字。7 客服按业务员设立登记台帐，客服需在订舱当日内将客户名称、订舱号、船名、航次、目的港、箱量及业务编号登记在台帐上，以便统计查询。二、拖车、报关1 出书面申请，公司批准后方能安排。2 安排拖车前，需与工厂或 SALES 联系确认装柜时间及地点。3 安排拖车时，需向拖车行发出书面委托，写明装柜时间、装柜地点、协议价格、 S/O NBR 、 工厂联系人及联系电话等，并在拖车登记台帐上登记以订舱确认后，根据客户的要求安排拖车与 报关。需严格按照公司公布的拖车行、报关行列表及相应价格进行安排。对个别重要客户有特殊 要求的，需提下资料：客户名称、
5、拖车行、柜型柜量、起止地点及费用等。4 应至少提前半天时间向拖车行下委托，以便拖车行有时间打单、安排。5 委托后，客服应要求拖车行提供司机姓名，手机号码、柜号，并报给工厂。6 客服应叮嘱车行按要求时间抵达装货地点，否则由此引起的押车费等损失由车行承担。7 一般贸易在深圳清关的可不需司机本，若是转关的货柜一定要求车行带司机本前往，可委托 车行代办转关手续。8 安排冻柜拖车须至少提前一天通知船公司提柜时间，是否需要预冷，及通风口开启情况，以 便船公司通知码头做 PTI 检验及相应安排。9 如客户要求冻柜需代发电机的，应安排有带发电机的拖车公司拖柜。10 在客户自己安排送散货过来的情况下， 可委托各
6、码头的货运站办理卸车、 装箱、还柜等事项。 盐田港可委托盐铁服，蛇口、赤湾可委托赤湾仓储。11 在给货运站的委托书中需注明提空柜时间， 可事先与客户确认货到站时间以便决定是通知仓 库事先提取空柜，还是等货到后再提，避免产生还空费用。12 安排报关时，需将退税联等重要报关文件在报关台帐上作登记，由报关行签收。 在收到由报关行退回的退税联后，应立即通知客户，并以客户许可的方式将退税联等资料退给客户，并做好交接纪录。13 )为避免进港数据与报关数据不一致，导致企业的货柜上不了船。在车队做箱完成后，要向 企业拿到进港箱单，确认上面数据与企业报关资料数据的以致！(件数，毛重。体积等信息) , 确认做箱的
7、箱号与封志号！I、三、其他1 如由我司安排拖车、报关的，客服人员应在船公司的免堆期内安排拖柜还场，避免发生额外 费用。若有发生超堆费、改船费、超期柜租等额外费用，需立即通知客户，要求其书面确认，并 在台帐上登记。2 客户因各种原因取消订舱的，需要求其书面确认，在确认所有发生费用已结清的情况下方可 在电脑中删除资料。3 客服收到财务打印出来的 DEBIT NOTE ，与电脑资料核对无误后，立即传真给客户。客户需 开税务发票的，须由客户发书面传真，写明发票抬头及金额、币种。 4 对由客户自拖自报的， 客服人员须至少于结关前一天与客户确认是否已做柜。如已做柜，将箱号登记在台帐上，即可将 台帐立即交文
8、件组。5 对由我司安排拖车报关的，客服在与报关行确认放行后，即可将台帐交文件组。II 、文件1 文件组收到船公司的 LOADING LIST 后，与台帐核对，已经装上船的，应立即向客户催要 补料。2 文件组需核对船公司的 LOADING LIST 及费用清单，如有发生超堆费、超期柜租的，而客 服尚未确认的，应立即通知客户，要求其书面确认，并在台帐上登记。3 文件员根据客户提供的补料，先与客户核对清楚后再向船公司提供补料，争取在短时间内将 提单资料核对清楚，并根据客户的要求签发 HB/L 或 MB/L 。4 提单的缮制应注意以下几点：1) 提单的内容应完整、准确，必要的信息不可留空，包括： SH
9、IPPER 、 CONSIGNEE 、 NOTIFY PARTY 、VSLSNAME/VOY 、 POL 、 POD 、 PLACE OF DELIVERY 、MARKS 、CARGO DESCRIPTION、CNTR NO。/SEAL NO 。, DELIVERY AGNET 等。2 ) 提单表面应清洁，避免过多涂改，一份提单最多不可超过 3 个更正章。一些重要的项目，比 如船名 /航次、卸港、箱号等不可更改。3 ) 应要求客户提供提单上收货人或通知方的电话、传真、联系人。4 ) 客户要求出船证的。船证的内容(比如船级社、船龄的要求)应与相关船公司核实确认。5 ) 如客户要求倒签提单的，原则
10、上短航线倒签不超过三天，长航线不超过七天，在收到客户保 函后，交操作部经理或公司主管领导签字，必要时可要求客户提供信用证核对方可签发。6 ) 外代提单不允许预借。5 使用我司目的港代理收运费或代放货物时，应注意：1 ) 出我司 HB/L 给客户， HB/L 上打真正的收货人与发货人，并可注明到付运费的金额， DELIVERY AGENT 为我司代理。2) OB/L上面SHIPPER 为我司，CONSIGNEE、N。PARTY均为我司目的港的代理，其它资料与 HB/L 相同，将 OB/L 电放给我司代理。3) 事先明确我司与客户及船公司的运费支付条款(预付或到付)。4) 制作 CHARGES S
11、ETTLEMENT ，列明货物相关信息及要求代理收取的费用，支付给船公司 的费用，代理费及应退给我司的费用。5) 制作放货通知书，通知代理是凭正本 HB/L 放货还是 HB/L 电放，然后与 OB/L COPY 件、HB/L COPY 件， OB/L 电放信、 CHARGE SETTLEMENT 于船开后尽早一起传给代理。6) 对代理有向我司退代理费的，应在台帐上注明，并输入电脑。6 缮制美线提单时，应注意：1) HB/L 与 OB/L 的缮制可参考第 5 项2 ) OB/L 上注明我司与船公司的 S/C 号，但 HB/L 上不得显示该 S/C 号3) 核对货名、价格、中转港，必须与合约中规定
12、的一致7 将与客户核对无误后所处的正本提单并提单交接单交财务，以便财务在收妥运费后放提单给 客户。具体放单、放货办法根据我司相关规定执行。8 将提单号、提单日期填在台帐上，并将文件费、电放费、拖车费、报关费、超堆费、改船费、 改单费等货物在港期间发生的费用输入电脑，核对无误后通知财务。9 将台帐、提单、与代理的 CHARGE SETTLEMENT (若有)复印交财务签收。10费用通知财务后不可缮自更改，特殊情况可填写费用更改单，列明更改费用项目、金额、更 改原因，由操作部经理签字，再交财务部。但需注意以下几点：1) 海运费的更改需由公司领导批准同意；2 ) 改船费、超堆费等杂费需在通知财务前输入清楚；3) 因漏输、错输费用造成公司损失的，按公司相关规定给予责任人处罚。11 将台帐分船公司按月份存档。12） 请注意： 如果出口货物要在目的港收费的话， 请一定要请我司代理将目的港费用传真至我司 待我司与目的港付款人确认后 再确认付款。（避免代理在目的港多收费用）13 ）为避免进港数据与报关数据不一致，导致企业的货柜上不了船。在车队做箱完成后，要向企业拿到进港箱单，确认上面数据与企业报关资料数据的以致！（件数，毛重。体积等信息）
