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1、客户服务部管理手册客户服务流程及办法详解1.0 客户服务部工作内容概述 2.0 客户服务部员工岗位职责 3.0 客户服务部规章管理制度 3.1 物业验收制度 3.2 入住管理制度 3.3 二装管理制度 3.4 投诉解决制度 3.5 报修管理制度 3.6 拜访客户制度 3.7 清洁管理制度 3.8 绿化管理制度 3.9 形象策划管理 3.10 总台管理制度 3.11 安全管理制度 3.12 防火管理制度 3.13 客户档案管理制度 3.14 物业管理保险制度 3.15 有偿服务收费制度 3.16 客户迁出管理制度 3.17 商业推广活动管理制度 3.18 公共场地使用管理制度 3.19 突发性事
2、件或异常状况解决程序 3.20 员工培训制度 3.21 管理稽核制度 4.0 定期检查与工作评估 5.0 与物业管理有关重要政策法规 1.0 客户服务部工作内容概述 1.1 概述 客户服务部负责对客户服务和公共地方管理工作,是物业管理公司窗口部门，承担着办理客户进驻及二次装修手续、进行寻常感情沟通与常规服务、收集反馈客户意见与建议、督促与协调有关部门解决客户诉求、监督稽核其她职能部门服务质量、执行物业管理公司各项管理方案等多项重要工作。 在客户服务方面，首要任务是推动客户教诲，使她们进驻广场后明白要遵守公共规则、爱护公物、维护客户合法权益、及增进客户彼此间之睦邻关系。作为客户代理人，有必要在客
3、户入住时向客户解释关于设备设施能量配比状况及供应状况，使客户有所理解，让客户明白水电费计算办法、电梯和手扶电梯数量及用法、空调设备及其供应时间，加班之空调费及客户提供物业基本设施。 客户服务部关于人员负责解释关于订立租用合同条款后，应将需要办理各项手续（如入伙手续、装修手续）及退租程序等，编制成顾客手册、装修手册提供应客户参照。 客户服务部应配合其她部门共同管理公共地方清洁、维护公共卫生及养护公共设施，使管理能发挥其应有之功能，从而达到为客户提供舒服、优雅、整洁、安全生活、工作环境最后目。 1.2 客户服务部重要工作内容 1.2.1 保持物业管理公司同业户联系，通过与客人接触和定期用拜访收集、
4、整顿业户信息和需求，并及时传达给关于部门作为工作指引和决策根据。 1.2.2 安排新入驻业户办理入驻手续，领取钥匙、核验能源表底及填写单元设施交接单，协助业户办理装修申请，负责安排业户搬家事宜。在业户配合下，作好身份登记及制证工作。 1.2.3 配合工程部、保安部对二次装修进行管理，及时纠正违章施工。 1.2.4 核发及催缴物业管理费、能源费及其她有关费用。 1.2.5 拟订部门总结、筹划、班次安排，部门文献整顿及归档工作，建立客户档案和二装施工管理档案。 1.2.6 监督和提高保安、工程、清洁等部门服务质量和工作效率，并相应提出合理化建议。 1.2.7 每日进行多次大厦内全方位巡视。 1.2
5、.8 制作客户水牌并依照实际变化及时更换。 1.3 客户服务部员工基本规定： 1.3.1 服务态度，文明礼貌； 1.3.2 服务行为，合理规范； 1.3.3 服务效率，及时快捷； 1.3.4 服务效果，完好满意。 客 户 服 务 部 服 务 内 容 示 意 图 2.0 客户服务部员工岗位职责 2.1 客户服务经理 工作督导：物业总经理 直接下属：客户服务主任/清洁主管/夜班经理 岗位职责： 1. 收取及审视大厦巡楼报告及每天投诉记录，并解决跟进； 2. 编制及安排各级管理员工轮更表，并报行政人事部； 3. 定期对大厦清洁、绿化进行监察协调； 4. 监督客户服务主任工作； 5. 遇有紧急事故，协
6、助解决善后工作； 6. 制定本部门规章制度及员工守则； 7. 每周召集部门所辖员工召开工作会议； 8. 督导各客户服务助理工作； 9. 接受及解决客户投诉，并予记录，重要事件向上级报告； 10. 协助追收管理费之工作； 11. 检查大厦管理日记，跟进所列问题； 12. 跟进解决突发事件； 13. 编写部门管理月/年报告。 2.2 客户服务主任 工作督导：客户服务经理 直接下属：客户服务助理 岗位职责： 1. 收取及审视大厦巡楼报告及每天关于投诉记录并对重点内容进行归纳； 2. 详细负责对大厦清洁、绿化工作进行监察协调； 3. 负责对客户服务助理工作做出安排并进行指引； 4. 遇有紧急事故，及时
7、向上级报告并协助解决善后工作； 5. 协助客户服务经理制定本部门规章制度及员工守则； 6. 督导外包单位各项工作； 7. 接受及解决客户投诉，并予记录，重要状况及时向上级报告； 8. 制定普通之文书告示表格等工作； 9. 配合客户服务文员收缴管理费； 10. 检查大厦管理日记； 11. 协助解决突发事件； 12. 定期整顿大厦之客户资料； 13. 执行上级所指派之工作； 14. 熟悉管理处各项管理制度、收费原则及其构成、客户状况； 15. 负责办理客户入住以及客户退房手续，装修审查； 16. 负责装修档案，客户档案、管理处文书档案管理； 17. 负责大厦公共钥匙和未入伙住户钥匙管理工作； 18
8、. 准时安排客户服务助理向客户派发各种费用交费告知单； 19. 负责定期对服务质量进行记录、分析，并提出整治方案； 20. 负责制定节假日装饰花坛摆放方案。 2.3 客户服务助理 工作督导：客户服务主任 岗位职责： 1. 定期对大厦清洁、绿化进行巡视，发现问题及时记录并向客户服务主任报告； 2. 遇有紧急事故，协助解决善后工作； 3. 接受及解决客户投诉，并予记录，及向上级报告； 4. 为客户办理车位手续； 5. 记录大厦管理日记，跟进所列问题； 6. 定期巡视检查清洁及绿化设施状况； 2.4 前台接待员 工作督导：客户服务部主任 岗位职责： 1. 迎送客户，积极问候，站立服务； 2. 熟悉各
9、公司入住状况，物业管理公司各部门职能； 3. 接受客户询问； 4. 保持总台清洁； 5. 认真做好交接班记录； 6. 协助保安对出入大厦人员进行检查，如发现可疑人员，及时报告保安部门。 2.5 文员 工作督导：客户服务经理 岗位职责： 1. 必要准时上.、下班，礼貌待客，准时优质完毕领导所规定完毕文档编写及保存工作； 2. 记录每天之维修投诉记录，并理解解决进度。收集投诉信息后将资料整顿报告客户服务经理； 3. 积极地学习并提高本职技能，不但操作纯熟，还需懂得寻常维护、保养。 4. 定期对本工作台机器设备进行维护，做到每日一清查每月大检查。 5. 追收物业管理费及其他费用； 6. 定期整顿大厦
10、之客户资料； 7. 培养得体言行举止，树立良好公司形象。 8. 为客户提供传真、复印、打印等有偿服务。 客户服务部管理架构图 客服经理 客服主任 客服文员 客服助理 前台接待 3.0 客户服务部规章管理制度 3.1 物业验收制度 3.1.1 制度内容 物业管理公司对从开发商接管物业系统图纸接受、工程设备设施清点检查直至确认接管物业无重大漏掉问题工作过程进行管理。重要验收内容涉及关于图纸接受、消防验收、工程验收等。 所有工程验收都应由发展商牵头进行。 3.1.2 合用范畴 合用于物业管理公司从发展商通过竣工验收后物业接受到本公司进行管理检查过程。此项工作将为接管物业后寻常管理奠定基本。 3.1.
11、3 管理原则 1. 新建房屋接管验收原则 1 主体构造： (1) 地基基本沉降不得超过GBJ7(建筑地基基本设计规范)容许变形值；不得引起上部构造开裂或相邻房屋损坏； (2) 钢筋混凝土构件产生变形、裂缝，不得超过GBJ10规定值(GBJ10-钢筋混凝土构造设计规范)； (3) 木构造应结点牢固，支撑系统可靠，无蚁害，其构件选材 必要符合GBJ206木构造工程施工及验收规范中2.1.1条关于规定； (4) 砖石构造必要有足够强度和刚度，不容许有明显裂缝； (5) 凡应抗震设防房屋，必要符合GBJ11(建筑抗震设计规范) (6) 外墙不得渗水。 2 屋面： (1) 各类屋面必要符合GBJ207(
12、屋面工程施工及验收规范)中4.0.6 条规定，排水畅通，无积水，不渗漏； (2) 平屋面应有隔热保温办法，三层以上房屋在公用部位设立屋面检修孔； (3) 阳台和三层以上房屋屋面应有组织排水，出水口、檐沟、落水管应安装牢固，接口严密、不渗漏。 3 楼地面： (1) 面层与基层必要粘结牢固，不空鼓。整体面层平整，不容许有裂缝、脱皮和起砂等缺陷；块料面层应表面平正、接缝均匀顺直、无缺棱掉角； (2) 卫生间、阳台、盟洗间地面与相邻地面相对标高应符合设计规定，不应有积水，不容许倒泛水和渗漏； (3) 木楼地面应平整牢固，接缝密合。 4 装修： (1) 钢木门窗应安装平正牢固，无翘曲变形，开关灵活，零配
13、件装配齐全，位置精确，钢门窗缝隙严密，木门窗缝隙适度： (2) 进户门不得使用胶合板制作，门锁应安装牢固，底层外窗、楼层公共走道窗、进户门均应装设铁栅栏； (3) 木装修工程应表面光洁，线条顺直，对缝严密，不露钉帽，与基层必要钉牢； (4) 门窗玻璃应安装平整，油灰饱满，粘贴牢固； (5) 抹灰应表面平整，不应有空鼓、裂缝和起泡等缺陷； (6) 饰面砖应表面干净，粘贴牢固，阴阳角与线角顺直，无缺棱掉角； (7) 油漆，刷浆应色泽一致。表面不应有脱皮、漏刷等现象。 5 强电： (1) 电气线路应安装平整、牢固、顺直，过墙应有导管。导线连接必 须紧密，铅导线连接不得采用绞接或绑接。采用管子配线时，
14、连接点，必要紧密、可靠，使管路在构造上和电气上均连成整体并有可靠接地。每回路导线间和对地绝缘电阻值不得不大于1MOhm /KV； (2) 应按套安装电表或预留表位，并有电气接地装置； (3) 照明器具等低压电器安装支架必要牢固，部件齐全，接触良好， 位置精确； (4) 各种避雷装置所有连接点必要牢固可靠，接地阻值必要符合GBJ232(电气装置安装工程施工及验收规范)规定； (5) 电梯应能精确地启动运营、选层、平层、停层、曳引机噪声相震动声不得超过GBJ232规定值。制动器、限速器及其她安全役备应动作敏捷可靠。安装隐蔽工程，试运转记录、性能检测记录及完整和图纸资料均应符合规定； (6) 可电视
15、信号有屏蔽影响住宅，电视信号场强同薄弱或被高层建筑遮挡及反射波复杂地区住宅，应设立共用天线； (7) 除上述规定外，同步应符合地区性“低压电器装置规程关于规定。 6 水、卫、消防： (1) 管道应安装牢固、控制部件启闭灵活、，无滴漏。水应实验及保温、防腐办法必要符合GBJ242(采暖与卫生工程施工及验收规范)规定。应按套安装水表或预留表位； (2) 高位水箱进水管与水箱检查口设立应便于检修； (3) 卫生间、厨房内排污管应分设，出户管长不适当超过8m，并 不应使用陶瓷管、塑料管。地漏、排污管接口、检查口不得渗漏，管道排水必要流畅； (4) 卫生器具质量良好，接口不得渗漏，安装应平正、牢固，部件齐全、制动灵活； (5) 水泵安装应平稳，运营时无较大震动； (6) 消防设施必要符合GBJ16(建筑设计防火规范)、GBJ45(高层民用建筑设计防火规范)规定，并且有消防部门检查合格签证。 7 采暖： (1) 采暖工程验收时间，必要在采暖期此前两个月进行； (2) 锅炉、
