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1、工程物质采买管理学习制度青岛博海建设企业有限企业-管理制度医学教育综合楼工程物质采买管理制度同意：审察：编制：青岛博海建设企业有限企业二一五年十月/工程物质采买管理制度第一章总则第一条为了增强企业的工程物质采买管理，规范工程物质采买工作的程序和标准，防备和降低工程物质采买中的风险，保障企业经营的效率和效益，依据有关法例的规定，特拟订本制度。第二条本制度中的工程物质是指企业施工项目所需要的、由企业采买的资料和设备，包含：工程资料、工程用设备、工程用施工设备。企业购置的管理用固定财富和低值易耗品不包含在本制度管理范围内。第三条本制度合用于企业的所有施工项目。第二章部门设置与职责分工第四条需求部门项
2、目部是工程物质的需求部门，负责提出的物质需求长久规划和物质需求申请、实时提交物质长久需求规划和近期需求申请、审察供给商、与供给商技术交流、物质查收和物质后续管理等工作。第五条采买履行部门物质部是工程物质采买的履行部门，负责依照需求部门的计划组织采买、采买合同管理、监察供给商履行状况、工程物质采买信息传达、物质查收和交接、成立采买台账、成立合格供给商档案、提出采买付款申请等工作。第六条采买审察部门企业供给企业是工程资料采买价钱的审察部门，负责采集并依照企业采买的历史价钱、外面市场价钱、专业机构供给的价钱等可比较信息对采买价钱进行独立审察。第七条采买审批部门依照企业企业的采买审批程序履行。第八条采
3、买监察部门签证部是工程物质采买工作的监察部门，负责对采买内部控制、采买工作履行状况进行监察。合同部、财务部对采买付款状况进行监察。第三章采买程序与工作标准第九条月度采买计划需求部门每个月依据工程设计和施工进度编制月度物质需求计划，每个月按时将计划提交给物质部。物质部依据上报的计划，进行汇总，形成月度采买计划，报企业计划会议批阅。批阅通事后，物质部依据月度物质采买计划套用计划或定额价钱提出资本支付计划，提交资本管理部落实采买资本，并兼顾做好人员安排、时间安排等采买准备工作。第十条需求申请1、需求部门依据月度物质需求计划依照一致格式编制物质需求申请表。物质需求申请应分类填写，依照施工单位和类型连续
4、编号，要求内容正确、清晰、完好，需求部门对申请的正确性和合理性负责。2、需求部门应在以下规准时间内分别上报给物质部。提早申报天数资料类型（相对于拟进场时间）每个月申报日期建筑资料10天10日、20日、30钢材10天1日、10日、20日管材、电气、电缆等其余15天1日、15日资料零星设备15天1日、15日小型设备30天15日中型设备依据设备生产周期和项目随时大型设备进展状况适合提早申报3、物质需求申请提交物质部前应由施工单位、监理企业、需求部门的工程人员和项目经理审察署名。但以下状况一定经过特别审批后方可提交给物资部：1）提早申报天数少于规准时间的，应经分管领导审批；2）未能在规定的申报日期申报
5、的，应经分管领导审批；3）没有列入月度物质需求计划的大、中型设备，应经企业总经理审批；4）没有列入月度物质需求计划的其余物质，应经分管领导审批；5）各施工单位、各部门一定按日期申报物质需求申请；6）订价询价工作单位、各部门一定已工作联系单的形式，并注明资料的名称、规格型号、数目。第十一条采买申请物质部收到需求部门上报的物质需求申请表后，进行审察并汇总，编制采买申请表。采买申请表应分类填写，每类连续编号，并注明拟采纳的采购方式。1、企业招标采买方式：单类产品采买金额在10万元以上而且依据实质状况能够进行招标的，将采买申请表提交给合同部进行招标，物质部、合同部、需求部门依照企业企业的有关规定共同达
6、成采买工作，详细采买程序详见企业招招标管理制度；2、非企业招标方式：1）单类产品采买金额在10万元以上，但依据实质状况本次没法进行招标采买的，物质部将采买申请表提交企业分管领导、企业供给企业审察并同意后，履行采买程序。2）单类产品采买金额在10万元以下的，物质部依据企业企业的有关规定进行采买。第十二条找寻供给商物质部、各部门应找寻许多于5家供给商(采买金额在10万元以下的许多于3家)。供给商少于规定数目的，物质部应向企业供给企业书面报告原由，企业供给企业审察同意后进行采买。需求部门应向物质部介绍供给商。特别是初次购置和技术复杂的项目，介绍的供给商应许多于3家。物质部找寻供给商应依照以下原则：1
7、、应依据成本效益原则，尽量多找寻供给商参加洽商；2、重复采买的，应在企业的合格供给商数据库中优先选择供给商；3、同类产品采买中，应不停更新采买供给商，不得长久保持不变。第十三条供给商评定物质部采集找寻供给商的资质、资格等能够表示供给商实力和水平的资料，与需求部门、审计部、分管领导、企业领导共同对供给商进行资格评定，挑选出切合要求的供给商。物质部将切合要求的新增供给商增添到企业的供给商数据库中。第十四条信息传达与交流物质部负责采集、整理采买信息，传达给评定合格的供给商，并接受和回答供给商提出的疑问。采买信息一般包含以下内容：1、产品信息：包含产品名称、数目、规格、型号、标准、品牌要求、产地要求等
8、对于产品的信息，由物质部依据需求部门的需求计划编制。2、商务信息：包含付款方式、付款限期、要求的供货时间、对供给商违约的限制条款等除价钱以外的信息，由物质部依据企业企业的采买政策编制。3、技术信息：包含产品采纳的生产标准、技术指标、运转要求等技术信息，由需要部门负责编制后交给物质部。第十五条技术交流需要技术交流的，物质部组织需求部门与供给商以适合的方式进行技术交流，物质部对技术交流的组织工作负责，需求部门对技术交流的成效负责。技术交流后形成技术交流记录，物质部、需求部门、供给商在记录上署名后交物质部存档。在技术交流过程中，需求部门应会同物质部对参加的供给商进前进一步的认识和审察，评估供给商的能
9、力和水平，挑选出参加商务报价的供给商。第十六条商务报价在供给商充足认识和明确采买信息的基础上，物质部组织供给商进行商务报价。物质部能够采纳以下方式获得供给商的商务报价：1、磋商订价物质部与供给商一一进行磋商讨价，供给商确立报价后向企业供给书面的报价表。物质部依据供给商的报价编制报价汇总表，并注明拟选择的供应商和价钱。2、集中竞价由企业有关部门共同构成竞价小组，负责招集供给商参加集中竞价，获得供应商的书面报价文件。集中竞价过程以下：1）构成竞价小组：竞价小组一般由物质部、需求部门、审计部派员构成，是负责集中竞价的暂时组织，由物质部牵头组织展开工作；2）发放集中竞价通知：物质部在确立集中竞价时间、
10、地址、人员安排后，通知供给商参加集中竞价；3）确认采买信息：供给商依照要求参加集中竞价，竞价小组负责招集。供应商现场确认对产品信息、商务条款、技术条款已经了解，并在响应函上签字确认。4）竞价准备：竞价小组宣告竞价规则，发放报价表。5）竞价：供给商现场填写发放的报价表，交给集中竞价小组。集中竞价小组能够依据实质状况宣告集中竞价最廉价钱，安排供给商进行竞价，竞价轮数由集中竞价小组确立。6）签订集中竞价结果文件：最后一轮竞价结束后，集中竞价小组依据最后一轮的报价表编制报价汇总表，并注明拟选择的供给商和价钱。集中竞价小组参加人员在报价汇总表上署名，连同供货商填写的原始报价表交物质部存档。第十七条价钱审
11、察物质部将报价汇总表报企业供给企业，企业供给企业对采买价钱进行审察并签批建议。第十八条价钱审批价钱审察完成后，物质部将报价汇总表及相应资料报给企业分管领导、总经理审批。第十九条通知供给商企业领导审批后，物质部编制连续编号的采买订单，报物质部经理审察同意后，将采买订单发给供给商，通知供给商依照商定送货。第二十条签订合同企业原则上应与供给商就每一笔采买签订供销合同。依据实质状况不可以签订合同的，应由企业分管领导和总经理同意。物质部合同管理员依据采买审批结果，草拟合同。需求部门负责供给合同的技术条款，技术条款应与有关方署名的技术交流记录一致。合同草拟完成，合同管理员报物质部经理、企业分管领导、企业总
12、经理审察同意后，办公室签章，合同正式签订。合同管理详见企业的合同管理方法。第二十一条通知收货与供给商达成供给协议后，物质部将采买订单副本传达给需求部门、物质部保存员等有关单位和人员，通知其估计送货时间，使其做好收货准备。第二十二条查收与交接物质部保存员、需求部门、施工单位、看管部门等有关部门负责物质的查收和交接，详细分工和程序详见工程物质管理制度。物质查收入库或交接后，接收人应该将收货信息实时反应给物质部。第二十三条挂账与付款供给商履行订单完成后开立销售发票，发票一定注明采买订单号码，并与采买订单一一对应，不行将多张采买订单的产品混在一同开立发票；供给商将发票交给物质部采买员，采买员依据采买订
13、单和报价汇总表进行审察后，依照企业的审批程序进行审批，审批达成后到财务部办理挂账。依据与供给商的商定需要付款时，采买员填写付款申请书，依照企业的付款审批程序进行审批，审批达成交财务部办理付款事宜。第四章采买档案管理第二十四条采买文档物质部应做好采买文档的档案管理工作，采买工作中的以下文档应依照采买订单批次整理归档：1、物质需求申请；2、采买申请；3、产品商务文件、技术文件，技术交流记录；4、报价表和报价汇总表；5、采买订单；6、采买合同；7、查收报告。第二十五条采买台账物质部应成立采买台账，采买员将各个采买阶段的信息记录于采买台账。物资部能够依照供给商、物质名称、订单号等不一样索引进行查问，以增强对采买的管理和对采买信息的利用。采买阶段需要的记录信息需求计划编号、需求单位、施工单位、联系人、负责人；需求计划阶段产品品名、规格、型号、数目、进场开始时间、进场中断时间等。供给商名称、联系方式；订单编号、合同编号、协议数
