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1、对外贸易易函电简简要一、 商务信函函的基础础知识（一）商商务信函函的特点点和原则则 Feeatuuress & Priinciiplees商务信函函是商务务活动中中企业与与企业之之间沟通通信息的的重要工工具，它它不仅具具有一般般信函的的特点，同时又与商务活动密切相关，里面会用到一些商务术语，另外在内容和结构方面又和普通信函存在明显的不同。因此，撰写人必须充分注意归集商务活动对于商务信函的特殊要求。目前，商务信函一般遵循“五C原则”（Five Cs Principles），即Correct（正确）、Clear（清楚）、Concise（简洁）、Complete（完整）、Courteous（礼貌）。
2、1、Coorreect（正正确）一封商务务信函在在各个方方面应该该都是正正确的，包包括格式式、语法法、拼写写、术语语应用等等等。错错误的内内容不仅仅会造成成双方的的误解，导导致贸易易纠纷，还还会给公公司形象象带来不不良影响响，伤害害公司信信誉。举例说明明常见的的不规范范错误：DDearr siirs,正确：DDearr Siirs,错误：NNo.2213, Maaylaand Roaad,Lonndonn,U.KK.正确：2213 Mayylannd RRoadd,Lonndonn,U.K错误：TThiss gooodss iss hiigh.正确：TThiss arrticcle(iteem
3、) is higgh iin ppricce.错误：WWe aare sattisffiedd wiith thee quualiity of thee gooodss yoou sshipppedd too uss.正确：WWe aare sattisffiedd wiith thee quualiity of youur sshippmennt.错误：WWe sshalll ddeduuct thiis aamouunt froom yyourr accounnt.正确：WWe sshalll ddebiit yyourr acccouunt witth tthiss ammounnt.2
4、、Cllearr（清楚楚）商务函电电所述问问题务必必清楚明明白，不不可令人人产生误误解，句句子不能能带有歧歧义，否否则会带带来严重重后果。在在实务工工作中，由由于函电电导致的的纠纷屡屡见不鲜鲜。常见见例子如如下：歧义：WWe hhavee acccepptedd yoour proopossal in youur llastt leetteer.清楚：WWe hhavee acccepptedd yoour proopossal in youur llettter datted Mayy 3rrd.歧义：WWe aare galld tto ttelll yoou tthatt wee haa
5、ve shiippeed yyourr orrderr.清楚：WWe aare glaad tto ttelll yoou tthatt wee haave shiippeed tthe gooods as perr yoour ordder No.2311.歧义：TThe creeditt wiill remmainn vaalidd unntill thhe eend of thiis mmontth.清楚：TThe creedirr wiill remmainn vaalidd unntill Maay 331stt,20008.3、Coonciise （简洁洁）商务函电电所述问问题要直
6、直截了当当。简明明扼要，避避免拐弯弯抹角，负负责会给给人一种种啰嗦的的感觉，也也会造成成误会，使使对方不不能明白白你的本本意。4、Coomplletee（完整整）函电中要要把需要要说明的的事件全全面交代代清楚、叙叙述问题题有始有有终，切切忌有头头无尾。一一个问题题说明之之后，与与此相关关的问题题最好也也能做出出相应说明明，减少少双方来来回确认认的次数数，提高高效率。原句：YYourr orrderr foor 5500 m/tts SSodaa Assh hhas beeen sshipppedd onn booardd thhe vvesssel s.ss.”Vicctorria” onn
7、Juuly 5thh.修改：YYourr orrderr foor 5500 m/tts SSodaa Assh hhas beeen sshipppedd onn booardd thhe vvesssel s.ss. “Vicctorria” onn Juuly 5thh unnderr B/L nno.xxxxxxxxxxxxxx. TThe saiid vvesssel is to leaave forr deestiinattionn onn Juuly 8thh annd wwilll arrrivve oon JJulyy 255th. 5、Coourtteouus（礼礼貌）礼貌
8、是商商务函电电的重要要特征，对对于增进进买卖双双方的感感情、实实现预期期目的具具有非常常积极的的作用。我我们来比比较一下下下面几几组句子子在语气气上的不不同：不礼貌：Youu arre rrequuestted to shiip oour ordder witthouut aany dellay.礼貌：YYourr prromppt sshippmennt oof oour ordder willl bbe hhighhly appprecciatted.不礼貌：We inssistt onn yoour immmediiatee paaymeent.礼貌：WWe aare couuntiin
9、g on recceivvingg yoour remmitttancce ssoonn.除了上面面介绍的的几个原原则之外外，撰写写商务信信函是还还有一些些小问题题需要加加以注意意：1、 尽量多使使用第二二人称，就就是所谓谓的”Youu Atttittudee”。第二二人称会会让对方方感觉你你时时把把对方放放在第一一位，对对于增进进双方的的关系大大有帮助助。使用第一一人称：We havve ddisppatcchedd yoour ordder yessterrdayy.使用第二二人称：Youur oordeer hhas beeen ddisppatcchedd yeesteerdaay.使
10、用第一一人称：We aree loookiing forrwarrd tto yyourr eaarlyy reeplyy.使用第二二人称：Youur pprommpt ansswerr wiill be appprecciatted.2、 尽量使用用积极的的口气，能能让人产产生信心心，化解解不满意意的事情情，淡化化一些不不愉快的的问题。消极：WWe aare sorrry to infformm yoou tthatt wee caannoot sshipp yoour ordder beccausse wwe hhavee noot rreceeiveed yyourr L/C.积极：WW
11、e sshalll bbe ggladd too shhip youur oordeer uuponn reeceiipt of youur LL/C.消极：WWe aare sorrry thaat wwe hhavee deelayyed thee shhipmmentt off yoour ordder.积极：WWe ssinccereely hoppe tthatt thhis dellay havve nnot incconvveniiencced youu tooo mmuchh.(二)格格式和结结构1、 一般商务务信函的的基本格格式实务中常常用的信信函格式式主要采采用两种种，一种
12、种叫做平平头式(FULLL BBLOCCK FFORMM)，另另一种叫叫缩行式式(INNDENNTEDD FOORM)。（1）平平头式（FFULLL BLLOCKK FOORM）这种格式式要求所所有内容容在开头头时第一一个字母母都要紧紧靠左边边第一格格，没有有空格。这这种格式式最常用用在英国国以及英英联邦国国家，但但是现在在也越来来越多地地被使用用。（2）缩缩行式(INDDENTTED FORRM)缩行式是是被广泛泛采用的的信函格格式，要要求信函函的题目目居中，每每段开头头第一格格字母前前必须有有空格，落落款写在在正文的的右下方方等等。但但是需要要注意的的是，地地址部分分一般还还是采取取平头式
13、式书写。举例如下下：The Purrchaasinng MManaagerrABC commpanny222 Higghtoowerr Boouleevarrd,PrinnceTTownnU.S.A.Junee 288, 220088Tiaanjiin,ChiinaDearr Siirs, SSUBJJECTT: SSuppply of Varriouus CChemmicaalsWe wwoulld llikee too inntrooducce oour corrporratiion as thee laargeest traadinng ccomppanyy inn thhe ffiel
14、ld oof cchemmicaals thrrougghouut CChinna. We ccomee too knnow thaat yyou aree noow ppurcchassingg XXXXX froom CChinna. We takke tthe libbertty tto ssee wheetheer ttherre iis ssomee buusinnesss poossiibillityy beetweeen us.Pleaase lett uss haave youur sspeccifiic iinquuiryy soo thhat we couuld givve yyou ourr quuotaatioon.Yourr prromppt aand favvoraablee reeplyy wiill be higghlyy apppreeciaatedd. Verry ttrully yyourrs, (SSignnatuure)2、 常用函电电的格式式（传真真和E-MAIIL）由于现代代办公用用品的广广泛应用用以及互互联网的的普及，商商务函电电更多的的采取传传真和电电子邮件件的方式式进行传传递，实实务中函函电也就就自然带带有上述述两种方方式的特特点，传传统的函
