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4、编 号：PL/HJ.GL001公司/中心：财务管理委员会起 草： 日 期：版本号：第A版第0次修改审 核： 日 期： 批 准： 日 期： 第1章 总则1.1目的为了加强对公司后勤物资及服务采购业务的监督与管理，规范采购行为，保证采购质量，提高采购效率，有效管理物资，制定本办法。1.2 适用范围本办法适用于工地的后勤物资采购及管理。1.3 后勤物资及服务采购分类1.3.1 办公类：办公文具、办公设备、办公家具、宽带、固话等。1.3.2 宣传印制类：横幅、广告等。1.3.3 劳保清洁及宿舍用品: 手套、垃圾桶、垃圾袋、抹布、扫把、拖把、胶桶、床上用品、床、安全帽、安全绳、工作服等1.3.4 公共设
5、施类：水龙头、水管、照明灯、电线、门、窗、玻璃、设施维护等1.3.5 业务招待类：水果、零食、烟、酒、矿泉水、果盘、茶杯、茶等1.3.6 仪器类：经玮仪、水平仪、测距仪等1.3.7 生产维护类：钢筋、混凝土、木材、钢管租赁、线管、电线、桥架、五金工具等1.3.8 食堂物资：锅、碗、瓢、盆、油、调味剂、米、面、粉、菜、煤球、煤气等1.3.9 保险类：社会保险、意外伤害险、财险。1.3.10 能源类：水、电、煤气等1.4 不相容职务1.4.1 请购与审批。请购人员不能同时负责审批。 1.4.2 供应商的选择与审批。选择供应商的人员不能同时负责审批。1.4.3 申购单的拟订、审核与审批。合同拟定、审
6、核、审批等工作应由不同的人员负责。1.4.4 采购、验收与记录。采购、验收与会计记录等工作应由不同的人员担任，以保证采购数量的真实性和采购价格、质量的合规性、采购记录和会计核算的正确性。1.4.5 付款的申请、审批与执行。付款的申请人、审批人与执行人职务应当分离，避免因付款方式不恰当、执行有偏差，导致企业资金损失或信用受损。第2章 后勤部岗位制责后勤部不设专职部门，全部为兼职，灵活安排。2.1后勤部长为项目经理领导下，全面负责项目部的后勤保障工作：保障设备的配件的供应，保障生产的材料的供应，保障员工的生活水平。其工作服务于生产，服务于员工。岗位职责如下：2.1.1接受项目经理的领导，主持项目部
7、后勤各部， 包括仓库、生活、主材加工供应的日常运转，贯彻实施公司的各项规章制度。2.1.2 提高工作效率，快速响应生产各部的需求，及时提供配件、材料、生活等保障措施，确保生产进度不受影响。2.1.3物资管理要坚持按需采购，合理使用，妥善保管，厉行节约的原则。 2.1.4加强同生产部门的沟通，了解生产部门的需求，设备状况，员工的心理动态，找出后勤保障工作的不足，及时整改，提高后勤服务质量。 2.1.5审核各部材料采购计划的申购，提出审核意见，呈项目经理批示，并按项目经理的批示组织执行。2.1.6审阅仓库报表，主材报表，掌握物资动态,能随时对各方需求做出反应。2.1.7做好工伤应急机制，能随时对突
8、发事故迅速有效的处理，在最短的时间内安排伤员的抢救，治疗，护理等工作 。伤员治愈后，及时进行善后工作的处理，包括工伤员工的赔偿处理，保险公司理赔等。2.1.8对领导下达的工作任务，及时反馈信息，加强回报机制，使上下信息通达，让领导能了解任务的完成情况，及时纠正工作任务中的偏差。2.2物资管理员为项目经理领导下，协助后勤部长，负责生产部门主材供应，岗位职责如下：2.2.1同生产部门沟通，了解工地材料的库存情况及生产计划对材料需求，了解甲方材料库存动态，及时组织至甲方材料库领取生产所需材料，保障生产材料的充分供应。2.2.2组织生产材料（主材）的加工、运输、存放。确保工地生产材料的保障。2.2.3
9、负责生产加工任务的制订，材料装卸的人员组织。2.2.4负责工地主材仓库的管理，严格主材仓库的盘点工作。2.2.5负责项目部小型设备器械（如注浆机、电锤、风镐等）的故障维修及日常保养。2.2.6至生产第一现场，了解工地的材料，器械使用情况，监督工地材料的入库，保管，领用全过程，工地器械的使用，保管，日常保养等工作，减少各环节的非正常损耗。2.2.7加强上级及下级的信息沟通，做到上通下达，加强信息的反馈。2.3材料采购员负责配件、材料的采购，包括定点供货商采购、非定点供货商材料采购、配件加工，岗位职责如下：2.3.1对于消耗量大，采购数量较多，长期需用且较稳定的物资，应当尽量实行定点采购方式。2.
10、3.2定点采购所选择的供应商应对其做好考察、审评工作，应当是有信用、产品质量有保障的大公司、厂商、企业为佳。2.3.3定点采购物资时，应对同类供货商多方询价，了解价格、货期及产品质量，择优选择供货商进货。2.3.4供货商所传供货合同应仔细阅读，详细了解合同表达的内容，防止合同当中的漏洞，维护公司的利益。供货合同需项目经理签字，方可下单订货。2.3.5坚持优胜劣汰的市场原则，不定期地进行动态调整，做好供应渠道中的后续准备，随时淘汰不合格的供应商。2.3.6跟踪采购物资物流状态，随时掌握物资的货运信息，以确定到货日期，并将之反馈给物资需求部门。2.3.7采购物资发生质量问题，及时与供货商联系退货、
11、换货、经济补偿等，确保公司的利益。2.3.8对价值低或不经常采购以及特殊情况下的急件、特殊物品，可采取非定点采购方式。2.3.9对非定点采购物资进行必要性审核，防止将应定点采购的物资进入到非定点采购中。2.3.10采购人员必须严格按照公司制定的非定点物资采购程序进行采购作业和审批手续。2.3.11严格执行公司采购财务管理制度，及时反馈采购信息交由财务，由财务组织付款，减少现金的流动。2.3.12物资采购时就多方询价，就质量价格进行对比，择优选择确定采购。 2.4仓库管理员主要负责仓库配件、材料的入库、验收，日常仓库管理。岗位职责如下：2.4.1配件、材料到货，仓库管理员需同仓库发料员，采购员依
12、照供货商发货清单共同对到货物资进行清点。2.4.2配件、材料入库前必须依由使用职能部门进行验收，确定物资的质量、型号无误后方可 办理入库手续。2.4.3自购物资经验收合格后即可办理入库手续，调拔物资需由财务开具物资调拔单，核对调拔单与物资清单之后方可办理入库。2.4.4物品入库后要马上入账，填写入库单，入库单一式五份，根据采购申请表核对到货情况，发现未发货的物资，特别是急需物资，及时同采购部门联系。2.4.5根据使用部门需要量及物料性质，分类存放，选择适当的摆放方式，轻拿轻放，分类明细，避免人为损坏及堆放杂乱带来的不便，科学安排库房物品布局，做到整齐、方便；2.4.6物品出库时要按照有关规定办
13、理，手续不全不得发货。有特殊情况，需有关领导签字批准。发货时按领料单办理出库手续，并填写出库单，出库单领料人必须签字，并写明用途，出库单一式三份，财务一份，电子台账员一份，仓库一份。2.4.7物资出入库，需详细填写仓库明细表，对出库、入库、库存进行详细的记录，仓库明细表填写要字迹清楚，正规，不能有涂改。2.4.8仓库账目要日清月结，不能堆积，累压。2.4.9做好月盘点工作，做到物卡相符，账物相等，账账相符；主动与使用部门联系，了解物品的消耗情况，防止因缺少沟通造成的物品短缺，导致耽误工程进度。第3章 采购备用金管理3.1 备用金3.1.1 公司采购采取备用金制，采购员备用金额度为5000元。3
14、.1.2 备用金采取借款方式，由采购员填写借款单，经部门主管、财务主管及项目经理审批后，交会计开具现金付款凭证，由出纳支付现金，账面挂采购员个人往来。3.1.3 采购员可在现金交易范围内动用备用金进行采购。备用金如不足以支付采购款，可按借款审批程序临时借支现金。报账后再冲抵借支，并按额度补足备用金。3.1.4 备用金一年一清，每年12月份还清备用金借款，次年1月再重新借支备用金。3.2 现金交易范围3.2.1 一千元以下的零星采购；3.2.2 供应商要求现金交易；3.2.3 紧急采购且不能及时办理银行支付手续；3.2.4 除以上情况外，一律不得进行现金交易，均通过财务转账付款。第4章 采购实施
15、4.1 建筑施工用品、办公、劳保清洁及宿舍用品、公共设施类物资的采购4.1.1 采购申请4.1.1.1 需求部门在每月25日前提出下月物资采购申请，经部门主管批准后交项目经理。单件采购金额在500元以上必须项目经理审批签字。4.1.1.2 行政内勤在仓库保管员的配合下提出常备用料的采购申请。4.1.1.3 采购申请应注明物资的名称、规格型号、数量、需求日期、参考价格、用途、质量要求、交货期等信息。如难以描述物资特征的，应提供样品；宣传印制品应提供设计样稿。4.1.1.4 后勤部门对各部门提交的采购申请进行审核，审核内容包括采购申请的各栏填写是否清楚、是否在预算范围内、是否有相关负责人的审批签字、是否在审批范围内等。
