企业行政管理制度.docx

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1、行政管理制度第一节 行政管理概述一、企业行政管理概念企业行政管理系统为了企业的生存与发展而依靠一定的法律、制度、原则及方法对企业进行职能性管理的总和。二、行政管理部门的职责行 政 管 理 部 门 的 功 能 是 根 据 物 业 管 理 公 司 的 发 展 要 求 ， 全 面 负 责 行 政 事 务 工 作 ， 发 挥 行 政 监 管 和 服 务 职 能 。 具 体 职 责 为 ： 1、 负 责 贯 彻 落 实 公 司 领 导 办 公 室 的 各 项 决 议 ， 并 深 人 调 查 研 究 ， 努 力 掌 握 第 一 手 材 料 ， 为 领 导 的 工 作 决 策 提 供 可 靠 依 据 。 2

2、、 负 责 起 草 、 拟 订 、 审 核 公 司 的 各 项 工 作 计 划 、 收 支 计 划 、 总 结 、 规 章 制 度 和 其 他 文 件 ， 并 负 责 打 印 、 复 印 、 分 发 和 登 记 的 各 项 工 作 ， 负 责 使 用 和 管 理 公 司 的 印 鉴 。 3、 负 责 筹 备 和 安 排 公 司 的 会 议 ， 并 做 好 会 议 记 录 ， 整 理 好 会 议 纪 要 。 催 办 、 检 查 并 反 馈 会 议 决 定 的 执 行 情 况 。 4、 负 责 管 理 文 书 档 案 和 有 关 资 料 的 工 作 ， 包 括 保 管 、 收 发 、 文 印 、

3、核 稿 、 呈 批 、 催 办 、 收 档 、 调 卷 和 保 密 等 工 作 。 5、 负 责 协 助 领 导 处 理 日 常 事 务 ， 协 调 各 部 门 的 工 作 ， 监 督 各 部 门 贯 彻 执 行 公 司 的 各 项 工 作 决 策 和 指 令 的 情 况 。 6、 负 责 公 司 的 总 务 后 勤 工 作 ， 具 体 包 括 计 划 、 采 购 、 保 管 和 发 放 办 公 用 品 、 设 备 等 内 容 ， 负 责 管 理 员 工 餐 厅 、 员 工 宿 舍 等 工 作 。 7、 负 责 公 司 对 外 行 政 联 络 和 关 系 协 调 的 工 作 ， 并 做 好 接

4、 待 安 排 来 信 来 访 的 工 作 。 8、 负 责 公 司 来 宾 的 组 织 、 安 排 、 接 待 工 作 ， 并 处 理 各 种 社 会 公 共 关 系 。 9、 负 责 监 察 公 司 员 工 和 各 部 门 的 工 作 进 展 、 工 作 质 量 、 执 行 规 章 制 度 等 情 况 。 10、 负 责 起 草 和 编 写 公 司 综 合 性 文 件 、 报 告 、 宣 传 资 料 、 年 度 大 事 记 等 11、 负 责 公 司 的 各 项 宣 传 工 作 ， 组 织 社 区 文 化 活 动 及 员 工 文 娱 活 动 ， 丰 富 文 化 生 活 ， 建 设 推 广 公

5、 司 的 品 牌 。12、 负 责 采 购 公 司 的 日 常 办 公 用 品 和 设 备 设 施 维 护 耗 材 ， 办 理 物 品 进 出 仓 手 续 和 管 理 仓 库 资 产 。 13、 负 责 公 司 法 律 事 务 的 处 理 。14、 及 时 完 成 公 司 领 导 布 置 的 其 他 工 作 任 务 。三、 日 常 行 政 事 务 管 理 的 内 容 1、 保 证 行 政 电 子 设 备 的 正 常 使 用 ， 包 括 ： 扫 描 仪 、 传 真 机 、 复 印 机 等 ， 若 机 器 出 现 故 障 ， 及 时 联 系 供 应 商 解 决 问 题 。 2、 每 月 统 计 公

6、 司 提 供 话 费 补 助 的 员 工 名 单 ， 并 将 名 单 与 话 费 总 数 报 于 办 公 室 主 任 审 核 。 领 款 后 ， 前 往 移 动 和 联 通 营 业 大 厅 购 买 充 值 卡 ， 并 开 具 发 票 。 将 充 值 卡 发 放 给 相 关 员 工 ， 并 要 求 其 签 字 确 认 。 3、 每 月 定 期 统 计 公 司 所 有 人 员 通 讯 信 息 ， 更 新 员 工 通 讯 录 ， 公 司 若 有 新 进 或 离 职 员 工 ， 都 应 在 2 一 3 个 工 作 日 内 制 作 新 的 通 讯 录 ， 发 送 至 每 位 员 工 邮 箱 中 。 4、

7、 名 片 的 申 请 与 制 作 ： 当 公 司 部 门 有 印 制 名 片 需 求 时 ， 需 要 其 填 写 “ 名 片 申 请 单 ， 并 提 供 名 片 相 关 信 息 。 确 认 名 片 信 息 后 ， 将 信 息 发 送 给 供 应 商 ， 通 知 其 排 版 印 刷 ， 电 子 版 确 认 无 误 后 印 刷 ， 后 交 于 名 片 申 请 人 。 5、 每 周 一 定 时 查 看 公 司 信 箱 ， 将 信 件 发 放 至 员 工 手 中 。 6、 公 司 备 用 门 卡 的 管 理 ， 前 台 应 妥 善 保 管 备 用 钥 匙 以 备 公 司 同 仁 有 紧 急 情 况 时

8、 使 用 。 7、 公 司 有 人 员 招 聘 时 ， 协 助 人 事 部 门 电 话 通 知 应 聘 人 员 各 项 事 宜 。 8、 收 发 传 真 ， 协 助 各 部 门 员 工 收 发 业 务 传 真 。 9、 协 助 办 公 室 主 任 组 织 协 调 公 司 内 部 活 动 ， 如 员 工 生 日 会 、 公 司 集 体 活 动 、 拓 展 等 业 务 的 联 系 、 通 知 、 协 调 事 宜 。 10、 新 员 工 人 职 时 ， 提 供 人 职 表 格 、 欢 迎 信 、 办 公 用 品 、 公 司 通 讯 录 等 ， 并 收 取 新 员 工 的 个 人 身 份 证 明 （

9、身 份 证 、 学 历 学 位 证 、 户 口 本 、 照 片 ） 的 复 印 件 ， 提 交 办 公 室 主 任 整 理 归 档 。 11、积 极 配 合 公 司 的 市 场 宣 传 活 动 ， 做 好 后 勤 保 障 工 作 。 四 、 会 议 管 理 1. 会 议 管 理 工 作 的 内 涵 会 议 管 理 是 指 对 公 司 各 种 会 议 的 内 容 、 规 模 、 程 序 、 数 量 和 质 量 的 统 一 管 理 。 会 议 是 很 重 要 的 行 政 管 理 手 段 ， 在 沟 通 信 息 、 商 讨 问 题 、 总 结 交 流 、 布 置 任 务 、 协 调 统 一 、 制

10、定 决 策 等 方 面 起 着 重 要 的 作 用 。 会 议 是 一 个 集 合 的 载 体 ， 通 过 会 议 使 不 同 的 人 、 不 同 的 想 法 汇 聚 一 堂 ， 相 互 碰 撞 ， 许 多 高 水 准 的 创 意 就 是 开 会 期 间 不 同 观 点 相 互 碰 憧 的 产 物 随 着 科 学 技 术 的 迅 猛 发 展 ， 人 们 的 沟 通 方 式 越 来 越 多 ， 现 在 人 们 可 以 通 过 E _mail, 多 媒 体 等 多 种 形 式 进 行 沟 通 ， 但 是 会 议 是 任 何 其 他 沟 通 方 式 都 无 法 替 代 的 ， 因 为 这 种 方 式

11、 最 直 接 ， 最 符 合 人 们 原 本 的 沟 通 习 惯 。 2 会 议 的 目 的 开 展 有 效 的 沟 通 。 会 议 是 一 种 多 项 交 流 ， 可 以 集 思 广 益 ， 实 现 有 效 沟 通 是 会 议 的 一 个 主 要 目 的 传 达 信 息 。 通 过 会 议 可 以 向 员 工 通 报 一 些 决 定 及 新 决 策 ， 即 向 员 工 传 达 来 自 上 级 或 其 他 部 门 的 相 关 信 息 。 督 员 工 、 协 调 矛 盾 许 多 物 业 公 司 或 部 门 的 常 规 会 议 其 主 要 目 的 是 为 了 监 督 、 检 查 员 工 对 工 作

12、 任 务 的 执 行 情 况 ， 了 解 员 工 的 工 作 进 度 ， 同 时 借 助 会 议 有 效 协 调 上 下 级 以 及 员 工 之 间 的 矛 盾 。 达 成 协 议 与 解 决 问 题 。 开 会 总 要 达 成 协 议 与 解 决 问 题 ， 最 终 实 现 协 议 的 产 生 和 问 题 的 解 决 。 资 源 共 享 。 利 用 开 会 汇 集 资 源 ， 以 期 相 互 帮 助 ， 共 同 进 步 。 开 发 创 意 。 通 过 会 议 讨 论 形 成 并 论 证 新 的 构 思 ， 使 其 具 有 可 行 性 。 激 励 士 气 。 年 初 或 年 底 的 会 议 通

13、 常 具 有 这 一 目 的 ， 以 使 全 公 司 上 下 团 结 一 心 ， 朝 着 一 个 方 向 共 同 努 力 。 3 会 议 的 种 类 通 常 ， 物 业 公 司 的 会 议 有 两 种 类 型 ： 四 级 例 会 制 度 ， 即 公 司 常 务 会 议 、 总 经 理 办 公 会 议 （ 碰 头 会 ） 、 部 门 工 作 会 议 、 全 体 员 工 会 议 。 其 他 会 议 ， 即 计 划 调 度 会 、 投 资 决 策 （ 审 议 ） 会 议 、 工 作 汇 报 会 、 论 证 会 新 闻 发 布 会 、 研 讨 会 等 。 4 . 会 议 的 要 求 (1) 做 好 会

14、 议 记 录 。 会 议 主 持 人 应 指 定 专 人 做 好 会 议 记 录 ， 重 要 会 议 应 有 两 名 记 录 员 同 时 记 录 会 后 ， 会 议 记 录 员 要 负 责 会 议 议 定 事 项 的 督 办 和 催 办 ， 并 将 办 和 催 办 情 况 报 告 会 议 主 持 人 ， 必 要 时 应 按 照 会 议 主 持 人 的 要 求 形 成 会 议 纪 要，以 使 大 家 共 同 遵 照 执 行 。 每 月 底 行 政 部 门 应 检 查 会 议 记 录 及 落 实 情 况 ， 并 按 档 案 管 理 办 法 立 卷 归 档 ， 这 也 是 考 核 当 事 人 工 作

15、 的 依 据 部 门 专 题 会 议 也 要 指 定 专 人 做 好 会 议 记 录 ， 用 以 备 忘 。 讲 究 会 议 质 量 。 各 类 会 议 主 持 人 会 前 应 与 参 会 人 员 充 分 沟 通 ， 做 到 心 中 有 数 对 议 而 不 决 的 事 项 提 出 解 决 的 原 则 与 方 法 ， 并 对 此 负 责 各 类 会 议 力 求 精 干 高 效 、用 数 据 说 话 ， 要 有 明 确 具 体 可 量 化 的 答 复 ， 防 止 和 杜 绝 空 洞 无 物 或 泛 泛 而 论 。 争 取 会 议 实 效 。 会 议 议 定 的 事 项 、 布 置 的 任 务 、

16、提 出 的 措 施 ， 要 按 照 要 求 传 达 贯 彻 、 层 层 落 实 ， 务 必 使 直 接 执 行 人 明 确 是 什 么 、 为 什 么 、 怎 么 做 ， 对 经 常 性 工 作 要 用 制 度 固 定 下 来 ， 力 求 使 每 次 会 议 都 有 具 体 的 成 果 。 严 格 会 议 纪 律 。 与 会 人 员 应 有 机 地 安 排 工 作 ， 认 真 准 备 、 准 时 参 会 。 会 议 具 体 时 间 、 地 点 由 会 议 主 持 人 决 定 、 会 议 记 录 人 会 前 通 知 。 公 司 决 策 层 领 导 主 持 的 会 议 ， 行 政 部 门 负 责 通 知 ， 与 会 人 员 一 般 不 得 缺 席 或 指 定 他 人 代 为 出 席 ，