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1、办公自动化论文办公自动化的发展及发展趋向（一）、办公自动化的概述办公自动化是20世纪70年代中期发达国家迅速发展起来的一门综合性技术。我国的办公自动化技术经过从80年代末至今10多年的发展，已从最初提供面向单机的辅助办公产品，发展到今天可提供面向应用的大型协同工作产品。主要就是通过信息技术把我们的办公过程通过采用各种新技术、新机器、新设备和各种个样的机器，如计算机、复印机、速印机、电话机、传真机、网络设备、光盘机等这些硬设备，以及计算机的操作系统、网络操作系统、文字处理软件、专项工作程序软件等等使我们的办公过程电子化、数字化，从而创造一个集成的办公环境，让所有的办公人员都在同一个桌面环境下一起
2、进行工作。所以办公自动化系统是一种人机信息系统，它具有一般信息系统的共性。建立办公自动化系统的目的并不单纯是提高办公效率或减少办公人员，而首先是为了提高办公质量，在提高办公质量和办公效率的基础上，通过各种决策模型及时提供辅助决策的信息，以实现科学管理和科学决策。（二）、由于社会环境因素，国内外办公自动化的不同的发展概况办公自动化系统是一个开放式的系统。在设计和建立系统时，应充分考虑和社会环境的连接。例如在不同的国家办公自动化技术的发展则经历了不同的阶段。下面我们从不同的国家去了解国内外办公自动化的发展状况。1.美国美国政府高度重视办公自动化技术的发展和应用。所以美国的办公自动化改革跟新快，发展
3、也快，因而它的应用普遍广泛并且有很高的水平，而目前美国办公自动化总的发展水平是采用系统综合设备，实现办公业务综合管理自动化。2.日本 我们知道日本的发展不管在什么方面其发展都比较晚，但是由于日本的国情它的发展并不落后于美国。日本是个工业国家也是一个外贸大国，这些都推动了日本办公自动化的迅速发展。 3.中国 我国的办公自动化虽然起步较晚，但自70年代开始发展，到21世纪初期大致经历了三个阶段且近年来发展非常迅速，第一个阶段的主要标志是办公过程中普遍使用现代办公设备，如传真机、打字机、复印机等；第二个阶段的主要标志是办公过程中普遍使用电脑和打印机，通过电脑和打印机进行文字处理，表格处理、文件排版输
4、出和进行人事财务等信息的管理等；第三个阶段的主要标志是办公过程中网络技术的普遍使用，这一阶段在办公过程中通过使用网络，实现了文件共享，网络打印共享，网络数据库管理等工作。 4.西欧各国西欧各国及其它国家近年来也迅速推进了办公自动化发展的步伐，从而建立了许多办公自动化系统。(三)办公自动化的作用建立内部的通信平台。建立组织内部的邮件系统，使组织内部的通信和信息交流快捷通畅。 建立信息发布的平台。在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，例如电子公告、电子论坛、电子刊物，使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在企业或机关内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够了解单位的发展动态。实现工
5、作流程的自动化。这牵涉到流转过程的实时监控、跟踪，解决多岗位、多部门之间的协同工作问题，实现高效率的协作。实现文档管理的自动化。可使各类文档（包括各种文件、知识、信息）能够按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段。辅助办公。信息集成。实现分布式办公。（四）办公自动化发展的影响因素办公自动化技术的发展受很多因素的影响和制约，中国的办公自动化发展较晚，但相对较快，我国改革开放后实行市场经济制度，办公自动化迅速发展起来，但阻碍因素依然存在。第一，我国办公自动化发展的软硬件不协调。硬件发展相对较快，软件发展相对缓慢，且自主研发的办公软件相当有限。第二，我国的办公人员习惯于用笔和纸办公，不太习
6、惯于用电脑和办公软件来办公，这是受传统观念影响，中国几千年来文人、官员都是使用毛笔和纸办公的。所以现在还有许多人是用笔和纸办公的。这也跟技术和专业知识有关。第三，我国许多企事业单位对办公自动化的用处认识不全面，单方面认为就是文字处理、表格处理。所以没受到重视。第四，我国的网络基础设施建设还不够完善，通讯技术还不够发达，专业人才相当紧缺。所以影响了他的发展。第五，使用办公自动化办公可以提高效率但也会给企事业单位带来相应的成本。使用办公自动化必须要有硬件的支撑，硬件设备需要购买，购买设备成本也较高，所以一些小企业不会使用办公自动化办公。这就阻碍了办公自动化的普及及发展。综上这些因素都影响了办公自动
7、化的发展进程。还需要我们一一解决。（五）办公自动化技术的发展趋势在新的时期，基于多年办公自动化建设经验和互连网技术的发展，我们对办公自动化的认识也越来越清楚，从网络的性质来看，办公自动化应定位于内部网（Intranet）,从办公性质来看，办公自动化应定位于数字化办公，从信息化建设的角度来看，办公自动化应是信息化建设的基础。 所以，办公自动化的发展方向应该是数字化办公的发展方向。所谓数字化办公即几乎所有的办公业务都在网络环境下实现。从技术发展角度来看，特别是互连网技术的发展，安全技术的发展和软件理论的发展，实现数字化办公是可能的。从管理体制和工作习惯的角度来看，全面的数字化办公还有一段距离，首先
8、数字化办公必然冲击现有的管理体制，使现有管理体制发生变革，而管理体制的变革意味着权利和利益的重新分配；另外管理人员原有的工作习惯、工作方式和法律体系有很强的惯性，短时间内改变尚需时日。尽管如此，全面实现数字化办公是办公自动化发展的必然趋势。 另外，办公自动化的发展很大程度上取决于办公自动化技术的发展，只有在技术上取得了一定的进步也发展时，办公自动化才有实现的条件与可能。办公自动化技术发展，可以使计算机和通信技术也的到发展，从而也大幅度的提高办公自动化系统的性能；改进人机界面，改变办公离不开人的传统办公模式。同时用于办公室工作的这些技术越来越先进，设备越来越多，功能越来越强，性能也越来越高，这为
9、实现办公自动化和无纸办公创造了必要的条件。例如，用于处理办公信息和进行协同工作的各种计算机(包括微型机，超级小型机和中，大型机);起草文稿用的文字(词)处理机;制作报表用的电子表格打印机;编排各种文件，资料格式等的电子台式出版系统;存放，管理文件和档案用的文档资料管理系统;自动控制各种工作流程的办公自动化系统;支持远距离协同工作的视频会议系统;计算机通信用的局部网络系统;用于办公通信的现代化电话机，传真机;复制资料用的复印机等，这些技术和设备对办公室工作提供有力的支持，在不同程度上为办公室工作的自动化提供了现代化的推动手段。 在这些技术和设备中，对办公室自动化的发展起最显著作用的是计算机信息处
10、理设备和构成办公室信息通信的计算机通信网络系统。信息处理技术得益于计算机的高速处理能力，没有计算机技术就没有现代化的信息处理技术。信息处理技术也延伸了办公室业务处理的内涵，成为办公室自动化的主要技术手段，其内容也在不断地深化和丰富。近年来，计算机工业和产品的飞速发展扩大了信息处理技术的应用范围，也使办公室信息处理技术向纵深方向发展，并不断扩大其应用范围。网络通信技术的发展，有可能使相隔任意距离的办公室之间，超越空间的界限，实现处于不同地点的办公室之间的同时办公。Internet，数据仓库与数据挖掘，电子邮件，多媒体信息的传输与处理，电子数据交换，信息安全等新技术使办公室自动化技术更上升到一个新
11、的技术境界。信息处理和信息通信两者的紧密结合，使办公室自动化技术具有更高的效能，也是办公室自动化技术发展的重要趋势。办公自动化技术的发展趋势基本上决定了办公自动化的发展方向，办公自动化的发展趋势是整个办公室系统向数字化、智能化、无纸化、综合化发展，办公自动化设备向高性能、多功能、复合化和系统化发展；计算机构成的办公工作站向能同时处理文字、数据、图表、图像、声音的多功能发展；通信在办公自动化系统中的地位将进一步增强，全球性的通信网络体系将逐步建立。办公自动化技术的发展需要软、硬件的共同发展，硬件设备需要向高性能、智能化发展，软件方面需要实现功能的多样化发展，提高工作效率。办公自动化技术不仅仅是在软硬件上发展了就行的，还得要使用者会使用，会操作。这样就会对使用者的专业素质有所要求了。企业在方面就得加大培训力度，推动办公自动化技术的协调发展，在计算机教育方面显得比较重要了，办公自动化未来发展要与计算机教育共同发展。共同推动办公自动化的创新。第3页 共4页
