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1、人民医院新院工程 档案收集管理制度 为明确人民医院新院工程档案资料的管理流程，增强档案管理的实用性和有效性，特明确以下制度。一、归档范围:各部门在工作中直接形成的、对项目部和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同载体的历史记录均属归档范围。二、归档要求:归档的材料应做到分类合理，材料齐全，完整明确，便于保管和利用;归档材料应书写端正，图文清晰，禁止使用纯兰墨水和铅笔、圆珠笔书写、签批；档案由项目部综合科统一保管，归档的材料在移交时，交接双方须认真核对，并在移交单上注明内容、页数、经办人签名。三、资料发放借用流程1、 合同、协议类：由技术科负责签署盖章完毕后，代建单位留存资料由技术科交
2、新城公司资料室存档，业主单位、施工单位资料转交综合科，综合科留存业主单位资料、施工单位资料发放至各相关施工单位。 2、联系单、通知单类 联系单、通知单由工程科负责签署，如涉及增加投资及做法变更的资料，工程科需将资料送技术科进行申报，通过后安排相关单位签收，工程科要把闭合的原件分别送至综合科与新城公司资料室存档。 3、会议纪要所有形成决议的会议纪要必须由监理组织会签，会签闭合后的原件由监理交综合科存档，综合科按单位进行发放。4、签证类资料 所有签证必须具备原始记录单、照片或视频等原始影像记录，所有原始影像记录每周5由监理汇总存档至工程科服务器、原始记录单签署完毕由监理单位存档至综合科，综合科按单
3、位进行发放。5、设计资料 所有涉及增加工程量的设计变更、技术核定单等设计资料，由工程科将资料送技术科组织申报，通过后安排相关单位签收，工程科要把闭合的原件分别送至综合科与新城公司资料室存档。6、监理资料：监理单位必须按月度，在每月25日前将本月全套监理资料（包含监理联系单、监理通知单、监理会议纪要、监理月报、监理日记等）送综合科存档。7、施工资料：施工单位必须按月度，在每月25日前将本月除检验批外所有施工资料交综合科存档. 四、档案查阅1、利用档案、查阅保密档案，须经副主任批准，指派专人查阅，并按机要档案的管理规定在指定地点查阅；外单位查阅档案须凭单位介绍信并经主任或副主任批准。2、档案原则上
4、不外借，确因工作需要借用档案时外单位查阅档须经主任或副主任批准，办理借阅手续后方可借出，并限期归还，借查阅档案期限:文书档案为15天，科技档案20天，声像档案7天查档人员对所借档案负安全、保密之责，严禁自行转借、翻印。五、档案保管1、档案管理人员必须严守国家机密，遵守保密纪律，对保密文件资料要按照规定范围借阅，不私自接待和查阅保密档案，不得自行扩大借阅范围，不得擅自复制(印)以及对外提供档案的保密内容:2、档案柜钥匙由专人保管，不得乱放，防止遗失。3、加强保密档案的管理，档案密级的变更和解密，必须按国家的有关规定办理。4、档案管理人员应建立各类档案的案卷目录、分类目录、借阅登记、鉴定销毁记录等台帐、索引和汇编。5、销毁档案必须办理审批手续，综合科负责编写销毁清册，副主任签字批准。销毁档案应有2人以上共同监销，监销人员必须在销毁清册上签字。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。 六、档案管理人员职责 1、按照资料类别及相关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。 2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。 3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护项目部档案的完整与安全。
