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1、公司债权管理制度(试行) 公司债权管理制度（试行）一、 目的为保护公司财产不受损失，加快资金回笼，特制定本制度。二、 适用范围本办法适用于集团公司、各子公司、各控股合资公司等各项债权产生主体（以下统称各公司）。三、 债权定义3.1 应收账款：指公司在生产经营活动中，因合同/订单已经签订而产生的预收账款；因产品、商品已经交付或者劳务已经输出而产生的应收款项。3.2 其他应收款：类似于备用金、租金、保证金（投标、履约、服务、质量等）、各种赔款、罚款以及向职工垫付的各种应收及暂付款项；各项政府奖励、补贴、税务退税等。3.3 本制度所述债权，如无特别说明，应指本节第3.1条“应收账款”的定义。四、 总
2、体管理要求4.1 对于各项债权需要明确具体的管理部门或管理岗位。各部门及各责任人严格按照本制度规定管理相应债权，目标统一为降低公司应收账款数额，改善公司现金流。4.2 加强对债权原始凭证的管理，改善公司各债权产生主体的债权原始凭证的管理现状，为债权回收及诉讼增加成功可能性。4.3 推广信息化系统应用，做到各部门与财务信息系统对接并能一致且可以相互核对，系统中数据准确无误，更新及时，努力实现公司上下“一本账”。4.4 建立客户信用评价体系，依据客户信用记录确定合同付款方式、账期等。目标为实现资金安全回笼，降低坏账、呆账风险。4.5 建立应收账款催收机制，责任到人，以此作为部门对个人的绩效考核依据
3、，同时也是公司对部门的绩效考核依据。4.6 建议逾期账款催收机制，依据逾期天数、金额、信用记录确定催收方式，包括催款函、律师函、现场催收、诉讼等。五、 债权管理细则5.1 债权管理岗位职责5.1.1销售员5.1.1.1各笔合同/订单的销售员为该笔合同/订单未逾期债权的催收人员，为债权第一责任人，对债权负有不可推卸的责任。债权回收应纳入销售员绩效考核并在销售人员离职或调岗时作为与公司结算收入的依据之一。5.1.1.2销售员应负责未逾期债权的整理、记录和催收工作。应负责债权资料的完成性，比如原始合同、到货签收单、结算报告、竣工验收报告等并及时将上述材料交回公司归档。5.1.1.3销售员应负责配合公
4、司法务部对公司债权的监督检查工作，应负责配合公司法务部对公司逾期债权的催收及诉讼工作。比如提供债务人联系方式、协助联系客户、协助搜集证据等。5.1.2 销售主管5.1.2.1各业务单元销售主管为该团队内非逾期债权的第二负责人，负责管理、监督、指导销售员的债权管理和催收工作。5.1.2.2销售主管应对销售员的工作行为负有领导责任，必要时可直接参与负责债权管理和催收工作，应负责保证债权第一负责人离职或岗位变动后债权的跟进有序衔接。5.1.2.3同销售员，销售主管也应负责配合公司法务部对公司债权的监督检查工作；也应负责配合公司法务部对公司逾期债权的催收及诉讼工作。5.1.3 财务部5.1.3.1 公
5、司财务部应负责公司各项债权的核算；负责制作、发布账务报表，报表应做到每周/月更新，数据准确无误。5.1.3.2财务部应负责与往来单位核对账目，发出对账函、询证函等债权核对文件，并保证债务人核对确认后原始文件的收回，应为债权催收人员如销售员、法务部等提供账务数据确认等支持工作。5.1.3.3 财务部应负责以不影响收款时间为前提及时办理银行保函、外汇结汇等银行口工作。5.1.3.4财务部应负责坏账处理的财务操作、保管原始会计记账凭证；债权变化时，负责及时维护财务信息系统，最迟不晚于债权变化发生第二日。5.1.4 法务部5.1.4.1 集团公司法务部门为公司债权管理部门及逾期债权的催收部门，亦负责监
6、督检查公司其他环节关于债权的相关工作，司各环节和岗位人员应予以配合。5.1.4.2 法务部应负责债权诉讼的相关工作，负责债权延续的时效性。5.1.4.3 法务部门应建立逾期债权汇总表，表格应清晰明确列明欠款单位名称、发生时间、欠款金额，逾期时间，现状及难点等。法务部门应明确每一笔债权的责任人，专人专责，以收款为第一要务，持续有序跟进每一笔债权。5.1.4.4 法务部负责公司涉及债权原始文件（主要指合同）形成时的审核，非经法务部审核的合同一律不允许签订。5.1.5 其它 5.1.5.1 公司其他如质量部门、商务部门、项目管理部门等应妥善处理可能涉及公司债权方面的事务，比如留证、档案保存、质量控制
7、、信息录入等。 5.1.5.2 上述各部门及岗位工作应及时有效，法务部负责不定期检查上述涉及债权的工作完成情况及其质量，法务部工作由财务部门负责监督检查。5.1.5.3 各部门应建立对应的考核机制，以上述职责的履行情况作为各部门或者岗位的绩效考核依据之一。5.2 债权原始记录文件及会计记账的要求5.2.1 债权务必以完整和经过适当授权、审批的原始文件和资料作为记录债权的依据，并选出符合规定的原始文件和资料作为会计记账的原始凭证。5.2.2 项目部、元件及智能订单管理部等合同（订单）执行部门在合同执行过程中，原始文件（如合同）不齐全，一律禁止进入下一程序，除非有经过认可的书面审批程序。5.2.3
8、 原始文件和资料应由专人妥善保管并妥善保存并建立档案目录，方便查询。其中合同、发票、送货回单、对账单等应保存10年以上并建立电子存档制度，其他如图纸等文件和资料应保存5年以上。5.2.4 原始文件和资料超期销毁应经法务部、财务部、商务部、内控部综合评估后进行，评估工作应由上述各部门负责人签字确认留底。5.2.5 原则上只有债权消失之后才能销毁原始文件和资料，未消失债权的原始文件和资料一律不允许销毁。5.3 建立并推广信息化系统应用，多途径确保债权清晰明确5.3.1 各部门关于债权的部门记录须与集团财务部的会计记录保持一致并能够相互核对。各部门的部门记录可与财务部的财务信息系统实现数据对接和共享
9、，最终目标为实现公司上下“一本账”。5.3.2 信息化系统应用要求各部门补充完善系统数据并保证数据准确无误，各部门应负责各自部门的数据输入及其准确性、及时性。现有ERP系统中所有数据输入点应全部及时输入正确数据或者信息，不允许留白，原则上信息录入时间不应晚于得到信息第二日。5.3.3财务部需要至少每半年一次与客户单位进行核对，发生差错应及时查明原因，并经过审批授权后进行财务处理。每次对账必须取得由债务人书面签章确认的纸质对账单并妥善留存。5.3.4债权管理需要与公司应付账款管理和资金管理结合起来，把债权管理纳入集团公司和各个子公司应付账款管理和整体资金使用计划中，统筹安排。有条件的情况下，可以
10、与往来单位进行债权债务冲抵。原则上，对同一往来单位，先结清债权后支付应付账款。5.4 建立客户信用管理体系5.4.1 各业务单元应根据自身债权特点建立客户信用管理体系，依据客户信用记录确定合同付款方式、账期等，目标为实现资金安全回笼，降低坏账、呆账风险。各业务单元的信用管理体系应经过法务部、内控部、财务部综合评估后才能施行。5.4.2 对于信用良好的客户可以经评估后采取延长账期、提高信用额度、甚至降低下一阶段订单售价等方式鼓励客户遵信守诺，为公司也为客户创造良好合作环境。5.4.3 对于信用不良的客户可以采取缩短账期、降低信用额度、款到发货、停止供货乃至诉讼等方式降低公司风险。各部门应严格按照
11、已经签署的合同或者订单履行，货款未支付或者支付未达合同约定比例的一律持谨慎原则处理，不得擅自提供货物或者服务。长期客户累积订单处理按照综合处理的原则，即上一笔订单客户的支付情况将直接影响下一笔订单的执行。5.4.4 信用管理体系客户清单应做到相对稳定，应一年一次对客户进行信用评估，评估应由法务部、业务单元、财务部、内控部共同参与。5.4.5 评估工作主要目的是为在上一年度内信用良好客户提高信用等级，而非为信用不良客户降低信用等级。任何客户在任何时间有违约现象发生时，经法务部确认即可采取降低信用等级等措施。5.4 建立应收账款催收机制5.4.1 各业务单元应建立债权催收机制，明确收款责任人，定期
12、催收债权，一般合同/订单销售员为第一责任人。订单管理员/项目经理在合同执行过程中负责督促责任人催收相应款项。项目部、元件及智能订单管理部等合同（订单）执行部门负责依据实际收款情况按照本制度要求执行相应措施。5.4.2 收款责任人应每周、月跟进每一笔债权的情况并详细记录欠款单位名称、发生时间、欠款金额，到期时间，现状等等。5.4.3 对于同一单位多项债权或者即将发生多项债权的，原则上前一债权结清，后续签订合同、开具发票、发货、售后服务等才可进行。客户单位的付款原则上优先冲抵前一债权，且需要书面告知客户单位。项目部、元件及智能订单管理部等合同（订单）执行部门负责依据实际收款情况按照本制度要求执行相
13、应措施。5.4.4 对于逾期债权应立即报送公司法务部，并同步提供相应债权资料，由法务部介入逾期债权的催收工作。5.5 建立逾期应收账款催收机制 5.5.1公司法务部负责催收逾期应收债权，并按下列机制执行： 5.5.1.1 逾期10天以上债权需发送催款函； 5.5.1.2 逾期超过2个月以上应收债权需发送律师函； 5.5.1.3 逾期超过4个月以上应收债权需直接现场催收； 5.5.1.4 逾期超过6个月以上应收债权需通过诉讼处理；5.5.2 法务部应建立逾期债权汇总表，表格应清晰明确欠款单位名称、发生时间时间、欠款金额，逾期时间，现状及难点等等。5.5.3 对于争议及疑难款项应及时汇报管理层，如系公司内部问题应及时反馈责任部门主管，要求责任部门尽快采取补救措施。5.5.4 建立坏账处理机制，对于无法收回债权应汇报管理层审批后报财务部进行账务处理。六、 附则 本制度由集团公司法务部起草并负责解释，并经集团公司CEO批准、集团公司内控部发布之后生效。 6 / 6
