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1、档案工作的最终目的就是通过提供利用，充分发挥档案的社会效益和经济效益。要搞好利用工作，必须熟悉服务对象，了解他们对档案的要求，只有知己知彼，方能百战不殆。也就是说，搞好对利用者的调查研究，做到有的放矢，才能使档案工作变被动为主动，变单一服务为多项服务，真正使档案信息达到资源共享。随着市场经济的发展，企业改革的不断深入和计算机网络的兴起，作为国有大型企业的xx油田将面临着一些新的机遇和挑战，同时也为我们企业档案工作开辟了一些新的领域，但由于受环境、资金、人员等储多因素的影响档案的利用工作一直处于低潮，再加上传统的蹲班守摊式的档案利用方式，在客观上，使利用工作往往陷入一种被动的局面，这就使得我们档
2、案利用工作已远远不能适应现代企业发展的要求。为此，年3月xx油田xx档案管理室课题组，选定了“十五”期间xx油田档案利用情况及其有关规律问题的研究课题，开展调查研究，年7月经河南省档案局，河南省档案学会批准，该课题被列入“河南省年重点调研课题。一、课题调研情况1、问卷调查状况这次调查共涉及15个问题，对这些问题的答卷情况，我们进行了总结汇总，情况如下：2、从网上调查和座谈情况来看：有69的人去过档案馆，知道一些档案工作方面的情况；24的人认为所谓的档案就是人事档案，不知道还有文书、财会、科技等其它门类的档案；还有7的人根本不知道档案馆这个机构，认为个人档案一般有劳资部门掌管，更不会想到利用档案
3、。在调查中有43的人认为档案馆是一个纯粹的保密机构；20的人认为档案馆只在于保管和收集整理档案，不存在利用；还有18的人认为档案与自己没多大关系；只有19的人认为档案在科研、生产和日常生活中作用巨大，应该得到重视。二、“十五”期间利用工作相关规律及存在的问题1、相关规律2、存在的问题通过调研我们发现“十五”期间xx油田档案利用工作主要存在以下几个方面的问题，影响了档案利用工作的质量和效率。(1)、思想意识松懈，工作缺乏主动性长期以来，企业档案馆的作用没有被人们充分认识，在相当一部分人的眼里，档案馆只是一个保管档案的单位，有没有并不重要，档案人员的工作又比较乏味、辛苦，社会地位较低，得不到人们的
4、尊重。加上住房和其它福利待遇差、经济收入少、生活清贫等原因，使他们的心里产生了失落感和自卑感。同时，由于过去一直实行的计划经济体制，职工端的是“铁饭碗”，吃的是“大锅饭”，干好干坏一个样，竞争体制难以引入，工作不求有功但求无过，深层次的业务工作得不到开展，档案馆的职能得不到正常发挥。档案馆的工作仍然停留在借借还还的“蹲班守摊”的状态，被动的等客上门。有些档案人员对利用者不是一问三不知，就是爱理不理，缺乏热情感。有的干脆当一天和尚撞一天钟，得过且过，不思进取，无论是从思想上和意识形态中都没有树立正确的为用户服务的观念，也就更谈不上为用户提供主动服务了。(2)、档案宣传工作相对滞后，导致档案的社会
5、意识差。企业档案工作就象是深山里的奇葩，艳丽夺目却鲜为人知，尽管我们的档案工作人员为此长年伏案、日夜辛劳，而那蕴含着丰富馆藏的企业档案，却“养在深闺”人未识，这都与多年来档案馆封闭保守的模式和坚守门户的观念有关，从调查结果可以看出，有相当一部分人对档案的认识模糊，有的甚至不知道档案能被利用，也不知道档案能对普通公民开放，这都是档案宣传未能及时跟上的结果。同时，在查阅档案时，为了维护企业档案的安全，用户不仅要受到单位证明和领导签字的制约，而且利用的范围也受到一定的限制。因而在公众的心目中，形成了档案馆是一个披着神秘面纱不能随意介入的单位，而档案部门并没有针对长期以来形成的档案社会意识差这种状况进
6、行宣传工作，依然闭门等客，应开放的档案不能很好的开发，使档案的社会意识未能得到转变，更谈不上全方位为社会服务。(3)、利用形式过于陈旧落后。此次调查表明，有27的人对我们为其提供档案的方式认为落后，4的人直接不满，3的人认为应该利用现代化设备查阅。这说明传统的“蹲班守摊”式的档案利用方式已不能适应现代企业的发展和人们的需求。目前，xx油田少数档案室仍停留在你来找我给查，你来问我回答的“守摊”状态，仍处于被动的等客上门。还有一些档案室虽然已实行了网络化管理，但由于受软件、设备、人员、环境等诸多因素的影响，并没有充分利用现代化工具，开发档案信息，对于提高工作效率和工作质量没有产生多大实效，很多工作
7、仍停留在手工操作阶段包括利用，在实际应用中计算机充当了打字机，更谈不上计算机查阅或网上利用。(4)、反馈机制不够健全。由于过去用户对档案的需求比较单一，仅限于工作查考或编史修志等，因而我们很少去了解或研究企业用户的需求趋向，对档案利用效果评价更是漠不关心，甚至出现了用户通过熟人引见来利用档案的情形，从“十五”期间xx档案利用效果反馈卡可以看出，利用实例缺乏力度，不能真实反映档案利用的实际效果，利用实例主观臆造与实际工作脱节，起不到利用反馈的效果，究其原因，主要是对档案利用信息反馈缺乏足够的认识，目标不明确，因而主动收集、反馈信息的积极性不高，对档案利用实例挖掘不深，控制不利，没有严格的规章制度
8、的制约。其次，利用者对档案利用效果登记不重视，怕麻烦、敷衍了事也是主要原因之一。(5)、馆藏信息与企业发展不相适应。由于受传统的档案管理模式的影响，xx油田档案馆管理的只是企业过去各项活动中形成的档案，是一种相对滞后、零散、不全面的信息，一般以文书档案、财会、油气田勘探开发档案较多，科研、设备、声像等档案所占比例很少，有的甚至没有，一些基层档案室连文书、财会、油气田勘探开发也不完整，科技档案和一些反映企业发展的历史档案较为缺乏，已无法满足企业用户的需求。调查结果表明，在“十五”期间有46.3的人因馆藏不全而被迫终止利用，9.2的人找不到自己所需的档案，这个数据是惊人的，这说明我们的馆藏档案没有
9、针对企业的发展和用户的需求去收集，具有很大的盲目性。同时由于资金、环境等因素的影响，使该进馆的档案不能进馆，因收集的档案无法收回。再加上检索手段落后，设备配置不合理，已不能适应现代形势的发展，在为企业的科技、生产和经济建设提供档案信息方面显得既被动又力不从心，严重的制约了企业档案的利用工作。(6)、软硬件设施跟不上利用工作的要求。三、提高今后档案利用工作质量的措施和方法。针对“十五”期间xx油田档案利用工作存在的问题及相关规律，调研小组成员认为，应从以下几个方面加以改进。1、加强企业档案管理人员的职业道德建设，增强利用工作的主动性。2、加大宣传力度，提高档案工作在社会中的知名度。4、建立健全档
10、案利用信息反馈机制，做到有的放矢。建立健全档案信息反馈机制，对于我们及时准确了解用户的需求，及时分析档案利用工作的问题，客观分析档案利用规律，避免档案工作的盲目性有十分重要的意义，因此我们做了以下几点工作：(1)、成立档案利用信息反馈协作组，该组以档案馆馆长为核心，成员有档案馆各各部门负责人，企业主管档案的领导、兼职档案员组成。他们的任务是：定期收集与企业有关的政策法规信息、市场信息，用户利用效果、数据，研究并撰写利用需求分析报告，为档案利用决策提供咨询信息。建立档案利用信息反馈卡，做好档案利用信息的收集、汇总分析输出工作。设立档案利用反馈意见箱，定期收集用户关于利用问题意见和建议。调查处理档
11、案利用过程中的一些棘手问题。(2)、定期召开档案利用信息反馈座谈会，及时听取利用单位对档案馆及档案利用工作的发展方向和服务工作的改进等方面的意见。集中讨论和研究利用工作中存在的问题并及时纠正，更好的为用户服务。(3)、设立档案利用信息反馈员制度。档案馆由于与企业主管部门进行协商聘任企业各个部门的兼职档案员或办公室人员为信息反馈员，直接倾听和搜集企业对档案部门的呼声和要求，对于及时反馈的信息，并对档案工作提出合理化建议的人除在全油田通报表扬外，还应给予一定的物质奖励。5、加强馆内档案收集工作，丰富馆藏。6、努力提高档案管理人员的业务素质，适应现代企业发展的要求。7、加强硬件建设，优化馆内设施。现
12、代化的管理除了需要具有高素质的管理人员以外，还需要配置现代化的设备，而配置现代化的设备则需要大量的资金投入，为此，馆领导通过向上级领导请求汇报，重要活动请主管部门的领导参加或视察等方式，让领导了解企业档案工作对企业发展的意义、工作成绩、现状和困难，得到了领导的重视，在企业经济除于爬坡、经费严重超支的情况下，为档案馆拔专款添置了计算机、打印机、扫描仪、光盘刻录仪、空调、吸尘器等，并对破损库房进行了修整和更新了设备，加强了硬件设施的建设，目前，xx处有90的档案室配备了计算机，95的库房配备了空调，55的档案室实行了计算机管理，还有40上了局网。但这还不够，随着企业发展，计算机的更新换代、库房设施
13、的老化，我们还要进一步的加大投入，更新设备优化设施，还要建立我们自己的档案信息网，使用户足不出户，就能进行档案咨询查阅、利用，实现真正意义上的现代化服务。8、增加档案工作的透明度，营造一个开放、舒适的休闲环境。增加档案工作的透明度，就是让用户了解和认识档案工作，消除他们的陌生性和神秘性，这就需要我们从封闭走向开放，从被动转向主动，拓宽利用渠道，改变利用方式，为用户提供全方位服务。同时利用环境也是让用户了解和认识档案馆的一个重要窗口，良好的利用环境，带给用户的不仅是身心的愉悦，而且还会对他们产生巨大的吸引力，使他们把档案馆作为一个休闲的好去处。尤其是随着节假日的增加和双休日的出现，供人们支配的闲
14、瑕时间多了起来，做为文化信息中心的档案馆，应转变服务观念，为用户营造一个开放、舒适、休闲的好环境。具体做法是：树立开放意识，即根据用户的需求和开放范围，简化手续实行目录开放、开架阅览，同时利用各种形式宣传开放档案目录，介绍馆藏、介绍利用档案的常识，做到适时公布、及时开放，确保开放档案信息的畅通。推出教授与你谈、博士与你讲系列讲座，开展档案利用知识教育，宣传档案馆的职能、作用，加强档案的社会意识。根据不同年龄层次用户的需求，举办档案实体展，开展家庭档案建立管理讲座，以此来增加档案馆对公众的吸引力。可在馆内搞一些具有文化品味的宣传橱窗、娱乐设施、茶室和书店，营造出一个具有企业档案馆特色的文化氛围。
15、是调整作息时间方便公众，了解公众的需求，千方百计的调动公众利用档案的积极性使档案馆与图书馆、博物馆一样成为公众休闲的好去处。9、根据企业需要加强编研工作。编研成果是档案馆为企业和社会提供服务的一种有效手段，企业档案编研是企业各项管理中形成的真实记录，它是企业档案管理过程的“衍生物”，既是企业管理的助手和工具，又是企业实行自我监督检验管理成效的重要依据，企业档案编研作为企业管理工作的一个重要组成部分，它的加强就意味着对企业管理工作的加强，加强企业档案编研工作，就是促进企业管理提高产品质量产生更大的经济效益。加强企业编研工作，应根据企业的需求有的放矢，因此，编研工作要适应企业在市场竞争中的需求，要
16、特别注意市场发展的动向，紧跟企业生产经营以及发展的热点，搞一些适合企业的现状的编研材料，以简介汇编、数据分析、简讯、图表等多种形式出现，以满足企业及社会多角度、全方位对档案利用的需求，为领导决策提供智力支撑。企业档案编研工作应符合企业发展的要求，过去企业档案编研处于闭门造车，自编自研的状态，这样编出来的成果对企业缺乏实用性。因此，为了使企业档案编研工作更适合企业的实际要求，档案管理人员要与有关业务部门的专业人员一起共同选题、共同编研、共同出成果，这样的编研成果它的选题更具有专业性和适用性，更符合科研生产的需要。应开展多种形式、多种载体的档案编研。在企业档案编研过程中，要充分认识到编研工作是档案利用工作的一部分。在做好平时借阅、利用的同时，应根据企业建设与发展，结合本单位实际，了解他们对档案利用的需求，深入研究和开发企业档案信息资源，充分利用各级档案部门的设施，联合编研为企业提供主动服务。企业档案编研要“去粗取精”。企业
