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1、山西天然气管网工程项目文件归档要求与档案整理规范山西天然气股份有限公司项目研发部2010-04-12前言1.0总则12.0编制依据13.0基本规定14.0文件归档类别和项目竣工文件分工25.0项目竣工文件的编制76.0项目竣工文件的立卷117.0项目竣工文件的归档与验收228.0附录A-一文件清单269.0附录B-一线路、站场工程质量保证资料一览表65、儿刖百本标准是为规范天然气管网工程项目档案管理，确保山西天然气档案的完整、准确、系统、规范和安全，使之更好地服务于天然气管网工程建设和生产经营管理及今后的改扩建工作。本标准是天然气管网工程建设项目开展档案工作的基本规范，各单位应结合实际认真实施
2、。本标准为首次发布。本标准起草单位：山西省家档案局、山西天然气股份有限公司本标准主要起草人：1.0范围本标准规定了山西天然气管网工程建设项目档案工作组织、职责要求；明确了项目文件归档、项目档案整理、保管、利用、信息化管理及项目档案验收的基本方法。本标准适用于新建、改建、扩建、技改、续建的山西天然气管网工程建设项目的档案管理工作。2.0规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准。然而，鼓励根据本标准研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适应于本标准。GB/T1
3、9000质量管理和质量保证系列标准GB/T10609.3技术制图复制图的折叠方法GB/T17678.1CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求GB50319建设工程监理规范GB/T18894电子文件归档与管理规范GB/T11822科学技术档案案卷构成的一般要求DA/T28国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范DA/T42企业档案工作规范国家重点建设项目档案管理登记办法（档发字199715号文件）重大建设项目档案验收办法（档发20062号）GB/T11822-20002.7照片档案管理规范GB/T11821-20023.0术语和定义3.1 项目文件指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计
4、、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件，包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等。3.2 项目前期文件指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。主要由3.3 项目竣工文件指项目竣工时形成的反映施工过程和项目真实面貌的文件，项目施工文件、项目竣工图和监理文件组成。3.3.1 项目施工文件指施工单位在项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件。3.3.2 项目竣工图指项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸。3.3.3 项目监理文件指监理单位对项目工程质量、进度和建设资金使用等进行控制的文件。项目监理文件指监理单位在工程
5、设计、施工监理过程中形成的文件。3.4 .项目竣工验收文件指项目竣工后试运行中以及项目竣工验收时形成的文件。4.0山西天然气管网工程建设项目档案工作职责和要求4.1 山西天然气管网工程建设项目（以下简称项目）档案工作实行项目法人负责制。项目法人或受其委托的建设单位（以下统称项目建设单位），全面负责本项目的档案工作，并接受档案行政管理部门的监督和指导。项目建设单位在与地质勘探、勘察设计、施工安装、工程监理、设备供应等单位（以下简称参建单位）签订勘探、设计、施工及采购、服务、技术等合同、协议时，应设立专门条款，明确提交项目文件范围及相应职责，提出文件的质量要求、整理标准，提交套数、提交时间等要求。
6、4.2 项目档案工作实行统一领导、统一制度、统一管理、分工负责原则。4.3 项目建设单位应明确档案工作的分管领导，建立与项目相适应的档案管理机构。确定项目档案管理机构的负责人和各职能部门分管档案工作的负责人。4.4 项目档案工作应与项目建设同步。项目建设单位应从项目开始筹建就建立档案工作，把项目档案管理工作纳入项目建设计划，纳入项目建设管理程序，纳入分管领导和工作人员的岗位职责，并与项目建设管理同步实施、同步考核。4.5 项目建设单位应配备适应项目档案工作需要的专职人员；各职能部门也应根据需要配备相应的专职或兼职档案工作人员。4.6 各参建单位应按建设单位要求或合同规定，明确负责档案工作的部门
7、，配备满足项目档案工作需要的专（兼）职档案人员。4.7 档案人员专业素质和职业操守应适应项目档案工作的需要；档案人员应保持相对稳定。项目档案工作人员应具有档案专业和天然气管网工程建设专业知识。档案部门负责人应具有中级以上专业技术职称或大学本科以上学历。项目应建立档案人员培训制度并认真组织实施。4.8 项目建设单位应建立以档案部门为中心，各职能部门、各参建单位档案部门或专（兼）职档案人员为基础的档案工作管理网络。4.9 项目建设单位档案部门职责：贯彻落实国家、行业及项目主管部门有关档案工作的法律、法规、标准规范，建立健全本项目档案工作制度，组织项目档案业务培训；对本单位各职能部门和参建单位档案工
8、作进行监督、指导、检查；参与项目合同管理，对文件材料和档案的形成进行全程监管和控制。参与项目建设的重要会议、重大活动、重要设备开箱验收、项目建设交工验收；负责收集、整理、保管、提供利用本项目全部档案，并按要求做好项目档案验收准备和移交工作。4.10 建设单位各职能部门档案工作职责：负责本部门项目文件的收集、整理，对归档文件质量和完整、准确、系统情况负责；并在规定时间内向档案部门移交，与档案部门共同指导、检查相关参建单位的归档情况。4.11 参建单位档案工作职责：按合同、协议规定负责相关文件的收集、整理和归档工作，对归档文件质量和完整、准确、系统情况负责；并在规定时间内按要求向建设单位移交档案。
9、监理单位还应负责审核施工文件完整、准确、系统情况，审核、签署竣工文件，并向建设单位提交档案专项报告和验证文件。4.12 项目档案登记项目建设单位应在项目开工后向项目主管部门报送项目档案登记表，每年报送一次，由项目主管部门汇总后报项目所在地省级档案行政管理部门。4.13 控制措施建设单位和参建单位应建立健全项目档案管理的制度和规范，采取前端控制、过程管理、节点把关等有效措施，控制文件归档和档案质量。在主要合同的起草、审查、执行等环节，凡涉及文件和档案的条款，应有档案人员参与把关，合同结算程序应有“档案部门签字”。5.0项目文件的归档5.1 .项目文件的收集、积累、整理工作，由项目文件的形成单位或
10、部门负责。5.2 项目文件形成单位或部门应指定人员负责文件的归档工作，确保归档文件的真实、准确。5.3 项目建设单位应依照天然气管网工程建设项目文件归档范围和保管期限表（见附录），结合项目实际，制定本项目文件归档范围和保管期表。保管期限分为10年、30年、永久。5.4 归档职责5.4.1 项目建设单位各职能部门负责收集、整理关于天然气管网工程项目建设的法规性文件、许可和资质文件；项目前期地质勘探、决策立项及核准文件；规划和建设用地审批文件；设计文件；工程及物资、设备采购招投标及承发包合同文件；开工审批及计划、投资、财务、审计等管理文件；工程质量监督检测及验收文件；安全及质量事故调查处理文件；工
11、艺设备文件；科研项目文件；涉外文件；试运行（生产）和单项验收等过程中形成的文件。5.4.2 地质勘探单位负责收集、整理地质勘探各阶段的地质文件，并按要求向建设单位提供相应的地质报告及审批文件。5.4.3 勘察设计单位负责所承担的工程地质勘查，预可行性、可行性研究及设计文件的收集、整理工作，并按规定的要求向建设单位提供报告和设计文件。5.4.4 施工单位负责收集、积累、整理其所承担工程（或标段）形成的施工文件、竣工验收文件、系统调试文件、系统使用维护与保养说明文件及竣工图，并按规定的要求向建设单位移交。竣工文件的编制应符合国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA/T28）标准的要求和合同
12、约定要求。5.4.5 监理单位负责收集、积累、整理其所形成的监理文件，并按规定的要求向建设单位移交。5.4.6 物资、设备供货单位（含厂家或中间商）负责提供其物资、设备的质量证明文件，天然气管网工程使用产品安全标志证明文件及生产许可文件，产品安装、使用、维护、操作说明等随机文件，连同设备材料及构配件（开箱）进厂检验单等，由施工单位负责收集、整理，经监理单位查验并签字后编入施工文件。5.4.7 设备生产监造单位负责收集、整理设备监造工作中产生的监造文件，并负责检查、审核设备生产单位所提交文件资料的完整、准确、系统情况，交施工单位复检签字后，编入施工文件。5.4.8 由建设单位发包的专业承包施工工
13、程，承包单位负责所承包工程施工文件的收集整理，并直接提交建设单位。项目实行总承包的，由总承包单位负责项目全部文件的收集整理，或责成各分包单位负责其分包部分文件的收集、整理后提交总承包单位汇总。5.4.9 安全和质量事故的相关文件由事故调查处理牵头单位负责收集整理和归档工作。5.4.10 声像档案是项目档案的组成部分，由制作部门或指定部门负责收集、整理和归档。它包括照片（底片、反转片）、影片（正负片）、录音带、录像带、音频、视频等。声像档案应真实记录建设项目现场、重要施工过程、开竣工仪式、试生产情况和重要会议、活动、事故情况。声像材料形成后应由摄录人员及时整理归档，加以必要的文字说明（时间、地点
14、、内容、人物、主题、格式）。归档的声像材料必须是原版、原件，质量和格式符合规定要求。5.5 项目文件的整理应符合国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA/T28）及科学技术档案案卷构成一般要求（GB/T11822）、电子文件归档与管理规范（GB/T18894）、技术制图复制图的折叠方法（GB/T10609.3）的原则要求。5.6 归档的项目文件应为原件。因故为复制件的，必须加盖复制件提供单位或归档单位的公章，并注明原件所在之处。5.7 各相关方向建设单位移交项目档案时，应编写归档说明，将归档过程及结果情况进行说明。交接双方应办理交接手续，编制移交清册，双方分别留存。6.0项目档案的整理
15、6.1 建设单位档案部门应编制本项目档案分类、编号规则，6.2 建设单位档案部门应按照分类编号规则对项目档案进行排列、编档号，系统化整理后编制相应的案卷目录。6.3 建设单位应在项目档案验收合格后三个月内按合同及规定的要求，向生产使用单位办理档案移交。分期建设的项目，应在每期通过正式竣工验收后办理档案移交。项目档案的保管和利用6.4 建设单位应对项目档案集中统一管理。任何部门或个人不能据为已有。6.5 建设单位应为档案部门配备满足档案工作需要的设施、设备，并做到办公室、阅览室和库房三分开。档案工作应具有档案整理、档案保护、档案利用所需的装订机、计算机、扫描仪、刻录机、复印机和照相机、摄像机等设备。6 6档案库房要远离存在安全隐患的设施或场所，并采取抗震、防火、防盗、防水、防潮、防紫外线照射、防有害生物、防尘等保护措施；配备温湿度计、灭火器、空调、去湿机、消毒柜、防磁柜等，以确保档案安全。有条件的应配置自动监控报警、自动
