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1、物资采购控制程序1、目的对采购过程及供方进行有效控制，确保采购物资符合工程质量及安全要求。2、适用范围适用于公司所需物资采购活动的管理及供方的选择、评定和控制。3、相关文件和术语3.1相关文件3.1.1质量手册3.1.2材料供应管理办法3.2术语3.2.1供方：本程序中指负责物资供应的供应商。3.3.2验证：通过提供客观证据对规定要求已得到满足的认定。4、职责4.1公司物资设备部是物资采购工作的归口管理部门，负责制定本程序并组织实施，对本程序的运行负责监督检查。4.2 物资管理部负责主要物资供方的评价、选择和控制，负责物资采购合同的签订。4.2各部门及分公司负责提供所需物资的计划清单。5、工作
2、流程5.1 物资分类依据采购物资对随后产品实现及最终产品的影响程度，对物资实行A、B、C分类管理。A类物资：重要物资，构成最终产品的主要部位或关键部分，直接影响最终产品使用和性能的物资。包括炉窑施工工程中用的定型和不定型耐火材料及钢结构工程所用的钢材。B类物资：一般物资，构成最终产品非关键部位，对最终产品的使用和性能影响不大的物资及大宗物资。包括焊接材料、水泥、混凝土等建筑材料、油脂等。C类物资：辅助物资，非直接用于产品本身起辅助作用的物资。包括工具、电器材料、化工、劳保、橡胶制品等。5.2供方评价和选择5.2.1按照“谁采购，谁负责”的原则，对供方进行评价和选择。5.2.2 A、B类物资供方
3、评价和选择5.2.2.1原则上对同类物资供方应选择两家以上进行调查评价。5.2.2.2供方为生产厂家的，要调查是否取得质量体系认证；要审查营业执照、生产许可证、产品合格证、检测报告、以及企业资质、社会信誉等；应考虑生产厂家的生产设备、人员资格是否满足要求；价格是否合理等内容。5.2.2.3供方为中间商的，应审查营业执照、经营许可证、供货能力、价格水平、社会信誉等内容。5.2.2.4供方评价应填写物资供方评价表，并经部门负责人核准和主管领导批准，列入合格供方名单，作为采购时选择供方的依据。5.2.2.5顾客供料或由顾客指定的采购不作供方评价，但应将供方表现及时反馈给顾客。5.2.3 C类物资由计
4、划员通过电话、传真、邮件及实地考察等进行询价比价后，直接实施采购，其采购验证过程视为供方评价。5.3供方重新评价和选择5.3.1为确保合格供方有持续合格供货能力，每年年初对A、B两类物资的合格供方进行一次重新评价，根据评价结果更新合格供方名单。评价合格的列入合格供方名单，评价不合格的供方，应取消其合格供方资格，并从合格供方名单中删除。评价内容包括采购合同履约情况、供货质量、服务质量、价格、使用效果等。5.3.2一年内未发生采购合同关系的合格供方，可不进行评价，在每年更新合格供方名单时可暂不列入，如再用需重新进行评价。5.3.3出现一次质量不合格或供货不及时，应对供方提出警告，连续出现两次不合格
5、，应取消合格供方资格，待改正后对其重新评价。5.3.3当合格供方人员、组织机构发生较大变化时，应重新对其评价。5.4 评价、重新评价的方式：现场调查；函件调查；对提供的实物样品进行评价；调查供方的顾客满意程度或其他用户的使用效果。5.5 采购5.5.1 采购计划5.5.1.1材料需求单位应根据月度生产消耗量及库存量合理编制材料申请计划，并上报至公司物资设备部。耐火材料的申请计划填报 耐材申报计划表，辅材的申请计划填报 月份材料申请计划表。5.5.1.2分公司申请计划要详细注明材料品名、规格、型号、材质、数量等要求。有特殊技术指标要求时，应同时提供配套图纸。5.5.1.3 材料需求单位所报申请计
6、划必须由经办人和单位领导签字，并加盖单位公章方有效。5.5.1.4物资采购计划需要变更时，由分公司材料员重新报送申请计划，并说明变更理由，紧急情况可电话沟通，然后再提交书面申请。5.5.1.5物资设备部计划员根据分工不同，按照“实事求是、保障需用、统筹兼顾、经济有效”的原则，对各需求单位所报计划进行汇总、审核，然后编制最终采购计划，最后报部门负责人审批。5.5.2 采购实施5.5.2.1根据公司有关规定，采购方式包括招标采购、询价采购、单一来源采购、协议供货、公开市场采购五种。5.5.2.2 计划员根据采购量大小、价格水平、供货能力、运输距离等条件在合格供方名单中选择供方进行采购。如因工程急需
7、，须从合格供方名单以外的供方采购，必须对新供方进行评价，并经部门负责人和主管领导批准。同时应将该供方列入公司合格供方名单，并注明为新增。5.5.2.3批量采购物资必须签订采购合同，零星采购可不签订采购合同，由部门备用金直接支付。5.5.2.4采购合同以采购计划为依据，计划员拟订后，交部门负责人审核，然后报有关领导批准。合同一式三份，经双方签字盖章后生效。4.4.2.5合同应对物资名称、规格型号、数量、单价、总价、质量标准、验收方式、交货时间和地点、包装、结算、售后服务、违约责任、解决争议的方法等做出明确的规定。4.4.2.6采购合同变更时,计划员必须及时通知有关供方，在供需双方协商一致条件下进
8、行。采购合同的更改和审批按原签发程序执行。5.5.2.7计划员应经常与供货单位联系，促使供应商按合同规定发货，并及时将情况物资需求单位通报。5.6采购物资的验证5.6.1 根据采购物资的重要程度，采取检验、测量、观察，提供合格证明等不同的验证方式。5.6.2 验证内容包括:品名、规格、型号、数量、重量是否相符；外观实物质量是否完好，如有无破损、受潮、变质等；有无产品合格证。A类物资需检验有无材料理化单，抽样复检单。5.6.3对工程质量起决定性作用的主要物资，确需在供方货源处进行验证时，应邀请专业技术人员共同验证，并做好验证记录。5.6.4 在供方货源处的验证，不能代替到货后的检验和试验。5.6.5验证中发现的不合格品（项），按不合格品控制程序执行。5.7 采购资料的管理5.7.1 采购资料一般包括物资采购计划、采购合同、向供方提供的有关清样、图纸等、产品质量检验合格证等。5.7.2采购资料要妥善保存，并进行受控管理。6、记录格式6.1 月份材料申请计划表6.2耐火材料申请计划表6.3耐火材料进货理化指标确认登记表6.4耐火材料检查验收记录6.5物资供方评价表6.6合格供方名单
