《行政办公室各岗位职能职责.doc》由会员分享，可在线阅读，更多相关《行政办公室各岗位职能职责.doc（33页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、行政办公室各岗位职责总经理岗位职责职务：总经理汇报上级：董事会、董事长督导下级：酒店各部门经理 一、确定总经营目标 确定酒店总经营方向和管理目标，并有实施计划具体方案和方法。 (一)制订房价：房价能够在国家要求标准内进行浮动。 (二)制订餐饮毛利。依据物价政策掌握毛利率。 (三)了解市场行情，了解物品进价情况，使本饭店价格在市场上含有竞争力。 (四)检验应收帐款。立即回收现金，避免差错和跑帐(走单)，避免饭店经济损失。 (五)审查天天财务报表，和每个月财务汇报，检验营业额是否按计划完成。要不停进行营业分析，找出经营微弱步骤，进行改善，使营业额保持完成计划良好状态。 (六)检验应付款项。饭店所需
2、购进物品，要立即给相关单位和个人结帐付款，保持良好信誉。 二、确定管理目标 将饭店办成二星级标准，向三星级靠拢中高级次商务酒店。确定目标，并制订一系列店规和操作规程。 (一)制订酒店店规，即“职员守则”，这本守则从总经理到一般职员，人人全部必需遵守。 (二)根据酒店管理目标，要求部门经理以下各级领导职责，并监督和检验她们实施情况。 (三)制订酒店各部门各岗位操作规程。这些制度和规程应反应饭店水准。使饭店各项工作在严密制度下实施，达成标准化，规格化，程序化，科学化。 三、建立组织系统 酒店是一个复杂体系，有它规律性，要依据它规律性建立组织系统，即分部。部门多少，要依据酒店实际情况和业务发展来确定
3、或进行调整，建立组织机构，人选是关键原因。总经理有权任免自己部属。 (一)总经理在管理活动中要对干部进行督导和考察，提倡不计较时间地努力工作。不停提升干部素质和业务水平，不停增强她们酒店意识。善于利用奖励和处罚之手段，激发干部主动性，使部属知道策划、组织、领导、控制这些最基础管理方法，最关键不是自己在时部属会做什么。而是自己不在 时部属会做什么。 (二)总经理要协调各部门关系，使各个部门保持良好合作。要使客人感到酒店有一个严谨整体感，从而增强客人住店信心。 (三)总经理每七天必需主持由部门经理参与例会，将一周工作情况和发生事情，及下周工作任务进行沟通和传达。广泛听取经理们意见，商讨酒店业务。努
4、力做到任务清楚，目标明确，使酒店工作建立在制度化、程序化基础上。 (四)常常和部门经理研究怎样改善经营管理，进行业务推广。 四、检验工作 总经理必需天天安排一定时间巡视检验各个部门和公共场所。检验项目具体有： (一)检验各级领导在不在位，她们在怎样进行工作和处理事宜； (二)检验职员是否按正确方法和良好态度为客人服务； (三)检验公共场所秩序。 (四)检验环境绿化，即花、草、树木是否部署适当，是否新鲜漂亮； (五)检验指示牌，路牌是否放置适当，旧牌是否立即撤消，文字、说明是否清楚美观； (六)检验清洁卫生，酒店清洁卫生是显示酒店管理水平一个关键方面。所以，不管是每个物件，每一处地方，全部要做到
5、一尘不染。 (七)检验生意情况，尤其是餐厅，要了解餐厅生意最旺时是什么时间，在最旺时间总经理出现在餐厅不仅能够给职员以鼓舞，还能够了解生意情况和 职员工作情况。 (八)检验食品质量，总经理要常常看看、嗅嗅、试试菜式，了解菜色、香、味、型是否保持和提升了水平，有没有新改变。 (九)检验客房家俱部署安排是否适当，多种电器设备是否完好，灯光空调是否光亮正常；玻璃、镜、桌、椅是否抹洁净；地毯、墙面是否洁净床铺整理是否合规格、要求；装饰品，送给“VIP”客人水果、鲜花是否摆放适当，放丁总经理名片没有，放了刀叉香巾没有；卫生间有没有异味，冷热水管是否正常通水，有没有漏水现象，抽水马桶是否通畅，面盆、浴盆、
6、浴帘、马桶是否整理洁净了。有没有污积，是否干燥，方巾、面巾、浴巾、地巾是否如数摆好，化妆台上化妆品(洗浴液、洗发液、香皂)、发罩是否摆放好，废纸桶是否清理洁净。 (十)检验公共卫生间是否干燥、无异味。 (十一)检验酒店维修保养情况，具体有：维修时是否有噪音，有否影响酒店正常营业；建立设备维修保养制度，有计划地进行维修保养工作。 (十二)检验客务各部门工作，注意迎送，开房，行李运输及保管，结帐、问询等方面工作是否细致、有效率、职员态度是否和善等等。 (十三)有时，总经理在深夜还要做忽然检验。此时检验项目有：总台、客房、保安、管家部等夜班工作人员是否在岗位上推行职责；门有没有锁好、灯有没相关闭；有
7、没有危险、不安全原因存在等等。总经理要将这些检验情况，包含好、差全部统计下来，并传达成相关部门，给她们明确指示。 五、加强安全管理 总经理必需定时或不定时地召开安全会议，研究保安问题，指示相关部门和人员进行消防系统和设施安全检验，进行消防演练；制订严格保安制度、 消防制度；要使每个干部和职员全部给予重视，并使客人了解和合作，使安全工作建立在牢靠基础上。 六、妥善处理公共关系 酒店常被人称为社会中社会，天天来酒店人川流不息，各方面人士全部有，怎样处理好这些关系将对酒店生意和声誉相关键影响。总经理在此方面应努力做到； (一)亲自接待。下榻酒店客人里有时会有中国、国外部分关键客人，对于这些客人总经理
8、要亲自参与接待，有时还要向她们介绍酒店情况。 (二)主动“公关”。这项工作包含多方面工作，如： (1)旅行社经理，各旅游交通单位责任人，各大企业董事经理人住本店时，总经理要亲自参与接待，给她们较高礼遇和优待，因为她们将会给酒 店带来生意，所以必需主动主动地做好她们工作。 (2)关照常客、熟客。熟客、常客是酒店较稳定客源，总经理亲自关照她们，对拉住她们，发展客源有极大好处。 (3)总经理应在酒店客人最旺时候出现在公共场所，向客人自我介绍，征求来宾意见，主动向她们介绍酒店情况，给她们留下一个好印象，争取她 们再来。 (3)处理好各方面关系。这些关系关键有新闻界、环境保护、检疫、公安、海关、街道、派
9、出所等，另外还有各个有业务关系单位。饭店工作是靠各个单位支持才得以比较顺利地经营，处理好和她们关系，取得她们支持，对饭店经营管理、顺利开展业务，将会带来好处。 七、审阅文件、处理投诉 总经理天天必需安排一定时间来阅读文件，审查汇报，处理投诉。 (一)对中央、省、市和主管部门及相关部门文件、报纸等要安排时间阅读，关心和了解国家大事，掌握国家方针、政策、法令、掌握文件精神，保持和中央和地方政府步调一致。 (二)饭店各部门常常有很多业务、工作汇报，计划上报总经理，总经理必需立即审阅、明确指示，批转相关部门落实、实施或处理，不可贻误工作。 (三)总经理常会接待很多投诉、对这些投诉总经理要作调查了解，掌
10、握材料，提出处理意见，批转相关部门处理，并将处理结果回复给客人，向客人致谢。 (四)总经理天天必需有一定时间让自己静下来，思索问题，整理一下思绪，然后进行新策划。总经理不应是一个整天忙碌于事事务务者，她对酒店一切应是敏感，她必需公布带有指导性决议，使酒店不停取得新成功。 八、处理好人际关系 怎样发挥人主观能动作用，发挥良好工作效率，是酒店管理者一项关键任务，更是总经理一项关键工作。在此方面上总经理要做到： (一)以身作则做个好楷模。楷模力量是无穷。假如总经理是以店为家，工作勤勉，那么大多数部属就不敢偷懒；假如总经理工作是谨慎、深人、细致，部属就会跟着深入细致，所以，总经理要做一个好楷模，率领部
11、属共同前进。 (二)选贤任能。人才开发是一项关键任务，它关系到酒店未来。总经理在酒店管理活动中要善于发觉人才、培养人才。总经理要让部属参与饭店管 理策划，这对提升她们管理水平和业务能力，提升工作自觉性有很大好处。选贤任能也是检验管理者能力具体表现。 (三)关心群众生活，注意工作方法。总经理对部属应是平等。对职员要平易近人，公平，没有偏心。要关心职员福利，关心她们事业、她们学习、生活、身体、恋爱、婚姻和家庭。 九、指导培训 培训对酒店来说，是一项常常不停关键工作。是培养人才，提升饭店管理水平和服务水平有效方法。总经理必需指导人事部制订培训计划，并亲自任课。职务：行政秘书汇报上级：行政办主任联络部
12、门：酒店各部门办公室职责规范： 1依据总经理室主任要求，帮助起草酒店综合性业务汇报、计划、总结、决议简报及本部门公文函件。 2参与行政例会和总经理办公会议，做好会议统计，了解各项决定、决议落实情况，并立即反馈信息。 3汇总各类报表，做好酒店大事记和外事活动日志。 4帮助总经理室主任做好日常接待、来信来访等相关事宜。负责审检对外发文、对内行文。 5负责总经理日常电话接转。 6完成总经理室主任交办其它工作。职务：档案秘书汇报上级：总经理室主任联络部门：酒店各部门职责规范： 1为总经理室提供相关资料、档案秘书性服务。 2负责总经理室日常各类行政档案登记、归档、保管和酒店机要档案管理、回收。 3起草酒
13、店档案制度经同意后实施。 4年度终止时向各部门搜集归酒店保管档案，做好分类存档和管理工作。 5负责各类文件传输。 6负责酒店介绍信、印章保管和监督使用，负责和外单位联络，办理各类许可证件和归档保管工作。 7负责酒店礼品接收、登记、保管。 8负责总经理室设备保管，维护正常运行。 9负责行政办公室内勤工作。 10完成行政办公室主任交办其它任务。 保安部工作内容一、负责制订安全制度： (1)负责制订饭店各项安全管理制度。如治安管理制度，防火制度(消防作战行动方案)、保密制度、安全管理奖罚制度等等。 (2)协同各部门制订安全生产岗位责任制度，和安全生产培训，考评及落实检验制度。 (3)制订尤其安全管理
14、制度。如关键接待任务安全方法，重大节、假日安全管理制度。 (4)确定并不停完善酒店各项安全制度、要求，报请总经理同意后公布实施，并监督落实。二、负责饭店安全保卫工作。 (1)在饭店范围内，注意预防犯罪。若发觉饭店内有犯罪活动，要立即汇报总经理及公安部门，并配合公安部门调查侦破各类案件。若店内职员在店外犯罪，一样要配合公安部门调查侦破案件，打击违法犯罪分子犯罪活动。 (2)负责饭店范围内治安管理和警卫工作。依据国家安全法规和饭店里安全制度督导和检验责任人和部门实施情况。 (3)负责督导和检验各部门安全防火方法，加强对饭店消防设备、器材检验和管理。 (4)负责管理饭店住用户籍，证件，珍贵物品，及来
15、访客登记。 (5)负责管理饭店相关治安工作档案、资料。 (6)对查出不安全隐患，提出处理意见，通知相关部室限期整改或采取专业方法给予处理。对已发生安全事故查明原因，提出处理意见。 (7)保卫取送公款工作。 (8)做好重大宴会活动和来店关键来宾内部保卫，并配合公安部门搞好安全警卫工作。 三、负责对饭店职员安全教育、培训、宣传工作。 依据形势和饭店各时期中心任务，负责对职员进行治安知识、安全意识及法制观念教育及宣传工作。 (1) 组建酒店义务消防队，依据酒店实际情况定时对专职和义务消防人员、管理人员进行培训及考评。 (2) 对新入店职员进行岗前安全培训，对在岗职员进行安全知识教育和安全素质考评。了解和掌
