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1、会计电算化档案管理制度设计问题分析【摘要】 会计档案是统计和反应一个单位经济业务关键史料和证据,会计档案管理是会计工作关键组成部分。所以,电算化会计档案搜集、整理、立卷、归档工作也是财务管理工作关键内容，是会计档案形成前提和基础。所以，深入加强会计档案管理势在必行。关键字：电算化；档案管理；会计会计档案是企业在经济管理活动中产生并作为历史统计保留会计凭证、会计帐簿和财务汇报等会计核实专业材料，是统计和反应单位经济业务关键史料和证据，它既是企业生产经营结果历史统计，也是企业科学决议和实时管理依据。会计档案信息无疑会对企业生产经营和各项管理产生重大影响。然而,会计档案管理作为财务管理最终一个步骤,
2、往往轻易被忽略,形成财务管理工作一个微弱步骤,直接了影响财务管理质量和水平。所以,加强会计档案管理能够促进财务管理水平提升,能够使会计档案管理工作愈加好地为经济建设和经济体制改革服务。一、数据安全控制制度会计数据安全维护是为了确保会计数据和会计软件安全保密，预防对数据和软件非法修改和删除，关键内容包含：必需常常进行备份工作，以避免意外和人为错误造成数据丢失,每日必需对计算机内会计资料在计算机硬盘中进行备份，数据保留要实施双备份。系统维护通常由系统维护员或指定专员负责，数据录入员、系统操作员等其它人员不得进行维护操作。另外，应制订会计电算化系统发生意外事故时会计数据维护制度，以处理因发生意外事故
3、而使数据混乱或丢失问题。（一）对关键资料进行备份为了维护会计数据安全，必需对关键资料进行备份。预防因多种软硬件故障、病毒入侵和黑客破坏等原因造成系统瓦解，造成重大损失。所以，当日资料分两处备份，一份备份到服务器上，一份备份在自己机器上逻辑硬盘上。（二）防病毒安全计算机病毒对计算机网络影响是灾难性，计算机网络病毒关键起源有两种：一个来自文件下载，这些被浏览或是经过Internet下载文件中可能存在病毒，而这些病毒就会感染共享文件和多种可实施文件；另一个关键来自电子邮件，大多数Internet邮件系统提供在网络间传送附带格式化文档邮件功效，受病毒感染文档或文件就可能经过网关和邮件传入局域网内进行传
4、输。有效地预防病毒入侵，必需安装防病毒软、硬件。（三）设置防火墙对于内部局域网，能够经过在路由器上进行相关设置或购置更为强大防火墙产品来进行。对于路由器产品而言，可经过内置IOS防火墙设置，防范部分攻击，而购置硬件防火墙，能够深入确保局域网安全性。（四）信息保密防范为了保障网络安全，能够利用网络操作系统所提供保密方法，进行用户名登录注册，设置登录密码。由网络管理员增加用户时，设置原始密码，并在用户登录时自己修改原始密码。对文件目录设置访问权限和密码，以控制什么用户访问什么样目录和文件。二、电算化会计档案管理制度电算化会计档案含有磁性化、不可见及易修改特点，所以，电算化会计档案管理是很关键会计基
5、础工作，企业必需加强对会计档案管理工作管理。计算机会计系统相关资料应立即存档，建立和健全会计档案立卷、归档、保管、调阅和销毁等管理制度，并由专员负责管理。一个合理完善档案管理制度通常包含合格档案管理人员、完善资料借用和归还手续、完善标签和索引方法、安全可靠档案保管设备等。除此之外，还应有定时对全部档案进行备份方法，并保管好这些备份。为预防档案被破坏，企业应制订出一旦档案被破坏事件发生时对应应急方法和恢复手段。企业使用会计软件也应含有强制备份功效和一旦系统瓦解等立即恢复到最近状态功效。（一）数据资料管理和保密机内数据文件及其备份和作为会计档案资料打印输出多种凭证、账册、报表，应按相关财会制度使用
6、、保管。1、现金、银行记账凭证及日志账输出及保管现金收付业务要做到日清月结。现金记账凭证一律由专职会计人员手工做记账凭证，审核无误后当日输入计算机并打印出现金日志账页，审核后交现金出纳员查对现金库存，相符后出纳员及主管责任人在账页上盖章，按月编页码装订成册加盖封印，年底将各月现金日志账按次序装订成册，加盖封印妥为保管。银行记账凭证分机制凭证和手编记账凭证两种。相关财务人员必需立即把经审核无误原始凭证或手编凭证，当日输入计算机并打印银行日志账，以确保银行出纳当日业务当日清。银行账页经出纳审核无误后，出纳和主管会计签字盖章，按日装订成册，年底将各月银行日志账次序装订成册，并加盖封印，妥为保管。2、
7、转账凭证输入、输出和保管转账凭证包含手编凭证和机制凭证两种，相关会计人员应立即将审核无误原始凭证或手工编制记账凭证，输入计算机。机制凭证在输入计算机后要打印输出，并和手编凭证一样装订成册，妥为保管。3、科目汇总表、账簿打印时间现金、银行日志账天天打印；银行余额调整表每个月打印一次；总分类账和多种明细分类账每个月打印一次；现金、银行存款、转账记账凭证科目汇总表每本打印一次，并同该本记账凭证一起装订。会计报表、计算表、分析表，按管理要求和时间打印输出，经相关财会人员审核无误后签字生效。由机器打印输出会计档案发生缺损时，必需补充打印，并由操作人员在打印输出账页上签字盖章，财务主管签字盖章认可。（二）
8、数据备份管理1、因为会计核实数据关键性，必需常常进行备份工作。2、在日常工作中，准备两个移动硬盘循环使用，隔日进行备份，以避免意外和人为错误造成对工作干扰。3、需要做备份包含系统设置文件、科目代码文件、期初余额文件、本月账务文件、报表文件及其它核实子系统数据文件。4、机内凭证及总分类账、明细分类账、报表，应视同会计资料按月分别使用两个移动硬盘备份，交会计档案保管员分别放置在不一样地方，妥为保管。（三）会计档案管理1、会计档案立卷打印输出凭证、账册、报表，必需有会计主管签章才能存档保管。装订会计凭证必需使用会计凭证装订封皮，封粘装订线，并在封粘处加盖会计人员印章。封皮表面相关内容必需逐项填写齐全
9、。装订完成后必需按月份前后次序放入会计档案（凭证）盒中，必需认真逐项填写档案盒面上内容。年度终了必需封账，活页账簿必需将空白账页取出，已设置会计科目但无业务发生账页则应保留。必需按账页编号次序填写“目录”及“账簿使用记录表”，和账簿一并装订。装订后要将装订线封粘，由会计人员在封粘处加盖印章。年度终了必需将会计报表逐页编制序号，分别填写“会计档案卷内目录”和“会计备考表”。 2、会计档案存放管理会计档案必需进行科学管理，做到妥善保管、存放有序、查找方便。装订成册全部会计档案全部必需造册登记，分门别类地建立目录并编号保管。会计档案应存放在安全、防火、防水、防潮、防尘地点妥善保管。存放在外存放介质上
10、会计档案，还应注意防磁、防压。关键数据应复制两份以上分别存放在不一样地点。会计档案在要求保管期间不得丢失、损毁、非法抄录和复制。随计算机配置而来操作系统、各类应用程序软件和购置商品化会计核实系统软件，和以上软件备份硬盘，作为会计档案保管。采取磁性介质保留会计档案，要定时进行检验、定时进行复制、预防因为磁性介质损坏而使会计档案丢失。3、会计档案借阅各类会计档案出借，均必需经过会计主管审批同意并签字盖章，假如对备份硬盘操作可能危及该备份硬盘完整性，应制作该备份硬盘复制件，使用复制件进行操作。会计档案借阅会计档案反应单位经济活动情况，含有很高利用价值，应为本单位主动提供利用。所以，必需严格要求档案借
11、阅权限，认真办理档案借阅手续。标准上本单位内部人员只能借阅和其工作相关档案。会计档案通常不能对外借阅，如特殊情况，应由单位责任人同意方可。磁介质档案文件非本系统工作人员一律不得借阅。会计档案借阅手续:应建立会计档案借阅登记簿，借阅会计档案时，必需由档案员登记，注明借阅时间、借阅人姓名、借阅文件名称及编号，并由借阅人签字。收回档案时，档案员要仔细检验其完好性，如有损坏、失密等现象，应追究借阅人责任。4、会计档案归档移交。当年会计档案在会计年度终了后，可暂由本单位财务会计部门保管十二个月。期满以后，标准上应由财务会计部门编造清册移交本单位档案部门保管。会计档案在向单位档案部门移交时，应由会计档案管
12、理员按归档要求认真填写“会计档案移交清册”，并分类按序将会计档案转移给单位档案部门，档案部门在核收无误后应立即在移交清册上签收。档案部门接收保管会计档案，标准上应保持原卷册封装，部分确需拆封重新装订整理，应会同财会部门和会计档案管理员共同进行，以分清责任。未建立档案管理部门单位，会计档案暂由财会部门妥善保管，但要由专员负责。要配置专用箱柜及防盗、防火、防霉、防蛀设施，对已离任会计人员，其会计档案应交本单位档案部门或财会部门保管，不得自行存放。对已终止会计核实业务单位或部门，其会计档案应交上级档案部门保管。凡未移交单位或个人，应立即办理移交手续。5、规范会计档案保管期限管理和销毁管理。会计档案保
13、管期满需销毁时，由本单位会计档案管理部门提出销毁意见，会同财会部门共同判定，严格审查后，编造会计档案销毁清册。机关和机关报本单位领导同意后销毁；企业单位经企业领导审查，报经上级主管部门同意后销毁。对于其中未了结债权债务原始凭证，应单独抽出另行立卷，由会计档案保管部门保管到结清债权债务为止。各单位按要求销毁会计档案时，应由会计档案保管部门和财会部门共同派人监销。监销人在销毁会计档案前，应认真清点查对，销毁后，应在销毁清册上署名盖章，并将监销情况汇报单位领导。结论：只有充足重视会计信息在企业管理中地位和作用，规范会计档案信息管理行为，优化会计和档案工作从业人员知识组成，才能确保提供高质量会计档案信息为企业经营管理服务，为合规利用者提供规范会计信息服务。参考文件：1张方立.供给链金融值得关注金融创新J.金融纵横，(20).2张华，俞梦曦,陈丹.面向金融供给链风险防范机制构建J.中国市场，(41).3闫琨.供给链金融:银行中小企业金融产品经营模式J.农业发展和金融，(5).
