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1、会议住宿安排规划方案会议住宿安排方案大家知道会议住宿安排方案要怎么写呢 ?有什么优秀的范文可以借鉴的?大型会议活动的住宿组织需求早先拟定方案，内容平时要包括所住旅店的地址、标准、花销、房间分配原那么等。这一方案也可以同饮食组织方清(2) 计算住宿人数。 可分为两步， 第一步依照会议活动告诉的回执、报名表计算到会的大体人数，并据此核算预约的房间数量 ; 第二步是计算实践签到的人数， 这一数字对照精确， 是最后落实房间和床位的依照。 住宿人数应当包括需求住宿的记者、 与会者的随行人员以及会务工作人员。(3) 分析与会者的状况。 要合理组织住宿就要先分析与会者的性别、年龄、职务、职称、专业以及生活习
2、惯、互有关系等。平时状况下，应当合适照看女人、年尊长和职务较高者。假设组织两人一间房间，把相同周边专业的与会者组织在一起有利于交流。 与会者如带随行人员，可把他们组织在一起或组织在相邻的房间， 以便于他们睁开工作。但有特地规定的在外。(4) 判断预约房间的数量。 预约房间的数量既要思虑与会者的人数和他们的详细状况， 同时也要依照会务办理和效劳的实践需求。 比如，有时会务工作局部需在旅店建立值班室或暂时单位， 有时与会者需求在宾馆内会见客人，这就需求合适预约假设干会客厅。假设分组谈论的会议组织在旅店内举办， 还应预约巨细适中的会议室。 有时需求留出灵巧房间，以便遇到特别状况时做暂时调剂。(5)
3、与会者签到时发散房间钥匙并由效劳人员引导进入房间。( 一) 安排方式：这里有几种方法来办搭理议的集体住宿，最简单的方法是由参会者自己安排住宿， 但是更有效和考虑经济利益来说最好是由主办单位预约房间， 若是不早先保存房间， 会产生以下问题 :1. 遇到旺季，饭店可能将房间卖出，这样会迫使参会者住在距离会场较远的地方。2. 参会者可能拿不到优惠价格，因为个人无法有讲价的能力。3. 会场租金可能较高 ( 如会场也在饭店 ) ，平时饭店以预约房间数多寡来考虑场租可否讲价。因为会议公司经常与酒店合作，酒店都有协议价给到会议效劳公司，所以客房和会场预约最好选择会议公司合作， 善达公关就是您理想选择之一。(
4、 二) 住宿程序：一旦预约的房间决定后，决定用哪 4 种根本住宿程序是你需要的：1. 告诉饭店所有参会者住宿经由集体 ( 主办单位) 订房卡或申请表为凭。2. 告诉饭店所有订房以主办单位的住宿表为凭证。3. 经由专业会议效劳公司代为办理。4. 经由主办单位的住宿组人员负责。( 三) 预约会议住宿的方式：会议期间可能需要大量的房间，这些都必定早先预约，否那么会造成住宿方面的问题，特别是遇到旺季，可能找不到房间可以住，在此针对会议住宿的方式分别作说明。订房卡：若是会议需要住宿的人数不多的话，可以直接向饭店或会议中心索取订房卡， 是免费的。 主办单位随同会议通知寄上订房卡再由参会者直接向饭店订房。这
5、份订房卡或申请表亦可依照根本格式早先印制，在印制前先做一份草案请饭店核对房价、 订金等事项可否有误， 平时饭店会希望注明若是订金没有收到前无法确认， 别的也可以注明有任何税金或服务费。别的还有一点也很重要，就是重申订房截止日，以激励参会者尽早预约。截止日的拟定是与饭店在签订合约前赞成的。住宿单：住宿单平时使用在小型会议， 由主办单位支付房间费。将一份表格寄给你邀请的人， 要求他填写陪同人员名字， 希望哪一种房间，抵达与走开日期，将表格资料填在住宿单中给饭店，并告诉饭店收款方式，内容包括：1. 注明房间效劳费和税金由个人或是邀请单位支付。2. 注明杂费由谁负责 ( 如在饭店餐厅用餐、洗衣、 费等
6、 ) 。3. 房间只保存到抵达日的下午 6 时，还是由邀请单位全权负责。4. 要求饭店在寄上确认信前，先由邀请单位核对后再分别寄给他们。一旦房数被确定后， 住宿局/ 观光局会供应你一份饭店资料， 让你参照与选择，尔后再由主办单位与饭店业务代表谈房价。若是可能，最好实质去看一下使吃饭店房间的设备，这不仅有助于你房价的讲价， 同时提出一些参会者可能会问的问题， 请饭店人员答复，同时也可以认识饭店预约作业和前台效劳状况。特别预约：有些会议筹办人在所有预约房间中保存数间给特定的人或集体，并恩赐特别办理，比方：总计预约 400间，40 间为VIPs( 贵宾) 使用，其余 360 间为参会代表，使用特别预
7、约是因为有些记者和参展商都要特别小心款待。详细与饭店业务代表谈论细节，并诉诸文字，相互要认识：1. 特别预约多少房间，什么种类和房价。2. 预约的作业程序。3. 什么时限内未使用的房间转到一般预约中。在决定特别预约前，可能需要不相同表格，对参展厂商的表格可以用不相同颜色或注明特别截止日， 对于贵宾 (VIPs) 那么注明不相同身分并由你自己办理他们的住宿安排。工作人员房间预约和免费房间： 在一般参会者住宿安排开始前，先分配好工作人员住宿和免费房间。一般来说工作人员及免费房间的住所表直接送给饭店业务人员，包括名字和地址、 职称或注明他 ( 她)在会议中的工作角色、 需要什么种类房间、抵达与走开日
8、期、若是不是免费房间，由谁支付房间费和附带花销( 如 、洗衣等)。工作人员所住的房价平时会供应较优惠价格，来降低主办单位的本钱。最好注明他们的身分，因为饭店经常依照你这份住所表供应贵宾( 逮VIPs) 特别礼遇( 如送水果、小礼物等 ) ，你可能也希望将确认函直接给你，由你核对无误后再寄给贵宾或工作人员。( 四) 住宿表格的内容：住宿表格平时由会议筹办人草拟、由主办单位印制，但准备表格前先确认有关作业原那么，比方截止收件日、确认回函寄给主办单位或饭店、可否接受 咨询。诚然有些住宿表格对某一特定集体要求一些额外资料，一般标准表格包括以下内容：1. 主办单位名称。2. 会议名称。3. 会议日期。4. 会议地址。5. 收件截止日期。6. 确认函回信地址。7. 各饭店的房价。8. 税金明细。9. 饭店的地理地址图。
