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1、浅谈对文件材料归档范围和保管期限的几点体会国家档案局于2006年12月18日发布了第8号令，宣布机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定（以下简称规定）于公布之日起施行。规定的发布施行是我国档案业务建设中的一件大事，标志着我国档案法制化建设取得了又一新的成果，代表了我国机关文件归档范围和档案保管期限改革的发展方向，必将对机关正确界定文件材料归档范围，准确划分文书档案保管期限，建立科学合理的档案鉴定体系和系统、完善的档案保管期限体系打下牢固的基础，对我国档案事业发展有着重要意义。规定即是近20多年来机关文件材料鉴定工作规律的总结，也是今后机关文件材料归档的一个指导性文件，具有权威性、科学性、可
2、操作性。作为一名综合档案馆的工作人员，就近年来学习规定谈谈自己的体会。一、必须对修订内容加强学习要执行好规定，必须要学习好规定，特别是对修订内容的学习，来准确领会和掌握规定的内容。这次发布的规定是对1987年国家档案局关于机关档案保管期限的规定、机关文件材料归档和不归档的范围两个业务文件的修订。修订主要内容为：一是将1987年的国家档案局关于机关档案保管期限的规定和机关文件材料归档和不归档的范围两个文件合二为一，并上升为行政规章。二是改革文书档案保管期限的划分方法，将原有“永久”、“长期”“短期”三种保管期限改为“永久”“定期”两种，定期再实行标时制，分30年和10年。三是将1987年规定中的
3、“备案制”改为“审批制”，建立机关文件材料归档范围和档案保管期限表的审批制度。要根据修订的主要内容，突出重点，结合本单位的实际，采取多种方式举办各种业务培训班，有计划地、有目的地对档案人员分期分批进行业务培训，提高档案人员的档案理论知识水平和业务操作能力。同时，要不断激发档案员树立对历史负责、对人民负责和敬业爱岗的奉献精神，增强责任感、使命感，积极参加档案业务新知识的学习，刻苦钻研业务，善于总结提高，不断提高档案专业水平，来适应档案事业发展的需要。二、必须对归档范围充分理解归档范围就是归档文件整理的范围。归档文件是立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕、应作为文书档案保存的各种形式和载体的文件
4、材料。文件能否成为档案首先要经过归档鉴定，也就是文件需不需要归档，那些需要归档，这是整理工作首先要解决的实际问题。一是要始终坚持四项原则。规定对机关文件材料归档范围从四项原则上做出了界定：一是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的；二是本机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的；三是上级机关、同级机关、下级机关文件中需要本机关贯彻执行或需要办理的；四是对本机关工作具有查考价值的文件材料需整理归档。由此可看出，规定突出了立档单位的主体地位，原则上是以“本级为主”、“以本机关为主”，也就是人们通常所说的“以我为主”。这可以充
5、分发挥文件的使用价值，充分实现机关制作文件的目的，为档案利用打下坚实的基础，也将对文件归档后档案工作的顺利开展带来便利。二是要严格执行鉴定标准。在确定机关文件材料的归档范围时，既要保证该归档的文件材料收集齐全，完整归档，防止“有档不归”，又要注意不该归档的文件材料不能归档，防止“有文必档”。特别要注意的是，四项归档鉴定标准，对归档鉴定者提出了规定，具有约束力，必须严格执行，改变了以前“宁多勿缺”、“宁宽勿严”、“唯上级是存”的做法。这种以保存本机关形成的文件材料为重点，适量保存与本机关职能活动有关的，对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值的文件材料，是以后构建结构合理、各具特色、相
6、互补充、信息共享档案信息资源的基础，避免了你有、我有、他有的档案信息重复，体现了国家对档案信息资源优化和调控的具体施行。三、必须对期限划分全面掌握首先，要掌握好新的文书档案保管期限表。规定中的附件文书档案保管期限表是新中国成立以来第六次调整文书档案保管期限标准。这次对文书档案保管期限划分为“永久”和“定期”，在“定期”中再实行标时制，共有13个大项84个小项，改变了从1983年4月颁布关于文书档案保管期限的规定中的“永久”、“长期”、“短期”三种保管期限划分方法。因此，在执行规定的过程中，就不能把现在的“永久”与前五次文书档案保管期限中的“永久”做简单的对接，把现在定期中的“30年、10年”等
7、同于以前文书档案保管期限中的“长期、短期”。其次，要注意保管期限调整所体现的以人为本。依据近年来群众查阅档案新的特点，百姓越来越重视与个人权益息息相关的文件材料，新的文书档案保管期限表提升了涉及个权益材料的保管期限，如把被评选“先进单位、劳动模范、先进工作者”的级别由过去的“省级以上的”，扩大为“受县级（含）以上表彰、奖励的”文件材料均划为永久；把涉及“职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤”、“人事考核、职称评审”、“职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根”、“党团员、工会会员名册及批准加入党团、工会组织”的文件材料，均上升为永久保管；把职工越来越
8、重视的购置本单位住房合同、协议等凭证价值材料增加为永久。新的文书档案保管期限表中84小项有41小项是永久，与调整前1987年的关于机关档案保管期限的规定中涉及永久24项相比有明显增加。第三，要深刻体会保管期限调整所带来的变化。新的文书档案保管期限表突出体现了把服务和谐社会建设作为档案工作服务大局的变化，对联合行文、联合召开会议形成的文件材料，科学地划分为主办方和协办方，明确了主办方与协办方在文件管理中的责任和义务，以主办方为主重点永久保存，而在协办方降低保管期限，以兼顾文件在主、协办方的现实利用和将来的永久保存。随着现有职能、行政管理方式的转变，新的文书档案保管期限表适应实践的变化，新增行政管
9、理、行政执法、行政审批、纪检监察等项，弥补了以前的一些盲区。与创建和谐社会相适应，增加了在市场经济中保存价值越来越大的房产、土地所有权和使用权的文件材料为永久保存；增加了保存作用越来越明显的国有资产登记、统计、核查清算、交接等活动中形成的重要文件材料为永久保存。除了永久保存外，在定期保存中再实行标时制，一般分为30年和10年，改变了以前短期为115年、长期为1650年的模糊式划分方法，现在的规定更方便档案部门对到期的档案及时地进行鉴定处置，减少了保管压力，节省了保管空间和人力、物力，为真正所需保存档案提供了全方位的支持。围绕党和国家工作大局的需要，提供全面、及时、有效的档案服务，是党和国家对档案工作的根本要求，也是档案工作的根本任务。在当前，党和国家工作大局就是建设社会主义和谐社会、落实科学发展观，档案工作服务大局最重要的落脚点和出发点，就是要为构建和谐社会和落实科学发展观服务。从84个小项的具体标永久、30年、10年可感到规定结构的科学，一目了然，实用性、可操作性强。实际上这84小项也是机关文书材料应归档范围的具体化，非常有利档案工作人员把握规律，推动档案事业又好又快的发展。从主题明确、时机恰当，可看出规定的调整找准了档案工作服务和谐社会建设、落实科学发展观的切入点、结合点。邮箱：
