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1、行政办公室档案管理制度 l.档案的分类。施工技术档案、财务档案、人事档案、机械设备物资档案、工程决算与工程合同档案、图集、图书、音像照片档案、文书档案、其他档案。 2.档案资料的立卷归档。1立卷归档要求书写工整、字迹清晰、卷面整洁干净、严禁乱涂乱画;2归档的原始记录签证应真实、齐全,日期、部位明确,严禁事后增减或涂改,使用复印件时,应注明原件存放处,以备查询;3档案管理人员要根据工作需要,编制目录、卡片、索引等检索工具,编辑档案文件聚集的各种参考资料,以便于查阅。要定期检查档案存放状况,对破损或变质的档案应及时修补、复制或,作其他技术处理,机密文件、资料归档要注意保密,并采取专门的保密措施,专
2、门保管。 3.档案资料的立卷归档的时限。1文书文件等类档案资料每年内归档一次;2财务档案每年归档一次;3施工技术档案,质量体系运行管理资料在工程竣工验收后12日内完成归档工作。4工程经济档案,在每项工程竣工验收后,半年内,完成归档工作。5公司人事档案、职工技术、职工劳资、社会保险及车辆档案每年度内整理归档一次;6质量安全资料档案每年度内整理归档一次;7公司大型机械设备档案每年度内整理归档一次。 4.档案的查阅与借用。1档案归档后,需查阅或借用时,必须经专业部门的负责人办理查阅或借用手续,并由档案员做好登记,否那么任何人无权查阅或借用;2凡属公司需对外保密的档案资料,必须经总经理批准,办好登记手
3、续后,方可查阅或借用;3各种图集、书籍、文书档案由档案员办理查阅或借用手续;4查阅档案资料只限所查范围,不得翻阅无关内容,对档案资料必须注意保护,不得损坏,不得涂改、勾画、剪截和拆卷,更不准抽取或撕毁张页等。如发现上述情况,档案员有权立即制止,停止查阅;并按有关规定予以处理;5对批准摘抄、复制和借出的档案资料,必须妥善保管,不准公布、翻印、转借和扩大阅读范周围;6利用档案资料完毕后,要亲自送还,经审查无误注销查借手续。 5.档案鉴定销毁。1按照国家标准,档案保管期限划分为永久、长期、短期三种。永久指无限期保存;长期保存为16-50年;短期保存为15年以下;2短期保管的档案,15年期满后应组织鉴定小组进行复查,经领导批准后可以销毁;长期保存的档案满50年,经鉴定小组再次鉴定确无继续保存的必要,经领导和有关都门批准前方可销毁;3对需要销毁的档案,要编造档案销毁清册,按照规定的标准手续进行销毁,销毁时必须有两人以上监销,监销完毕,监销人员要签字。4档案资料保管期具体分类划分详见国家档案法或XX市档案管理规定。 第1页 共1页