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1、MyLife Organized不完全应用手册（上）Posted by 弥缝 in 推荐软件, 时间管理 on 11 11th, 2007 | 5 responses优秀的时间管理和项目管理工具精品系列：让你了解更多优秀软件，并且学会熟练地使用它们。Mylife Organzed（简称MLO）是一款很理想的GTD时间管理工具。它同时有PC版本和Pocket PC版本，而且还能同Outlook和MindManager进行同步，实在是很好、很强大的软件。所以，弥缝特意邀请亚拉豪撰写了MyLife Organized不完全应用手册详细地介绍了这款优秀的时间管理工具在GTD中的应用。相信对大家一定很有
2、帮助。“当你明白如何处理和安排事项后，你所要做的就仅仅是创建和管理列表而已。” David Allen, Getting Things Done开宗明义在这本手册里，亚拉豪会向你介绍MyLife Organized （简称MLO）这款优秀的时间管理工具在GTD应用中工作流程。因为软件没有正式的中文版本，本文介绍的功能只基于MyLife Organized Professional Edition 1.91英文版。在开始之前，亚拉豪希望你已经建立过自己的GTD系统，或者至少已经了解了GTD的基本原理和工作流程。不然的话，还请暂且打住。先去读一遍David Allen的Getting Things
3、 Done再回来看此文，你才能更好地体会MLO能给GTD应用带来的便利。由于GTD的部分关键词翻译定义混乱。本文中涉及的GTD相关定义统一采用弥缝在褪墨（）上的定义，下面是一个简要的对照表：GTD英文褪墨的定义Stuff原料Inbox收件箱Someday/Maybe将来某时/也许Project项目Next Action下一步行动Waiting For等待Context/Place情境更详细的GTD关键词解释请参考此文。那我们开始正文：星期三早上八点，电脑前，该干什么？是的，我们耐心地建立、细心地维护、苦心地改良我们的GTD系统，无非就是为了能给这个问题一个最好的答案。那么MLO又能怎样帮助我们
4、给出这个满意的答案呢？星期三早上八点三十九分，坐在电脑前，亚拉豪打开MLO，检查GTD系统里的下一步任务清单（在MLO中叫做To-Do列表）。这便是亚拉豪所有可以在今天执行的行动。行动中前缀Prj: 表示这是某个项目中的具体步骤，而所有行动的右边显示的是此行动的截止日期。这个列表中有一些行动，如买狗粮等是和当前的情境（电脑前）毫不相干的，于是亚拉豪通过上方的 Place 对能在电脑前能执行的任务进行过滤。这样可执行的行动一下就缩小了，于是亚拉豪马上决定电邮通知KK平面设计项目的团队，在9点进行头脑风暴会议。我想你已经发现了：在MLO中，你不需要另外再单独设定home、computer等情境列表
5、。任一时刻，只要你在MLO上有保持一个良好的GTD系统。每当你打开To-Do列表，你就能看到自己该做且现在能做的事情就已经自动地、井然有序的排列好了。你也能很方便地查看在某个特定情境下能执行的行动，也不需再多考虑就能迅速地投入状态。一天下来，不知不觉中你便完成了原本貌似永远也无法完成的任务。当你走在回家的路上时，你感到的不是疲惫，而是一种用言语无法表达的平静那便是“心如止水”的境界。心动了？那我们就来看看MLO怎样能让你的GTD系统变得更简单有效吧。MLO界面总览打开MLO的主界面，你会看到：左边窗口部分有三个不同的视图可选：分别是GTD的核心列表（Outline）；我们已见过的下一步行动列表
6、（To-Do）；和情境管理器（Places）。没错，你的GTD系统中最宝贵的列表们统统会出现在这里。当中的每一条纪录，就是所谓的任务（Task）。但是在实际应用中，任务并不仅限于记录具体任务。所以，亚拉豪更倾向于把它称为条目，而条目就是你所有列表的基本元素。当你在左边窗口选定了列表中的某个条目时，右边窗口便会显示这个条目的相关属性，总共六个方面，这在下文中将会一一涉及。除了条目名称和列表中的所在位置之外，所有关于此条目的具体信息都要在这里设置。需要注意的是：MLO本身并没有行事历的功能。虽然你可以给中的项目设定闹铃提醒以实现日程管理功能，但亚拉豪强烈推荐你使用专门的日程管理软件（如 Outlo
7、ok、Google Calendar）来记录你所有的“固定事宜”（会议、课程、聚餐等等）。不然，即便你没把自己的列表弄得很复杂，那也会很难查找到那些特定日期的固定事宜。MyLife Organized不完全应用手册（中）Posted by 弥缝 in 推荐软件, 时间管理 on 11 11th, 2007 | 4 responses优秀的时间管理和项目管理工具精品系列：让你了解更多优秀软件，并且学会熟练地使用它们。在MyLife Organized不完全应用手册（上）中，亚拉豪简单地介绍了一下MLO的使用实例和其界面，这篇我们将详细、一步一步地深入MLO在GTD的工作流程。一切从原料开始 Da
8、vid Allen说过：收集原料是GTD中很重要的一个环节，你要确保自己的收集工具简单快速，否则它就会严重拖累你的系统的效率。在任何时候，只要MLO在运行，你都可以按下热键（Ctrl + Shit + M）呼唤出快速条目输入功能（Rapid Task Entry）栏：输入原料名称，也可以如图中同时输入多项原料，一行一项。之后点击“Add tasks”或“Ctrl + 回车”确认。通过上方的 Parent 栏，你可以设定这些条目将放入列表的哪个位置（一般就是 列表）。回到MLO主程序（Windows + Q）之后，你就能在 中看到刚刚输入的原料了。你也可以直接在MLO主窗口中添加条目。选定 列表
9、，通过右键菜单 - New Subtask （或快捷键Alt + Ins）来添加子条目。不可付诸行动 列表接下来便可以在MLO中处理这些原料了。处理每一个原料时，你都该问问自己：“这是什么？”和“这可否付诸行动？”。你要把那些不能付诸行动的原料删除、而把那些现在无法行动的原料统统放进 列表。还记得之前看到的To-Do视图吗？请记住，管理MLO条目的首要原则是：确保只有有具体行动的任务在To-Do列表中显示。因为日常在参照MLO记录，决定下一步行动的时候，你要看的只是To-Do列表而已。换句话说，对于所有不是具体行动的条目，都要设定为在To-Do列表中隐藏。 列表中记录的是你可能会去做但不会现在
10、去做的事情，这条记录可能就是一个个的想法而已。所以，该列表中所有的条目都不应在To-Do列表视图中出现。选择 列表，然后点开右边窗口中的General栏，在 Hide branch in To-Do list一项上打勾。在这之后 列表中所有的项目都变成了灰色，即表示它们不会出现在To-Do列表中了。也许你会问，中的条目要不要隐藏呢？答案是：随你喜欢。亚拉豪个人倾向于隐藏，以免在工作中被逐渐增多的原料分散注意力。而有人则喜欢让它们出现在 To-Do列表中，以提醒自己尽早处理。你可以两者都试试，从而找出适合你的方法。其次，如果你在 列表中有许多项的话，将它们分类管理会比较方便。如个人提升、朋友、职
11、业技能等等。你也可以给必要的条目加上闹铃（Reminder）来提醒自己在将来某个时间重新审视。最后， 列表中的条目，只需记下名称即可，不需要规划具体行动和细节。因为日后将它们转化为下一步行动或者项目的时候，这些都需要重新考虑，除非现在你已经想好了具体每个步骤每个细节（但日后情况有变时，你还是需要重新更改）。可付诸行动，一步到位 列表所有现在可以采取行动的原料，可以分成三类： 只需一步行动，少于两分钟能完成的； 只需一步行动，多于两分钟才能完成的； 需要多步行动的才能完成的。 第一类的应该按照两分钟定理，迅速完成它。而第二类的，都应作为下一步行动移动到 列表中：这时，这个行动就出现在To-Do列
12、表视图中了。不过你还要在右边窗口General栏的 Places中填入此行动的情境，从而便于在To-Do列表视图中有选择性地显示行动：注意： 这个条目本身并不是行动，要把它在To-Do视图中隐藏：要注意的是，这个 列表和GTD中的概念略有不同。GTD书中所指的下一步行动列表上的任务，在MLO中是等同于To-Do视图列表中所有的条目（即本文中的 列表内容加上列表中的具体行动步骤）。可付诸行动，多个步骤 列表所有需要多个步骤才能完成的任务都属于项目，应该一律放在 列表中：首先，自然是要写下希望达成的目标。在右边窗口中点开Task Note（Alt +1），填入自己对这个项目的期望成果：之后，在条目
13、属性（Properties）标签中点开Project栏，勾选“This is a project”，告诉MLO这是一个项目；并且将项目状态（Status）设为“正在进行”（In Process）。随着项目具体步骤一个一个完成，下面的完成百分比也会自动增加。接下来就是把要完成这个项目所需的具体行动步骤添加为子条目：必要的话，可以给项目和具体步骤设定截止日期：在Timing and Reminder栏勾上Set due date（Alt + D），然后在Start和Due项填入开始和结束日期，或使用日历的方式设定。最后你要选择是否设定这个项目的各个步骤是要依次完成的（Complete subtas
14、ks in order）：最后，这个项目就安排好了。转到To-Do列表，能看到此项目的第一个步骤。当这个步骤完成后，MLO就会自动将下一个步骤显示出来，就这么方便。相关阅读：MyLife Organized不完全应用手册（下）Posted by 弥缝 in 推荐软件, 时间管理 on 11 12th, 2007 | 14 responses优秀的时间管理和项目管理工具精品系列：让你了解更多优秀软件，并且学会熟练地使用它们。Mylife Organzed（简称MLO）是一款很理想的GTD时间管理工具。它同时有PC版本和Pocket PC版本，而且还能同Outlook和MindManager进行同步，实在是很好、很强大的软件。自此MyLife Organized不完全应用手册已是最后一章。我们将继续深入探讨MLO在GTD中的工作流程，如果你是新看到这篇文章，建议你先阅读MyLife Organized不完全应用手册（上）和MyLife Organized不完全应用手册（中）。等待、委派 - 列表标准GTD系统中的最后一项： 列表。记录下所有你可以委派给他人去做的事情，设定好闹铃到时检查结果就可以了
