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1、(完整版)行政专员作业指导书行政专员作业指导书一、目的为行政专员工作提供参考和指导，并规范行政工作程序。二、范围适用于公司行政事务工作。三、任职要求:（一）基本要求：1、年 龄：2030 周岁2、健康状况：良好3、工作经验:不限4、学历要求：大专以上,文秘、行政管理等相关专业（二）综合素质：1、工作细心认真，责任心强，形象气质佳；2、具有良好的语言表达能力和理解能力,有一定的文字功底;3、具有良好的亲和力、沟通能力、组织协调能力；4、熟练操作 OFFICE 办公软件和办公设备；5、熟悉内部会务及活动的组织流程；四、岗位职责（一）员工餐厅管理(二）职员宿舍管理（三)行政人事部资产管理（四）考勤管
2、理(五）办公用品采购（六)办公设备日常维护及维修（七）福利购买发放（八）员工劳保用品购买、发放、清洗、回收（九）行政公文拟定、发放、保管（十)会议活动的组织（十一）上级临时下达的任务五、工作流程（一)员工餐厅管理1、食材购买流程1。1寻找供应商市场询价确定供应商,目前公司所有菜品供应商均在菜市场，具体联系方式见表格业务联系 .一个月进行一次市场询价，比较选择出最佳供应商。1。2备用金申请为方便行政及财务工作, 食材费用每周报销一次， 报销时间为每周日。行政专员根据市场询价结果确定每人每餐餐费标准，统计每餐用餐人数，统计每周供餐总数，核算每周购买食材所需费用:=人均餐费标准*每餐用餐人数每周供餐
3、总数。根据核算出的每周所需费用申请购买食材备用金，备用金由财务管理。1。3食材购买每周供餐前一天与厨师确认菜谱，确定所需食材品种及数量，并通知相应供应商次日送货。1。4食材验收供应商到达时通知行政专员及厨师验收，斤称食品须当即验称，行政专员和财务共同验收后在供方销货清单签字确认，清单双方各执一份。1。5结款每次送菜后到财务处结款， 账务结清后由供应商将本周同类菜品的销货清单合并为收据，以减少清单数量、方便财务报账，并将销货清单销毁。1.6做周台账每周日做电子版周台账。1。7账务报销每周日将所有菜品收据粘贴到一起并附上纸质周台账填写报账单，行政人事主管签字后传财务处，财务将报账单报郑州.2、收集
4、意见行政专员每周调查员工对饭菜质量的评价, 针对反馈结果行政人事部结合其他相关人员的意见，对厨师提出意见并要求改善.2。1质量问题处理员工如在饭菜中发现有异物，首先以照片或实物形式保留证据，并通知本部门主管或行政人事部，行政专员负责与厨师沟通，使其以后加强卫生管理，并提出处罚意见。2。2建议落实公司主张员工对饭菜提出意见，并反馈到行政人事部。对于合理化建议，行政专员与厨师沟通落实.3、 餐厅卫生的管理3。1就餐行为规范培训对每一个入岗的新员工,人事行政部都要培训就餐注意事项，培训内容概要：就餐时,不要把不吃的饭菜挑放在桌面上，就餐时勤拿少取以防浪费，用餐完毕后自觉将自己桌面清理干净，剩饭菜要自
5、觉倒入泔水桶，餐具要自觉放好并摆放整齐。3。2餐厅卫生清扫与厨师沟通后在每次做饭后就下午 2：00 打扫卫生.要求把地面、墙面和桌面打扫干净，不得有粘性、污渍和积水，餐厅室内保持空气清新。3.3餐厅空调管理夏冬季节环境恶劣，为给员工提供一个适宜的用餐环境，厨师负责每天上午 11：00 将餐厅空调打开，于下午 14:00 将空调关闭.（二）职员宿舍管理1、宿舍租赁1。1房屋租赁流程经纬二生活区附近搜寻房源 对比房屋价格及设施 初步选定候选房屋（至少三个)，征询行政人事主管意见，经总经理审批后（选定男女各一套)， 与房东商讨具体细节，双方共同草拟房屋租赁协议，行政人事主管审核，双方签订租赁协议。1
6、.2房屋原样留档入住之前，对房屋进行拍照留样，保证整个房屋 360 度无死角全部入镜,并双方签字各执一份，从而避免退房时不必要的纠纷。1.3房租付账流程行政专员需提前打房屋租赁申请，在签批后郑州打款到相关账户，通知房东取钱或查账。1.4房租报账流程房东接收到现金或钱到账之后手写一份收据交给行政专员行政专员填写报账单(附收据），行政人事主管签字字后传财务处，财务将报账单报郑州。2、宿舍管理2。1 入住公司目前有两套宿舍：男生宿舍 地点： ；房东联系电话：目前所住人员：入住条件:凡是公司男性员工办理入职并交纳住宿押金者女生宿舍 地点： ；房东联系电话：目前所住人员:入住条件：凡是公司女性员工办理入
7、职并交纳住宿押金者.符合以上住宿要求的员工，可在入职后向其上级主管申请住宿，经主管审批同意后到行政部办理入住手续，由行政专员带领至宿舍并安排床位，被褥等所有用品需自备,房屋内设施要爱护使用，人为损坏者由个人进行赔偿。房租、物业费、取暖费由公司支付,水电费由所住人员共同承担并自行缴纳。2。2退房宿舍住宿人员不在公司宿舍居住时，须提前一周告知行政专员，在搬家当天由宿舍长检验，确保房屋内设施无毁坏、无丢失（若有此情况，须首先查明原因,明确责任人）,退还押金、交还房屋钥匙后方可搬出.员工离职后须3日之内搬出公司宿舍,需要临时租住公司住房的，应当与公司签订续租契约,租金按市价收取，租住时间不得超过一个月
8、。2。3日常检查行政专员每月不定期到宿舍检查12次， 查看屋内设施是否完备、卫生情况及人员情况。（三）行政人事部资产管理1、资产日常管理行政专员要管理好本部门资产，注意保养、维护及检修。转入、转出物资时要及时在盘点表上进行更改,转出物资要填写出库单，出库单由行政专员及接收部门主管签字确认后交由仓管保管.2、资产盘点部门资产每个月统一盘点一次，盘点无误后打印一份纸质盘点表，签上经手人姓名后，交行政人事主管签字或盖章,而后于当月18日将签字生效的纸质盘点表及电子盘点表交到财务处。财务每年6月底及 12月底对所有部门资产进行盘查，行政专员要配合财务对本部门资产进行彻查.3、资产申购如根据工作需要要增
9、加资产，参考如下流程：填写事务申请报告或临时采购申请单，经行政人事主管审批和总经理审批后购买。办公用品、电子电器产品：行政人事部 购回后行政专员验收其他：采购部入库单交财务加入盘点表4、资产调拨根据实际工作需要，如从其他部门调入物品或其他部门从行政人事部调出物品,均履行物资调拨程序。4.1调入物品与相关部门沟通，填写事物申请报告，行政人事主管和物资所有部门主管签字及总经理签字后物资所有部门开出库单，行政专员签收物品及出库单,加入盘点表。4。2 调出物品接收经总经理签字后的物资调拨申请后开出库单在相关部门主管签字后转交物品，将出库单交财务，该物品从盘点表中删除.5、资产报废如有资产确实损坏比较严
10、重、使用寿命到期、经专业维修人员检测后已无维修价值，可申请报废。报废流程:填写事务申请报告，专业维修人员签字或证明人签字，行政人事主管和总经理签字后，将申请单复印交财务，从盘点表中删除。（四）考勤管理1、考勤系统公司生产班普工考勤以考勤机记录时间为准、生产报表记录出勤时间作参考，后勤部门员工考勤以考勤机记录时间为准。新员工试用期 7 天之内不录入指纹，每天上下班在行政处以纸质形式签到及签退。2、考勤统计每月30日左右（具体可根据个人时间安排）行政专员收集本月生产日报表、纸质签到表、下载考勤详细记录表、请假条、出差申请单等相关考勤资料，资料收集完备之后开始录制考勤。基本出勤情况录制后，进行详细修
11、改，并于每月3号之前将考勤统计情况公示看板。员工考勤如有出错的必须于当月5号之前将实际出勤情况反馈给本部门主管,主管签字确认后以纸质形式传递行政人事部，行政专员核对无误后进行修改。5号之后将不再接收考勤更改，由于反馈不及时造成考勤错误的，责任由员工个人自负。（五）办公用品采购1、寻找供应商行政人事部负责办公用品的采购，为寻求更好性价比行政人事部应找多家供应商比对价格和质量。谈办公用品价格时,要保证至少有2人在场。办公用品的价格应与预算的价格浮动不能太大，但同时要求质量高。如果价格和质量适中，可以固定与该供应商合作，但同时亦要不定期进行市场询价.2、办公用品的采购统计为方便各部门工作，办公用品采
12、购周期定位每季度采购一次，期间若无特殊原因，原则上行政人事部不再采购。各个部门每年 12 月初做本部门下年度办公用品费用预算，并把年度采购预算分解为季度。行政专员每年12月底、3月底、6月底、9月底收集各部门下季度办用品采购申请单，汇总后统一申请购买.具体流程：行政人事部发布采购通知，各部门根据本部门预算及实际情况编制本部门本季度办公用品采购申请单,部门主管签字确认递交行政专员。行政专员审核汇总（有不妥当之处可于相关部门沟通）,行政人事主管和总经理审批，购买。3、办公用品的购买和入库办公用品采购计划签批后，将电子版订单传递给供应商，双方确认订单无误后商定费用总额、付款方式及送货时间。货到付款则
13、待物品验收无误并供应商提供发票后直接走报账流程。 供应商送货到公司后,行政专员要检验物品质量、清点物品数量，双方确认无误后，在供应商销货清单上签字确认，双方各执一份。行政专员验收无误后通知生产统计验收入库，并开具入库单.4、费用报账编制各部门办公用品购买费用明细账，填写报账单（附纸质版明细账、供应商销货清单或发票、入库单) 行政人事主管签字后传财务处，财务将报账单报郑州。(六）办公设备日常维护及维修1、寻找合作公司由于办公设备关乎员工工作效率,所以必须保证办公设备维护维修的及时性及有效性。若固定合作公司，则能保证其对公司各种办公设备了解比较清楚、服务比较及时，故首先要就近寻找服务质量好且价格公
14、道的合作伙伴。2、各部门办公设备报修具体流程：报修部门行政，行政专员查证问题，了解故障原因及现象 后通知相关合作公司前来检修3、费用报销为方便彼此工作，故办公设备维修费用采用月结形式。每次事情处理过后双方签字确认处理事项及费用明细，双方各执一份。月底时对方将所有单据汇总整理成费用明细清单,并提供相应费用的发票或收据，交给行政专员，行政专员写欠条交给对方.而后走公司内部报账流程（参考办公用品采购费用报账流程） ,费用结清后将欠条收回并销毁.(七）福利购买发放1、福利项目1。1女性福利1。1。1福利发放时间及人员女性福利为公司女性专享福利，发放时间为每月15日，凡当月5号之前(含5号)入职的女性均
15、可享受此项福利。1。1.2费用标准及具体物品女性福利费用标准为每人每月 20 元,内容原则上为女性用品可根据项目、价格等综合确定具体物品.1.1。3 供应商选择可在公司附近市场上或网上寻找合适的供应商,经比对后选择出性价比较高的三家供应商，填写费用申请报告(注明各自具体细节及优缺点），交行政人事主管审核后由总经理最终确定，而后将申请报告复印件交到财务主管处备案。1。2节假日福利节假日可根据节日特点选择合适的礼品,如端午节粽子、中秋节月饼、圣诞节苹果。其他无特殊情况的节假日，可根据费用预算（参照行政人事部年度福利费用预算）、员工需求选择合适的节日礼品礼品确定后，进行市场询价，确定供应商。1。3高温福利高温福利针对每年 6、7、8 月份，这三个月内要保证每天提供员工冷饮、应季水果等.费用标准每年可根据市场情况进行更改,今年费用标准为每人每天 1-2 元。2、福利采购福利项目及供应商确定之后,女性福利于每月 6 号、节假日福利提前 15 天、高温福利提前一天确定人员数量、购买数量、要求送货时间，并于供应商沟通送货及付款具体事项，确保能
