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1、展会策划书写作解读展会策划书写作第一部分会展预备阶段的文案第一节会展预备阶段的文案简介一、会展预备阶段的文案的看法:会展预备阶段的文案是指一次会展从确定展览题材、收集信息、进行展览项目立项策划向到达会展正式开幕前的起初准备阶段涉及到的全部文本文案。二、会展预备阶段的文案种类:一般来说,会展预备阶段的文案包括展会立项策划书、展会项目立项可行性研究报告、参展说明书、展会招展方案、展会招展函、招展进度计划、观众邀请函、参展合同、展出工作方案、展会花销估量表、展会宣传推行计划、广告文案等。第二节会展预备阶段的文案写作一、展会立项策划书的写作(一展会立项策划书的看法:所谓展会立项策划,就是依照掌握的各种
2、信息,对立刻举办的展览会的相关事宜进行初步规划,设计出展览会的基本框架,提出计划举办的展览会的初步规划内容,主要包括:展会名称和地址、办展机构、展品范围、办展时间、展会规模、展会定位、招展计划、宣传推行和招商计划、展会进度计划.现场管理计划、相关活动计划等。展会立项策划书是为策划举办一个新展会而提出的一套办展规划、策略和方法,它是对以上各项内容的归纳和总结。/(二展会立项策划书的内容结构:一般地,展会立项策划书主要包括以下内容:1、办展市场环境解析:包括对展会展览题材所在产业和市场的情况解析,对国家相关法律、政策的解析,对相关展会的情况的解析,对展会举办地市场的解析等。2、提出展会的基本框架:
3、包括展会的名称和举办地址、办展机构的组成、展品范围、办展时间、办展频率、展会规模和展会定位等。3、展会价格及初步估量方案。4、展会工作人员分工计划。5、展会招展计划6、展会招商计划。7、展会宣传推行计划。8、展会筹备进度计划。9、展会服务商安排计划。10、展会开幕和现场管理计划。11、展会时期举办的相关活动计划。12、展会结算计划。(三展会立项策划书的写作要求:1. 展会名称展览会的名称一般包括三个方面的内容:基本部分、限制部分和行业表记。如“第93届中国出口商品交易会”,若是按上述三个内容对号入座,则基本部分是“交易会”,限制部分是“中国”和“第93届”,行业表记是“出口商品”。下面分别对这
4、三个内容作一些说明:基本部分:用来表示展览会的性质和特色,常用词有:展览会、展览会、展销会、交易会和“节”等。限制部分:用来说明展会举办的时间、地址和展会的性质。展会举办时间的表示方法有三种:一是用“届”来表示。二是用“年”来表示,三是用“季”来表示。如第三届大连国际衣饰节、2003年广州展览会、法兰克福春季花销品展览会等。在这三种表达方法里,用“届”来往示最常有,它重申展会举办的连续性。那些刚举办的展会一般用“年”来表示。展会举办的地址在展会的名称里也要有所表现,如第三届大连国际衣饰节中的“大连”。展会名称里表现展会性质的词主要有“国际”、“世界”、“全国”、“地区”等。如第三届大连国际衣饰
5、节中的“国际”表示本展会是一个国际展。行业表记:用来表示展览题材和展品范围。如第三届大连国际衣饰节中的“衣饰”表示本展会是衣饰产业的展会。行业表记平时是一个产业的名称,或者是一个产业中的某一个产品大类。2、展会地址策划选择展会的举办地址,包括两个方面的内容:一是展会在什么地方举办,二是展会在哪个展馆举办。策划选择展会在什么地方举办,就是要确定展会在哪个国家、哪个省或许是哪个城市里举办。策划选择展会在哪个展馆举办,就是要选择展会举办的详细地址。详细选择在哪个展馆举办展会,要结合展会的展览题材和展会定位而定。别的,在详细选择展馆时,还要综合考虑使用该展馆的成本的大小如何、展期安排可否吻合自己的要求
6、以及展馆自己的设施和服务如何等因素。3、办展机构办展机构是指负责展会的组织、策划、招展和招商等事宜的相关单位。办展机构能够是企业、行业协会、政府部门和新闻媒体等。依照各单位在举办展览会中的不相同作用,一个展览会的办展机构一般有以下几种:主办单位、承办单位、协办单位、支持单位等。主办单位:拥有展会并对展会肩负主要法律责任的办展单位。主办单位在法律上拥有展会的全部权。承办单位:直接负责展会的策划、组织、操作与管理,并对展会肩负主要财务责任的办展单位。协办单位:协助主办或承办单位负责展会的策划、组织、操作与管理,部分地肩负展会的招展、招商和宣传推行工作的办展单位。支持单位:对展会主办或承办单位的展会
7、策划、组织、操作与管理,或许是招展、招商和宣传推行等工作起支持作用的办展单位。4、办展时间办展时间是指展会计划在什么时候举办。办展时间有三个方面的含义:一是指举办展的详细睁开日期。二是指展会的筹展和撤展日期。三是指展会对观众开放的日期。展览时间的长短没有一个一致的标准,要视不相同的展会详细而定。有些展会的展览时间能够很长,如“世博会”的展期长达几个月甚至半年;但对于占展会绝大多数的专业贸易展来说,展期一般是3-5天为宜。5、展品范围展会的展品范围要依照展会的定位、办展机构的利害势和其他多种因素来确定。依照展会的定位,展品范围能够包括一个或许是几个产业,或许是一个产业中的一个或几个产品大类,比方
8、,“展览会”和“交易会”的展品范围就很广,如“广交会”的展品范围就高出10万种,几乎是一应俱全;而德国“法兰克福国际汽车展览会”的展品范围涉及到的产业就很少,就只有汽车产业一个。6、办展频率办展频率是指展会是一年举办几次还是几年举办一次,或许是不如期举行。从目前展览业的实质情况看,一年举办一次的展会最多,约占全部展会数量的80%,一年举办两次和两年举办一次的展会或很多,不如期举办的展会已经是越来越少了。办展频率的确定受展览题材所在产业的特色的限制。我们知道,几乎每个产业的产品都有一个生命周期,产品的生命周期对展会的办展频率有重要影响。产品的投入期和成长远是企业参屉的黄金时期,展会的办展频率重要
9、紧抓住这两个时期。7、展会规模展会规模包括三个方面的含义:一是展会的展览面积是多少,二是参展单位的数量是多少,三是参观展会的观众有多少。在策划举办一个展会时,对这三个方面都要作出展望和规划。在规划展会规模时,要充分考虑产业的特色。展会规模的大小还会碰到会观众数量和质量的限制。8、展会定位平时地讲,展会定位就是要清楚地告诉参展企业和观众本展会“是什么”和“有什么”具,体地说,展会定位就是办展机构依照自己的资源条件和市场竞争情况,经过成立和发展展会的差异化竞争优势,使自己举办的展会在参展企业和观众的心目中形成一个鲜亮而独到的印象的过程。展会定位要明确展会的目标参展商和观众、办展目标、展会的主题等。
10、9.展会价格和展会初步估量展会价格就是为展会的展位出租拟定一个合适的价格。展会展位的价格经常包括室内展场的价格和室外展场的价格,室内展场的价格又分为空地价格和标准层位的价格。在拟定展会的价格时,一般依照“优地优价”的原则,即那些便于展现和观众流量大的展位的价格经常要高一些。展会初步估量是对举办展会所需要的各种花销和举办展会预期以获得的收入进行的初步估量。在策划举办展会时,要依照市场情况给展会确定一个合适的价格,这样对吸引目标参展商参加展会十分重要。10、人员分工、招展招商和宣传推行计划人员分工计划、招展计划、招商和宣传推行计划是展会的详细推行计划,这四个计划在详细推行时会互相影响。人员分工计划
11、是对展会工作人员的工作进行兼备安排。招展计划主若是为招揽企业参展而拟定的各种策略、措施和方法。招商计划主若是为招揽观众参观展会而拟定的各种策略、措施和方法。宣传推行计划则是为成立展会品牌和成立展会形象,并同时为展会的招展和招商服务的。11、展会进度计划、现场管理计划和相关活动计划展会进度计划是在时间上对展会的招展、招商、宣传推行和展位划分等工作进行的兼备安排。它明确在展会的筹备过程中,到什么阶段就应该完成哪些工作,直到展会成功举办。展会进度计划安排得好,展会筹备的各项准备工作就能有条不紊地进行。现场管理计划是展会开幕后对展会现场进行有效管理的各种计划安排包括展会开幕计划、展会展场管理计划、观众
12、登记计划和撤展计划等。计划安排得好,展会现场将有条不紊,展会序次优异。,它一般现场管理展会相关活动计划是对准备在展会时期同期举办的各种相关活动作出的计划安排。与展会同期举办的相关活动最常有的有技术交流会、商议会和各种表演等,它们是展会的有益补充。二、展会项目立项可行性研究报告的写作(一展会项目立项可行性研究报告的看法完成了展会立项策划书,其实不意味着该立项的展会就可以举办了。项目立项可是对举办什么题材的展会和如何举办该展会提出了一个初步的建议,拟定了一套初步的方案,至于该展会可否真的能够举办和该方案可否真的可行,还需要对该展会项目及方案进行可行性解析。可行性解析的结论及其他必定考虑的因素,才是
13、决定最后可否能够举办该展会的最后依照。展会项目立项可行性研究报告就是在对展会立项进行可行性解析的基础上完成的研究报告。展会立项可行性解析是展会项目立项策划的连续。展会项目立项策划主若是在掌握各种信息的基础上,初步提出计划举办的展会“是什么样的”;展会立项可行性解析则是在仔细研究各种信息的基础上,深入解析举办展会立项策划提出的“那样的展会”可否可行,为最后可否举办该展会供应科学的决策依照。若是展会立项策划经过可行性解析,证明计划举办展会的市场条件具备,项目拥有生命力,各种执行方案策划合理,项目在经济上可行,风险较小且有必然的社会效益,就可以经过该展会立项策划,决策举办该展会了。(二展会项目立项可行性研究报告的内容结构展会项目立项可行性研究报告要对展会立项是可行还是不能行作出系统的评估和说明,并为最后完满该展会项目立项策划的各详细执行方案供应改进依据和建议。因此,展会项目立项可行性研究报告主要包括以下几项内容:1、市场环境解析(1宏观市场环境:包括人口环境、经济环境、技术环境、政治法律环境、社会文化环境等。(2微观市场环境:包括办展机构内部环境、目标客户、竞争者、营销中介、服务商、社会公众等。(3市场环境议论:SWOT解析法,即内部优势、内部劣势、外面机遇、外面威胁解析。2、展会项目生命力解析
