进销存论文

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1、1.前言管理工作的成败,取决于能否做出有效的决策，而决策的正确与否则在很 大程度上取决与信息的质量。随着人类进入信息时代，信息管理的水平越来 越成为衡量国家综合实力的重要标志。在一个国家里，管理信息系统的建立、 运行和发展水平，标志着这个国家的管理现代化水平和信息化水平。管理是应用一切思想理论和方法去合理组织资源（包括人、财、物、设 备、技术和信息等）达到某种目标的过程，作为一种很好的方法和工具，信 息系统在管理中得到了广泛的应用。它可以辅助作业，从而提高作业效率； 改进作业流程，从而提高市场响应速度；提供更多信息，从而提供客户满意 度，总而言之，信息系统可以从各个方面为管理服务。选择正确的方

2、法和正 确的事情的过程就是决策。要使决策正确，就要确保有足够准确、及时的信 息，良好的信息系统能够为管理者提供大量的决策信息。管理信息系统是对一个组织（单位、企业或部门）进行全面管理的人和 计算机相结合系统，它综合运用计算机技术、信息技术、管理技术和决策技 术，与现代化的管理思想、方法和手段结合起来。随着信息技术的应用的深 入，信息系统已不仅仅满足誉为管理者提供信息，而且向上发展，辅助管理 的决策。进销存管理系统可以对经销商的进货、销售和库存统计进行全面管理， 方便各级管理人员及时掌握各种产品的数据，可以对企业的生产运作进行快 速有效的管理和决策。建立一个好的系统关系到企业的运作效率，为企业立

3、 足于信息化社会提供了有力的保障。因此该系统在各类企业中得到普遍应用。本论文对进销存管理系统的设计从系统分析、系统设计、系统实施几个 大的方面分别进行了论述，并对各功能模块进行了数据流图的分析。其中系 统设计为主要部分，包括功能设计、数据库设计以及表单设计。插入了主要 的功能模块的设计界面，直观清晰。2. 系统分析21 需求分析对于依靠以分销为主要销售渠道的企业来说，分销商既是他们的合作伙 伴，又是他们市场、销售、服务的前沿驻地。所以能够及时地了解分销商的 运作情况，给予稳定必要的协作是每一位厂商期望的目标。然而由于信息技 术水平发展的不一致，很多往来的信息沟通仍需要大量手工介入，因而，导 致

4、了企业无法准确地了解分销商的业务、财务信息，其结果往往是企业无法 有效地确定生产规模和货物付运的时间，进而造成库存积压，影响资金的正 常周转甚至是整个企业的决策及战略部署。当所有这些矛盾成为制约企业发 展的瓶颈，就需要采取必要的措施逾越瓶颈。某企业是一家大型的制造型厂商，其产品种类多达上百种，具体的销售 则是委托给属下数百家分销商来进行，由分销商直接将产品销售给最终客户。 随着业务的不断深入，渠道管理流程中的矛盾也时有不断。从最初的产品管 理、订单管理到销售管理等诸多环节都存在着这样、那样的不足。最为突出 的问题体现在以下几方面：首先，在产品管理环节中，企业无法及时有效地跟踪。虽然产品在企业

5、出货时已有批号和有效期，但到了分销商环节，就无法继续跟踪批号。因而， 当产品出现了严重的质量问题，便无法及时完全地招回。由于分销商没有实 行严格的批次有效期的管理，产品的过期率和退货率居高不下，直接影响了 企业的产品形象和分销商的收益。同时，企业每年都会增加近百种新产品， 一般每家分销商都会同时经销300种以上的产品，最多的可达1000多种。分 销商管理水平落后，应收账款、超龄库存增多，至使分销商资金周转出现困 难，直接影响到了对企业的付款。其次，在销售管理环节中，企业无法有效地管理分销商的销售活动信息。 原先为了保证售后服务的质量，限定了每个分销商的销售区域，所以跨区域 销售是严格禁止的。但

6、是某些分销商往往会逾越区域的限制，造成分销商之 间互相压价竞争，扰乱了市场秩序。然而对此，企业都无法采取积极的措施 来控制分销商跨区域的销售行为。另一方面，由于企业原先采用的统计工具仅限于全国省、市、县级用户， 县级以下的用户不计算其内。随着销售范围的不断扩大，县级以下的销售量 飞快增长。但是分销商都有意隐瞒这部分销量，直接加在省、市级用户的销 售额中，以显示超额完成指标，多得返点，使企业始终不能得到准确的市场、 销售反馈信息。同时，所有销售人员的销售提成数据都由分销商通过手工方 式上报给企业，数据的正确性不高，至使企业遭受了一定的损失。同时，在订单管理环节中，每天来自全国各产品线的订货量非常

7、大，需 要企业客户服务部的职员手工输入到内部的管理系统中。其中人力资源的浪 费和人为的失误不言而喻，效率低下、错误率高、订货步骤冗长，对此，分 销商的投诉很多。然而，对于企业自身而言，沟通的不通畅，也为其带来的诸多的不便。 由于手工报表的限制，企业只要求每个分销商每月上报一次销售报表和库存 报表。但是沟通存在着严重滞后，企业根本无法对分销商的缺货情况做出及 时的响应，也不可能准确地要求分销商预留安全库存。其结果严重影响了最 终用户的满意率。同时，由于分销商手工上报的数据准确性低、不及时，很 难为企业提供所需要的市场分析数据，有时会影响到企业生产、采购、储运 部门的正确决策。根据以上对企业的需求

8、分析，基于现存的不足，决定设计一套合适的进 销存系统，实现便捷高效的数字化管理。22 系统分析系统分析是系统设计的前提，是研制信息系统最重要的阶段,也是最困难 的阶段。它是应用系统的思想和方法,把复杂的对象分解成简单的组成部分, 找出这些部分的基本属性和彼此间的关系.它是提出新系统逻辑模型的重要 步骤，这一步骤通过对原有系统的调查和分析找出原系统业务流程和数据流 程的不足，提出优化和改进的方法，给出信息系统所要采用的信息处理方案。221 建立系统的必要性在企业中，产品的进销存管理是一项日常性的工作，企业的各级管理人 员需要及时了解掌握各种产品的进货量、销售量和库存量，以便心中有数， 合理安排企

9、业的生产经营各个环节的工作。因此，进销存管理是企业的意向 非常重要的工作。由于产品的品种多种多样，各种品牌产品每日进销存量也很大，依靠手 工处理来记录和统计产品进销存数据，既难做到及时性，也难保证数据的准 确性，因而有必要建立一个计算机商品进销存管理系统。2.2.2 系统功能分析进销存管理系统是对经销商的进货、销售和库存统计进行全面管理，它 必须满足如下要求：方便的近小商品数据输入和修改简单快捷的进销商品数据查找 完整的进销商品收付资金管理 灵活的进销商品库存统计2.2.3 业务流程分析分析原有系统中存在的问题是为了在新系统建设中予以克服或改进。系 统中存在的问题可能是管理思想和方法落后，业务

10、流程不尽合理，也可能是 因为计算机信息系统的建设为优化原业务流程提供了新的可能性，这时，就 需要在对现有业务流程进行分析的基础上进行业务流程重组，产生新的更为 合理的业务流程。通过对企业管理业务的调查分析，弄清了企业商品的进销存管理的业务 流程和管理功能。业务流程表见附录1图 2-1。从业务流程图可以看出该企业的进销存管理主要有以下几项管理功能：1) 单据审核：审核员负责对产品进货单、销售单、出库单、入库单进行审核，检查单据的填写形式是否符合要求，产品实际进货量、销 售量、入库数量、出库数量和金额与单据上填写的数据是否一致， 出库单上填写得出库数量是否大于产品实际库存量。不合格的单据 返回，合

11、格的传给记账员进行登记。2) 登记进货商品账：记账员根据合格的进货单登记产品进货商品账， 记录每一笔进货业务。3) 登记销售商品账：记账员根据合格的销售单登记产品销售商品账， 记录每一笔销售业务。4) 登记库存商品账：记账员根据合格的入库单和出库单登记产品库存 商品账，记录每一笔出入库业务。5) 进货统计：统计员根据进货商品账定期统计、分析各种产品每日、 每月的进货数量，也可以随机查询进货数据。6) 销售统计：统计员根据销售商品账定期统计、分析各种产品每日、 每月的销售数量，也可以随机查询销售数据。7) 库存统计：统计员根据库存商品账定期统计、分析各种产品每日、 每月的出入库数量，也可以随机查

12、询出入库数据。8) 仓库货物进出日/月报表：可以自动生成仓库货品入库日/月报、出库 日/月报 及退库日/月报，各种日/月报表随时可以打印输出。9) 销售日报表：可以自动生成销售量日报、销售额日报、销售回款日 报，可以按货品生成日报，也可以按客户生成日报，各种日报表随 时可以打印输出。10) 销售月报表：可以自动生成销售量月报、销售额月报、销售回款月 报，可以按货品生成月报，也可以按客户生成月报，各种月报表随 时可以打印输出。2.2.4 数据流程数据流程描述数据流动、存储、处理的逻辑关系，是系统中信息处理的 方法和过程的统一。与业务流程的改进和优化相对应，数据流程的分析和优 化一直是系统分析的重

13、要内容。本系统的数据流程分为进货管理、进货查询、 销售管理、销售查询、库存管理几个部分。1)进货管理进货管理模块用于商品进货和付款管理，包括审核进货单、进货付款、 查询进货单等几个子系统。先对进货单进行审核，不合格则返回，若合格， 则修改进货表，并打印入库单用于库存管理，然后调用付款管理子系统修改进货商品账，打印付款条交于财务。进货管理流程图描述了上述流程，如图2-2 所示。进货查询模块用于进货记录及付款情况的查询与打印。用户先设置查询 条件，之后系统调用进货表和进货商品账进行查询，并输出打印查询结果。 图 2-3 所示为进货查询流程图，描述了此过程。图 2-3 进货查询流程图3 ）销售管理销

14、售管理模块用于商品销售管理。用户先查找所需商品是否存在，然后登记销售单并修改销售表，并打印出库单，用于库存管理，调用收款管理子系统修改销售商品账，打印收款条交于财务留存。销售管理流程图如图2-4。P3销售款项D4销售商品账出库单.P5C D1进货表D3销售表（一销售数据P3. 1P3. 2P3. 3收款条查找所 销商品登记销售单打印出库单收款管理打印收款条P3. 4P3. 5销售科财务图 2-4 销售管理流程图4）销售管理 销售查询模块用于销售记录及收款情况的查询及打印。其数据流程与进 货查询模块相同，如图2-5所示。图 2-5 销售查询流程图5）库存管理库存管理模块用于对商品出入库进行管理将

15、系统P1打印出的入库单进 行审核，不合格则返回，若合格则进行入库管理，记录入库数据，修改库存 表；将系统P3打印出的出库单进行审核，合格则进行出库管理，记录出库数 据，修改库存表。根据库存表进行库存统计及报表统计。如图2-6所示。图 2-6 库存管理数据流程图3.系统设计系统设计包括总体设计和详细设计两大部分,它的基本任务大体上可以 分为两个方面:1) 把总任务 分解成许多基本的、具体的任务。称之为总体设计， (architectural design)，又称为概要设计。其基本任务是：将系统划 分为模块；决定每个模块的功能；决定模块的调用关系；决定模块 的界面，即模块间的信息传递。总体设计是系统开发过程中很关键 的一步。2) 为各个具体任务选择适当的手段和处理方法，即详细设计，包括： 代码设计；数据库设计；输入、输出设计；人机对话设计；处理过 程设计。3 .1 进销存系统功能设计 进销存系统功能设计是以原系统业务流程和数据流称为依据的，为此建 里的新系统的功能划分为进货管理、进货查询、销售管理、销售查询、库存 管理、报表输出和系统维护七项。如图3-1 所示:图 3-1 系统功能模块图对单据的审核业务， 就单据格式是否规范和填写数据是否与实物数据相 符的审核在系统中仍由人工完成， 对销售单上填写的销售数量大于实际库存 量的情况科在销售单据录入过程自动审核， 并拒绝此销