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1、经营性物业（酬金制）的物业管理费使用管理（暂行）办法公司经营性物业现已具有一定规模，其中相当一部分物业实行的是酬金管理制模式，为保证经营性物业项目有效运作，合理控制运行成本及加强核算，使在营物业持续保持较高的物业管理水平，本办法明确了酬金制管理模式下的物业管理费使用和管理的规范和要求。本办法适用于上海陆家嘴金融贸易区开发股份有限公司以及所属投资企业（项目公司）的经营性物业（酬金制）委托管理项目。一、 物业管理费收入管理1. 物业管理收入包括：物业管理费收入、车位物业管理费收入、装修管理费收入、延伸/特约服务费收入、水、电、燃气费收入、其他收入。2. 所有收入按照公司核定的金额由物业服务企业按月
2、向租户收取。3. 物业管理费收缴率指标为100%（应收物业管理费为已租赁面积平方米单价，不包括空房部分）。4. 管理费收缴率实行考核并与管理酬金挂钩：1）当月收缴率达到100%时，物业服务企业可按合同约定的数额足额提取当月酬金。2）当月收缴率未达到100%时，物业服务企业按相应的收缴率值提取当月酬金。若管理费收缴率80%，不得提取当月酬金。3）为鼓励欠费收缴，每年12月10日对自上年度12月1日至当年11月30日期间补收的管理费欠费进行结算，根据补收欠费比例，补充提取相应的酬金。4）每年12月10日清算欠费超过1年的物业管理费，凡超过1年的物业管理费将继续按照比例再扣除管理酬金，扣除的管理酬金
3、不再补充提取。5）对收缴物业管理费不力的项目，即连续二年收缴率80%的，要求物业服务企业更换项目经理，或终止物业管理委托合同。5. 收取的物业管理费应及时解缴指定银行，不得留成在物业管理处。物业管理处保险箱应有专人管理，保险箱存放的现金不得超过5000元日。6. 物业管理收入的使用原则是：全面预算、独立核算、专款专用、收支分列。二、物业管理费成本支出管理1. 日常物业管理费支出即为必须的物业管理成本，物业服务企业须按照公司核定的物业项目管理方案以及年度和月度物业管理费预算执行。2. 日常物业管理费成本支出构成：1） 管理服务人员的工资、社会保险和按规定提取的福利费等。2） 共用部位共用设施设备
4、的日常运行、维护费用。3） 公共区域清洁卫生费用。4） 公共区域绿化养护费用。5） 公共区域秩序维护费用。6） 办公费用。7） 开办物资费用按有效使用期的分摊（指公司未一次性拨付开办费，而由物业公司先行垫付开办费用的）。8） 共用部位共用设施设备及公众责任保险费用。9） 管理酬金。10） 经公司同意的其他费用。11） 法定税金。三、物业管理费帐务管理1. 由物业服务企业专门开设一个项目的独立银行账户，即为物业项目管理收支账户，管理费及其他收入全部进入该账户，管理成本从该账户中列支。2. 收取的物业管理费及其他收入发票由物业服务企业统一开具，并代为缴纳法定税金。3. 物业服务企业应保证物业管理费
5、的足额收缴，保持独立账户中必要的资金保有量，以保障物业管理项目的正常运营。物业管理成本支出原则上由物业管理费进行平衡，若账户中的资金不能维持项目正常运营时，由物业服务企业先行垫付，然后在决算时予以说明或及时向公司专题报告。4. 公司根据需要可随时就物业管理费使用情况和账户进行核验，在年末或次年初可对重点项目的物业管理费使用情况安排审计，物业服务企业须积极配合。四、物业管理费的预、决算编报与审批管理1. 物业服务企业在项目前期介入时期应编制物业管理费收入与支出的年度预算（包括开办费用）或在常规管理期间的每年10月15日之前编制下一年度物业管理费收入与支出的年度预算，经由经营管理团队和公司办公产品
6、营销中心、居住产品发展中心、商业产品发展中心的物业管理部（以下简称物管部）会签并报公司审核同意后实施。2. 物业管理费及其他收入每年进行一次决算，应于次年1月15日之前提交上年度物业管理费决算报告。物业管理费及其他收入若有结余的可视资金规模和在营物业需要作为项目的次年度的调节基金或上缴公司。对于公司新近投入市场的经营性物业项目，在未达到管理方案确定的出租率均衡点且物业管理费及其他收入不足以承担成本支出的，经公司审核后予以补贴并纳入预算。对于进入成熟期（出租率达到物业管理方案确认的均衡点）的经营性物业项目原则上不再给予物业管理费补贴。3. 物业服务企业每月25日之前编制、填报下一月度物业管理费收
7、入与支出的预算，由物管部会审同意后，由经营管理团队签报公司审核批准后实施。4. 物业服务企业每月5日之前编制、填报上一月度物业管理费收入与支出决算，由物管部会审同意后，由经营管理团队签报公司审核批准后作为结算依据执行。5. 年度预算是编制和审核月度预算的依据，但月度预算应当按次月的计划安排情况进行分解和编制，不得按照年度预算平均分摊。6. 月度预算与决算应做到合理、准确，真实反映物业项目管理费实际收支状况，并附财务分析报告，从而不断优化物业运营方案，提高在营物业的运营效益。7. 月度预算收入和支出合计与月度决算收入和支出合计差异数应10%，预、决算各单项科目差异数应20%。如发生数据严重不准确
8、情况且无正当理由的，将追究物业服务企业的责任。8. 预决算申报填写公司统一制作的格式文本（见附件3）。五、物业管理费支付方式管理1. 物业管理收支账户的银行预留印签规定：1）账户的财务章由物业服务企业保管，费用支出按照甲乙组授权规则执行。2） 甲组签字人：公司办公产品营销中心总经理或商业产品发展中心总经理或居住产品发展中心总经理、经营管理团队总经理。3）乙组签字人：公司授权的现场业主代表，物业公司授权的负责人或财务总监。4）签字授权规则金额限度签字授权规则人民币五万元（含）以下（或等值外币）由甲组和乙组任两位授权签字人签署，并加盖财务专用章人民币五万元以上且人民币十万元（含）以下（或等值外币）
9、由两位授权签字人（其中一位必须是甲组授权签字人）签署，并加盖财务专用章人民币十万元（不含）以上（或等值外币）由两位甲组授权签字人签署，并加盖财务专用章。2. 人事费用（包括外委的保安、保洁）发放支票的会签应附相关明细资料。3. 用于支出的所有凭证须附明细清单并由现场业主代表签字确认。4. 凡在批准预算内的物业管理费支出，会签权限按照第1条第4）款执行；凡发生预算外的费用支出，物业服务企业需书面列明理由并经由经营管理团队以签报形式报公司审核后支付；凡遇突发事件及危及正常运作的设施设备抢修费用，根据事项大小先口头报告经营管理团队认可后支付，事后按正常程序补办签报手续。六、物业管理费的备用金管理1.
10、 根据项目类型和规模，物业管理方可设置备用金，金额5000元。2. 物业管理方领取备用金须按财务管理要求办理相关手续。3. 备用金实行补充定额制，当备用金降低至定额的30%以下时，保管人根据已报销单据制作汇总表，填写申请表，报现场业主代表审核，通过后按财务管理要求补充至规定定额。4. 使用备用金报销的单据，须经现场业主代表签字确认。七、人员配置和人事费控制管理1.物管部制定项目物业管理架构设置及人员配置标准（见附件2），物业服务企业应严格执行。因项目需要增设岗位和增加人员，经营管理团队应签报公司批准。2. 项目管理服务人员的薪酬水平应按照所属物业服务企业员工酬金标准执行。若所属企业加薪涉及项目
11、管理服务人员，应附其董事会决议专题签报公司批准。3. 物业服务企业外委的保安、保洁项目的人事费用须由物管部核准。4. 现场业主代表应根据物管部核准的岗位设置及人员配置标准对现场作业的实际情况进行检查核对，并结合预、决算提出审核意见。八、物业管理外委项目及合同管理1. 物业服务企业大件/或大批采购项目（一次性采购五万元），均需列明清单，经由经营管理团队和物管部确认并报公司审核批准后方可实施，对五万元或零星采购的物品，须事先征得现场业主代表同意。2. 物业服务企业对外委托服务项目（保安、保洁、绿化、设备维保和单项工程等）应由物业服务企业和经营管理团队及现场业主代表共同参与，在国家有关法律法规的框架
12、内，采用“货比三家、择优选取”的方法，选择信誉好、专业化程度高、服务能力强、价格合理的服务供应方，由物业服务企业提交外委服务/工程合同审批单（见附件1），经现场业主代表、经营管理团队和物管部共同会签后生效。合同复印件送物管部备案。九、其他管理要求1. 物业管理运营中的物品采购、能耗、人工成本等统计不能采取成本均摊的办法（如电费收支应建立专门的统计科目）。2. 建立物业管理的资金台帐、资产台账（包括各类工具台帐）。3. 建立材料仓库管理制度，实行入库单、领料单核准、登记手续。购买物资均应办理入库手续，报销凭证须附入库单。4. 建立能耗日抄表、月分析制度，收集各类原始数据，实施动态管理。5. 建立停车收据领用核准登记制度。6. 建立设施设备年度和月度维护保养计划，做好预防性检修工作。维护保养计划报经营管理团队和办公产品营销中心物业管理部备案，现场业主代表对落实情况进行检查。7. 物业服务企业须建立受托管理物业项目的独立台账，放置在现场并存放三年，以备核查。十、附则本办法自发文之日起实施。本办法由计划部和办公产品营销中心、居住产品发展中心、商业产品发展中心的物业管理部负责解释。上海陆家嘴金融贸易区开发股份有限公司二O一二年五月十四日
