《浅议图书馆管理工作中的规划.doc》由会员分享，可在线阅读，更多相关《浅议图书馆管理工作中的规划.doc（4页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、浅议图书馆管理工作中的规划摘要本文阐述了图书馆管理中规划的地位和作用,从国际经历归纳了图书馆管理的根本构造和要素,总结了我国图书馆应当借鉴其法制化、重视过程、借助外部力量和重视评价与更新等特点。关键词图书馆管理规划随着我国正式成为世界贸易组织成员国,图书馆界面临一个向国际惯例靠拢,按规那么办事的问题。1规划及其在管理中的地位管理是个普遍适用于包括企业和非盈利机构在内各种组织的概念。实际上“管理一词可能在不同的场合运用。在最高层可能指向治理层面,即组织的根本利益构架:如合伙制、公司制,非营利(部门或组织),机构内附属性质或是慈善机构等;在日常生活中“管理更多的是指详细执行层面上的规章、工程管理和
2、薪酬制度等。但是这还不够,在国外,“管理概念还要指向组织的宏观层面,有时被称为经营管理,这里的经营主要是指规划、营销、机构设置、流程设计等。而我们如今最缺乏的是对经营层面上的知识和认识。根据组织行为学和管理的理论,规划是管理者的首要任务。它包括确定目的、建立战略、制订方案以协调各项活动。尽管存在多达几十种管理工具,贝恩咨询公司对全球企业组织的调查发现,在1999年用得最多的还是战略规划(76%),使命和愿景描绘(70%)和目的(69%)这三种。通过制订规划,管理层在变化的环境中更好地认识自己在社会上的地位和使命,聚焦于详细的奋斗目的,确定通过方案、工程来实现这些目的。这是任何组织进展规划的目的
3、,图书馆也不例外。近年来战略规划的一个趋势就是从企业、私营部门向公共部门和非营利部门开展。规划研究专家认为:营利或非营利组织在规划的目的重点受骗然有区别,但是就规划的构造而言,没有很大差异,倒是组织的规模大小影响更大,因此管理学的一般规划方法也应适用于图书馆。在这里主要讨论图书馆经营管理中规划的应用。什么是图书馆规划?图书馆作为一个组织,其规划与一般组织并没有什么大的区别。它说明了组织的位置在哪里,想要做什么,以及如何去做到这样一些非常根本的问题。美国?罗德岛公共图书馆管理委员会手册?为图书馆规划作了如下说明:规划是为图书馆效劳的将来所作的精心的、优先的准备方式。基于对社区的理解、社区的期望和
4、资源,以及对社区将来需求的合理预期所做出的长期规划将可以使图书馆理事会和管理人员更好地履行提供有效和积极的图书馆效劳的责任。因此可以说规划是图书馆为了面向将来,应付挑战的最重要的管理工具。2图书馆规划的构造和要素图书馆规划并没有固定的构造和要素。但是在同一系统、同一地区,国际图书馆界的管理当局往往会有一定的要求。这里先举几个例子。1997年9月发表的?马塞诸瑟州1998-2002年图书馆效劳与技术法?,它规定图书馆必须制订35年的长期规划,其最低限度必须包括:使命的描绘、需求的描绘、规划目的和详细目的、为实现目的和目的行动方案(至少是第一年的),其中需说明到达目的所需的活动,及其时间框架和其它
5、可以衡量的指标、关于规划方法的简单表达、管理委员会的批准,最后,每年10月要根据规划对下一年度作出更新。威斯康星州公共事物指导部根据1998年7月生效的该州图书馆法修订版,提供了郡图书馆规划样本,其构造如下:1)使命描绘;2)背景;3)目前图书馆对本郡居民所提供的效劳;4)当前图书馆对本郡居民提供效劳的资金来源;5)规划目的和详细目的,假设你想省略目的,也可以是“目的和行动:6)施行(这部分必须包括规划期内为实现目的所必须的所有行动);7)将来工作,包括规划的评估和更新;8)附件。2001年3月19日完成年度更新的罗德岛州图书馆5年规划,其主要框架很有典型性。这份44页的报告首先进展环境扫描,
6、以分析图书馆的需求,然后用一页来表达图书馆的愿景,用5行文字提出图书馆的使命,接着是一个规划过程的表达。规划的主体是方向、优先关注和工程,其中用表格详尽描绘了各个详细方案及其预算。规划的最后详细提出了评价的要求和详细方案。英国爱丁堡大学图书馆的四年规划题为?图书馆战略19992002?。该报告在格式上和美国图书馆界不完全一样,在引言部分包含了一段图书馆使命描绘,接着是战略愿景,第三部分提出资金来源、效劳、人员等8个方面的战略方向,并加以详细表达,详细的指标列在附录里。从这几个例子可以看出,图书馆的规划虽然不完全一样,但明显地具有一些共性。大多数战略规划都包含使命和愿景描绘,这是规划极其重要环节
7、,而常常又被无视,需要做一点说明。使命描绘是关于组织为什么存在根本理由的简要说明,指出其主要效劳功能和这些功能所针对的用户群完全认同。不少著名的公司都有简洁而广为人知的使命表述,例如沃尔玛公司称其使命为“让老百姓有时机买有钱人买的东西,3公司那么是“用创新的方法解决不能解决的问题等。从许多实例来看图书馆规划的使命描绘没有固定的格式,从一句话到多段文字都有。例如芝加哥公共图书馆的使命描绘为:“我们欢迎并支持所有人民享受阅读,寻求终身学习;我们一起努力工作通过图书、效劳工程和其他资源公平地提供信息、思想和知识;我们相信自由地阅读、学习和发现。愿景描绘是关于组织开展将来所期望前景的描绘。在战略研究中
8、常常进展情景描绘,那是一种对于“假设这样,将来就会那样的预测,预测的结果会是多种不同的情景,愿景是其中我们所希望的一种情景。规划目的和详细目的规划目的是希望到达的最终结果,与愿景联络,通常无法测度,它一般在长期规划期间不会改变,甚至不一定可以完成实现;而详细目的是为到达最终结果所进展的详细的、近期的结果,它包括谁来做、如何做,什么条件和时间框架等。目的是可测度的,在规划期内可能改变。3战略规划的研究和制订战略规划作为规划的一种,更加注重长期性和远见性。据理解,国际图书馆界自1990年开始重视战略规划。当图书馆新开张或上一个全新工程时,当外部环境发生重大变化时,或当图书馆的治理构造发生重要变化时
9、,都必须进展战略性的规划。由于战略规划是一种应对重大变化的规视理解变化这个环节,往往需要重新描绘组织的使命和愿景,在许多情况下,正式规划前要进展战略的研究,会产生单独的报告。例如上世纪90年代中期,国际图书馆界发起了“图书馆2000年战略研究完成了许多有价值的报告,例如新加坡的?图书馆2000年报告?。近年来图书馆数字化的开展也促使图书馆界重新进展战略研究,例如美国国家研究理事会为国会图书馆所作的战略研究“国会图书馆的数字化战略。为深化认识变化中的组织开展环境,一般还要利用一些特殊工具,常用的有环境监测、竞争分析、st分析和预测等。它们主要是帮助管理者更好地理解所处的环境和地位,以便正确地制订战略。这些工具和方法都有大量专著和论文介绍,在此不再赘述。4国际图书馆界规划理论对我们的启示规划对
