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1、文秘管理岗岗位职责说明书样本文秘管理 岗 岗位职责说明书样本岗位名称文秘管理岗 岗位编号所在部门综合管理部 直接上级综合管理部党群工作部经理 岗位定员1 直接下级本职：负责国内事业部公函、文件管理；负责行政档案的日常管理；负责领导决议和批阅事项的督办、落实情况的检查；负责国内事业部党、政公章、项目部公章、印鉴的管理。职责与工作任务：职责一职责表述：公函、文件管理 工作 任务 负责国内事业部公函、文件的起草、核稿 负责会议纪要、文稿起草、工作报告、汇报材料的撰写 负责文件的接收、分发、传递、存放管理 职责二职责表述：公章管理 工作 任务 负责国内事业部党、政公章的统一管理 负责项目部公章、印鉴的
2、管理 职责三职责表述：公务活动与会议管理 工作 任务 负责党政领导日常公务活动筹划，根据要求安排党政领导的会议 负责会议纪要的记录和管理 职能四职责表述：督办领导决议和批阅事项，检查议定事项的落实情况 职能五职责表述：行政档案的日常管理 职责六职责表述：完成领导交办的其他工作 权力：对领导决议和批阅事项的督办权工作协作关系：内部协调关系国内事业部各部门、各项目部 外部协调关系 管道局及各二级单位 任职资格 ：教育水平 大学本科及以上 专业 中文、行政管理及其他相关专业 资质中级职称及以上 经验 3 年以上相关工作经验 知识与技能要求掌握文秘知识、档案管理知识、公章管理知识、信息系统管理知识。其
3、他要求熟悉办公软件操作、熟练使用 Word、Excel、PPT 等，熟悉网络操作；了解事业部各项工作流程，熟悉国内事业部 OA 系统和项目管理平台；了解事业部战略规划、开展目标和年度工作方案。其它：使用工具/ / 设备计算机、一般办公设备 、 机、打印机、Internet/Intranet 网络工作环境办公室，偶尔野外 工作时间特征正常工作时间，偶尔需要加班 考核指标：备注档案管理岗岗位说明书岗位名称岗位编号 档案管理岗1 岗位定员 企业管理信息部 所在部门岗位工资 企管信息部主任 直接上级林娟 分析人 无 直接下级所辖人员 分析日期 无负责收集、整理、保管、提供借阅集团公司及其下属公司的文书
4、档案、财务档案、实物档案、照 本职：.片档案等及应用现代化方式管理、利用档案职责与工作任务：%10工作时间百分比： 负责收集公司各部门的各类档案 职责表述：/次2频次： 1H 用时：催促公司各归档部门保管好所需归档文件月职/次3频次： 8H 用时：收集与公司重大活动有关的各类文件责年工作一任务/次2频次： 0.5H 用时：协助各部门归档人员区分应归档文件范围月 /次1频次： 1H 用时：合理安排各归档部门归档时间 年%20工作时间百分比：负责接收公司各部门移交的各类档案 职责表述： /次20频次： 40H 用时：核对各部门移交档案，确定各类档案类别、保管期限年职/次20频次： 1H 用时：检查
5、各归档部门归档文件的完整性、真实性、准确性责年工作二任务/次20频次： 1H 用时：检查移交档案是否符合归档文件要求年/次20频次：编制移交目录，交接双方签字1H 用时：年负责综合公司各部门档案，正确区分全宗，划分类别，统一职责表述：20工作时间百分比： % 整理接收档案 /次20频次： 40H 用时：区分每份文件全宗，划分类别、保管期限，按时间顺序整理装盒年次20频次：/ 15H 用时：给每份文件盖上档号章，填写年度、分类号、保管期限、件号职年责/次20频次： 工作三1H 用时：核对文件年 任务 /次17频次： 0.5H 用时：将不同全宗、不同保管期限的文件分别排放入柜 年0.5用时：/次1
6、7频次：建立各种检索目录小 年%5工作时间百分比： 管工作负责档案的保职责表述：职责/次4频次： 工作 8H 用时：做好档案的保护工作，做到防火、防虫、防光、防霉四任务 年 1/次4频次： 4H 用时：准备保管各类档案所需的装具年%5工作时间百分比： 负责提供档案的借阅利用 职责表述： /次4频次： 0.5H 用时：快速、准确、安全地提供利用者权限内所需档案职周责分5用时：/次4频次： 工作进行档案借阅登记五周 任务 钟10：时用/次2频次：及时收回借出档案分钟 月%5工作时间百分比： 承当到期档案的出库工作 职责表述：职/次1频次： 24H 用时：对到期档案进行装箱封存责年工作六任务频次：/
7、次1 1 用时：列明数量，准备销毁年%20工作时间百分比： 负责档案管理软件的日常使用及维护 职责表述： 次2频次： / 4H 用时：各终端用户权限设定、密码管理年/次20频次： 4H 用时：指导培训各部门归档人员正确使用各自模块职年责工作/次4频次： 3H 用时：依据需要建立各种录入项目、表格及目录七年 任务/次15频次： 2H 用时：日常利用档案管理软件录入历史数据、整理现行文件月分5用时：/次4频次：利用软件查询所需档案钟 周?档案保管期限表?参与起草、修订公司?档案管理制度?责表述： %5工作时间百分比： /次1频次：8H 用时： 贯彻执行上级有关规定职年责工作周1用时： 年 /次频次
8、：结合上级文件，制定符合公司实际的各种档案管理制度八职 任务周1用时： /次频次：反应各部门意见，修订公司管理制度周1用时： /次频次： 协助各部门宣传、贯彻公司档案管理制度职责表述： 参与档案统计工作 %5工作时间百分比：职小4用时：/次1频次：统计分管档案数量、种类责时 年工作九任务小4用时：/次1频次：综合各类档案统计数据，填写档案年报年 时职责%5工作时间百分比： 完成上级交办的其他工作职责表述：十权力：有对各部门及时做好文件、资料的立卷、归档工作的催促权有对公司归档文件的管理权有对各部门相关资料和报表的索取权有制定相关文件、规章制度的建议权有对其他相关工作的建议权本部门预算内的费用使
9、用权 2考核指标：95% 保证应归档文件的完整率到达,负责收集各部门应归档文件 保证接收的档案的按照?山东省档案分类原那么?及公司档案管理制度、保管期限表合理分类、保管期限的划定准确统一，交接双方责任明确按照山东省档案整理标准的要求对每次收集的档案能在接收后一个月内整理完毕98% 保护接收档案的安全性到达在工作职责范围内，对利用者所需档案能在95% 查找率达,分钟之内及时、准确提供10 98% 每年年底对到期档案进行一次核对目录封箱统计工作，做到列明数量，保证出库档案完整率达对录入的档案保证每年核对修改各用户权限；做到权限设定合理，,按照档案管理软件各用户各自的权利 95% 录入准确性到达90
10、% 保证参与制定及修订的各项档案有关制度符合本公司实际需要，采纳率到达保证档案统计数据的真实、准确性到达95%工作协作关系：总经办、财务部、营销部、生产部、物资部、政工部、)集团(烟台啤酒朝日工会、人力资源部、行政管理部、企管部、审计部；烟台啤酒朝日一分厂财内部协调关系务部；劳动效劳公司、一轻供销公司、华海植物繁育公司、华海生物制品公司、华海生物技术公司等外部协调关系 档案局、海关、检验检疫局、外经贸局、轻纺控股、贸促会任职资格：大专 教育水平档案管理、外经贸专业 专业 两年相关专业工作经验 工作经验具有一定的文字表达能力、操作能力、协调能力；外经贸需要有一定的人际交往能力能力要求和应变能力稳重、责任心、细心、理性思维个性特征无特别要求生理特征所需培训) 三个月(；外经贸需有报关、报检培训 )三个月(档案上岗培训工作特点：本工位；在本市外出工作 工作场所以坐及搬运档案为主；经常外出 工作方式只需白天工作；有时需出差 工作时间特征一般办公室 工作环境一般 体力精力消耗由于防虫剂作用，容易造成呼吸道疾病 劳动保护、 、打印机、扫描仪、档案柜、档案管理软件、通讯设备/使用工具 设备各类目录 所需记录文档备注： 3
