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1、TCL多媒体科技控股有限公司协同办公系统项目一期需求书 TCL多媒体控股有限公司协同办公系统项目一期需求书目 录1.版本及保密性声明32.前言32.1.公司简介32.2.现状说明42.3.集团架构53.协同办公系统总体目标63.1.系统建设原则63.2.项目总体目标84.协同办公系统技术需求104.1.应用需求104.2.网络需求114.3.硬件需求114.4.安全需求125.业务需求135.1.内部通讯145.1.1.E-mail系统145.1.2.手机短信145.1.3.在线交流145.2.信息发布145.2.1.电子公告145.2.2.员工论坛155.2.3.网上调查155.3.个人办公
2、155.3.1.个人邮件155.3.2.工作报告155.3.3.日程安排155.3.4.待办事宜155.3.5.通讯录155.3.6.个人授权165.4.行政办公165.4.1.车辆管理165.4.2.会议室管理165.4.3.办公用品管理175.4.4.用印申请175.4.5.名片申请175.4.6.图书管理175.5.公文管理185.6.知识管理185.7.财务管理195.8.人事管理195.9.项目管理205.10.系统管理20TCL MULTIMEDIA 协同办公系统项目一期需求书1. 版本及保密性声明本文档提供关于TCL多媒体科技控股有限公司（以下简称TCL MULTIMEDIA）协
3、同协同办公系统（以下简称协同办公系统）需求的详细说明，对本文档内系统需求的满足程度将作为选择TCL多媒体科技控股有限公司协同办公系统软件和实施服务供应商的重要依据。本文档包含TCL多媒体科技控股有限公司的专有信息，其中包含的所有信息，无论涉及到TCL多媒体科技控股有限公司还是其下属子公司或关联企业（包括但不限于功能描述、政策、流程、决定、雇员信息、代理及客户信息以及所有的财务信息），应标供应商应严格遵照保密协议的约定。所有应标供应商员工及其代表，除非是用于对本方案建议书进行评估，否则不得以任何方式传播、散布或授权其它方使用本方案建议书中的任何信息。2. 前言2.1. 公司简介TCL集团股份有限
4、公司创立于1981年，是目前中国最大的、全球性规模经营的消费类电子企业集团之一，旗下拥有三家上市公司：TCL集团（SZ.000100）、TCL多媒体科技（HK.1070）、TCL通讯科技（HK.2618）。目前，TCL已形成多媒体、通讯、家电和部品四大产业集团，以及房地产及投资业务群，物流及服务业务群。在过去二十多年中，TCL借中国改革开放的东风，秉承敬业奉献、锐意创新的企业精神，从无到有，从小到大，迅速发展成为中国电子信息产业中的佼佼者。1999年，公司开始了国际化经营的探索，在新兴市场开拓推广自主品牌，在欧美市场并购成熟品牌，成为中国民族企业国际化进程中的领头羊。在发展壮大中，TCL确立了
5、在自主创新方面的优势和能力：在TCL诞生了中国第一台免提式按键电话、第一台28寸大彩电、第一台钻石手机、第一台国产双核笔记本电脑等，很多具有划时代意义的创新产品。2007年TCL全球营业收入390.63亿元人民币，5万多名员工遍布亚洲、美洲、欧洲、大洋洲等多个国家和地区。在全球40多个国家和地区设有销售机构，销售旗下TCL、Thomson、RCA等品牌彩电及TCL、Alcatel品牌手机。2007年TCL在全球各地销售超过1501万台彩电，1190万部手机。海外营业收入超过中国本土市场营业收入，成为真正意义上的跨国公司。TCL集团旗下主力产业在中国、美国、法国、新加坡等国家设有研发总部和十几个
6、研发分部。在中国、波兰、墨西哥、泰国、越南等国家拥有近20个制造加工基地。2007年TCL品牌价值达401.36亿元人民币（54亿美元），稳居中国最有价值品牌榜前五位，并成为中国电视机制造业第一品牌。未来十年TCL将继续构建融设计力、品质力、营销力及消费者洞察系统为一体的“三力一系统”，将TCL打造成中国最具创造力的品牌。放眼未来，TCL的发展目标是：通过不断提升企业的国际化经营能力，建立自有知识产权的技术优势，成为受人尊敬的、最具创新能力的全球领先企业。2.2. 现状说明TCL多媒体科技控股有限公司的IT基础系统及应用系统从无到有，从有到细。信息化建设一路走来。第一阶段：IT基础系统建设1）
7、TCL MULTIMEDIA使用了SAP公司的ERP软件，作为企业内部管理的应用软件。2）TCL MULTIMEDIA使用的是自己基于NOTES里的WORKFLOW开发的OA流程，3）研发部门使用了自己开发的项目管理软件；4）员工使用EXCHANGE的邮件系统，5）销售部门使用了客户关系管理系统CRM第二阶段：IT应用系统提升1）引入BI商用智能管理软件，为企业领导决策提供依据；2）构建新的协同办公平台，与SAP,HER等多业务系统无缝集成；3）构建信息系统容灾备份系统（IBM TSM）。第三阶段：IT应用系统集成优化1）未来TCL多媒体科技控股有限公司将陆续引入供应商管理系统、报表分析系统、
8、条码系统、物流管理系统、网上采购、B2C、B2B、网络及系统监控系统等。2）借助IT系统将TCL MULTIMEDIA成功的管理与业务模式复制到集团及其他子公司及控股公司等。3）打造集中式、共享式、分布式的IT基础及应用系统架构，远程容灾系统，保障业务系统本地与异地可持续性运作。目前公司基于NOTES自己开发的OA系统作为内部办公自动化，实现基本流程审批、协同管理、内部邮件、文件管理，为TCL多媒体科技控股有限公司前期的信息化建设起到重要作用。随着TCL MULTIMEDIA的迅速发展，集团对协同工作的要求日益增强，需要一套更加集成的、基础的协同工作平台，来支撑业务需求。随着信息技术的发展，协
9、同办公系统已经不再局限于文件的发放和流转、事务的处理和监督，因此未来实施的协同办公系统，将致力于打造先进、专业的办公平台及企业门户平台，实现与应用系统的业务流程及数据集成。2.3. 集团架构近年来，TCL集团高速发展，至2007年TCL全球营业收入390.63亿元人民币，5万多名员工遍布亚洲、美洲、欧洲、大洋洲等多个国家和地区。在全球40多个国家和地区设有销售机构，销售旗下TCL、Thomson、RCA等品牌彩电及TCL、Alcatel品牌手机。2007年TCL在全球各地销售超过1501万台彩电，1190万部手机。海外营业收入超过中国本土市场营业收入，成为真正意义上的跨国公司。TCL集团旗下主
10、力产业在中国、美国、法国、新加坡等国家设有研发总部和十几个研发分部。在中国、波兰、墨西哥、泰国、越南等国家拥有近20个制造加工基地。集团组织架构如下所示：3. 协同办公系统总体目标协同办公系统作为TCL多媒体科技控股有限公司的基础办公、协同工作与知识管理平台，将为集团及其下属企业所有办公用户提供集中统一的工作及服务平台。随着TCL多媒体科技控股有限公司持续高速的发展，企业更加关注于人与组织间全方位的协同工作，通过打造企业的基础信息架构，实现各个应用系统的信息共享与流程集成，避免信息孤岛，提高数据的使用效率。3.1. 系统建设原则本次协同办公系统建设将遵循：先进性、成熟性、稳定性、高性能、安全性
11、、可靠性、集成性、扩展性、灵活性等原则。l 一致性原则：为企业信息系统建设与规划提供一致、统一的基础架构及集成化的平台。l 先进性原则：技术先进、成熟，体系结构设计科学合理，在业内得到广泛应用与认同，有众多成功案例，支持B/S模式，提供强大而灵活的流程引擎对协同办公的支持，工作流平台技术领先、定制灵活，具有很好的系统结构和系统扩展性。l 集成性原则：采用JDBC/ODBC/JCO/LEI/ESB等开放式接口技术，能够与各种不同应用系统（SAP、EHR等）、即时通讯工具（SAMETIME、手机短信MARS机）及企业门户进行整合与数据交换，实现流程集成、数据共享、数据同步和数据传输，避免信息孤岛。
12、l 安全性原则：具备强大的安全机制，能够保证企业内部信息、流程与数据安全，支持单点登录与多种LDAP，能够与AD集成，提供统一身份认证。保障网络、主机系统、数据库安全理、数据访问权限等的安全管理。l 稳定性原则：具备良好、稳定、可靠的性能，为用户提供持续可用的服务，保障及支撑系统运作。l 开放性原则：系统设计遵循业内标准，提供开放的系统平台与接口，支持主流的软硬件平台与网络协议等，采用SOA设计理念，支持WeService、XML等，保证平台的无关性，易于二次开发，能够很方便在此平台上开发新的业务流程、应用功能及与其它应用系统的集成，降低开发量。l 扩展性原则：具备扩展能力，能够支撑灵活、扩展
13、的软硬件平台，能够根据应用需求，方便扩展设备容量和提升设备性能。l 分布式原则：支持协同办公系统、电子邮件系统等在本地多主机分布式部署、远程数据分布式部署与存储，以及在本地与远程系统间的无缝集成及数据传输，实现TCL多媒体科技控股有限公司与下属分公司相互独立，同时又能够实现流程自动流转。l 可维护原则：各种工作流程、表单的配置、管理和维护，采用图形化/可视化的方式配置与管理，系统调整方便简易。3.2. 项目总体目标协同办公系统作为企业内部办公事务处理系统，承担着企业办公管理过程中产生的大量数据、信息、流程以及处理结果，为企业中员工之间、员工与组织、组织之间的合作和协同工作提供了基础平台。通过实
14、施协同办公系统，逐步建立起满足TCL MULTIMEDIA业务需求的办公自动化应用系统、搭建起适合TCL MULTIMEDIA需要的电子邮件系统、提高企业的整体竞争优势、管理规范并优化企业内部流程。协同管理系统的实施步骤一般采用分步实施的方法,我们可以考虑将系统建设分为不同的时期，分为三期建设：OA一期（上图中的蓝色模块）：完成个人办公、行政办公、公文管理、信息发布、知识管理、内部通信、财务管理、人事管理、项目管理、系统管理等流程应用，初步建立协同管理系统，配置SAP中的XI模块，通过XI的接口技术实现OA/SAP的数据交互，一期重点实现OA与财务报销和人事管理两个业务模块的无缝集成；OA二期
15、（上图中的黄色模块）：深化应用，完成各项业务如销售、采购、物流等流程更深入的应用模块，并与业务系统SAP进行深入集成，深化协同管理平台；OA三期（上图中的红色模块）：建设企业门户系统，与其他系统如SAP,EHR,CRM,BI等系统实现无缝集成，实现单点登陆功能，实现个性化员工、领导、区域门户。此次OA项目虽然为第一期，但OA产品满足的技术指标应涵盖OA项目建设的整个阶段，至少包含以下方面：l 打造集团及下属企业统一集成的自动化办公及支持员工沟通协作的工作平台，满足各级文档管理与工作流的需求，对日常业务进行流程化审批、管理，通过将日常活动、管理活动、业务活动有机的结合，将管理流程与业务流程进行有效的整合，快速响应客户需求，提高工作效率。l 实现协同办公系统与SAP系统的无缝集成，最好具备SAP中XI模块的实施配置能力，至少能提供JCO,XI两种OA/SAP集成方法，节省SAP License费用，实现财务及EHR等现有应用系统与工作流的信息集成与数据共享，实现业务流程的管理、控制和过程的自动化。
