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1、商务合同管理制度版本号:A/00受控号:受控发行部门共1份所有相关部门发布日期：2011年04月01日生效日期：2011年04月01日文件名称商务合同管理制 度文件编号XX-002版本/次A/00制订部门财务部实施日期201 1-04-01页次第2页共12页文件修改记录申请编号修订时间修订页次修订说明批准人文件名称商务合同管理制 度文件编号XX-002版本/次A/00制订部门财务部实施日期201 1-04-01页次第3页共12页为加强合同管理，明确合同审批权限，规范订立行为，避免失误，降低风险，提高 经济效益，根据【合同法】及其他有关法规的规定，结合公司的实际情况，制订本 制度。2 范围公司对
2、外签订的各类合同适用本制度。3 定义本制度中的合同是指公司在经营管理活动中，以公司的名义依法签订的明确相互权 利义务关系的书面运输、经销、购销、租赁、技术、保管、仓储、委托、广告等及 其他协议。4 职责4.1总经办负责本办法的制定、修改、废止之起草与执行工作；4.2总经理负责本办法的制定、修改、废止之核准；4.3财务部负责建立合同管理台帐及对合同执行情况进行监督。5 流程合同签订流程合同协议对方部门负责人财务部 主管副总 总经理 董事长授权委托人拟订合作条件文件名称商务合同管理制 度文件编号XX-002版本/次A/00制订部门财务部实施日期201 1-04-01页次第4页共12页合同变更、终止
3、流程合同、协议对方项目负责人财务部主管副总总经理董事长文件名称商务合同管理制 度文件编号XX-002版本/次A/00制订部门财务部实施日期201 1-04-01页次第5页共12页6 流程说明6.1合同的签订文件名称商务合同管理制 度文件编号XX-002版本/次A/00制订部门财务部实施日期201 1-04-01页次第6页共12页6.1.1公司对外发生的所有建设工程施工、劳务分包、物资、设备采购、供应等经济业 务均应签定合同。签约人在签订合同之前，必须认真了解对方当事人的情况，对 方当事人除法定代表人外，必须是持有法人委托书的法人委托人，且法人委托人 必须能对本企业负责。6.1.2签订合同实行洽
4、谈权、审查权、批准权相对独立、互相制约的原则。经办人、审 查人、批准人各司其职，分工负责。任何合同均需经过评审程序评审后，方可批 准签订；6.1.3合同的谈判须经由总经理或副总经理或其他授权人，与相关部门负责人共同参 力口，不得一个人直接与对方谈判合同；6.1.4公司实行授权委托制度，签订合同应先取得授权委托书，并在授权范围内签订合 同；6.1.5合同一律采用书面格式，并必须采用统一合同文本。所有合同均应约定以加盖公 司公章为合同成立要件，严禁使用财务章或业务章，同时要写明双方的全称、签 约时间和签约地点；6.1.6签订合同时，除合同履行地在我方所在地外，应力争协议合同由我方所在市人民 法院管
5、辖；6.1.7任何人对外签订合同，都必须以维护本公司合法权益和提高经济效益为宗旨，决 不允许在签订合同时假公济私、谋取私利，违者依法严惩；6.2合同的审查批准6.2.1合同在正式签订前，必须按规定上报领导审查批准后，方能正式签订。6.2.2 一般情况下合同由董事长授权总经理审批；6.2.3标的超过20万元的、投资、联营、合资、合作、涉外合同由董事长审批；6.2.4合同原则上由部门负责人具体经办，拟订初稿后必须经分管副总经理审阅后按合 同审批权限表审批，合同审查时应注意合同的合法性、严密性和可行性；6.2.5合同需要审查批准时应由合同提出人或合同提出部门的负责人填写合同审批 单(APL-XZ-0
6、63)；6.2.6合同一旦审批签订生效，应将原件(一份)交财务部门，以便按合同条款所规定 的时间和款额收款或付款。财务部门应对出现违反合同条款的情况及时通知企业 负责人。文件名称商务合同管理制 度文件编号XX-002版本/次A/00制订部门财务部实施日期201 1-04-01页次第7页共12页6.3合同的履行与变更6.3.1合同履行过程中，确需签订补充协议或者变更、解除合同的，履行部门应当按照 本管理制度关于合同签订的程序办理。6.3.2合同履行完毕的标准，应以合同条款或法律规定为标准。没有合同条款或法律规 定，一般应以物资交清，工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准。 无论是货物贸
7、易、服务、还是工程竣工等均应以书面形式保留验收资料；6.3.3合同履行完毕后，对所遗留的问题，履行部门应指定专人负责解决，并规定解决 期限。在期限内确定无法解决的，应当立即报告公司领导，由公司领导指定有关 部门配合解决，并提出具体方案。6.3.4总经理、副总经理、财务部等有关部门负责人应随时了解、掌握合同的履行情况， 财务部应填写合同执行情况备案表(APL-XZ-065)，发现问题及时处理或汇报。6.3.5合同变更，当事人双方应在法律规定或合同约定的期限内进行协商，协商一致后 方可变更或解除合同。变更或解除合同均应以书面形式予以确认。6.3.6变更或解除合同的程序同签订合同的审批要求一致。6.
8、3.7对方当事人提出变更、解除合同的，应从维护本公司合法权益出发，从严控制。 变更、解除合同，必须符合【合同法】的规定，并应在公司内办理有关的手续， 且应按本制度规定的审批权限和程序执行；6.3.8变更、解除合同，必须采用书面形式(包括当事人双方的信件、函电、电传等)， 口头形式一律无效；6.3.9以变更、解除合同为名，行以权谋私、假公济私之实的，一经发现，从严惩处；6.4合同纠纷的处理6.4.1合同在履行过程中如与对方当事人发生纠纷，应按【合同法】等有关法规和本制 度的规定妥善处理；6.4.2合同纠纷由有关业务部门或与法律顾问负责处理，经办人对纠纷的处理必须负责 到底；6.4.3处理纠纷时，
9、应加强联系，及时通气，积极主动地做好应作的工作，不互相推诿、 指责、埋怨，统一意见、统一行动，一致对外；6.4.4合同纠纷的提出，加上由我方与对方当事人协商处理纠纷的时间，应在法律规定 的时效内进行，并必须考虑有申请仲裁或起诉的足够的时间；文件名称商务合同管理制 度文件编号XX-002版本/次A/00制订部门财务部实施日期201 1-04-01页次第8页共12页6.4.5凡有法律顾问处理的合同纠纷，有关部门必须主动积极地提供所需的相关证据材 料；6.4.6合同纠纷经双方协商达成一致意见的，应签订书面协议，由双方代表签字并加盖 双方单位公章。对于对方当事人逾期不履行已经发生法律效力的调解书、仲裁
10、决 定书或判决书的，可向人民法院申请执行。在向人民法院提交申请执行书之前， 有关部门应认证检查对方的执行情况，防止差错，执行中若达成和解协议的，应 制作协议书并按协议书规定办理；6.4.7合同纠纷处理或执行完毕后，应及时通知有关部门，并将有关资料汇总、归档， 以备参考；6.5合同的管理6.5.1本公司的合同实行二级管理、专业归口制度，法人委托书制度，基础管理制度。6.5.2本公司合同管理具体办法，公司由董事长授权总经理负责，归口管理部门为总经 理办公室；各部门具体负责各自授权范围内的合同谈判、拟稿及履行工作。6.5.3公司所有合同均由财务部统一登记编号、经办人签名后，按审批权限分别由董事 长、
11、总经理或其他书面授权人签署。6.5.4财务部会同有关部门认真做好合同管理的基础工作。6.5.5建立合同档案；6.5.6建立合同管理台帐(APL-XZ-064)；7 相关文件7.1【合同法】8 附件8.1附一：合同审批权限表9 记录与表单记录标识记录名称收集时间收集岗位保存地点APL-XZ-063合同审批单每月财务部财务部APL-XZ-064合同管理台帐每月财务部财务部APL-XZ-065合同执行情况备案表每月财务部财务部附一:文件名称商务合同管理制 度文件编号XX-002版本/次A/00制订部门财务部实施日期201 1-04-01页次第9页共12页合同审批权限表合同类型有权批准人备注销售合同（
12、及补充协议、附件）销售副总二人以上流转审批采购合同（及补充协议、附件）生产副总二人以上流转审批20万以下设备、基建合同副总级以上二人以上流转审批20万以上设备、基建合同董事长二人以上流转审批投资、捐赠合同及协议董事长二人以上流转审批融资合同总经理财务负责人、总经理签字合同审批单NO:项目名称对方单位名称合同类型口物料购销 口设备采购 工程施工合同额项目负责人项目所属部门合同内容概要付款方式付款类型金额付款条件1、预付款2、进度款3、进度款4、质保金5、部门主管意见财务部意见主管副总意见总经理意见备注合同管理台帐类别:编号项目名称对方单位名称金额项目归属部门项目负 责人合同执行情况备案表NO:项目名称合同编号合同金额对方单位名称发票号码发票金额移交人收付款日期收付款金额收付款方式备注财务执行情况资料名称移交人接交人交接日期
