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1、如何制定展览方案一、 基本事项1、 展览会名称或展览项目名称（会议项目）（全称、中文、外文）2、 展览日期3、 开馆时间4、 会场地址5、 会场使用时间6、 展览性质（贸易、批零、宣传、招商、论坛）7、 观众性质和入场方式8、 展出者数量9、 展览内容10、 展出目的11、 展出内容12、 展出面积、展出规模（参展数量)13、 主办者14、 协办者、赞助者、支持者15、 承办者二、 总体安排1、 成立筹备组，筹备人员分工2、 制定工作方案3、 制定工作日程4、 指定费用预算5、 确定合作者，商量分工、落实方案、签订协议6、 召开筹备人员会议三、 设计实施1）设计1、 确定设计整体要求、风格、标
2、志、色调等2、 选择或委托设计人员或设计公司并提出设计要求3、 场地或施工设计：平面设计、单元设计、施工设计、道具设计4、 宣传设计：广告、海报、资料袋、信封、信纸、网页等5、 特殊设计：大门、装饰、问讯台、舞台、主场展台、发言台等6、 内部审查、外部审查7、 修改设计8、 设计签字9、 向参展公司提出设计施工方面要求2）施工1、选择、委托施工公司1、 安排监理施工3） 会场1、 确定面积2、 索取资料和图纸3、 选择场地、租用场地4、 基本设施：地面、照明、水电、空调、消防、音响设施5、 需要注意的事项：通道宽度、紧急出口、禁止明火、限高6、 展期的展场管理:保卫、卫生4） 展台1、 基本设
3、施：尺寸、用料、地毯、板架、2、 租用设施：组合展具、展柜、展架、模型、模特儿3、 其他服务5） 办公室、接待室、备餐室、休息室1、 家具：沙发、茶几、办公桌、椅子、备餐桌2、 用具：电话、传真、计算机、复印机、打字机、冰箱、烧水器、炉子、茶具、咖啡具、备餐车6） 道具运输（包括往返、装箱、制作清册）7） 施工安排1、 特殊道具制作：展板 、图文、大门、特装展台、舞台、问讯台2、 现场施工含有搭建、展品布置、展台拆除：时间、日期、人员、监督、交接3、 展出期间展台维护四、 展品运输1） 参展公司1、 招展、宣传、寄发申请表2、 确认申请，召开展出者筹备会议，发送、寄出相关资料:展会概况、联系地
4、址、工作日程、运输安排、设计要求、行政安排2） 展品1、 公司安排的展品、模型（尺寸、种类、范围、数量）2、 统一征集、调转、采购的展品3、 装箱前测试将要操作演示的展品4、 准备或要求准备展品说明、包括技术数据说明、图文说明5、 安排或要求安排包装6、 大型展品，如:机械设备运抵展台后安排组装调试3） 运输1、 安排运输日程:展品集中日期、办理单证、展品陆运发运日期、展品海运发运日期、办理通过和保税手续、展品运至展台时间、空箱储存、回运、回运展品道具时间、办理结关、回运手续、回运发运时间2、 选择运输公司和代理：索报价、比价、谈判、签约3、 集中展品、理货4、 租船：船名、船期5、 装箱：集
5、装箱、木套箱,落实箱源6、 安排装车、装船7、 国外运输安排：通关、运至展馆展台、开箱清点、空箱存放和回运、结关、安排回程运输8、 回国运输安排:结关、港口至仓库运输、分运、开箱清点交接4） 有关手续及单证：参展者办理、组织者审核、汇总1、 作清册（15份）,内容包括展品、免费样品、宣传品、接待品、赠送品、工具2、 做货载衡量单(8份）参展者办，组织者汇总3、 办出口许可证，注意一般许可和特殊许可4、 做类别单5、 出具报关函、出口报关单等6、 办运输保险7、 办商检证（参展者办)8、 办普惠制证明9、 办原产地证明或领事认证（组织者办）10、 出具免征港务费函、包装情况表,发委托装船通知书1
6、1、 做装船单12、 装车、装船后索要提货单五、 宣传广告1、 宣传文字2、 基本资料:a. 展会概要（单页）b. 展会指南：公司简介、（名称地址)、展出内容、展品简介、展台号等，平面图、会场地图、导向图、询问地址等c. 信封信纸、资料袋3、 宣传对象（贸易商、制造商、零售商、批发商、消费者等)4、 宣传渠道（公关代理、广告代理、使馆、航空公司、贸易机构等）5、 宣传方式A. 新闻:新闻招待会、记者接待室、新闻稿发布B. 刊物：在报纸、杂志、内部刊物刊登广告、消息C. 海报、招牌广告D. 直接发函：组织者和参展者都寄发，寄发给目标观众、工商团体、新闻机构等E. 电视、电台、网络;刊登广告、消息
7、F. 会展记录：摄影、摄像（开幕式、招待会、记者招待会、展场、洽谈等）G. 会展目录：填交登录资料、刊登广告6、 宣传资料运输：装箱、造册六、 展台工作和贸易活动、展示活动1、 准备货源、货单、价格表、合同和成交条件、意见册2、 印编询问表、记录表、统计表和其他表格3、 选择培训展台人员、并交代展台工作要求4、 布置展台、检查展台文字、测试展品5、 介绍、演示展品6、 散发资料7、 接待观众、接待记者、接待贵宾8、 贸易洽谈、贸易成交9、 调研：包括市场调研、展出设计布置和效果等10、 报告会、论坛、讲座11、 统计、记录12、 展台管理：安排轮班、现场工作安排、管理，维护展台环境和秩序,监督
8、展台人员的工作和效率,总结分析每天展出情况，采取必要的工作调整13、 评估总结14、 后续工作七、 仪式1、 开幕式/馆日、招待会、新闻发布会日期、时间、地点、范围、规模、程序、主宾、出席人（名单）、邀请（请柬、印刷、邮寄）、签到(名片盒、签到簿、签字笔、胸花、胸牌）、仪式、讲话(讲话稿内容、审核、翻译、设备）、剪裁（立杆、彩带、剪刀、手套、托盘持彩托牌人、引导)、参观（路线、引导、解说）、招待会、备餐（人数、标准、酒菜水内容）、资料(展会介绍、讲话稿、贵宾名单)、礼品、其他人员安排2、 邀请安排a. 邀请函或请柬格式b. 印刷、寄发日程邀请范围、名单收集筛选3、 人员安排a. 发言人b. 工
9、作人员4、 场地安排：大厅、贵宾室、签到台、租用布置5、 用具、资料：a. 用具:国歌、会歌、磁盘、U盘或乐谱、签到簿、签到笔、名片盒、佩花、装饰花、彩带、立杆、剪刀、手套、托盘b. 资料：仪式程序表、讲话稿、展会介绍7、 其他安排：停车、贵宾引导、安全、保卫、消防八、 交际1、 拜会：对象、日程、安排、资料、礼品2、 宴请：对象、日程、邀请、地点安排、酒菜水安排、座位安排、讲话安排3、 礼品：购买、制作、包装4、 联系征求支持单位5、 发函致谢支持单位6、 礼品、招待品装箱造册九、 行政1、 会展团队：设立会展管理体系、任命展会团队管理人员，挑选展台人员(推销、技术等）、雇佣展台服务人员(招待员、译员、编制名单）2、 证件：办理签证、展会入场证等3、 交通:安排行期和路线，订机、车、船票、向参展公司确认或自行安排4、 市内交通：某些区域与路段需要安排统一展会人员上下班通行5、 住宿：统计要求，寻房、索价、谈判、订房,向参展单位确认或自行安排6、 膳食:统计要求，选择餐厅、谈价订餐,向参展单位确认或自行安排7、 服装:统一制作或提出要求8、 财务：做预算、管理开支、支付费用，如展场、施工、道具、水电、通讯、运输、住房、广告费用等。
