办公室 实务答案

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1、1办公室布置要注意（D.各种沟通、保密）。2. 文员在进行办公室布置时，以下哪些行为 是不适宜的？（C.较大的物品放在稍高于眼 光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下 方）。3以下关于文员对办公室布置的情况，哪一个 是错误的？ （B.办公桌抽屉里的物品摆放要 注意放置整齐，东西可放得满一些）。4传真机的使用哪一项是不对的？ （ B.随 时随地可向对方发送）。5在使用复印机的过程中，以下哪项内容是不 恰当的？（ A.接通电源可立即复印操作）。6以下关于录音机的使用哪一项是不适宜 的？ （ A.录音时需将监听开关至于“ON” 位置）。7以下关于投影机的使用哪一项是不适宜 的？ （D.应设置电脑的桌

2、面屏幕保护功 能）。8以下哪些不是文员在准备办公用品时的职 责？ （B.制造）。9以下文员订购和储备办公用品的行为中， 哪一项是不适宜的？（B.让员工们随意领取 办公用品）。10. 以下文员的工作顺序中，哪一项是正确 的？ （B.文员也应具有适当判断情况，机智 应对的应变能力）。11. 文员按照“优先顺序”处理工作，以下哪一 项是不适宜的？（D.可以按照文员自己的习 惯进行工作）。12文员必须管理好自己的时间，以下利用时 间的行为中哪一项是不适宜的？ （ C.每天 把工作安排得超出工作时间，给自己压力）。 13以下关于文员管理好时间的说法，哪一个 是不正确的？（ D.把零散工作安排在安静、 有

3、效的时间段里去做）。14.以下文员对办公室零用现金管理的行为 中，哪一项是不适宜的？ （C.标准的零用现 金单据有一个签名）。15文员必须管理好金钱，学会节约开支，以 下行为中哪一项是不恰当的？（A.最好到价 格便宜的商店去购买，质量并不重要）。16文员传达上司的指示时，哪一项做法是不 适宜的？（ A.传达可以根据上司主要意思， 夹进自己的意见）。17文员必须具有合作精神，以下合作方法中 哪一项是不适宜的？（B.应该有自己的个性， 尽可能使别人服从自己）。18以下接打电话的行为中，哪一项是不适宜 的？（C.应随时使用手机在飞机上、饭店里、 大剧院等进行联系）。19. 以下哪个接打电话的行为是不

4、正确的？（A.受到通话对方极大的责难，应针锋相 对回击）。20. 文员在接打电话时，正确的做法是（B.在 电话机旁随时放着电话记录单和笔，一有留 言就能立即记录下来）。21. 以下文员应遵守的电话礼仪中，哪一项是 不适宜的？（B.打出电话，而对方无人接听, 等铃声响了二、三下可挂电话）。22 以下哪些标准不是文员分拣邮件应该遵 守的？ （C.按私人公务标准分拣）。23文员在拆邮件时，不正确的做法是（A.拿 到信件后在桌子上磕几下，然后用手撕开） 24.邮件的寄发不要考虑以下哪个因素？ （D.爱好）。25 文员打印寄往欧美国家的信封，收信人内 容的打印顺序应该是（C.姓名、部门、地址、 国名）2

5、6 传真机最好用来传送以下哪种邮件？（D.感谢信）。27. 以下关于握手的礼节，不正确的是（C.双 方有很多人时，可以交叉握手）。28. 文员从事信访工作，在处理顾客或其他人 的来信时，不应（ C .处理信件按照 “ 分级负 责、归口办理”原则，进行转办、交办或自办）。 判断题1文员作介绍，若年龄、地位都相同，应从较 亲近的人开始介绍。（对）2如果是你主持 会议，则要做好笔记并把每次会议纪要的打 印件存放进一个会议文件夹，如果以后出现 问题，可以查看笔记，证实某一天你曾给某 人安排了某件工作等。（对）3如果不小心发生日程安排计划重复的情形，就要排定能够动用的空档，自己决定优 先顺序。（错）4文

6、书部门立好的案卷，必须逐年移交给档 案室集中保管，称为“归档，有归档范围和要 求，但没有期限。（错）5要发问或有意见时，应该等上司说完话之 后再发问，可以提出自己的看法。如果上司 不加采用，应说服上司。（错）6如果要拒绝别人，最好是依照自己和对方 的人际关系程度，分别使用表示方法，以避 免因为拒绝而发生不必要的困扰。（对）7宴请的菜谱应符合对方的饮食习惯，但必 须有反映我国传统风味的土特产品，如茅台 等烈性酒。 （错）8如果上司一年之中交往很多，但很难记住每 一个人和每一次见面的情况，文员应把有关 资料输入电脑，准备交往提示文件。（对） 9假如对方所要求的日期已经被预约，除非有 相当的确认，文

7、秘人员切不可独断地拒绝， 应该问明上司的意思，因为或许那是件必须 取消原定约会的重要事情。（对）10. 为来自外地的与会者安排宾馆住宿，最方 便的安排是在同一家宾馆为与会者预定房 间，只要弄清有多少人数即可。 （错）11. 文秘人员对上司主要工作的辅佐主要有提 神醒脑的服务、私事方面的协助、财物管理 及其他活动。（对 ）12凡是单位撤消，原公章应立即停用，不用 通知有关单位。（错 ）1社交场合很讲究次序礼仪，一般（B.以 右为尊 ）2.办公室人员在社交活动中应如何选择话 题，哪些是属于合适的话题？ （A.有共同利 益的话题）3邮件的寄发不要考虑以下因素（D.爱好）4. 文员做会议记录时，可以在

8、会议记录中 （C.与发言者用词不一致但意思完全一致）5. 以下哪些标准不是文员分拣邮件应该遵守 的？ （C.按私人公务标准分拣）6. 传真机最好用来传送以下哪种邮件？（A一般的图纸）7. 以下哪些不是文员在准备办公用品时的职 责（B.制造）8. 文员在处理信访工作时，由收信人（单位） 复信的情况是以下哪一种（A.初次写信，或 有过激言行的）9. 以下哪一种类型适合自由谈话，或是收集 创意的会议。（C.圆桌型）10. 以本单位与外单位就某些问题的往来文 书为标准立卷。如问函与复函等用（A.按通 讯者特征立卷）二、判断题（正确打”，错误打“x”。每小题1 分，共 10 分）1. 办公室环境布置的目

9、的之一是为了建立 挡驾制度。 （对）2. 没有两位办公室人员一天的工作内容是 完全相同的，但像核对文员的日志与上司的 日志的事项是否一致则是典型的工作。 （对）3. 文员第一次做一项工作时应该快一些， 如果错误可以再做一遍。 （错）4. 文员传达上司信息时，可以把上司的话 语加多或减少，以个人的口吻来转达。 （错）5. 在阳光明亮的教室和会议室内使用投影 机，效果不受影响。 （错）6. 文员对报纸和杂志的处理，可以挑出上 司喜欢的报纸和杂志放在他的办公桌上，其 他的放在报刊架上供大家阅读。 （对）7. 男女之间，男士先伸手了，女土才能与 之相握。 （错）8. 按英美国家习惯，文员接待来访者，应

10、 该站起来与来访者讲话。 （错）9. 如果会客室的门是拉开的，文员进入会 客室后，才能让客人进入。 （错）10. 介绍地位相同的人时，应按照到职的先 后，先介绍新进的职员；若同时到职，就先 介绍年纪较轻的人。 （对）(2)该记的没有记录(对方的姓名、公司、电话号码)三、简答题(每小题10分，共20 分) 1什么是受意？受意有几种？办公室人员应 怎样运用受意方法？ 答：1)受意是文员接受和领会上司意图。(2) 一种是直接受意。(3)另一种是间接受意。(4) 文员要善于领会上司意图，按上司意图办事。 (5 )但要防止把上司酝酿过程中的意图当作 上司的授意，把上司的质疑、设问误认为上 司的指示。(6

11、)要做到:备好记录本，记录下指 示要点。(7)注意倾听,用心判断指示的用意。 (8)必要时可以提问,直至明了意图为止，但不 要打断谈话。(9)如有不同意见,可以公开提 出，但要言之有理，并要注意方式、态度。 (10)接受指示后，要不失时机地贯彻实施。 2公文的完全格式包括哪几项？请写出这些 项目。答：(1)版头、发文字号、印刷顺序号。2)密 级、紧急程度。(3)签发人姓名。(4)公文标 题。(5)主送机关。(6)正文附件。(7)发文机关、成文日期、机 关印章。(8)注释、阅读(发送)范围。(9)主 题词。(10)抄送单位、印发说明。 四、设计题(每小题 10 分，共20分) 1小李是刚到公司的

12、文员，公司办公室内电 话机，还给她新文件架、各种笔、墨水、复 印纸(2 刀)，要求小李整理好办公桌放置在适 当的位置。小李应该怎么做?答 ：电话放在办公桌左边，便于左手摘机， 右手做记录;电脑放在右边;新件夹放需要翻 译的资料，在文件夹上贴上相应的标识条;各 种笔、胶水、剪刀、印盒等文具分门别类放 在文具用品盒内;参考书应该放在桌子上面或 伸手可以拿得到的抽屉里;公司印章放入办公 桌带锁的抽屉内;墨水放置在储物架底层，复 印纸放在下面几层。2安徽某企业欲与上海某企业合作，上海以 品牌、技术入股，上海代表团一行10 人将于 8 月下旬来访，商议合作的具体事宜，办公室 主任请小李作好准备。假如你是

13、小李，怎样 设计这个接待方案?答 ：(1)接受任务(2)了解来宾(3)制订计划(4) 预订食宿(5)迎接来宾(6)商议日程(7)安 排会谈(8)陪同参观(9)送别客人10)接待小 结案例分析题 1新加坡利达公司销售部文员刘小姐要 结婚了，陈小姐被解雇是因为上司说她犯了五个 错，分别是什么?她在电话礼仪方面还犯了哪 些错?答：(1)该问的没有问(指对方情况，手套的需 要量)(2)该记录的没有记录(对方的姓名、公 司、电话号码)(3)该说的没有说(没有及时向上司汇报)(4) 不该说的却说了(价格上的自作主张，不向上 司请示)(5) 不懂得保护自己(即使自己自作主张拒绝 了对方，犯了错误，也没必要告

14、诉上司，使 自己陷入被解雇的境地)(6) 电话礼仪方面，铃响了没有自报家门(7) 不等对方说完，就“啪”挂上电话 2文员小曹向分管营销业务的孙副经理请 示了业务处理的意见后认为此业务是他引介 的，小曹应先同他通气。 请你分析小曹这样做对不对?错在哪里?面对 这种情况小曹应该怎么办? 答：(1)小曹犯了多头请示的错误。遵照领导 职权分工、单向请示的原则，既然向主管领 导请示了，就应按孙的意见办，不应多头请 示(2)在工作中不应过分亲近或疏远某领导， 以至落到尴尬的境地(3)两位领导都作了指 示，如果张通情达理，小曹应向他说明只能 按职权分工办事，求得谅解后，按孙的意见 办 (4)如果不能求得谅解时，小曹应向两位领导 分别自我检讨，再建议两位商议一个方法遵 照执行(5 )如果矛盾不能统一，应向总经理 请示，遵照总经理的意见办，并请他对孙或 张作解释。这时文员执行主要决策人的意见。