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1、 长沙移动通信分公司内部招投标管理办法（暂行）1 目的为便于公司内部招标工作的开展，进一步规范内部招标活动的程序、方式，保护国家和公司利益，维护采购活动双方当事人的合法权益，既能规避风险，又能提高工作效率，满足公司各项经营活动的要求。 2 范围公司内一切货物、工程和服务采购行为，均应按本办法进行管理。本办法所称采购，是指以合同方式有偿取得货物、工程和服务的行为，包括购买、租赁、委托、雇佣等。本办法所称货物，是指各种形态和种类的物品，包括原材料、燃料、设备、产品等。本办法所称工程，是指建设工程，包括建筑物和构筑物的新建、改建、扩建、装修、拆除、修缮等。本办法所称广告宣传，是指新闻媒体广告（电视、
2、报纸、电台、网络）、宣传资料、户外媒体广告等。本办法所称服务，是指除货物和工程以外的其他采购对象，包括营销策划、培训、网优、技术服务等。3 职责 3.1项目负责人的职责（项目负责人指职能部门各业务主管）3.1.1项目负责人为招投标的组织人，其所在职能部门为技术谈判和10万元以下技术和商务综合谈判组织部门。3.1.2负责项目立项、申请招标或谈判，并对潜在的供应商进行资格预审。3.1.3负责编制、发放与招标项目有关的所有文件。3.1.4 负责组织技术谈判或技术、商务综合谈判，撰写技术谈判和技术、商务综合谈判汇报材料，推荐合格供应商。3.1.5负责物资采购以外招标项目合同的签订。3.1.6负责执行合
3、同和相关协议。3.1.7负责整理归档整个采购项目的资料，参加办公会汇报。3.1.8负责招标项目完成后的技术验收工作。3.2主管职能部门主任或主管副主任的职责3.2.1负责对项目负责人提交的潜在供应商资格预审进行审核把关。3.2.2负责对项目负责人提交的采购文件（邀标书、评分办法等）内容、质量进行审核把关。3.2.3负责参加开标、评标，并对技术谈判和技术、商务综合谈判情况汇报材料内容、质量进行审核把关。3.2.4参加办公会汇报。3.3财务部职责3.3.1参与商务或综合谈判。3.3.2负责根据合同规定的条款对外付款。3.3.3参与谈判项目的其它相关管理工作。3.4 后勤服务中心职责3.4.1负责组
4、织商务谈判（价格、运营成本、备品备件价格和其它影响价格的因素等）。撰写商务谈判情况汇报。3.4.2负责低耗品、办公用品采购。3.4.3负责所有物资采购合同的签定。3.4.4负责物资采购货物的入库验收工作。3.5 纪检监察审计部职责3.5.1负责规范招标行为，严肃涉外工作纪律，防范不正之风。3.5.2负责审查招标程序是否符合公司有关文件规定，监督招标的全过程，履行制约、监督职能。3.5.3负责审查采购工作中的违纪违法行为，并采取相应处理措施。3.5.4负责监督、核实采购结果在合同签定和付款时的落实情况。3.6 谈判小组成员的职责3.6.1负责参与招标项目的谈判工作。3.6.2负责对参与招标或谈判
5、的供应商进行评审和比较。3.7综合办公室的职责3.7.1负责安排招标汇报时间。3.7.2负责审核送审合同是否符合公司合同管理的相关规定。3.8人力资源部职责 负责对专家库人员进行招投标知识和谈判技巧的培训。4 工作流程4.1基本原则4.1.1遵循公开、公平、公正和诚实信用的原则。4.1.2遵循“谈判者不决策，决策者不谈判”的原则。4.1.3采购金额在4万元以上项目必须按本法执行。集团公司或省公司已组织招标确定了供应商的可不再组织招标，但必须组织商务谈判；如集团公司或省公司既明确了供应商又确定了分公司执行单价的可不再招标和谈判。4.1.4招标结果应当符合采购价格低于市场平均价格、采购效率更高、采
6、购质量优良和服务良好的要求。4.1.5计划金额为10万元以上项目必须先由主管职能部门组织进行技术谈判，再由后勤服务中心进行商务谈判，10万以下或经总经理批示的10万以上项目可成立技术和商务综合谈判小组。4.1.6商务谈判设立正副组长各一名:后勤中心设一名组长,项目负责人任副组长。4.1.6在采购活动中，采购人员及相关人员与供应商有利害关系的，必须回避。4.1.7在签定采购合同时必须同时签定廉政合同。4.1.8招标活动过程及当事人应当接受纪检监察审计部实施的监督。4.1.9招标项目时限要求：招标到招标汇报不能超过10个工作日；招标汇报确定中标单位后至签订合同不能超过10个工作日；技术谈判和商务谈
7、判间隔时间不超过1天且尽量安排在同一天。4.1.10 10万元以上的项目可以由财务部收取投标保证金；凡采取最低报价法的项目，在必要情况下可收取10%的履约保证金。4.2 采购方式的选择4.2.1采购方式分为内部招标、单一来源采购两种。4.2.1.1单一来源采购，也称直接采购，它是指达到了限额标准和公开招标数额标准，但所购商品的来源渠道单一，或属专利、首次制造、合同追加、原有采购项目的后续扩充和发生了不可预见紧急情况不能从其他供应商处采购等情况。该采购方式的最主要特点是没有竞争性。符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：（一）只能从唯一供应商处采购的；（二）发生了不可预见的紧急
8、情况不能从其他供应商处采购的；（三）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。4.2.2 采购金额在4万元以上的下述项目都必须参照本法选择最佳的采购方式：4.2.2.1新建、改建、扩建、维修的工程建设项目包括项目的勘察、设计、施工、监理以及与工程建设有关的设备、材料的采购。4.2.2.2各种广告、宣传、营销策划。4.2.2.3金额在4万元以上或长期提供服务的项目如网优、维护、培训、咨询、零星维修等合作单位的确定。4.2.2.4合作营业厅、特许营业厅的经营者的确定。4.2.2.5公司整体需求量大，价格变化不大，单次采购金额小
9、或单价在2万元以下能引起竞争的建设、维护所需的零星材料、生产用的仪器仪表的购置可一年组织一次采购，确定合作单位，在项目有效期内采购合同实行分购分签。（a）电线电缆(含铜鼻子) 、氟利昂。（b）2M电缆、ODF架、DDF架、端子板、走线槽道、爬梯。（c）天线、馈线（含馈线头、馈线卡、馈线接地件、接地卡、跳线、防水胶带、胶泥、避雷器）、馈线密封窗、天线立杆、底座。（d）网线、标准机柜、活动地板。（e）防雷接地工程施工队伍的确定。（f）宣传资料（如张帖画、折页、单页、横幅等的设计及印刷）、业务单据（含各种单据、协议、表格、凭证等）。（g）物业维护用水电材料。（h）卫生保洁用清洁用品。（i）办公用纸张
10、、笔。（j）其它低值易耗品。4.2.3采购金额在10万元以下的采购项目经主管职能部门审批后，可委托使用部门自行组织招标或采购。4.3由于项目时间紧急等特殊原因不能按规定程序和要求进行采购的项目，可由主管部门申请报主管副总和总经理审批，按批示的程序和方法执行招标或谈判，除此以外任何项目不允许先执行后谈判签合同或者省略招标程序。4.4招标工作程序4.4.1所有招标项目必须先有立项依据，即通过了财务季度计划安排、有经批准的呈批件或办公会决议。4.4.2由项目负责人在公司合格供应商库中选择潜在供应商，若有必要，可通过上网查询、相关人员推荐、兄弟单位介绍等办法新增部分供应商，潜在供应商总数必须是三家以上
11、。4.4.3招标申报项目负责人将立项依据、拟申请的采购方式及拟推荐的潜在供应商报纪检监察审计部、分管副总经理批准，其中5万元以上还需报总经理批准。4.4.4.制定招标文件由项目负责人制定招标文件，应当明确招标程序、招标内容、合同草案的条款以及评分办法等事项，同时招标文件中必须明确招投标主管部门和纪检监察部门的电话号码。4.4.5.项目负责人组织对供应商进行资格预审4.4.6.确定参加谈判的供应商名单并发招标文件（a）从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判。（b）给潜在供应商足够的编制响应文件的时间。（c）新增供应商必须由技术谈判小组对样板工程进行考察。4.4.7.成立谈
12、判小组（a） 技术谈判小组成员由主管职能部门推荐5人以上组成，其成员要求有：项目负责人、使用部门主任和技术专家、其他技术专家、商务组组长等。（b） 由项目负责人向纪检监察审计部申请综合谈判和商务谈判小组成员名单。（c） 使用部门和商务组长、项目负责人应参加所有谈判。4.4.8.技术谈判和综合谈判必须有主管职能部门主任或付主任参加，并对整个过程负责。（a） 开标或谈判前一天由项目负责人提前通知谈判小组成员，如因工作冲突不能参加的小组成员，一般由该部门自行调剂，商务小组成员确实无法调剂的，由纪检监察审计部重新从专家库中随机抽取。（b） 开标和正式谈判前，项目负责人应对采购对象的市场价、其他单位的采
13、购价进行调查，作到对价格心中有数。（c） 主管职能部门负责人和该项目负责人召集谈判小组开预备会议，介绍项目背景、特点、市场价等，确定谈判思路和原则，形成共识。（d） 召集潜在供应商抽签后，按抽签顺序逐一开标和谈判。（e） 开标和谈判结束后，谈判小组成员各自独立依据评分办法进行评比、分析，当场形成最终意见，确定合格供应商排序后组织商务谈判或向办公会推荐中标单位。4.4.9.组织商务谈判。如属同一规格型号、同一质量产品的采购，需组织进行多轮价格谈判。4.4.10.编写谈判情况汇报由项目负责人编写技术或综合谈判情况汇报，后勤中心编写商务谈判情况汇报。4.4.11.汇报材料送各位评委和纪检监察审计部监
14、督人签字。4.4.12.办公会申请项目负责人在一切准备就绪后,向办公室申请召开办公会。4.4.13.确定供应商（a）所有项目必须由公司办公会确定供应商，形成有决议的会议纪要。（b）参加办公会的人员：公司领导、相关职能部门主任、项目负责人、使用部门和后勤中心、纪检监察审计部代表4.4.14.主管职能部门出会议纪要。4.4.15制作合同及会签。（a）各项目主管部门制做合同，包括商务合同和廉政合同，其中物资采购项目合同由后勤服务中心签订。（b）合同必须反映招标结果的实质性内容。（c）合同必须按公司合同管理流程审核会签。（d）合同授权签字。（e）合同分送执行部门、综合部、财务部执行与监督。4.4.16
15、资料整理归档。合同签定后，由项目负责人收集、整理、保管招标和谈判文件，定期交档案部门妥善保存以备查。工程项目必须归档所有工程图纸、技术资料和竣工资料。财务部在项目付款至90%时，必须要有资料已经归档的签字记录才能付尾款。4.5 纪律要求及奖惩4.5.1对主管职能部门的纪律要求4.5.1.1相关部门必须按照廉政合同的要求与相关单位进行正常业务往来。对违反相关规定的将按廉政合同的要求追究责任。 4.5.1.2出现下列情形之一的，由纪检监察审计部考核主管职能部门主任和项目负责人各500元。（a）不按照本法要求的程序组织招标和谈判，出现先斩后奏、私自确定合作单位、选择不合格供应商等情况的。（b）由于主观因素（如采购文件编制不规范、不细致，评分办法不科学，事前准备不充分等）导致多次谈判或办公会无法确定供应商。（c）经核实有串标或透漏标底的情况。（d）导致供应商有理由投诉并造成恶劣影响的。4.5.2对参加谈判人员的纪律要求4.5.2.1出现下列情形之一者，纪检监察审计部可考核当事人50元：（a）被选择而无故不参加评标或谈判的人员。（b）不履行自身职责参与评标或谈判的人员。4.5.2.2由于纪检监察审计部监督不力，未及
