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1、 秘书学秘书活动 就是秘书人员为领导着进行有效决策与管理所采取的辅助行为秘书人员 泛指从事秘书工作或秘书性工作的各类人员如领导着的个人秘书秘书机构中的集体秘书以及为领导工作和机关工作服务的非专职秘书人员秘书方法 是秘书活动得以运行的媒介亦指秘书人员在认识表达和处理各种事务时所采取的途径方式手段和程序等的总称秘书业务 是指秘书人员或秘书机构的专业工作秘书技术 秘书人员用于处理事务的方法手段和技能它同秘书业务能力相比具有更强的实践性灵活性和可操作性狭义领导意图 是指领导者对完成某项任务的意见倾向和企图秘书环境 是一个相当宽泛的概念它包括秘书活动的地域环境人文环境组织环境和办公环境等内外部环境其中以
2、组织环境与秘书活动的关系最密切办公室次之其他再次之公务秘书 就是在国家机关国有或集体企事业单位以及官办社团中担任秘书工作的公职人员广义的秘书 我们统称为秘书人员一般由四部分人组成一是秘书即由组织或人事部门正式任命的具有某种职务的秘书人员如秘书局局长处长科长和科员等二是秘书工作者即虽无秘书职务但实际上从事秘书工作或秘书性工作的秘书人员三是机要人员即由保密工作部门和用人主管部门审批的经管国家和集体秘密事项的人员四是秘书首长即拥有决策权指挥权又主管办公厅室工作的负责人广义的秘书工作 是指秘书人员为完成辅助领导工作和机关工作的任务而在一定业务范围内的劳动秘书制度 主要是狭义的制度即秘书工作制定和秘书管
3、理制度其中有成文的也有不成文的即惯例秘书制度秘书机构广义 是指凡具有参谋助手沟通协调督促检查等功能并为领导工作和机关工作服务的办事部门如办公厅室中的秘书文书机要信息调研督查信访接待和值班等业务部门机构 是组织的组成部分一般为组织中的内设单位管理职能 是管理人员在完成管理任务的过程中所具有的职责与功能中枢机关 是在决策管理系统中起总的主导作用的机关在一级组织中能够统揽一切秘书职能 是秘书活动的作画职责作用和交通的统称会议 是指有组织有领导的召集人们商议事情的行为过程会议预案 是会议的筹备方案在会议如开之前必须周密细致地制定会议预案以保证会议的顺利进行商务谈判 买卖双方为了促成买卖成交或解决双方争
4、议与争端以取得各自经济利益而进行的磋商活动直接调查法 即由谈判人员通过直接接触来搜集有关情况谈判议程 就是谈判的程序这是影响谈判效率高低的重要一环信访工作 是各级领导机关的一项重要的经常性的工作它是领导机关同人民群众瓮中捉鳖信息沟通的有效途径也是维护人民群众的民主权利为人民群众排忧解难的重要手段礼仪 是人们在长期的生活实践中约定俗成的种种行为规范它是社会文明的标志也是人际交往的准则接待规格 就是对来宾的礼遇规格事务广义 是指行政管理中除政务以外的具体的一般的日常公务活动如办会值班接待印信管理等广义的事务还包括机关后勤服务的内容如车辆财务房产食堂物品环境等管理值班指在固定的时间岗位和场所所从事的
5、日常事务工作会谈是指双方或多方就某些共同关心的问题交换意见庆典仪式 是庆祝典礼和各种组织仪式的合称是社会组织开展公共关系活动的一种重要形式企业 是从事生产流通等经济活动为满足社会需要并获得盈利进行自主经营自负盈亏实行独立经济核算具有法人资格的基本经济单位私人秘书 指为私营企业民办机构个人或家庭所雇佣提供秘书性服务的社会职业人员秘书职业 是指具有秘书知识和技能的人受聘于单位或个人协助领导者或主事者处理日常事务提供综合性服务并收取报酬的一种社会职业选择题1秘书活动DD辅助行为2秘书人员CC秘书工作的专门人员 3秘书方法AA秘书活动运行的媒介 4领导意图BA领导为实现组织目标的意见 5秘书环境BB秘
6、书活动的内外部环境6秘书活动的基本要素CDcom和领导意图7秘书人员CDC秘书活动的主体要素 D秘书活动的主导要素8秘书工作BCcom的载体要素9秘书方法ABA秘书活动的中介要素 B秘书活动效率的保证10领导意图ADA秘书活动的潜在因素 D秘书活动的准绳和尺度1秘书环境 BC com的外在因素2秘书活动的本质属性 A A辅助性3秘书活动辅助性的特点ADA辅助的全面性 D辅助的非独立性4秘书活动的重要特征 ADA随机性 D潜隐性5秘书活动的重要特征AB A文牍性 B受动性6秘书活动的重要特征 BC B事务性 C秘密性 7秘书活动的重要特征 AD A补偿性 D受动性8秘书活动的受动性 B B以领导
7、活动为中心9秘书活动的补偿性ACA知识与能力的补偿 C经验与精力的补偿10秘书业务包括的内容有 ABA文字工作 B文书工作1会议的功能AC A决策功能 C协调功能 2按会议的内容划分会议可划分为AD A综合性会议 D专题性会议 3商务谈判按谈判的正规程度划分谈判可分为 BCB非正式谈判 C正式谈判 4商务谈判准备阶段中的主要秘书工作ADA广泛收集资料 D拟定谈判方案5谈判方案的主要内容有BC B谈判主题和目标 C谈判议程 6信访工作的原则 AB A调查研究实事求是的原则 B按政策法规办事的原则7信访工作的要素 BD B信访人 D信访方式8信访工作应遵循的基本方针是 BC B联系群众 C广开言路
8、 1接待工作的一般程序有 BC B收集来宾情况 C拟定接待方案 2接待工作的作用ABA代表作用 B联络作用3交谈的礼仪要求是 CDC态度要真诚 D倾听要认真4秘书处理事务的特点是 CD C重复性 D智能性5秘书值班的主要功能有 AB A过滤 B应急 6领导者事务活动的特点有 AD A繁杂性 D临时性7领导者事务活动安排的原则有 AB A力戒排场求真务实 B围绕中心突出重点8党政秘书工作的特点 AB A政务性 B从属性 9党政秘书工作的基本原则有 AC A服从原则 C参谋原则 10企业秘书工作的特点有 AC A经营性 C时效性简答题1举例说明秘书的知识结构是由哪些方面组成的答1基础知识如社会科学
9、知识和自然科学知识2专业知识即秘书业务知识如办公室管理知识会务组织知识3行业知识秘书从业单位所在行业的相关知识4相关知识如法学经济学2简述收进邮件的处理程序答1分类2拆封3登记4分送3秘书学的学科对象是什么答应为秘书活动是因为它能够体现出学科对象的单一性特征能够挣脱经验描述对秘书学建设的束缚能够避免秘书学内容的芜杂和随意性能够为秘书学的体系建构提供科学依据4秘书活动的基本要素答1秘书人员2秘书工作3秘书方法4领导意图5秘书环境5秘书活动的本质属性是什么为什么答本质属性是辅助性一从秘书人员的地位看秘书的从属地们决定了秘书活动的辅助性二从秘书组织的性质看秘书部门是综合办事机构中的全面辅助机构三是从
10、秘书工作的作用看秘书工作主要是参谋助手作用6秘书活动的辅助性有什么特点答1 辅助的直接性即秘书活动直接受命于并服从于领导活动又直接对领导活动负责2 辅助的全面性即领导工作和工作的诸多方面均在秘书辅助范围之内3 辅助的非独立性即秘书活动必须以领导的授意或授权为前提秘书无权独立地处理重大问题7秘书活动的重要特征有哪些答文牍性秘密性事务性受动性随机性补偿性和潜隐性8简述我国秘书活动产生的条件答必须具备以上两个基本条件一是社会管理组织的出现是秘书活动产生的前提条件二是文字和公文的出现是秘书活动产生的必要条件8简述我国古代秘书活动的基本特点答1 秘书活动历史悠久它作为一种辅助管理活动伴随着行政管理活动特
11、别是领导活动的产生而产生并随着社会生产力的发展而发展2 秘书机构变动频繁它基本上与国家机构的演进同步发展3 秘书人员选拔较严担任秘书工作的要接受政治文化吏能年龄体貌等方面的考察对秘书素质有很高的要求4 秘书制度比较完备草创于先秦确立于秦汉发展于魏晋北朝成熟于唐宋完备于明清它保证了统治阶级国家机器的正常运转9秘书的层次是怎样划分的答1 组织级别上区分2 从辅助功能上区分3 从职位分类上区分10秘书有哪些方面的工作答 1文字工作2文书工作3信息工作4协调工作5督查工作6信访工作7议案和提案工作8保密工作9会议工作10接待工作11随从工作12值班工作13印信工作14通讯工作15其他工作11秘书工作的
12、原则有哪些答准确原则及时原则严谨原则同步原则和保密原则12如何进行秘书队伍的建设答建立一支秘书队伍要从三个方面入手1 保持相对稳定没有一定数量的秘书人员和相对稳定的秘书队伍日趋繁重的秘书工作就无法承担连续性很强的秘书业务就后续乏人这是现实需要2 提高综合素质不仅要有知识懂业务会办事而且要讲政治顾大局有理想秘书要真正成为政治上可靠思想上敏锐工作上勤奋作风上严谨学习上刻苦的优秀分子3 优化队伍建设结构优化知识结构优化智能结构优化年龄结构还要优化非智力因素13协助管理的原则有哪些答秘书人员要有效地协助领导者进行科学管理意图必须遵循以下协助管理的原则一是服从原则服从领导者的管理意图严格按照领导者的管理
13、思想和主张行事服从于领导者的管理目的一切为了实现组织的共同目标要服从于管理者的管理效能处处对管理效率与效益负责还要服从职能部门管理工作的需要二是沟通原则在计划工作中要多提供预测信息在指挥工作中要多提供上级信息在控制工作中要多提供反馈信息三是合作原则作为管理者和被管理者之间的特殊管理人员秘书担负着承上启下的特殊管理使命需要有极强的合作意识和合作本领14秘书协调工作的方法有哪些答秘书协调的方法分为基本的协调方法和具体的协调方法基本的协调方法有四种一是行政方法二是经济方法三是法律方法四上疏导方法除上述几种基本方法外还有一些具体的协调方法如联席会议法联合行文法现场办公法非正式沟通法感情投资法等等15秘
14、书人员应如何拟定接待方案答凡几属于重要的接待都应拟定接待方案接待方案是接待工作的依据和指南合适的接待方案来源于对来访者情况的收集和处理来源于对来访者用意的正确分析和判断接待方案的主要内容有接待方针接待规格接待日程接待形式接待经费生活安排等接待方案拟出后要呈报主管领导者审批必要时还要征询来宾的意见16会议成立的基本条件和会议的要素答现代意义上的会议成立的四个基本条件为有组织有领导商议事情集会一个会议的构成包括以下要素会议名称会议时间含开始时间和起止时间会议地点会议人员会议出席人员主持人员秘书人员会议组织会议主题等17良好的会议组织工作可以实现哪些功能答1决策功能2执行功能3沟通功能4协调功能5监
15、督功能18商务谈判的基本要素有哪些答1商务谈判的主体参与谈判的当事人也就是买方与卖方或供方与求方2商务谈判的客体谈判的内容和议题一般由双方共同确定3商务谈判的目的通过与对方的交往洽谈促使双方采取行动或作出某种承诺以达到成交的目的4商务谈判的结果个完整的谈判应当有结果或者是取得成功达成一致或者失败和破裂要尽量避免无结果的不完整的谈判不做无效劳动提高工作效能20商务谈判的准备阶段中的秘书工作主要有哪些答1广泛搜集资料2组织谈判班子3拟定谈判方案21秘书在授权谈判时如何把握自身的双重角色答在授权谈判中秘书人员既是本次谈判的组织者负责者又是领导授权授意的体现者执行者不仅要组织管理好整个谈判的全过程而且要不断深入地领会领导意图使自己的思维和行为紧紧围绕领导活动的需要来进行这种双重角色要求授权谈判中的秘书必
