《会议的接待计划书.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《会议的接待计划书.docx（36页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、会议的接待计划书 to： attn： fax： add：p。c.：会议的接待计划书 非常感谢贵公司对的支持与厚爱，现就月日月日会议接待具体事宜达成如下协议： 一、客房 1.抵离时间： 2。入住人数： 3。房间类型： 4。房间数量: 5。房间价格： 6。会议期间除特殊指定房间外将关闭所有房间内的迷你吧和长途 （保 留市话） 二、会议 1.时间: 2。地点： 3。场租： 免费提供： 4。人数： 5。场型： 6。其他： 三、餐饮 早餐 时间: 人数： 地点： 午餐 时间: 人数： 地点: 标准:元/席（菜单后附，不含酒水) 晚餐 日期： 人数： 地点： 标准： 四、其它（交通和旅游、娱乐） 接待：
2、旅游 娱乐 五：付款方式 1。敬请贵公司于月日入住前将本次会议的集体消费押金交于财务部。 2。会议期间所发生的团体费用，例如房费、餐费、会务费,可先行签字入总帐， 并请提供签字有效人字样。 3。本次会议期间所有客人免抵押金入住，并由贵公司提供担保 4.贵公司在所发生的一切费用，包括房费、餐费、会务费及其他杂项费 (包括贵公司客人没有付清的杂费),敬请贵公司在月日离店前一次性结清。 5.宴会预订须知：根据协议上所注明的活动时间，贵方需至少在活动期前36 小时向销售部确定参加活动人数。结帐时，宾馆将以确定人数和实际参加人数两者较多者结帐；若确定人数少于实际参加人数,宾馆将按食品费的50%收取相应费
3、用。 6.会议或宴会需要布置会场应按宾馆规定进行，如对宾馆的设施造成损坏，贵公 司应按宾馆的规定进行赔偿 六、违约责任 1.如因各种原因会议临时取消给宾馆带来的经济损失，宾馆将收取违约金，具 体规定如下： a：提前7天以内,收取预订消费总额的20； b：提前3天以内,收取预订消费总额的50%; c:提前24小时内,收取预订消费总额的100； 2.宾馆将依据合同提供房间数量和车数量及车型，如在48小时内有所变动，宾 馆将针对违约部分赔偿给贵公司50的违约金。 我们希望上述安排能够满足贵公司的需要，如无疑议，请尽早确定，未尽事宜，请尽快与我们联系. 公关销售经理代表： 分管经理公司: 日期：年月日
4、 第二篇：会议接待计划书会议接待计划书 收件： ： 主题：会议接待方案 先生/女士。您好. 请首先接受来自xxxx的热情问候。真诚祝愿您身体健康。万事如意。 “相识自是有缘,海南以客为尊”，我们将以良好的素质、高效周到的服务、专业的会议策划及高质量的接待、合理的价格，为广大客户提供优质的服务. 专业、诚信、踏实、有效会议名称：会议地点:会议内容: 会议人数：约人 会议酒店：3星/4星/5星服务类型：综合服务 日程安排 （一) 第一天。月日（星期）会议接站按要求、分时段派专人及车辆到机场接站.入住酒店，会议秘书助会务组办理报到、房、餐、协调会场布置等会议事宜。 第二天:月日(星期）代表开会全体代
5、表全天开会第三天：月日（星期)代表考察第四天:月日（星期）代表考察第五天：月日（星期）代表考察 第六天。月日(星期）早餐后代表返程,结束愉快的会议之旅。 日程安排 (二） 第一天：月日（星期）按要求、分时段派专人及车辆到机场接站。入住酒店。会议秘书协助会务组办理报到、房、餐、协调会场布置等会议事宜。第二天：月日(星期）代表开会全体代表全天开会第三天：月日(星期)代表考察第四天：月日（星期)代表考察第五天：月日（星期）代表考察 第六天。月日（星期)早餐后代表返程，结束愉快的会议之旅。 日程安排 （三) 第一天。月日（星期）会议接站按要求、分时段派专人及车辆到丽江车站接站。住酒店.会议秘书协助会务
6、组办理报到、房、餐、协调会场布置等会议事宜。 第二天：月日(星期）代表开会全体代表全天开会第三天：月日（星期）参观景点: 第四天。月日（星期）早餐后代表返程，结束愉快的会议之旅. 费用明细 a、房餐费： 标准房元/间。天（含双中西早）政府税金元/间。天 豪华房元/间.天(含双中西早）政府税金元/间。天 加床元/晚/人+政府税金11元/人/晚会议正餐元/人。餐（菜单另附)宴会元/人起（菜单另附）酒水另计 茶歇次茶歇x元/人次(3种水果3种点心） b、接送费 机场酒店.面包车元/趟、中巴车元/趟、33座大巴车元/趟异地接送和vip客人的接送价格另计，可提供高档商务用车。 c、会议室及会务服务 会议
7、室：大会议室元/天/间、中会议室元/天/间、小会议室元/天/间 1、议室租金含讲台、白板、纸笔、免费茶水、指示 2、横幅：元（酒店大门口欢迎横幅和会议室横幅） 3、免费提供步话机，保持最佳沟通状态，实现“无缝隙服务”。 4、胸卡:元/个或客户自行设计制作 5、集体合影照。10寸x6寸，元/张，要求按全体参会代表人数制作。 摄影服务费：元（含会议期间摄像工作人员的所有吃住行费用及2张vcd母碟） 6、会议期间，我司将派出2名工作人员、会议秘书服务进行全程跟踪服务,工作人员作为贵司会小组成员参与接待工作的全过程，并服从会务小组的工作安排； 7、提供会议接机用车头牌等. 8、按要求提供拓展活动服务。
8、（费用另收） 9、酒店在各明显位置设置指示牌，在大门口和餐厅门口设置欢迎牌。 d、其它 专题晚会:元/场 房间如配备水果：元/人起（入住当晚摆放房间） 礼品：元/人起 e、其它开支：按实际消费结算 友情提示： 第三篇：会议接待计划 （一)接待要则 1。明确“以代表为本”的接待宗旨，建立“全程服务、分工明确、责任到人的周密的服务体系，并根据与会的vip官员及具有特殊民俗、习俗和宗教信仰的代表具体实际制定接待细案。 2.本次论坛按需配置会务接待人员（含翻译人员），并安排在中旬进行短期培训,课目：a。接待礼仪；b.论坛背景及西博会背景;c。XX市况及旅游指南。 3.本次论坛报到注册于10月18日8：
9、0022：00在浙江世贸中心饭店、文华宾馆、洪桥宾馆同时开展,报到注册配置专用电脑等办公设施；同时办理代表返程票务。18日20时起安排上门办理代表注册。 （二）条件准备 1。代表证、工作证、下榻处市长附名欢迎卡印制; 2.贵宾胸花、贵宾下榻处鲜花准备； 3。注册表、住宿分布表、返程登记表印制； 4.引导牌、欢迎横幅设计、制作; 5。论坛纪念品、论坛日程卡设计、制作； 6。医疗礼盒：风油精、万金油、创可贴； 7.会议资料袋设计、制作； 8。杭州指南、西博会介绍; 9。12辆（4549座）大巴及相应小轿车确认，西博会专用通行证办理； 10。游览、参观接待单位沟通、确认，游览、参观线路实地考察； 1
10、1.住宿（含备用宾馆）确认、餐饮确认; 12.贵宾室、秘书室及注册桌落实、布置，论坛专用电脑及打印机、复印机等办公用品准备。 13。机场、火车站实地了解,接待位确认，贵宾免检手续办理； （三）食宿安排1.餐饮安排 早餐：代表所住饭店房费均包含早餐 19-21日自助午餐：国际展览中心5层“国际会议厅”，凭当日午餐券入场。19日欢迎酒会：国际展览中心5层“国际会议厅”，凭当日晚餐券入场.20日晚餐:除自行安排外，凭当日晚餐券入场。 21日欢送晚宴。国际展览中心5层“国际会议厅”,凭当日晚餐券入场. 2。住宿安排 论坛分3个酒店安排住宿： a。浙江世界贸易中心饭店（杭州曙光路15号，310007，五
11、星级)150个标准双人间； b。文华宾馆（文二路)，110个标准双人间；c.洪桥宾馆(灵隐路）,94个标准双人间； d.备案。考虑到有代表18日前到达杭州，22日后留杭要求,组委会委托“浙江海外”公司安排备用宾馆。 （四）报到注册1。注册 18日8:00-22：00在浙江世贸中心饭店的大堂设置接待注册桌，安排专用电脑等办公设施，办理代表注册; 18日20时起安排上客房办理代表注册。 2。接待a.萧山机场 18日由一名会务组副组长带队(配备翻译）驻守萧山机场迎候专家、代表；重要贵宾落实相应省市领导迎候；接送车辆保证专家、代表在机场停留时间不超过三十分钟，机场设立临时休息室.设置引导牌，欢迎横幅。
12、 b。火车站 18日由一名会务接待组副组长负责杭州火车站迎候专家、代表；重要贵宾，落实相应省市领导迎候；接待处常时保证一辆接待车辆，并以代表在火车站停留时间不超过15分钟配置车辆。设置引导牌，欢迎横幅，并安排好翻译。 c.住宿宾馆 18日,三家接待宾馆安排专人联络、协调专家、代表客房登记.设置欢迎横幅。 3。接待原则 a.18日18时以前，专家、代表一律先到浙江世贸中心饭店大堂注册； b.18日18时以后，与专家、代表商洽或先注册，或先就餐，后注册，或先住宿，20时后上门注册； c.19日后，原则上先到会务组注册。 （四）论坛服务1。交通 a.住宿在文华宾馆、洪桥宾馆的代表每天上午7。30由专
13、用大巴送达浙江世贸中心；b。晚上用餐后，根据参观游览项目安排用车（参见参观旅游部分）。 2.茶休 在会议厅处设立休息点,准备咖啡、饮料、点心、水果供代表茶休使用。 3.文秘 在世贸厅一侧设秘书间,配备有 、打印机、复印机、及懂英文的高素质文秘。 4。医保 在世贸厅毗邻处贵宾接待室，安排有有经验的医护人员,（医、护各二名）及必要急救设施，（有贵宾接待任务时，医护人员暂时移住秘书间）；落实浙江医院、杭州中医院为定点医院,确保抢救绿色通道的畅道。 5。安保 设立专职安保负责人，及时准确地与安全、公安部门协调好安全保工作,组织落实浙江世贸中心的安保工作及参观旅游的安保工作。 （五）参观旅游1。有组织外出参观游览a。20日晚西博会开幕式 晚7:00在浙江世贸中心集合，由导游及安保带队集体进场；结束时,步行返回；住文华宾馆、洪桥宾馆的代表，在黄龙体育中心停车处集体乘车返回宾馆; b。21日晚烟火大会。方案 一、现场观看 晚7。00在浙江世贸中心集体乘车送达观赏点，烟火大会结束，在指定地点乘车返回.方案 二、租用临湖各宾馆观景台观景 晚7.00在浙江世贸中心集体乘车分别前往观景点,烟火大会结束，乘车返回。c。22日参观游览 根据各参观线路实际
