秘密文件、资料保密管理制度

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1、秘密文件、资料保密管理制度秘密文件、资料保密管理制度为了加强国家秘密文件、资料的保密管理，确保国家秘密的安全，根据中华人民共和国保守国家秘密法及有关管理规定，制定本制度。 （一）秘密文件、资料的制作 1、制作秘密文件、资料必须经单位主管领导批准，并且在本单位内部符合安全保密的地方进行，或者委托持有秘密载体复制许可证的定点印刷单位印制。严禁将秘密文件、资料委托外国企业、外资企业和国内无秘密载体复制许可证的企业制作。 2、使用计算机制作秘密文件、资料的，该计算机不能与公共信息网络联接，并且须安装视频信息保护机，防止因电磁泄漏造成泄密。 3、制作秘密文件、资料必须按国家秘密及其密级具体范围的规定和保

2、密期限以及密级标志的规定，履行定密程序，及时作出标志。书面形式的国家秘密标志为 ， 前标密级， 后标保密期限。标志位置一般在文件资料封面（或首页）左上角，地图、图纸、图表在其标题之后或者下方。 4、必须严格按照批准的数量制作，不得多制、私留。制作过程中形成的中间材料及残次品，如草稿、修改稿、签发稿、清样、或半成品、废品等，凡需要保存的，要严格管理，不需要保存的按规定及时销毁。、密码电报原文不得印成文件下发。 （二）秘密文件、资料的收发 1、秘密文件、资料的收发应由保密员负责。因特殊情况，保密员不在单位时，可由单位领导指定专人负责。 2、秘密文件、资料的收发应采用保密部门统一印制的收（发）文登记

3、簿进行登记，以规范管理。登记的项目一般包括收（发）文时间、收（发）文单位、文件字号、文件标题、秘密等级、文件份数、收（发）文编号（即按年度编排顺序号）等。各项登记均应准确，无误。 3、收发秘密文件、资料，必须履行签收手续，明确交接双方的责任。 接收秘密文件、资料的程序如下：（1）首先要检查包装是否完整，并将件数、发送编号、密级、收件单位与送件单位的投递回执清单进行认真对照，核实无误后，在回执清单上签上姓名、日期和加盖文件收发专用印章，证明已经收到。（2）签收后即打开包装，检查是否存在错发或数量不对等现象。如发现问题，要及时向发出单位查询，防止漏失。如无差错，应随即在收文登记簿上进行登记，并在文

4、件、资料的首页上方加盖本单位的收（发）文印章，并填上收文编号和日期。 对外发出秘密文件、资料，必须严格按照规定的范围发放，不得擅自扩大范围。程序如下：（1）按照确定的发放范围，在发文登记簿上按对应的栏目要求进行登记。（2）在文件、资料首页上方盖上单位的收（发）文印章，用号码机打上发文编号。（3）在信封面左上方标志好秘密等级及发文编号，并准确书写收件单位的地址和名称。（4）核点数量并进行封装。如果在同一信封内装几份或几个不同内容的秘密文件时，要在发文登记簿上记录清楚，信封面上要标明其中的最高密级。（5）秘密文件发出前，要认真清点核对，确保收件单位、发文编号、密级准确。（6）由保密员按发放范围发放

5、。 （三）秘密文件、资料的传递 1、秘密文件、资料，应当由专门的部门（如机要通信、机要交通部门）传递，如需要，可由单位保密员传递。不得通过普通邮政邮寄或交给无关人员携带。 2、传递秘密文件、资料，必须选择安全的交通工具和交通路线，注意出发时间的保密，并采取相应的安全保密措施。在传递途中不得办理无关事宜。 3、保密员领取和清退秘密文件、资料，必须直到受理该文件、资料的单位。领到秘密文件、资料时，做到文件、资料不离身，返回单位途中不得办理无关事宜，返回后要立即进行进行登记处理。 4、向境外携运秘密文件、资料，必须按照关于禁止邮寄或非法携运国家秘密文件、资料和其他物品出境的规定办理。、秘密文件、资料

6、不准用明码电报和普通传真电报传送。密码电报不得用明码电报和普通传真电报转发，不得在报刊上转载；严禁密电明复，明密混用。 6、采用现代通信及计算机网络等手段传输国家秘密文件、资料，应当遵守有关保密规定。 7、传递绝密级文件、资料，必须按下列规定办理：（1）送往外地的，必须通过机要交通、或邮政机要通信递送。（2）在本地传递的，必须由发件或收件单位派专人专车直接传递。（3）必须实行二人护送制。 （四）秘密文件、资料的传阅 1、传阅秘密文件、资料应由保密员专人负责。先由单位主管领导根据文件、资料的密级和制发机关、单位的要求，以及工作实际，确定知悉的范围，然后由保密员负责传阅；任何机关、单位和个人不得擅

7、自扩大国家秘密的知悉范围。对绝密级的，保密员必须对接触和知悉内容的人员做出文字记录，记录内容包括接触人员姓名、文件编号、签领时间、退回时间等。 2、阅读绝密级文件、资料必须在保密室或符合保密要求的阅文室进行。阅读其它密级的要在符合保密要求的其它办公场所内进行。如因确工作需要在办公场所以外阅读和使用的，必须经有关领导批准。阅读和使用时必须遵守有关保密规定，确保秘密文件、资料的安全。 3、传阅秘密文件、资料，应当办理登记、签收手续。传阅时必须采取直传方式，不得由阅读人之间自由传阅，保密员要随时掌握文件、资料的去向。 4、阅读人不得擅自留存、摘抄传阅的秘密文件、资料。、传达秘密文件、资料时，凡不准记

8、录、录音、录像的，传达者应当事先申明。 （五）秘密文件、资料的复印 1、绝密级文件、资料原则上不得复印，如确因工作需要复印的，应当经密级确定机关、单位或上级机关批准。 2、复印制发机关、单位允许复制的机密、秘密级文件、资料，应当经本机关的主管领导批准。 3、密码电报严禁复印。 4、复印秘密文件、资料，不得改变其密级、保密期限和知悉范围。、复印秘密文件、资料，应当履行审批、登记手续；复印件应当标明复印的机关、单位、份数和日期及编号，并视同原件一样管理。 6、汇编秘密文件、资料，要请示原制发单位，经批准后方可汇编。汇编时，不得改变原件的密级、保密期限和知悉范围，并且要按照其中的最高密级和最长保密期

9、限进行标志和管理。 7、摘录、引用国家秘密内容形成的秘密文件、资料，应当按原件的密级、保密期限和知悉范围进行管理。 （六）秘密文件、资料的保存待添加的隐藏文字内容3 1、秘密文件、资料必须采用保密部门监制的电脑密码文件柜存放，并单独设置保密室，由保密员统一管理。存放秘密文件、资料的场所，必须配备防盗铁门、铁窗。 2、秘密文件、资料原则上要退回原制发的机关、单位。特殊情况的，可咨询保密部门清退办法。 3、保密员要定期核查、清退所经管的秘密文件、资料。除制发机关规定清退时间的须按时清退外，一般情况下，保密员每月要进行清点，每季度核查、清退一次，当年的秘密文件、资料必须在次年第一季度全部清退完毕。如

10、确需立卷归档或需延长使用时间的，应当向发文机关说明情况，并办理有关手续。 4、涉密人员、保密员离岗、离职前，应当按有关规定将所保存的秘密文件、资料进行清退，并办理移交手续。、需要归档的秘密文件、资料，应当按照国家有关档案法律规定归档。 6、如果单位被撤销或合并的，应当将秘密文件、资料移交给承担其原职能的机关、单位或上级机关，并办理好登记、签收等移交手续。 7、与会人员带回的秘密文件、资料要及时交给保密员登记、保管。保密员要主动跟踪会议文件、资料的管理，防止有关文件、资料丢失。 （七）秘密文件、资料的销毁 1、除按规定需要存档和清退外，当年无保存价值的秘密文件、资料，一般应当在下一年度销毁。 2、销毁前，应先经本机关主管领导审核批准，并履行清点、登记、注销手续。销毁时，必须由保密员等两人以上共同负责，任何个人不得擅自销毁。 销毁秘密文件、资料，可采用如下方法：（1）数量少的，可使用国家保密部门监制的高保密度文件粉碎机进行销毁，切碎的纸屑不能大于2平方毫米；（2）数量多的，可以到保密部门指定的造纸厂销毁，监销人员要严密监护，待全部秘密文件、资料化成纸浆，并经清理现场，检查没有疏漏后方可离去。 3、绝密件和密码电报必须在本单位进行销毁。4、任何单位和个人，严禁将秘密的和内部的文件、资料出售给废品收购店和个体废品收购人员。